大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的思考

屈 榮

（陜西省水務(wù)集團(tuán)有限公司，陜西 西安 710000）

在當(dāng)下檔案管理過(guò)程中，大數(shù)據(jù)時(shí)代所賦予的背景促使其信息化建設(shè)水平成重要標(biāo)志，所以，要充分重視檔案信息化建設(shè)。而檔案信息化在當(dāng)今的背景之下，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理人員將各類(lèi)檔案錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)將會(huì)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類(lèi)，節(jié)省了大量的時(shí)間、人力。但應(yīng)當(dāng)看到檔案信息管理在技術(shù)、管理、人員等各方面尚存在不足，所以，筆者將就這些方面來(lái)進(jìn)行分析，進(jìn)而有效推進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理建設(shè)的步伐。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理的重要意義

所謂信息化的檔案管理，就是指應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，以更高的效率完成檔案信息的采集、整理和歸納。具體而言，在管理過(guò)程中，利用現(xiàn)代化技術(shù)可提升檔案管理的工作效率，同時(shí)，削減了復(fù)雜的工作步驟，讓檔案管理趨向簡(jiǎn)明化、高效化；借助信息技術(shù)進(jìn)行高效管理，還可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度資源共享，在當(dāng)下時(shí)代，信息資源始終占據(jù)重要的地位，所以，在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達(dá)的條件下檔案管理工作也充分借助信息化為其服務(wù)，為各部門(mén)的工作提供便利的條件。因此，從這層意義上來(lái)看，檔案信息化建設(shè)在整個(gè)管理工作中占據(jù)著重要的意義。

二、檔案管理工作在時(shí)代背景下的發(fā)展機(jī)會(huì)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的中心思想

在過(guò)去的很長(zhǎng)時(shí)間里，國(guó)人對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有充分理解和重視。直到電子信息技術(shù)的發(fā)展帶著我們進(jìn)入大數(shù)據(jù)的時(shí)代，檔案管理工作的重要程度才重新被注意到，為檔案管理部門(mén)的發(fā)展注入新的活力。隨著國(guó)家信息化程度的推進(jìn)，需要收集整理的檔案信息越來(lái)越多，海量的信息數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。面對(duì)這樣的情況，陳舊的檔案管理體系無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際的工作需求。這樣一來(lái)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的單位就要充分地研究時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，以及在這一時(shí)代背景下人們的信息需求方面，通過(guò)科學(xué)的管理手法實(shí)現(xiàn)在海量信息資源中提煉滿(mǎn)足人們需求的重要信息。這不僅僅是檔案管理工作的中心思想，同時(shí)也是大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給這一工作的發(fā)展機(jī)會(huì)。

（二）建立完善管理機(jī)制

在當(dāng)今時(shí)代背景下，電子信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，使得原本難以處理的電子郵件能夠更有效地被管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，大幅度提高了檔案管理工作中人力資源和相關(guān)物資的利用率，有效地提升了管理效率，相關(guān)檔案信息也得到了更好完善。除此之外，負(fù)責(zé)檔案管理的單位還應(yīng)當(dāng)借助先進(jìn)電子信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理體系的建立和完善。擁有科學(xué)合理的管理體系，收集到的檔案信息能夠更高效地被分析管理，同時(shí)也降低了人為因素造成的資料丟失或損毀，是檔案管理工作滿(mǎn)足時(shí)代需求持續(xù)高效發(fā)展的強(qiáng)勁動(dòng)力。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的影響因素

（一）人員因素：檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步，信息化已經(jīng)走入了檔案管理工作之中。如今的檔案管理工作已經(jīng)充分地應(yīng)用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是負(fù)責(zé)檔案管理的單位并沒(méi)有重視管理人員相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)工作。導(dǎo)致管理人員并不具備適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和信息化管理模式的技術(shù)能力，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也還滯留在之前的程度上。管理技術(shù)和管理模式雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與時(shí)俱進(jìn)，但是管理人員專(zhuān)業(yè)能力水平的不足，使得這些技術(shù)并不能很好的發(fā)揮實(shí)際效用。而另一方面，信息技術(shù)卻在不斷地更新發(fā)展，便會(huì)導(dǎo)致檔案的管理工作進(jìn)展緩慢，達(dá)不到應(yīng)有的檔案信息化建設(shè)水平[1]。

（二）技術(shù)因素：計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用不成熟

部分檔案管理單位依舊沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，即使引進(jìn)了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但是并沒(méi)有定期對(duì)其加以維護(hù)和更新，相關(guān)設(shè)備的硬件和軟件都遠(yuǎn)落后于時(shí)代。在這樣一來(lái)很多檔案信息的時(shí)效性和有效性都得不到充分的保障，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。沒(méi)有及時(shí)更新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)很多的漏洞，這些漏洞成為了一些不法分子謀求經(jīng)濟(jì)利益的關(guān)鍵途徑。不法分子可以通過(guò)這些漏洞攻擊并入侵到檔案管理部門(mén)的系統(tǒng)內(nèi)，這一行為不僅僅會(huì)造成重要信息的泄露，還會(huì)導(dǎo)致部分檔案信息出現(xiàn)丟失或損毀的狀況。由此可見(jiàn)，充分重視管理設(shè)備的更新和維護(hù)，既是對(duì)檔案信息安全性的保障，又是推動(dòng)信息化檔案管理模式建立的有效策略。

（三）管理因素：檔案管理制度尚不健全

完備的制度是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的前提，但是，在當(dāng)下一些的檔案管理工作中，管理職責(zé)不清，甚至存在檔案管理職責(zé)混亂的情況，針對(duì)這種情況，便是由于的檔案管理缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性、合理性的制度。而由于信息化管理制度的不健全，相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)相對(duì)單薄，又由于缺乏相關(guān)制度規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致重要檔案有泄密的可能。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代優(yōu)化檔案管理發(fā)展的應(yīng)對(duì)措施探究

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)提升管理人員素質(zhì)

面對(duì)由于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)意識(shí)薄弱而導(dǎo)致的影響檔案信息化建設(shè)的情況，首先要重視管理人員素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)，檔案信息化管理人員的素質(zhì)高低有著直接且重要的影響。而以往的情形多是檔案管理人員責(zé)任意識(shí)并未充分得到重視，會(huì)出現(xiàn)部分檔案管理人員對(duì)所從事的工作以最低標(biāo)準(zhǔn)要求自己，便會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)得不到進(jìn)一步推進(jìn)?；诖耍ㄆ陂_(kāi)展相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)講座，完善崗位考核機(jī)制，讓管理人員從根源上意識(shí)到所從事工作的重要性，進(jìn)而，端正態(tài)度并促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

（二）實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分利用

面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用不充分、不成熟此種情況，作為管理者，要及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)與更新信息管理系統(tǒng)，確保檔案管理系統(tǒng)處在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的前列，在此基礎(chǔ)上，加大計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備的投資，確保硬件系統(tǒng)達(dá)到相應(yīng)要求。

（三）采取措施完善檔案管理制度

針對(duì)檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門(mén)的相關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)建設(shè)完備的檔案管理制度，依據(jù)當(dāng)下制度實(shí)施情況，及時(shí)做好制度更新以及規(guī)范工作，與此同時(shí)，要十分注重制度細(xì)節(jié)工作的落實(shí)，促進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)行；而針對(duì)職責(zé)混亂的情形，要結(jié)合實(shí)際情況，并于檔案管理部門(mén)人員進(jìn)行開(kāi)會(huì)研討，制定一套內(nèi)容明確、職責(zé)清晰的管理制度，在此基礎(chǔ)之上，全員監(jiān)督，嚴(yán)格執(zhí)行。

（四）完成信息共享平臺(tái)的構(gòu)建

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，記錄于檔案的信息資源數(shù)量龐大種類(lèi)繁多，為了人們能夠更好地獲取并應(yīng)用這些信息，實(shí)現(xiàn)共享檔案資源的目標(biāo)，就必須完成大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺(tái)的構(gòu)建和完善。我國(guó)現(xiàn)有的檔案信息資源共享平臺(tái)還需要進(jìn)一步調(diào)整和完善。應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能將龐大的檔案資源更好地整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)平臺(tái)功能的完善工作，使人們能夠充分享受這這一平臺(tái)帶來(lái)的便利。對(duì)于已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息，要及時(shí)收納到共享平臺(tái)中，推動(dòng)共享平臺(tái)信息資源的完善和進(jìn)一步發(fā)展。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的智能化

每個(gè)人都是獨(dú)特的，需要使用的信息資源也會(huì)存在著很大的差異性。管理檔案信息資源的過(guò)程中，管理人員需要對(duì)所有人的信息需求方向都有一定的了解，依據(jù)需求提供信息查閱的權(quán)限。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集并分析不同人的信息需求方向。如今我國(guó)的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)走在了世界的潛力，人們的生產(chǎn)生活也被形形色色的現(xiàn)金技術(shù)所充斥，檔案管理工作先要在這樣的環(huán)境下更好地為人們提供服務(wù)，需要盡快完成檔案服務(wù)工作的智能化。除此之外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)檔案管理工作的數(shù)據(jù)分析，精準(zhǔn)判斷人們的信息需求，實(shí)現(xiàn)精確的檔案管理服務(wù)工作。這樣一來(lái)能夠有效地提升檔案信息資源的利用率，更好地滿(mǎn)足人們對(duì)檔案信息的需求。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下要實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化發(fā)展，就應(yīng)全方位注重技術(shù)因素、管理因素以及人員因素。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)管理部門(mén)要充分重視檔案信息化管理的一系列工作的開(kāi)展，只有管理部門(mén)充分予以重視并落實(shí)，才能對(duì)當(dāng)下檔案信息管理現(xiàn)代化不完備的地方，采取更具針對(duì)性的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。進(jìn)而，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，才能補(bǔ)齊技術(shù)、管理、人員短板，做好檔案管理建設(shè)工作。