檔案標準化管理探索

□鞠小薇

隨著科技的發(fā)展，標準化已成為各行業(yè)追捧的對象。在組織開展檔案管理工作的過程中，通過實施標準化，可以大大提高檔案管理工作的整體水平和檔案管理的工作效率，進而在一定程度上推動檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。基于此，需要對檔案實施標準化管理，從根本上有效解決檔案管理工作中存在的各類問題。

一、檔案標準化管理的特征

(一)完整性與配套性。從某種意義上說，對檔案實施標準化管理就是將有關檔案管理的標準匯總在一起，形成具有一定內(nèi)在聯(lián)系的、完整的檔案管理標準，同時，各項管理標準之間可以互相補充、互相影響。在組織開展檔案管理工作的過程中，通過制定、實施詳細的管理標準(與檔案管理工作相互匹配的標準)，可以有效推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，否則檔案管理工作就會受到不同程度的影響，比如，在對檔案實施標準化檢索時，如果檔案著錄規(guī)范、標識符號、目錄組織等缺乏規(guī)范化、標準化，那么檔案標準檢索工作就無法進行，從而影響檔案的正常使用。所以說，檔案管理的標準就是相互統(tǒng)一、相互配合。

(二)協(xié)調(diào)性與聯(lián)系性。在對檔案實施標準化管理時，需要綜合分析檔案管理標準與其他管理標準之間的聯(lián)系，確保各管理標準之間相互銜接與協(xié)調(diào)發(fā)展，比如，在開展檔案檢索工作時，需要“分類號”與“檔案號”在深度方面保持一致。當檔案管理標準與其他管理標準相互銜接時，需要保持協(xié)調(diào)性，例如，檔案與情報、圖書等管理標準之間需要建立相應的聯(lián)系。

(三)合適的比例。在建立檔案管理標準時，需要對檔案所屬單位的實際情況、業(yè)務特征以及檔案管理工作的核心等因素進行綜合分析，對檔案的類型、數(shù)量進行科學劃分，確保檔案管理的全覆蓋，所以，需要各類檔案管理制度在檔案管理體系中占有合適的比例，避免出現(xiàn)檔案管理的真空，影響檔案的正常使用，進而喪失檔案的價值。

二、檔案標準化管理存在的問題

(一)混淆了標準和法規(guī)的適用條件。在組織開展檔案管理工作的過程中，普遍存在混淆標準和法規(guī)適用條件的現(xiàn)象。與其他行業(yè)相比，檔案的行政指導普遍具有經(jīng)常性、非強制性、普遍性的特點，這種特點決定了各單位在開展檔案工作時，都采用集中統(tǒng)一、分級管理的方式，這些在一定程度上促進了行業(yè)標準的推廣和實施，使得檔案管理的標準化工作受到眾多單位的重視。對于覆蓋面比較廣的標準來說，一方面可以提高并強化檔案管理人員的標準化意識，加快檔案管理的標準化進程，另一方面一些檔案管理人員在使用標準時，混淆標準和法律法規(guī)的適用條件，賦予行業(yè)標準強制性約束，在這種情況下，一旦發(fā)布行業(yè)標準，就會出現(xiàn)強制執(zhí)行行業(yè)標準的錯誤認識。

(二)檔案管理認識水平偏低。在我國，受計劃經(jīng)濟體制的影響和制約，一些事業(yè)單位和大型企業(yè)單位(私營企業(yè)一般不涉及檔案管理這項工作)將工作重點集中在較為實際的工作中，普遍忽視了檔案管理工作。在這種情況下，檔案管理工作就會被邊緣化，引發(fā)這種問題的原因主要是企事業(yè)單位普遍對檔案這項基礎性管理工作認識和重視不夠，在他們的意識形態(tài)中，普遍認為檔案管理工作不能顯示自己的業(yè)績，不能產(chǎn)生任何實際的利益，致使檔案管理工作沒有被重視和認可。另外，在進行業(yè)績考核時，考核者一般不會考核檔案管理工作，這種行為無形中打擊了檔案管理人員的積極性和主動性，使得檔案管理人員在管理檔案時，存在應付了事的問題，主要表現(xiàn)為填寫檔案不認真、字跡潦草、內(nèi)容簡單等，進而在一定程度上大大降低了檔案的價值，使得檔案資料喪失原有的使用價值，也就無法為實際工作帶來幫助。

三、檔案標準化管理的具體措施

(一)對檔案標準化管理進行大力宣傳。對于事業(yè)單位或大型企業(yè)單位的領導來說，在日常工作中，需要高度重視檔案管理工作，充分認識檔案資源的重要性，選擇責任心強、能力強、做事認真的員工負責檔案管理工作。同時，對檔案標準化管理進行大力宣傳，尤其在編制檔案行業(yè)標準以及頒布檔案管理標準化規(guī)定時，相應的檔案管理部門可以發(fā)布規(guī)范性文件或者組織檔案管理人員進行檔案管理標準化知識培訓，以此幫助檔案管理人員學習檔案標準化管理的主要原則以及法規(guī)編修等，進一步提高檔案標準化管理的質(zhì)量，規(guī)避檔案標準化管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。

(二)對檔案標準化管理實行全方位監(jiān)管。在對檔案實施標準化管理后，需要對檔案管理工作進行有效的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)與其他法規(guī)、行業(yè)標準相互沖突的地方，通過不斷調(diào)整，進一步完善檔案標準化管理。同時在監(jiān)管方式上，一方面檔案管理部門可以成立監(jiān)管小組對檔案管理工作進行監(jiān)管，另一方面可以借助微博、微信公眾號等現(xiàn)代化的媒體方式吸引第三方(社會組織、個人等)參與到檔案標準化管理監(jiān)管中，以此推動檔案管理的標準化。

(三)規(guī)范著錄工作。隨著科技的不斷發(fā)展，計算機得以廣泛使用，著錄工作作為檔案管理的一項重要工作，通過實行計算機管理，可以有效提高著錄工作的可靠性。因此，檔案管理部門需要按照《檔案著錄規(guī)則》的相關要求，對自身的著錄行為進行規(guī)范化管理。在實際工作中，由于檔案管理部門之間存在一定的差異性，所以檔案管理部門需要結(jié)合自身的實際情況，充分利用計算機技術(shù)，同時制定出完善的著錄規(guī)則，確保檔案管理的標準化。

(四)統(tǒng)一分類號。利用計算機檢索檔案資料時，通常情況是根據(jù)檔案的分類號進行檢索，所以，分類號制作質(zhì)量直接影響計算機檢索結(jié)果和檢索效率。為了提高檢索效率，需要檔案管理人員在開展分類工作時，要嚴格遵守《中國檔案分類法》的相關規(guī)定，同時，還要根據(jù)各地的實際情況劃分分類號，以此提高檔案的可利用價值。另外，在開展分類工作時，重點關注分類的審查，堅決杜絕不合理的分類，并且要組織檔案管理人員進行培訓，通過統(tǒng)一認識、統(tǒng)一標準，最大限度做到前后標引的一致性，同類文件標引的一致性，實現(xiàn)檔案管理的標準化。

(五)建立檔案管理人才隊伍。檔案標準化管理的過程較為復雜，這是因為在這一過程中涉及制定標準、宣傳標準、實施后的評價以及反饋檢查等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互聯(lián)系、相互影響，并且需要檔案管理人員積極參與來推動檔案標準化管理工作。為了不斷提高檔案管理的工作效率和管理質(zhì)量，需要建立檔案管理人才隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是檔案管理人才隊伍年輕化，選用年輕的檔案管理人員，為他們提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間，激發(fā)他們工作的積極性，增強歸屬感。二是針對檔案管理人員進行專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓，幫助檔案管理人員不斷完善檔案管理專業(yè)知識，同時豐富他們的計算機網(wǎng)絡知識、法律知識等。此外，組織檔案管理人員外派學習，例如經(jīng)常參加研討會，加強檔案管理人員和外界之間的學習和交流，拓寬檔案管理人員的工作視野，鼓勵檔案管理人員勇于創(chuàng)新。三是完善考核管理制度和獎懲制度，通過考核檔案管理人員的工作內(nèi)容，并將考核結(jié)果與績效掛鉤，借助相應的獎懲制度，對檔案管理人員的工作結(jié)果進行獎懲，以此強化檔案管理人員的責任意識。

四、結(jié)語

綜上所述，在組織開展檔案標準化管理工作時，檔案管理人員需要綜合分析檔案標準化工作中存在的問題，同時結(jié)合自身的實際情況，通過采取相應的措施，完善檔案標準化管理工作。