智慧城市建設(shè)下的中小型高校檔案館(室)數(shù)字檔案工作探索

□夏紅兵

自“智慧地球”、“智慧城市”理念提出以來，智慧城市建設(shè)已成為國(guó)內(nèi)外城市發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的歷史潮流。在中國(guó)，截至2015年4月,已公布北京東城區(qū)等290個(gè)國(guó)家智慧城市試點(diǎn)名單。同時(shí)，為確保智慧城市建設(shè)健康有序推進(jìn)，2014年8月，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，發(fā)改委、住建部等八部委聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于促進(jìn)智慧城市健康發(fā)展的指導(dǎo)意見》(發(fā)改高技[2014]1770號(hào))。運(yùn)用信息和通信技術(shù)手段，“智慧城市”能夠感測(cè)、分析、整合公共安全、交通、物流、通信、醫(yī)療、教育、金融、能源、環(huán)保等系統(tǒng)的關(guān)鍵信息，并根據(jù)需求作出智能響應(yīng)。通過集中整合分散在政府組織內(nèi)部各系統(tǒng)的有關(guān)智慧城市建設(shè)的原始信息資源，構(gòu)建統(tǒng)一權(quán)威的信息資源體系和服務(wù)平臺(tái)，檔案部門不僅保障了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)“前端”的真實(shí)和安全，而且實(shí)現(xiàn)了“智慧城市建設(shè)的管理者和參與者”的角色[1]。高校檔案館，尤其是中小型高校檔案館(室)如何融入智慧城市建設(shè)，這是檔案工作者的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文就中小型高校檔案館(室)在智慧城市背景下的數(shù)字檔案工作作出簡(jiǎn)要探析，不足之處，敬請(qǐng)方家批評(píng)指正。

一、中小型高校檔案館(室)簡(jiǎn)況

本文的中小型高校檔案館(室)，指“智慧城市”理念誕生以來新建普通本科院校、部分具有較長(zhǎng)辦學(xué)歷史但學(xué)科結(jié)構(gòu)單一的本科院校和高職高專院校的檔案館(室)。相較于985、211、“雙一流”高校以及大部分辦學(xué)歷史較長(zhǎng)的本科院校的檔案館而言，中小型高校的檔案工作機(jī)構(gòu)很少是獨(dú)立建制存在的，即使稱為檔案館或綜合檔案室，也大多是院辦或圖書信息中心下屬的配備一二個(gè)工作人員的工作崗位。因條件限制，中小型高校檔案館(室)在檔案工作融入智慧城市建設(shè)的難度更大，具體而言，智慧城市建設(shè)背景下的中小型高校檔案館(室)的數(shù)字檔案工作包括但不限于以下幾個(gè)方面的問題。

(一)人才短缺。智慧城市建設(shè)背景下的數(shù)字檔案工作呼喚檔案復(fù)合型人才，檔案工作者不僅要求具備檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐技能，還應(yīng)具備信息學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)專業(yè)理論知識(shí)，更應(yīng)掌握云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等信息通信技術(shù)。但是，目前中小型高校檔案館(室)普遍存在信息通信技術(shù)人才匱乏的現(xiàn)象。中小型高校檔案館(室)的工作人員大多從學(xué)校其他部門抽調(diào)而來，不僅缺乏云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等信息通信技術(shù)知識(shí)，甚至缺乏檔案專業(yè)理論知識(shí)。即使有部分圖書情報(bào)專業(yè)、檔案專業(yè)畢業(yè)的工作人員，但也對(duì)云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等技術(shù)了解較少，更不用說實(shí)際動(dòng)手操作能力了。同時(shí)，中小型高校檔案館(室)普遍條件差，待遇低(檔案專業(yè)技術(shù)人員與學(xué)校同職稱的教學(xué)、科研人員相比，待遇低多了)，難以吸引掌握新技術(shù)的專業(yè)人才，同時(shí)，不少中小型高校是民辦高校，人員流動(dòng)相對(duì)較大，許多實(shí)際工作中培養(yǎng)出來的掌握新技術(shù)的專業(yè)人員不斷跳槽改行，這些都嚴(yán)重制約了中小型高校檔案館(室)數(shù)字檔案工作的開展。

(二)經(jīng)費(fèi)不足。智慧城市建設(shè)背景下的數(shù)字檔案建設(shè)在硬件設(shè)備、軟件資源、網(wǎng)絡(luò)布線、人員培訓(xùn)、館藏檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換等方面需要持續(xù)投入，需要充足龐大的經(jīng)費(fèi)作為后盾。相比較于985、211、“雙一流”高校檔案館的數(shù)字檔案建設(shè)能申請(qǐng)到國(guó)家專項(xiàng)撥款，中小型高校檔案館(室)大部分卻只能依靠學(xué)校撥款。但公辦中小型高校大多因經(jīng)濟(jì)實(shí)力不足，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)多用于學(xué)校教學(xué)和科研工作。另外，不少民辦性質(zhì)的由舉辦者自籌資金的中小型高校，對(duì)各項(xiàng)資金投入提倡高效節(jié)儉，而數(shù)字檔案建設(shè)是一項(xiàng)需要不斷投入而效益極其有限的公益性工程，因此投入檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)費(fèi)十分有限，這些都很大程度上制約了中小型高校檔案館(室)數(shù)字檔案建設(shè)工作的發(fā)展。

(三)各自為政。因辦學(xué)體制的原因，中小型高校隸屬于不同的部門、機(jī)構(gòu)，有的屬于省、市級(jí)政府主辦，有的屬于政府組成部門主辦，有的屬于企業(yè)集團(tuán)投資舉辦，從而導(dǎo)致中小型高校檔案館(室)沒有自主權(quán)，數(shù)字檔案建設(shè)上存在本位主義，重復(fù)建設(shè)、分散建設(shè)現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重，這種自建自用、各自為政的缺乏整體性、協(xié)調(diào)性的數(shù)字檔案建設(shè)混亂局面不僅導(dǎo)致數(shù)字檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不一，更為嚴(yán)重的是制約了數(shù)字檔案未來的信息交流，更不用說檔案資源共享了。

二、中小型高校檔案館(室)的數(shù)字檔案工作策略

(一)打造高素質(zhì)的數(shù)字檔案工作隊(duì)伍。智慧城市建設(shè)背景下的數(shù)字檔案工作，人才是關(guān)鍵。中小型高校檔案館(室)要想有所作為，必須改變現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，做好數(shù)字檔案建設(shè)的人才準(zhǔn)備。一是建立高校檔案館(室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)的管理隊(duì)伍，根據(jù)高校檔案館(室)所處環(huán)境和用戶需求狀況，加強(qiáng)體制創(chuàng)新，決定高校檔案館(室)數(shù)字檔案工作的發(fā)展策略。二是注重引進(jìn)集終身學(xué)習(xí)能力、信息素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)素養(yǎng)三位一體的高學(xué)歷、高職稱的檔案圖書情報(bào)專業(yè)人才，緩解目前數(shù)字檔案建設(shè)的人才短缺的燃眉之急。三是介于目前中小型高校檔案館(室)的人員現(xiàn)有狀況，考慮不同層次的不同需求，有計(jì)劃、有步驟地優(yōu)選一批善于學(xué)習(xí)、愿意從事數(shù)字檔案建設(shè)的人員定期或不定期地通過攻讀學(xué)位、脫產(chǎn)進(jìn)修、培訓(xùn)進(jìn)修、學(xué)術(shù)探討、參觀考察等形式進(jìn)行云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、新媒體等信息通信技術(shù)的正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高實(shí)際操作等業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)數(shù)字檔案的建設(shè)要求，確保數(shù)字檔案建設(shè)服務(wù)設(shè)施的正常運(yùn)行。

(二)中小型高校檔案館(室)數(shù)字檔案工作的建設(shè)原則。

1.建立門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系，滿足檔案管理者需求的原則。檔案資源是檔案工作的起點(diǎn)。沒有檔案資源，檔案工作就成了無源之水，無本之木。竭盡全力地收集和積累豐富的檔案資源是檔案工作的重中之重，是國(guó)家和時(shí)代賦予檔案工作者的首要任務(wù)。中小型高校檔案館(室)應(yīng)當(dāng)用戰(zhàn)略眼光看待檔案資源建設(shè)，在全校營(yíng)造全員參與的檔案氛圍，樹立無論什么部門、什么人，只要是借助學(xué)校這個(gè)平臺(tái)形成的檔案，都是檔案資源的概念，打破不少中小型高校檔案資源上的“條塊分割”、“信息孤島”現(xiàn)象，理順各類檔案的歸屬和流向，建立門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系，滿足檔案管理者開展數(shù)字檔案建設(shè)的需求。

2.建立形式多樣、服務(wù)民生的檔案利用體系，滿足檔案用戶需求的原則。檔案貴在于活，重在于用。檔案利用是檔案工作的最終目的。相較于省、市、縣等各級(jí)綜合檔案館和城建檔案館等專門檔案館而言，高校檔案館(室)的檔案用戶相對(duì)單一，主要針對(duì)全校教職員工，曾經(jīng)在學(xué)校工作、學(xué)習(xí)過的校友以及與學(xué)校曾經(jīng)發(fā)生關(guān)聯(lián)的部分社會(huì)民眾(包括但不限于學(xué)校合作單位、個(gè)人以及高校建設(shè)中涉及的拆遷單位、個(gè)人等)。他們的需求相對(duì)集中、單一，主要集中在學(xué)校教學(xué)、科研、管理、學(xué)生、合同協(xié)議以及拆遷安置等方面，這應(yīng)該成為中小型高校檔案館(室)數(shù)字檔案工作的重點(diǎn)，從而滿足檔案用戶的查找需求。

(三)中小型高校檔案館(室)的數(shù)字檔案建設(shè)方向。

1.開展檔案征集，形成特色館藏體系。由于管理不規(guī)范、檔案散存現(xiàn)象嚴(yán)重等歷史原因，中小型高校普遍存在相當(dāng)一部分有價(jià)值的各種以文字、圖表、聲像等不同形式表現(xiàn)的檔案散存在社會(huì)上，特別是個(gè)人手中，處于自生自滅狀態(tài)。這些重要的不能及時(shí)進(jìn)館，甚至流失的檔案，是珍貴的校史資料和文物，是學(xué)校風(fēng)雨歷程的鮮活見證。因此，中小型高校檔案館(室)的檔案征集工作，不僅是豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的重要手段，更是中小型高校檔案館(室)檔案工作者的重要任務(wù)。中小型高校檔案館(室)應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有步驟地積極開展檔案征集工作，通過復(fù)制、捐贈(zèng)、交換、代管、有償轉(zhuǎn)讓等形式征集散存在各個(gè)單位、部門或個(gè)人手中的各種有價(jià)值的檔案和歷史資料，從而形成每個(gè)中小型高校檔案館(室)的特色檔案館藏體系，更好地滿足不同層次檔案用戶的需求。

2.增量檔案電子化，大有可為。2013年，全國(guó)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì)提出“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，要求全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作。“增量電子化”成為目前國(guó)內(nèi)檔案界探討較為充分的課題之一。2016年，國(guó)家檔案局修訂發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，對(duì)增量檔案電子化的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性提出要求。同年，國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點(diǎn)”[2]。單套制、單軌制的提出，某種程度上意味著電子文件和紙質(zhì)文件具有同等效力、同等地位，電子文件能夠單獨(dú)作為電子檔案歸檔保存并提供利用。就中小型高校檔案館(室)而言，增量檔案電子化是很容易實(shí)現(xiàn)的，只要努力做好檔案管理系統(tǒng)使用的同時(shí)，積極抓住機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)的對(duì)接，就能實(shí)現(xiàn)收集電子文件和收集元數(shù)據(jù)的同步，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的前端控制和全過程管理。

3.存量檔案數(shù)字化，有所為有所不為。2016年，國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“到2020年，全國(guó)省級(jí)、地市級(jí)和縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30～60%、40～75%和25～50%”[2]。這對(duì)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案，特別是對(duì)館藏永久檔案，提出了明確的數(shù)字化目標(biāo)，即到2020年各自應(yīng)達(dá)到的比例。就中小型高校檔案館(室)而言，對(duì)照《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求，結(jié)合學(xué)校財(cái)力、人力、物力等狀況和資源共享、避免重復(fù)的角度，必須確定本館(室)館藏檔案數(shù)字化工作的范圍和程度，那種不加選擇地將全部館藏?cái)?shù)字化無疑是不負(fù)責(zé)任的工作方式，同時(shí)造成了財(cái)力、人力、物力的大量浪費(fèi)。

(1)分析檔案用戶需求，確定數(shù)字化工作重點(diǎn)和范圍。中小型高校檔案館(室)的檔案用戶分為三部分：一是在校學(xué)生和已畢業(yè)學(xué)生；二是在崗、已退休、曾經(jīng)在校工作過的教職員工；三是與學(xué)校發(fā)生過關(guān)聯(lián)的部分社會(huì)檔案用戶(包括但不限于學(xué)校合作單位、個(gè)人以及高校建設(shè)中涉及的拆遷單位、個(gè)人等)。就學(xué)生檔案用戶而言，畢業(yè)后因畢業(yè)證管理不善而到校補(bǔ)辦畢業(yè)證明書時(shí)需要到檔案部門查找相關(guān)證明材料是最普遍的需求。因此，中小型高校檔案館(室)應(yīng)將學(xué)生檔案中的新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)檔案表、學(xué)生班級(jí)名冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生獎(jiǎng)懲等檔案材料優(yōu)先數(shù)字化，并結(jié)合保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私安全控制用戶權(quán)限，滿足學(xué)生用戶的檔案需求。就教職員工檔案用戶而言，申報(bào)職稱時(shí)到檔案部門查詢最多的是科研、教學(xué)工作量等檔案材料，因此，中小型高校檔案館(室)應(yīng)將涉及教職員工的派遣證、商調(diào)函、職稱評(píng)聘文件、職務(wù)聘任文件、科研任務(wù)書、科研結(jié)題證明、教學(xué)任務(wù)計(jì)劃書等相關(guān)檔案材料優(yōu)先數(shù)字化，滿足教職員工用戶的檔案需求。就滿足部分社會(huì)檔案用戶的需求而言，中小型高校檔案館(室)應(yīng)將對(duì)外合作協(xié)議以及高校新校區(qū)建設(shè)中有關(guān)征地拆遷的相關(guān)檔案材料優(yōu)先數(shù)字化。

(2)針對(duì)學(xué)校中心工作，確定檔案優(yōu)先數(shù)字化的范圍和重點(diǎn)。就中小型高校中的新建普通本科院校而言，學(xué)校中心工作是學(xué)士學(xué)位授權(quán)評(píng)估和本科教學(xué)工作合格評(píng)估。新建普通本科院校檔案館(室)應(yīng)根據(jù)“學(xué)士學(xué)位授權(quán)單位評(píng)審指標(biāo)體系”、“學(xué)士學(xué)位授權(quán)專業(yè)評(píng)審指標(biāo)體系”和“普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估指標(biāo)體系”，合理布局學(xué)校的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案為高校教學(xué)、科研服務(wù)的宗旨。對(duì)于教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、日常的學(xué)籍管理及等級(jí)考試等體現(xiàn)高校辦學(xué)水平和辦學(xué)實(shí)力的教學(xué)檔案，檔案館(室)應(yīng)做好教務(wù)處、教學(xué)單位兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高檔案立卷歸檔質(zhì)量。同時(shí)，針對(duì)學(xué)士學(xué)位授權(quán)評(píng)估和本科教學(xué)工作合格評(píng)估的指標(biāo)體系中有關(guān)學(xué)校定位、領(lǐng)導(dǎo)作用、教師隊(duì)伍、社會(huì)評(píng)價(jià)等凝練學(xué)校特色的檔案，新建普通本科院校檔案館(室)應(yīng)予以優(yōu)先數(shù)字化，以方便學(xué)校管理查找需要。

(3)針對(duì)上級(jí)文件，根據(jù)是否具有普發(fā)性、學(xué)校是否辦理上報(bào)上級(jí)主管單位確定檔案優(yōu)先數(shù)字化的范圍和重點(diǎn)。無論985、211、“雙一流”高校，還是大部分辦學(xué)歷史較長(zhǎng)的本科院校以及中小型高校的檔案館(室)，每年都會(huì)收藏上級(jí)主管部門、所屬地域教育主管部門以及其他上級(jí)部門針對(duì)學(xué)校的大量指令性、指導(dǎo)性文件。對(duì)于這類檔案，中小型高校檔案館(室)應(yīng)結(jié)合學(xué)校是否辦理的情況，選擇學(xué)校辦理的文件與辦理情況優(yōu)先數(shù)字化，而對(duì)于保存的其他沒有具體辦理的上級(jí)文件，則不應(yīng)予以數(shù)字化。

4.整合檔案信息資源，主動(dòng)開展兩微一端的推送服務(wù)。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案資源的利用跨越了時(shí)間、地域的限制。就中小型高校檔案館(室)的館藏而言，存在印刷型、刻寫型、視聽型、網(wǎng)絡(luò)型等多種載體，純文字、圖片、照片、聲音和短片等多種檔案形式，檔案信息資源結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。但質(zhì)量參差不齊，且檔案信息處于分散且無序的狀態(tài)。因此，智慧城市背景下的中小型高校檔案館(室)，必須整合檔案信息資源進(jìn)行整合，按照一定的主題，有效開展檔案信息資源的編研、開發(fā)服務(wù)，有序化處理分散的檔案信息，建立設(shè)置有檢索模塊的便于用戶查找使用的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

充分認(rèn)識(shí)檔案用戶的信息需求，在檔案信息資源整合的基礎(chǔ)上，借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)通訊技術(shù)，中小型高校檔案館(室)可搭建檔案服務(wù)的微信、微博和APP手機(jī)客戶端等移動(dòng)平臺(tái)，定期或不定期地向檔案用戶主動(dòng)提供檔案征集、學(xué)校校史、校友回憶、校園人物、校園新聞等信息推送服務(wù)，并通過微信、微博和APP手機(jī)客戶端等移動(dòng)平臺(tái)的互動(dòng)，可以開展檔案的個(gè)性化開發(fā)服務(wù)，幫助檔案用戶隨時(shí)隨地都能獲取自己所需的相關(guān)檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)智慧城市背景下的檔案服務(wù)與社會(huì)生活同步。

三、結(jié)語

中小型高校檔案館(室)的數(shù)字檔案工作，不僅是未來一段時(shí)間內(nèi)的中心工作，更是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨而復(fù)雜的工作。不僅需要投入大量的人力、物力與財(cái)力，更需要中小型高校檔案館(室)根據(jù)自身情況，做好科學(xué)的統(tǒng)籌安排，有重點(diǎn)、分階段地合理布局本館(室)的檔案數(shù)字化工作，形成自身的特色檔案數(shù)字化館藏，滿足“智慧城市”背景下檔案資源共建共享的需要。