做好新時期辦公室行政管理工作的思考

□吳昀霖

新時代發(fā)展下我國事業(yè)單位逐步增多，工作內(nèi)容和工作種類逐步拓展，隨著事業(yè)單位的增多，辦公室行政管理的重要性也逐步提升，辦公行政管理對辦公室工作質(zhì)量和工作效率存在較大影響，為調(diào)動辦公室人工作的積極性，解決相對突出的工作矛盾，并制定和運用有效的措施解決工作中存在的問題，以更好地完善辦公室行政管理功能，切實調(diào)動員工工作的積極性，發(fā)揮行政管理工作的實效性。基于目前辦公室行政管理工作存在的問題，亟需從管理理念、管理方式和工作內(nèi)容入手，建立新的辦公室行政管理體系，為行政工作開展和辦公室管理提供有效依據(jù)。

一、新時期背景下辦公室管理工作的內(nèi)容

辦公室行政管理工作內(nèi)容如下：第一，做好各個部門的文書工作，包括對文書的收取、歸類和發(fā)放與存檔等，針對不同的文書內(nèi)容和作用途徑進行分類管理，處理好文書的存放和整理工作，針對文書工作的性質(zhì)和順序進行分類，按照相應的類型和處理程序，及時高效地完成文書工作。第二，檔案管理保存。檔案管理保存是為了實現(xiàn)檔案的封存，各個不同部門的檔案最后都是統(tǒng)一由辦公室進行處理和保存，保存一方面要依據(jù)檔案的類型實現(xiàn)分類管理，另一方面需要針對檔案的內(nèi)容，實現(xiàn)檔案的收集、鑒定和整理、利用，依據(jù)檔案信息服務的要求，從視頻資料、照片資料與文字等，完成對檔案管理工作統(tǒng)一性處理，實現(xiàn)檔案的信息化建設和網(wǎng)絡化管理，這是新時期辦公室工作的要求。第三，實現(xiàn)會議的及時管理。會議也是辦公室行政管理工作之一，辦公室要為各個部門做好合理的調(diào)度工作，并依據(jù)各部門的調(diào)度工作做好會議規(guī)劃，并做好詳細的會議記錄，完善會議的報批和審查制度，并對出席人員進行分工和統(tǒng)計，由此實現(xiàn)各單位的高效運作，解決各單位存在的工作冗余和會議繁瑣問題，切實提高會議的效率和效果，分配好會議經(jīng)費，并進行會議記錄、管理和節(jié)約成本支出。

二、辦公室行政管理工作的作用

(一)協(xié)調(diào)組織上下級之間的關(guān)系。辦公室行政管理工作為了協(xié)調(diào)組織上下級關(guān)系并做好“傳聲筒”和“協(xié)調(diào)者”的工作，基于行政管理角度來看，辦公室行政管理工作是為了保證上下級之間的協(xié)調(diào)性，完成上級部門下達的各項行政工作，處理的是人與人、組織與人和組織與組織之間的關(guān)系。辦公室作為組織的協(xié)調(diào)者，主要是事業(yè)單位工作的推動者與助手，能依據(jù)實際情況落實上級機關(guān)部署的各項任務和工作，并監(jiān)督和檢查各項工作與任務的實施結(jié)果。作為事業(yè)單位的推動者，辦公室要保證上級能聽到基層的意見與建議，需要深入群眾了解基層的情況與需求，并及時向相關(guān)領(lǐng)導提出建設性的意見，另外，將上級機關(guān)的工作中指令與目標落實到管理中，協(xié)調(diào)好是上下級關(guān)系，并及時向員工傳遞各項指示和精神，起到“承上啟下”的銜接作用。

(二)組織協(xié)調(diào)的主要載體。辦公室工作與各個部門的工作密切相關(guān)，是一個綜合性的辦事部門，需要做好組織正常運轉(zhuǎn)的中介和橋梁，做好上下溝通工作。由于上下級事務存在時效性，辦公室在傳遞任務和指令時，需要做到快捷、周密，規(guī)范性地完成各項工作的傳遞，隨著工作節(jié)奏不斷加快，工作方式走向信息化和網(wǎng)絡化，辦公室行政管理工作，還需要服務于組織，服務于領(lǐng)導，為組織和領(lǐng)導提出科學合理的意見，掌握組織決策方向和基層需求情況，及時對基層和組織存在的問題制定對策，并做好工作規(guī)劃，并以群眾需求及時督促各項工作的實施。鑒于此，辦公室工作主要是圍繞文書和行政工作，需要協(xié)調(diào)好組織和部門之間的關(guān)系，以辦公室工作為協(xié)調(diào)上下級之間的關(guān)系，才能切實有效地履行辦公室組織的服務職能。

三、新時期辦公室行政管理工作缺陷及不足

(一)行政管理制度缺失。我國辦公室行政管理缺乏健全的管理制度，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，單位規(guī)模和單位工作發(fā)生變化，傳統(tǒng)的辦公室行政管理體制無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求，很多問題與事業(yè)單位自身形成、發(fā)展過程相關(guān)，行政管理工作制度無法滿足經(jīng)濟發(fā)展需求，且我國供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革背景下人事制度也正在積極探索改革之道，員工的積極性受外界因素影響，加之內(nèi)部管理存在缺失，導致事業(yè)單位發(fā)展備受阻礙，健全行政管理制度勢在必行。

(二)主動與被動矛盾突出。主動和被動矛盾突出是因為近年來我國辦公室管理人員素質(zhì)水平偏低，管理人員自身能力有限，導致一些行政管理工作無法順利展開，從而引發(fā)了不少問題，例如行政管理人員執(zhí)行能力較差，很多行政管理工作繁瑣，上下級之間的任務和工作匯報等層層遞進，效率極低，且資源浪費問題較為嚴重。行政管理人員工作主動性不足，但協(xié)調(diào)和匯報需要主動進行，才能切實提高工作效率，保證各項工作的順利實施，需要簡化工作流程，實現(xiàn)資源的優(yōu)質(zhì)利用。

(三)辦公室作風建設滯后。隨著事業(yè)單位規(guī)模的不斷擴張，受新時期網(wǎng)絡文化和社會不良風氣的影響，有些辦公室行政人員，缺乏堅定的工作意志，工作理念存在較大問題，出現(xiàn)了思想作風和生活作風的不良的風氣，不少行政管理人員自身就缺乏學習意識，很難按照“兩學一做”的教育要求將上級機關(guān)精神深入到基層群眾和其他部門，也有些辦公室人員思想意識缺乏時代性，思想陳舊，還是秉承老一套的做法，自主創(chuàng)新意識十分缺乏，工作作風不踏實、缺乏嚴謹性，從而增加行政管理工作的難度。

四、新時期辦公室行政管理工作的改善策略

(一)樹立正確的辦公室行政管理工作目標。辦公室行政管理人員要切實明白各項活動的意識，明確自身的工作定位，才能在實際工作中做好各項管理措施，協(xié)調(diào)好單位的組織關(guān)系和人際關(guān)系。從辦公室所處的位置來看，辦公室是一個綜合性的活動單位，按照辦公室發(fā)展狀態(tài)和活動規(guī)定，這是個保證組織正常運轉(zhuǎn)有序的紐帶，承擔起組織的聯(lián)系活動。行政管理崗位辦公室的主要職責，日常單位工作中辦公室負責事務活動，這些活動具有一定的細節(jié)性，例如日常的接打電話，負責好對外的公關(guān)形象，在工作中需要明確單位具體的狀態(tài)，回答問題還需要采用相應的講話方式，切實讓群眾感受單位的親民和細致工作形象，為致電人員提供滿意的解答。所以，辦公室行政管理工作，明確每項工作的意義，對一些細節(jié)性的活動指定有序的實施方案，結(jié)合辦公室的工作內(nèi)容和單位對外形象，樹立綜合化的服務意識，以細致耐心態(tài)度塑造優(yōu)良單位形象，并帶動活動的順暢發(fā)展。

(二)明確辦公室行政管理的職責。就辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍來看，辦公室的行政管控職責主要是包括助手職責，辦公室要對上級工作負責，切實將各種任務和工作指令落實到各個部門和單位，辦公室上級機關(guān)部署的落實需要辦公室的協(xié)助，辦公室需要加強機關(guān)管理，并維持好正確的工作秩序，以工作質(zhì)量為主要的衡量指標，輔助落實各項工作；參謀職責，辦公室行政管理工作需要深入到基層中，針對辦公室行政管理內(nèi)容和事業(yè)單位的工作范圍和工作情況，展開深入調(diào)查，并及時將調(diào)查結(jié)果反饋到各個部門，總結(jié)工作現(xiàn)狀并提出相應的意見；協(xié)調(diào)職責，這項職責的目的是為了規(guī)范和協(xié)調(diào)好各個部門的工作，為切實調(diào)動員工工作的積極性，需要為各部門工作制定相應的策略，推動人事制度改革，并傾聽員工工作存在的問題，促使各個部門建立優(yōu)良的關(guān)系，能集中精力思考和處理上級下達的各項工作。

(三)構(gòu)建多元化的事務處理格局。由于辦公室行政管理工作存在相對更突出的主動和被動矛盾，辦公室工作在處理中需要協(xié)調(diào)好大局和小局矛盾，辦公室作為綜合性的部門，具有較強的組織服務性，所以辦公室工作需要切實貫徹“一切服從大局，一切服務大局”的原則，處理工作中小局服從大局，局部服從總體，盡量做好小局工作，并將小局工作與大局工作結(jié)合，構(gòu)建局部服從整體的事務處理格局。然后針對主動和被動的矛盾，按照辦公室工作服務性質(zhì)，樹立主動服務意識，對一些常規(guī)、規(guī)律性的確定性工作，要主動出擊，提前做好相應的工作準備，但對于那些服務性、突發(fā)性和臨時交辦的工作，做好靈活應變處理，盡可能地適應領(lǐng)導的辦公思路，超前做好服務準備。對于“過”與“不及”的矛盾則是要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，提高服務意識，工作中從全局意識著手，為領(lǐng)導和部門提供高質(zhì)量的服務，但辦公室是一個綜合性的服務部門，工作應該以服務為主，為各項工作提供相應的背景資料，并依據(jù)社會所需的服務全面發(fā)揮工作的效用。

五、結(jié)語

綜上所述，新時期辦公室行政管理工作，需要完善辦公室行政管理體系，加強對辦公室工作的行政管理力度，明確辦公室工作的實際職責，依據(jù)辦公室行政管理工作存在的問題入手，制定相應的行政管理工作，積極加強人員素質(zhì)培育，健全辦公室行政管理體系，轉(zhuǎn)變管理方式，提高服務意識。