基于大數(shù)據(jù)時(shí)代高校固定資產(chǎn)管理的思考

□程志強(qiáng) 徐潔琳

眾所周知，高等院校的資產(chǎn)有著數(shù)額大、種類多、數(shù)目大、固有問題難以解決、使用人群范圍廣的特征，故剖析高等院校固定資產(chǎn)管理的原則，特別是其內(nèi)部的控制就是當(dāng)前最需要重視的部分。大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸被普及，越來越多的單位開始使用數(shù)字信息化的模式來管理使用數(shù)據(jù)，這樣可以更好地分析和運(yùn)用復(fù)雜的數(shù)據(jù)。同時(shí)，資產(chǎn)的內(nèi)部管理及其數(shù)據(jù)管理、使用和解析存在著統(tǒng)一性。因此對(duì)高等院校的固定資產(chǎn)控制需要從思維角度、組織角度和對(duì)教學(xué)生活的影響入手，從而保證其能更好地為高校師生服務(wù)。

一、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的重要性和相關(guān)問題

大數(shù)據(jù)前提下的數(shù)據(jù)信息有著如下的特征：數(shù)量龐大、信息速度極快、信息具有關(guān)聯(lián)性。對(duì)大量數(shù)據(jù)的分析和使用都進(jìn)入了信息化的環(huán)節(jié)，在不同的領(lǐng)域，例如：學(xué)校、經(jīng)濟(jì)市場、政府辦公等，都開始使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集整理、分類存儲(chǔ)、分析傳送等。對(duì)于資產(chǎn)管理的部分，相關(guān)應(yīng)用勤勤懇懇地錄入歷史數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以被其他的平臺(tái)或者機(jī)構(gòu)所使用。當(dāng)然，這些數(shù)據(jù)也被寄予厚望，希望其能有新的處理進(jìn)展，如：信息安全和共享的問題、數(shù)據(jù)監(jiān)督和服務(wù)的問題、數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理等。再將視角投入高等院校之內(nèi)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)更被希望可以由封閉的環(huán)境變成安全共享的存在，這對(duì)學(xué)校行政管理部門提供服務(wù)師生的工作有了很大的幫助，同時(shí)對(duì)固有資產(chǎn)的數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)都能夠更好地監(jiān)測和管理。

目前財(cái)政部明確規(guī)定了高等院校等行政單位對(duì)于固定資產(chǎn)的內(nèi)部管理辦法，這一規(guī)定對(duì)完善高校的行政內(nèi)部管理工作及防止腐敗現(xiàn)象的發(fā)生均有著積極的意義。高校自有的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的綱領(lǐng)文件應(yīng)對(duì)資產(chǎn)管理的原則、可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估和防治辦法有明確的說明，特別是實(shí)物形式的資產(chǎn)，需要詳細(xì)記錄。同時(shí)，對(duì)資產(chǎn)管理人員和有關(guān)部門要職責(zé)細(xì)化，加強(qiáng)每一個(gè)步驟的配置與管理。

現(xiàn)在大部分高等院校的內(nèi)部控制制度都比較完善，然而，仍有部分地方會(huì)出現(xiàn)紕漏，且已經(jīng)制定好的規(guī)則也要隨著時(shí)間和新政策而不斷改進(jìn)。再如資產(chǎn)管理工作中，不同部門若不能有效地銜接工作，就會(huì)出現(xiàn)責(zé)任不清導(dǎo)致的無人負(fù)責(zé)的后果。若是信息管理的方法比較落后難以適應(yīng)新技術(shù)，則會(huì)出現(xiàn)信息處理效率低下、查詢流程繁瑣的問題，不僅如此，這方面技術(shù)的缺陷還無法保證高校的信息安全。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代加大內(nèi)部控制的主體想法

(一)改進(jìn)固定資產(chǎn)管理制度。固定資產(chǎn)管理的制度規(guī)定是管理該問題的首要前提，根據(jù)學(xué)校的具體情況制定規(guī)章制度，這些規(guī)章制度站在比較高的層面對(duì)固有資產(chǎn)管理工作進(jìn)行了指導(dǎo)，從而避免高校在進(jìn)行相關(guān)工作的處理上出現(xiàn)原則性的問題，違反了國家的有關(guān)規(guī)定。若是因此觸碰了法律底線，就會(huì)導(dǎo)致高校受到法律的懲罰、不僅需要經(jīng)濟(jì)賠償，更重要的是學(xué)校的信譽(yù)無法挽回。因此高校應(yīng)設(shè)立固有資產(chǎn)管理的相關(guān)規(guī)定：對(duì)校園的固有資產(chǎn)、經(jīng)營性資產(chǎn)、教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器、行政辦公室、經(jīng)營性房地產(chǎn)、房屋租賃、物資采購等，從而避免錯(cuò)誤的審批或者交叉審批。杜絕舞弊、嚴(yán)重性錯(cuò)誤、詐騙等惡性事件。

(二)完善高校資產(chǎn)管理工作流程。對(duì)于高等院校資產(chǎn)管理工作流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有所把握。學(xué)院、教師、學(xué)生等資產(chǎn)使用人員，需根據(jù)相關(guān)要求遵守固定資產(chǎn)管理規(guī)則，嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)管理的辦法，保證管理責(zé)任精確到人，使書面記載信息和實(shí)際物件數(shù)目相合。對(duì)于資源的配置，不同學(xué)院要依據(jù)學(xué)生的人數(shù)和課程的需求來安排資產(chǎn)配置，保證不浪費(fèi)。采購固定資產(chǎn)時(shí)要購買有合格證書的正品，如果購買了假冒偽劣的產(chǎn)品，不僅會(huì)出現(xiàn)資源浪費(fèi)，還會(huì)影響正常的教學(xué)。學(xué)校的固有財(cái)產(chǎn)在使用后需進(jìn)行及時(shí)的歸位，出現(xiàn)問題的設(shè)備及儀器需及時(shí)保修或者報(bào)廢處理，避免有固定資產(chǎn)的浪費(fèi)。這就需要在對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)的處理過程中有足夠的理由，再根據(jù)學(xué)校有關(guān)資產(chǎn)管理部門或者其他辦公室會(huì)議研究探討后，給出固有資產(chǎn)處置報(bào)告提交于相關(guān)管理部分，例如：教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器就交予實(shí)驗(yàn)室管理處、后勤資產(chǎn)交予后勤部門、辦公設(shè)備資產(chǎn)交予資產(chǎn)管理部門等。若是固有資產(chǎn)再處置的過程之中出現(xiàn)了舞弊、遺漏等現(xiàn)象，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校財(cái)產(chǎn)的損失。故定期檢查資產(chǎn)的賬目信息是很重要的。

(三)建設(shè)固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化管理體系。校園的固有資產(chǎn)信息化管理之后，所有的教師和學(xué)生都可以通過學(xué)校的相關(guān)網(wǎng)站查詢到可用的資源，隨時(shí)可查，任何地點(diǎn)都可以查，這不僅可以減輕資產(chǎn)管理部門的工作強(qiáng)度，還使得信息更加透明、共享。同時(shí)，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在不斷地使用和更新中，這就意味著學(xué)校的資產(chǎn)時(shí)刻都處在一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程之中，這極大程度上提高了資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性、可用性及廣泛性，最終達(dá)到物物都有人管理，每個(gè)人都在管理資產(chǎn)的目的。

(四)確保高校資產(chǎn)管理監(jiān)督工作。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)學(xué)校師生能夠在相關(guān)的網(wǎng)站查詢教學(xué)設(shè)備、實(shí)驗(yàn)儀器和申請(qǐng)其他固有資產(chǎn)等。如果學(xué)校的固有資產(chǎn)出現(xiàn)了變化，這些變化的信息也會(huì)被清晰地反應(yīng)在有關(guān)網(wǎng)站之上，不同學(xué)院或者管理崗位的工作人員都要對(duì)資產(chǎn)變動(dòng)的信息進(jìn)行詳細(xì)的登記。同時(shí)，每月、每季度、每年都要進(jìn)行固有資產(chǎn)的清算和排查，資產(chǎn)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)需帶頭組織盤點(diǎn)工作并與財(cái)務(wù)處、監(jiān)察處、審計(jì)部門做好工作的銜接。同時(shí)對(duì)于資產(chǎn)的管理和盤查不能僅依靠定時(shí)的清查，還要有日常的監(jiān)管，預(yù)防問題和及時(shí)處理資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代加大內(nèi)部控制的有效辦法

(一)確立高校資產(chǎn)管理流程。在資產(chǎn)管理的過程中，如果有固定財(cái)產(chǎn)購入，就要及時(shí)入賬更新信息，若是部分物件出現(xiàn)了損壞，需及時(shí)保修或者報(bào)廢，這些工作都是由規(guī)律可循，因此進(jìn)行資產(chǎn)管理工作時(shí)需要注意尋找這些規(guī)律。針對(duì)不同的資產(chǎn)管理部門要進(jìn)行明確的分工，界定精確的范圍和制定高效明確的審核流程，配置適宜的工作人員。對(duì)于固定資產(chǎn)的采購或獲得、質(zhì)檢、應(yīng)用、維修、處理等每個(gè)步驟都需嚴(yán)格的規(guī)定，記錄各環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)，從而保障固有資產(chǎn)的信息完善。

(二)剖析資產(chǎn)管理固有問題。針對(duì)固定資產(chǎn)工作管理中的固有問題，譬如：部分員工工作玩忽職守或者離職后沒有交接好、單位的收購兼并等導(dǎo)致的賬目與實(shí)際不符的情況要進(jìn)行清理，否則這些歷史上保留下來的固有問題就會(huì)一直沒有辦法徹底解決，對(duì)于這類問題需要徹底排查，避免二次返工。

(三)保證資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理。在資產(chǎn)管理工作中，對(duì)于關(guān)鍵信息的管理和檢查是很重要的，一是要保證資產(chǎn)信息審核的權(quán)限需要嚴(yán)格控制，防止出現(xiàn)徇私舞弊。二是校園相關(guān)網(wǎng)站服務(wù)器的安全密匙需嚴(yán)格保密妥善保管，高校固有財(cái)產(chǎn)信息的安全性需要引起足夠的重視。對(duì)于管理人員權(quán)限的變動(dòng)也要詳細(xì)記錄，這樣既方便管理，又能在出現(xiàn)了問題之后準(zhǔn)確追責(zé)。高等院校的資產(chǎn)信息也需要及時(shí)的備份，周期性的備份，防止信息的丟失和泄露。三是可能由于用戶的錯(cuò)誤操作導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，故信息的查詢和日常信息的管理需要使用到不同的兩個(gè)服務(wù)器，盡量避免外部無關(guān)人員對(duì)學(xué)校內(nèi)部數(shù)據(jù)庫的訪問。

(四)注意關(guān)鍵職責(zé)分離。保證關(guān)鍵職責(zé)的分離是管理崗位所必須遵守的原則。在高等院校的固定資產(chǎn)管理工作中，最起碼要保證以下工作內(nèi)容的職責(zé)分離：對(duì)于固定資產(chǎn)處置的審批權(quán)限和對(duì)固定資產(chǎn)處置的執(zhí)行權(quán)限互相分離；對(duì)于固定資產(chǎn)的獲取、處理工作的執(zhí)行和其入賬信息工作的分離。高校固定資產(chǎn)的處理，包括出租、外借所得及其有關(guān)的各項(xiàng)費(fèi)用均需按等級(jí)會(huì)計(jì)信息，留存完整的信息數(shù)據(jù)，若是牽連到大量的固有資產(chǎn)的處理或者大額金錢的處理，需報(bào)備管理部門，使批準(zhǔn)和評(píng)估的工作由審計(jì)處、組織部、財(cái)務(wù)處、紀(jì)委檢查部門等聯(lián)手完成相關(guān)資產(chǎn)處理的工作。

(五)做好信息共享工作。做好了高校內(nèi)部資產(chǎn)控制工作的前提之下，還要符合相關(guān)的保密協(xié)議及有關(guān)法律，一定程度上的信息共享能讓整個(gè)學(xué)校的師生體驗(yàn)到良好的數(shù)據(jù)化的資產(chǎn)管理信息服務(wù)。信息流通常是人們使用不同手段來傳遞信息，可以直接說話也可以借助介質(zhì)，在數(shù)據(jù)信息傳播的各個(gè)環(huán)節(jié)里，信息就為管理體系的中樞。“互聯(lián)網(wǎng)+”的資產(chǎn)管理模式就是把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與陳舊的資產(chǎn)管理辦法進(jìn)行聯(lián)合。這種綜合性的操作模式，手機(jī)上安裝應(yīng)用就能實(shí)現(xiàn)信息共享，而是不是將信息分別儲(chǔ)存，相互直接沒有關(guān)聯(lián)。

四、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的今天，高等院校固定資產(chǎn)管理工作的進(jìn)行有了很大的進(jìn)步。這個(gè)進(jìn)步歸功于行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查的經(jīng)驗(yàn)、學(xué)校資產(chǎn)管理部門和其他有關(guān)部門的工作配合與銜接、各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn)的明確規(guī)定、科學(xué)合理的資產(chǎn)管理工作流程、高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鞯?，正是有了這些因素的共同作用和助力，高等院校固定資產(chǎn)管理工作才能穩(wěn)中求進(jìn)，迅速進(jìn)步。