試析檔案管理歸檔整理分類(lèi)技巧

周芷伊

元江縣教育體育局 云南玉溪 653300

在人們生活中，對(duì)于檔案整理工作愈發(fā)重視，檔案作為工作記錄和信息收集在人們工作中有著極為重要的地位，那么對(duì)于檔案管理歸檔整理也就是非常必要的。檔案管理的重要內(nèi)容在于文檔收集和整理方面，而歸檔整理就是文檔收集后進(jìn)行歸檔中一系列步驟最后形成的文件，并且歸檔整理是采用紙質(zhì)文件進(jìn)行記錄。

一、文書(shū)檔案管理基本概念

檔案管理就是文書(shū)檔案收集過(guò)程和進(jìn)行歸檔，那么在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，掌握一定分類(lèi)技巧，可以有事半功倍的效果[1]。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中必須要有的幾步驟。第一步，要分清文檔類(lèi)型，對(duì)于相同文檔進(jìn)行整理；第二步，要進(jìn)行對(duì)于收集的文檔信息要進(jìn)行裝訂成冊(cè)，以便查看和保存；第三步，要將整理好的檔案進(jìn)行有序排列；最后一步，要進(jìn)行編號(hào)和裝盒保存。這樣才是檔案整個(gè)整理步驟。而在文檔分類(lèi)過(guò)程中，要將文檔根據(jù)機(jī)構(gòu)或者是問(wèn)題不同進(jìn)行合理分類(lèi)，這樣使得信息不混淆，查找起來(lái)也能方便有序[2]。那么想要把檔案管理做好，就需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。在檔案分類(lèi)這一環(huán)節(jié)是檔案管理最重要的地方，是日后人們進(jìn)行準(zhǔn)確查找信息的必要前提，必須要引起檔案管理人員重視。但是當(dāng)前的檔案管理工作中檔案管理人員在檔案分類(lèi)方面是存在問(wèn)題的，檔案管理人員經(jīng)常將公文立卷和檔案管理弄混，使得檔案管理工作難度加大，那么就出現(xiàn)對(duì)于問(wèn)題所解決的相關(guān)規(guī)定，將文檔之間有序排列開(kāi)來(lái)，不僅能準(zhǔn)確定位文檔自身價(jià)值，還有利于進(jìn)行查找和保存。

二、文書(shū)檔案管理分類(lèi)及保存年限

在文檔管理過(guò)程中，文件種類(lèi)不同，保存年限和所在單位也就有所不同，而且保存年限不同的文檔也不能混淆在一起。其中有一些文檔需要永久性保存，而有一些文檔有著固定時(shí)間保存時(shí)間，比如，30年、10年或者其他時(shí)間。

（一）黨委工作

永久性：1.黨委會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議決定。2.上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出指令及通報(bào)。3.黨委年度總結(jié)和工作安排。4.黨代會(huì)和團(tuán)代會(huì)文件。5.黨委關(guān)于干部職務(wù)方面的任免、審核、獎(jiǎng)罰、通報(bào)批評(píng)、統(tǒng)治。6.黨內(nèi)報(bào)表和人員名單。7.上級(jí)機(jī)關(guān)工作安排、工作通知和總結(jié)報(bào)告。8.黨內(nèi)思想建設(shè)、黨員學(xué)習(xí)情況和黨委監(jiān)督、管理。9.干部違紀(jì)記錄等方面文件材料。10.黨政廉政建設(shè)考核情況統(tǒng)計(jì)。

30年：1.黨委精神文明建設(shè)、學(xué)習(xí)、思想政治工作安排。2.關(guān)于干部政策、來(lái)訪材料。3.對(duì)優(yōu)秀黨（團(tuán)員）、先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等文件材料。4.紀(jì)委關(guān)于案件控告檢舉、調(diào)查處理的通告、報(bào)告、通告。5.開(kāi)展黨風(fēng)廉政建設(shè)、黨紀(jì)教育活動(dòng)文件材料。

（二）團(tuán)委工作

永久性：1.關(guān)于團(tuán)員代表會(huì)議文件材料。2.關(guān)于團(tuán)委工作年度計(jì)劃、總結(jié)。3.團(tuán)員名單。

30年：1.團(tuán)委關(guān)于團(tuán)組織建設(shè)、配備。2.團(tuán)委關(guān)于表彰優(yōu)秀團(tuán)組織、優(yōu)秀團(tuán)員和相關(guān)處分。

10年：團(tuán)委關(guān)于團(tuán)員組織、青年開(kāi)展文化活動(dòng)、知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)通知。

（三）辦公室活動(dòng)

永久性：1.頒布的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法等。2.關(guān)于年度總結(jié)和規(guī)劃。3.院務(wù)會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、會(huì)議要點(diǎn)。4.重要領(lǐng)導(dǎo)指示和處理記錄。5.上級(jí)單位作出決定、名稱(chēng)更改、合并、人員編制、印章啟用請(qǐng)示、報(bào)告。6.頒布規(guī)章制度。

30年：關(guān)于檔案管理工作規(guī)范。

（四）勞務(wù)人事

永久性：1.關(guān)于招聘、升職、復(fù)職等決定、通知。2.關(guān)于人員辭職、退休、生活待遇等方面規(guī)定和通知。3.關(guān)于人員相關(guān)文件、統(tǒng)計(jì)、員工名單、工資統(tǒng)計(jì)。4.上級(jí)單位調(diào)整工資相關(guān)文件。5.干部考核資料、專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)評(píng)定。6.員工教育、培訓(xùn)。

30年：1.工作人員處罰、獎(jiǎng)勵(lì)通知。2.工資、補(bǔ)貼相關(guān)情況。

（五）財(cái)務(wù)

永久性：1.上級(jí)單位和本單位對(duì)于年度財(cái)務(wù)的報(bào)告、通知。2.領(lǐng)導(dǎo)任職期間、財(cái)務(wù)收支情況和財(cái)產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等報(bào)告和通知。3.在公司期間發(fā)生的違紀(jì)行為作出審核和處理意見(jiàn)。4.關(guān)于年度總結(jié)和計(jì)劃。5.相關(guān)單位下單費(fèi)用計(jì)劃、調(diào)整計(jì)劃和建設(shè)計(jì)劃。6.國(guó)有資產(chǎn)登記、評(píng)估、核算、債務(wù)等問(wèn)題的相關(guān)材料。7.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、請(qǐng)示。8.編制年度計(jì)劃、年度統(tǒng)計(jì)表。

30年：1.關(guān)于設(shè)備購(gòu)置、審批手續(xù)。2.合同管理規(guī)定、執(zhí)行情況等材料。3.關(guān)于財(cái)務(wù)工作管理、財(cái)務(wù)支出。

本文主要是對(duì)檔案管理方面工作中歸檔整理問(wèn)題展開(kāi)研究，同時(shí)也找尋了一些在不同類(lèi)型文檔整理方面的知識(shí)技巧，這對(duì)于以后文檔管理工作有很大幫助，希望在以后日子，相關(guān)文檔整理管理部門(mén)能夠認(rèn)識(shí)到文檔管理在當(dāng)代的重要性，需要投入一定精力在文檔整理工作上，不可馬虎大意，運(yùn)用有效快捷的方式對(duì)文檔進(jìn)行整理和采集，這對(duì)促進(jìn)我國(guó)文檔整理工作有著很大意義，也為文檔管理人員提供幫助。