事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

王 健

中國肇東市委組織部檔案信息管理中心 黑龍江綏化 151100

事業(yè)單位是國家大量用人單位，其中的檔案也相應(yīng)的錯綜復(fù)雜，尤其在如今時代發(fā)展的背景下，這就無疑對于檔案管理工作提出了較大的要求。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

在事業(yè)單位檔案管理中，往往會存在技術(shù)設(shè)施不完善、管理方法不當(dāng)?shù)葐栴}，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利進(jìn)行。針對這些問題就有必要盡心探究。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理有兩種，即傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，和電子信息檔案，二者并存。這種現(xiàn)象不是單指一個事業(yè)單位，而是多個檔案部門都存在這種現(xiàn)象。由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善，對各部門信息共享形成阻礙，對人事管理上也造成很多困難。

（二）檔案管理得不到重視

檔案是對相關(guān)人員的文化素養(yǎng)，教育水平、個人信息的概括及其優(yōu)異信息的基本呈現(xiàn)，對員工作出相關(guān)評價，有利于人事部門在人員工作調(diào)動上作出積極的安排。但由于檔案利用率不高，不被調(diào)用之前始終被安全的保存，不能得到檔案管理人員的足夠重視，所以在信息電子化的過程中也不能夠被實時快速的進(jìn)行電子化，也成為影響人事檔案管理進(jìn)步的又一因素。

（三）管理方式的滯后

隨著電子信息的技術(shù)不斷普及，相應(yīng)的管理規(guī)范也應(yīng)該適應(yīng)時代應(yīng)運而生。目前，事業(yè)單位的電子信息化并不完善，檔案管理仍存在紙質(zhì)記錄，甚至半電子的形式，即在信息化登記的過程中，只填寫相關(guān)人員的姓名，年齡、電話等并沒有過多的資料，沒有形成統(tǒng)一的記錄規(guī)范。對于工作人員的效率及管理水平?jīng)]有實質(zhì)的提高，管理方式的滯后難以滿足信息電子化的需要。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新舉措

事業(yè)單位檔案管理工作開展的過程中，由于一些因素的影響，經(jīng)常會出現(xiàn)各類問題，這就需要有單位能夠采取有效的創(chuàng)新措施，具體而言，可以從以下幾個方面進(jìn)行考量：

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

事業(yè)單位由于基礎(chǔ)設(shè)施差所以難以形成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，所以基礎(chǔ)設(shè)施的完善成為極為關(guān)鍵。檔案管理機構(gòu)應(yīng)規(guī)定用統(tǒng)一的軟件、掃描儀、數(shù)據(jù)表格格式等基礎(chǔ)設(shè)施，只有基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)到統(tǒng)一，信息技術(shù)的交流才可繼續(xù)進(jìn)行，從而促使檔案資源的共享致使檔案管理水平得到提升。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機制

人事單位在電子信息化背景下，需要跟上時代的潮流，在數(shù)據(jù)交流的今天，需要加強檔案的信息化建設(shè)，所以，應(yīng)該建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。在基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)一的前提下，規(guī)定電子信息的格式，應(yīng)用相同的軟件，形成統(tǒng)一的流程，并建立相關(guān)的管理機制。在各部門之間應(yīng)互相督促，互相交流。在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的帶領(lǐng)下，信息檔案管理的制度才能有理可依有據(jù)可查，促使電子信息化越走越遠(yuǎn)。

（三）重視檔案利用

在目前的檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，檔案管理的工作人員對于檔案工作就不太重視，忽視其根本的重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。與此同時，還應(yīng)該加大對檔案的開放程度，提高檔案的利用效率，這都可以使檔案發(fā)揮自己的作用，從而發(fā)揮檔案的最大價值。

（四）加強人事檔案信息化管理的安全性

檔案管理的一個重要關(guān)鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強檔案管理的安全性是很有必要的，建立檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，規(guī)范借閱機制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從管理人員上保證安全。加強檔案信息化管理工作人員的安全性教育和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲。

（五）建立檔案管理信息化的人才機制

任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機制，必須從上而下的對檔案部門的各級工作人員進(jìn)行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認(rèn)識檔案工作的特點、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全規(guī)章制度，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。

（六）完善管理機制

處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設(shè)。

在電子信息化過程中，事業(yè)單位檔案管理存在很多問題。利用電子信息化優(yōu)勢，跟上時代的步伐是解決檔案問題的有效途徑，但值得提倡的是科學(xué)、合理的進(jìn)行規(guī)劃，不能因信息化而信息化，制定一套可行的信息化標(biāo)準(zhǔn)必不可少，基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一建設(shè)也是重要因素。