提高檔案利用率的研究與探討

劉婉琳

黑龍江省航務勘察設計院 黑龍江哈爾濱 150009

檔案管理部門收集和管理檔案的目的在于結合社會和行業(yè)的具體需要，結合檔案管理資源，提高檔案使用效率，服務于社會建設工作。但是檔案本身并不可以直接產(chǎn)出社會財富，需要在檔案管理部門做好相關業(yè)務工作，使用各種方式將現(xiàn)有的資源加以整合，將其化為有用的信息來服務于社會工作。本文結合檔案利用中存在的問題總結了一些檔案利用對策。

一、現(xiàn)階段檔案利用中的問題分析

（一）檔案資源無法滿足于利用需求

現(xiàn)在我國多個地區(qū)都已經(jīng)建成了檔案館，從資源結構上審視，總體上來看，仍然很多檔案館的建設存在一定的問題。不少檔案管理部門偏重于管理黨政機關一發(fā)的文件，是對于反映社會民生、城市建設的相關檔案內(nèi)容則并很少有所涉及，所以門類不健全和檔案資源數(shù)量上的不足無法滿足于人們的利用需求，可以說檔案資源建設的實際情況和利用需求之間形成了一對矛盾。

（二）檔案開放鑒定上的問題

當前我國檔案利用相關的法律法規(guī)有一定程度上的缺失，部門規(guī)定也有一定的殘缺。雖然我國出臺了檔案法，其中有部分條例涉及到了檔案利用的內(nèi)容，但是僅僅是宏觀標準，并不具備指導意義。

檔案自形成起，滿30年即向社會開放，如檔案中涉及國防和外交以及公安等和國家重利益相關的內(nèi)容，則可以經(jīng)本檔案館的批準，延期開放。所以實際上很多檔案內(nèi)容雖然已滿30年期限，但是仍然需要進行具體斟酌。尤其是對于一些涉密內(nèi)容或敏感人物等等，如何加以處理也就成為了檔案管理工作中的難題。

最后，有關檔案服務方式上，現(xiàn)在很多檔案館雖然已經(jīng)形成了多種檔案服務方式，可以適應于檔案利用者的使用要求，工作人員也可以在日常工作中滿足于檔案利用者的使用需要。但面對個別疑難個例時缺乏經(jīng)驗，工作方法單一。

二、檔案利用服務的對策

（一）加大檔案宣傳力度，建立完善配套的檔案利用制度

首先，檔案工作者要走出默默無聞的思路，走到前臺，向社會公眾加大宣傳力度，變被動服務為主動開發(fā)利用，要不斷適應檔案事業(yè)發(fā)展的新變化，深入研究新時期宣傳工作的特點和規(guī)律，隨著傳媒形式的不斷變化，檔案部門在堅持原有的宣傳方式的同時，應不斷創(chuàng)新宣傳方式，豐富宣傳內(nèi)容。其次，要建立未開放檔案依申請公開制度，確保服務到位且不出問題，從源頭上解決檔案利用責權問題。三要建立檔案資料利用審批制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有規(guī)可依，明確需要審批的利用方式、涉及檔案資料情況，利用審批的流程和權限，進一步優(yōu)化流程，提高查檔效率。

（二）加大軟硬件建設力度，提高檔案利用工作規(guī)范程度

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理利用，電子檔案的應運而生是現(xiàn)代化的標準，檔案工作要適應這種新的發(fā)展形勢，滿足計算機辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應現(xiàn)代化的設備投入。針對文檔服務中心工作人員服務技能存在的問題，要在總結以前文檔利用的理論知識和事實數(shù)據(jù)基礎上，建立“文檔利用知識庫”，將知識管理理念運用到文檔服務工作中，提高文檔中心工作人員對突發(fā)事件的處理能力。文檔利用知識庫主要包括文檔服務利用的政策和規(guī)定、文檔服務的工作流程和系統(tǒng)操作方法、館藏主要內(nèi)容的分布、應對典型利用者的處置辦法等。

（三）建設綜合服務平臺

通過集成化檔案管理與服務平臺建設，加強業(yè)務管理平臺對數(shù)字檔案的管理能力、提供網(wǎng)絡化的服務的能力，借助先進的技術手段，提高業(yè)務管理的自動化水平與工作效率。提高檔案信息檢索和查詢技術，對檔案信息實現(xiàn)屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時，提供基于數(shù)字載體的圖像、影像、聲音等內(nèi)容的查詢技術，完善圖像、影像、聲音等各種形態(tài)的檔案信息檢索手段。確保技術的更新，提高對檔案利用需求的反應能力。

（四）處理好檔案信息公開與保密的關系

為了保障公眾的信息知情權及利用檔案的權利，必須依法公開已解密檔案信息，方便利用者及時知情和利用。并結合檔案的保密性特點，在信息化條件下開展檔案利用服務時，處理好檔案信息公開與保密要求的關系，科學掌握二者的平衡點，最大限度地做好信息化條件下的檔案利用服務。確保檔案信息安全保密和系統(tǒng)運行安全可靠，唯有如此，在信息化條件下開展檔案信息服務才能不斷完善、不斷發(fā)展。

在前文分析中我們不難發(fā)現(xiàn)，隨著社會的發(fā)展，檔案的利用形式也開始向多樣化轉變，加之網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用，也給檔案利用提供了更多的可能性。檔案雖然記錄著歷史，但是也可以為社會發(fā)展提供必要的服務和支持，所以作為檔案管理人員來說，需要結合具體手段來做好檔案管理工作，在工作中要轉變觀念，提高服務意識，這樣才能推動檔案利用率的提高。本文結合現(xiàn)在檔案利用服務中的問題總結了一些可行的對策，希望可以給相關工作的開展提供一些參考。