淺析檔案管理信息化有效策略

黃玉

摘要：通過加強對檔案管理應用信息化技術的認識，投入人力、物力及財力推進檔案管理信息化建設，積極改良當前的檔案管理模式，快速優(yōu)化檔案管理機制及提高檔案管理人員的專業(yè)素質和能力。只有這樣，才能滿足學校的發(fā)展需求，推動學校的健康發(fā)展，為師生提供更高質量的檔案服務。

關鍵詞：檔案管理;信息化;有效策略

引言：新形勢下，將信息化技術融入檔案管理工作已是大勢所趨。只有加強信息化技術在檔案管理中的應用，才能充分發(fā)揮檔案管理的功能和效用，為提高檔案管理工作質量和效果奠定堅實基礎。

一、信息化技術在檔案管理中的應用價值

（一）提高檔案管理人員工作質效性

檔案主要是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，有助于推動社會管理和個人發(fā)展。在信息化技術尚未出現(xiàn)之時，檔案主要由手工進行記錄，隨著記載數(shù)量的不斷增多，檔案管理人員面臨巨大工作壓力 。但信息化技術的快速發(fā)展，逐漸成為檔案管理的新手段。特別是在加強信息化技術應用后，檔案管理逐步實現(xiàn)了人力、物力及財力的節(jié)省，具體體現(xiàn)在以下幾方面：一是在引入信息化技術后，檔案管理實現(xiàn)了紙質檔案向電子檔案的過渡，不僅能夠節(jié)省檔案儲存空間，避免檔案的破損，還實現(xiàn)了高水平的數(shù)字化管理。特別是管理者可以結合自身需求，隨時調取所需檔案資料;二是極大地縮短了信息編寫時間。作為人員高密集區(qū)，所掌管的檔案資料眾多。如果需要對檔案資料進行修改和加工，檔案管理人員勢必面臨巨大的工作量和難度。而利用信息化技術可以簡便流程，采用機讀的形式提高工作質量和效率;三是促進檢索效率的提升。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理者獲取檔案資料需通過手動檢索，先查看目錄，再進行查找，必定消耗大量時間和精力。而使用信息化技術可以減少檢索時間，保證工作的快速進行。

（二）促進檔案資源信息共享的實現(xiàn)

從功能作用上來說，檔案伴隨一個人的一生，是對個人學習、工作情況的總結，需要在求職、升學等過程中加以運用。然而在以往的檔案管理工作模式下，由于技術不先進，管理形式繁瑣、流程復雜，使得上級領導或其他單位查看個人檔案耗時、耗力。但隨著信息化技術在檔案管理中加強運用，實現(xiàn)了檔案資料信息共享，有效解決了上述問題。特別是檔案中的學生、干部人事檔案資料，可以通過計算機終端進行及時傳遞，無需經歷錯綜復雜查找、確認等環(huán)節(jié)，直接做到了對相關信息的分類提取和準確分析，極大地滿足了上級領導、單位部門及個人對檔案的不同需求。同時隨著法律法規(guī)的不斷完善，檔案信息化管理實現(xiàn)了有法可依、違法必究、執(zhí)法必嚴，極大地保證了檔案管理的安全性和有效性。

二、檔案管理信息化有效策略

1.強化管理制度

在信息化管理環(huán)境中，為了更好地完成檔案管理與服務模式創(chuàng)新，必須采用嚴格的管理方案，推動檔案管理各階段的操作規(guī)范，因此對于檔案管理與服務模式創(chuàng)新，應根據(jù)具體情況制訂完善的檔案管理規(guī)章制度，在規(guī)章制度中確立檔案保管工作的步驟和工作的各階段要求，從檔案的信息內容、創(chuàng)建和保管使用，都要以規(guī)章制度的形式建立起來，只有這樣才能保證檔案管理工作的標準化。另外，在現(xiàn)有的檔案管理制度中，要與監(jiān)督機制、獎懲制度相結合，保證各項工作的順利進行。同時，要建立健全檔案的問責機制，使檔案管理和服務方式得到有效的改進。在信息時代，要想使檔案管理和服務得到有效的落實，就必須運用嚴密的管理體系，使檔案管理的各個方面都能得到有效貫徹。因此，要按照檔案管理的要求，結合的具體情況，制訂一套專門的檔案管理制度，將檔案的各項工作和工作程序、資料的建立、保管、利用等方面都做了詳細規(guī)定，從而保證了檔案的規(guī)范化。同時，在建立的檔案管理體系中，也要引入監(jiān)察和懲罰機制，以保證各項工作的順利進行，特別是對于檔案資料的利用，更要嚴格監(jiān)控，對于檔案管理中的錯誤，要進行問責，這樣才能有效地約束相關人員的行為，從而提升檔案管理的服務質量。

2.建立檔案智能管理信息系統(tǒng)

信息技術在現(xiàn)代社會的應用范圍和深度不斷提高。為了更好融入現(xiàn)代社會，有必要完善檔案管理與服務模式的創(chuàng)新方案。對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行適當改進，以提高檔案管理的實際效果。因此，必須針對檔案管理信息化工作進度，打造相應的檔案智能管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進行存儲。在整個存儲過程中，管理人員和專業(yè)技術人員必須做好相應信息的分類。創(chuàng)建的智能檔案管理系統(tǒng)必須嚴格進行權限管理。由于并非所有員工都能隨意瀏覽檔案信息管理系統(tǒng)，需要根據(jù)具體工作需要，獲得權限的員工可通過專門賬號和登錄密碼瀏覽檔案信息內容，系統(tǒng)軟件應記錄所有人的瀏覽痕跡，未經許可不得使用個人電腦、硬盤復制檔案信息內容。此外，必須指派專業(yè)技術人員對智能檔案管理系統(tǒng)進行定期維護，保證系統(tǒng)軟件的正常運行，并根據(jù)具體要求對系統(tǒng)進行必要的升級，對檔案進行實時更新，從而為檔案管理信息化進程提供有力保障。

結論：綜上所述，檔案是開展各項工作的重要保障，推進檔案管理信息化建設，加強信息化技術的應用，是新時代下提高檔案管理質量和效果的基礎所在?；诖?，必須把握時代發(fā)展趨勢，正確認識信息化技術對檔案管理工作的影響，及時認清檔案信息化管理工作存在的問題。

參考文獻：

[1]李佳川.提升高職院校檔案管理工作規(guī)范性的路徑探索[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（21）：55-57.

[2]高玉梅.基于大數(shù)據(jù)、云技術、人工智能等新技術發(fā)展的檔案信息技術發(fā)展與創(chuàng)新[J].陜西檔案，2021（06）：31-33.