高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究

李冬

摘 要：當前高校檔案信息化建設已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然趨勢，本文從高校檔案信息化建設的影響因素入手，對技術因素和非技術因素的影響進行了全面的分析，并針對高校檔案信息化建設的特點和要求提出了相應的解決對策。

關鍵詞：高校檔案 信息化建設 影響因素 對策

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）02-00-01

當前，高校的檔案信息化建設已經(jīng)邁進了一個新的發(fā)展階段，科技的迅速發(fā)展和辦公自動化的運用不斷推動著高校檔案信息化建設的步伐，不論是科研工作還是教學任務都已經(jīng)離不開信息化建設的需要。因此，我們說高校檔案信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢，是信息時代的必然產(chǎn)物。

一、高校檔案信息化建設的重要意義

1.拓寬檔案工作的服務領域

傳統(tǒng)的高校檔案管理模式之下，檔案工作可供服務的領域較窄，除了作為個人的檔案信息之外，并沒有其他的用處。但是通過對高校檔案信息化的建設，我們的檔案工作的服務領域得到了全面的拓寬。高校檔案信息作為大量的、全面的、可靠地公共原生性信息，能夠為社會公共信息的收集和利用提供全面的支撐，為信息化社會的建設提高良好的基礎條件。并且，眾所周知，運用現(xiàn)代化的管理手段所收集的檔案信息更便于存儲、開發(fā)和利用，也能夠為社會的發(fā)展提供更良好的服務。

2.提升檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低下，并且每次進行檔案信息的整理和收集都需要大量的工作人員參與工作，需要耗費大量的人力、物力和財力。通過信息化建設，高校的紙質(zhì)檔案和電子檔案都能夠在智能、高效的模式下得到管理，每年在收集新生檔案或者新入職的教職人員的檔案信息的時候我們可以利用網(wǎng)絡進行文件的收發(fā)，然后將已經(jīng)收發(fā)的文件上傳到高校的檔案信息管理系統(tǒng)當中。在檔案信息管理系統(tǒng)當中，檔案管理的工作人員可以迅速進行數(shù)據(jù)的檢查和驗收，并對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行自動歸檔，這極大地提升了工作人員的工作效率，縮短了工作時間。

3.實現(xiàn)與高校辦公自動化系統(tǒng)的接軌

當前高校辦公自動化系統(tǒng)在整個校園的信息化建設中發(fā)揮著舉足輕重的作用，不論是高校中的科研任務、教學活動還是行政辦公任務都離不開信息化系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的作用。因此，為了實現(xiàn)高校檔案管理工作能夠與整個校園的活動實現(xiàn)全面的接軌和融合，我們就必須積極進行高校檔案信息化建設。

二、高校檔案信息化建設的影響因素分析

1.技術因素

在高校檔案信息化建設當中，信息資源的建設、信息的管理以及信息服務等都是其重要的組成部分。技術因素的影響對于高校檔案信息化建設具有十分重要的影響。首先，信息技術的發(fā)展為檔案信息資源的建設提供了強大的技術支撐。信息資源的創(chuàng)建一般分為數(shù)據(jù)檔案的原文信息、檔案目錄以及編研信息等。通過掃描、縮微、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術手段我們能夠有效將那些紙質(zhì)文件、照片、錄像等都貯存到光盤等介質(zhì)當中，從而形成數(shù)字化的檔案。數(shù)據(jù)檔案一般需要借由人工的手段進行輸入，也可以借助檔案信息管理系統(tǒng)的手段進行自動生成。最后，在信息系統(tǒng)當中我們可以進行編研信息，依托一定的網(wǎng)絡編輯技術，實現(xiàn)多種信息形式的有效融合。其次，信息技術在很大程度上影響著信息管理的水平。除了信息資源的收集之外，信息的管理也是信息化建設中的重要組成部分。 最后，技術因素使是影響信息服務水平和服務效率的重要因素。通過數(shù)字化的高校檔案信息管理，我們的檔案信息還能夠發(fā)揮特定的服務功能。除了傳統(tǒng)檔案信息管理下的檔案借閱和復制之外，檔案信息化的建設還能夠提供檔案目錄的檢索功能、網(wǎng)上展覽、信息發(fā)布等多重服務功能。并且高校檔案館會通過自己的官方網(wǎng)站來進行一些有意義的文字、圖像和音頻檔案信息的發(fā)布，滿足人們的多樣化需求。

2.非技術因素

2.1人員因素的影響

在高校檔案信息管理工作當中，人是管理工作的主體，工作人員的素質(zhì)在很大程度上就決定了信息化建設的進程。盡管在高校檔案信息化建設的過程中，技術發(fā)揮著越來越重要的作用，但是人的因素始終是不可替代的重要組成因素。不論是文件電子化的過程、文件的動態(tài)管理過程還是文件存儲的數(shù)字化都離不開人的作用。對于高校的檔案信息化建設來說，我們需要大量的專業(yè)性技術人才和管理人才，加快高素質(zhì)的人才隊伍建設是當前的首要任務。

2.2政策法規(guī)的影響

在高校檔案信息化建設的過程中，政策法規(guī)的影響也相當巨大。在使用電子化技術、自動化技術以及網(wǎng)絡化技術的過程中，我們的檔案信息管理工作會涉及到一系列有關權利和義務方面的問題，如果沒有相應的規(guī)范標準和政策法規(guī)的制定，我們的檔案信息化建設過程中將會出現(xiàn)很多難以協(xié)調(diào)的問題，難以實現(xiàn)有效的管理。

2.3資金投入的影響

資金投入的多少直接影響著高校檔案信息化建設的進程，對于高校來說，檔案的信息化建設需要先進的技術設備、需要先進的系統(tǒng)應用、更需要優(yōu)秀的專業(yè)人才，這些都需要大量的資金投入來完成。

三、高校檔案信息化建設的實施對策

1.建立高校檔案信息化人才隊伍

在高校檔案管理工作當中，高校的檔案管理人才隊伍建設當前信息化建設的首要任務。為了提升高校檔案信息化建設的水平，高校在招聘檔案管理工作人員的時候應當適當提高門檻，盡量招收那些專業(yè)素質(zhì)較高、業(yè)務能力較強、熟悉辦公自動化和網(wǎng)絡技術的高素質(zhì)人才，并在平時的工作中做好定期培訓和業(yè)務考核工作。

2.強化高校檔案信息網(wǎng)絡建設

以高校的檔案館為中心我們可以建立一個覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡，作為整個學校檔案信息發(fā)布與接收的窗口，并利用數(shù)字化的技術手段，借助校園網(wǎng)征集與本高校教學、科研有關的有價值的檔案信息資源。同時，構建統(tǒng)一的管理平臺，引進檔案信息管理軟件，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的同步網(wǎng)絡化管理進程。

3.構建高校檔案信息安全保障體系

在信息社會環(huán)境下，檔案信息的保密問題和安全隱患也越來越突出。因此，我們在高校需要構建全面的信息安全保障體系。對于每份電子檔案的生命周期實行全程監(jiān)管，采取電子、紙質(zhì)兩種形式并存的辦法，做好全面的備份工作。同時，還需要為服務器安裝一定的防病毒軟件，保障信息環(huán)境的安全。

結語

當前我們已經(jīng)全面進入信息時代，對于高校來說，傳統(tǒng)檔案管理模式當中的手工操作、紙質(zhì)檔案以及手工整理等方式已經(jīng)不再適應時代發(fā)展的需要，對此我們跟隨時代的步伐，不斷促進檔案管理的信息化進程。

參考文獻

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