淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值與問(wèn)題

摘 要：隨著科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，信息技術(shù)逐漸走入社會(huì)大眾的生產(chǎn)生活之中，對(duì)我們的生活與工作方式產(chǎn)生了巨大的改變。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展歷程中，信息數(shù)據(jù)成為重要的資源，檔案管理工作的好壞對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體組織以及個(gè)人的生產(chǎn)生活產(chǎn)生重要的影響。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文將主要圍繞著當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和價(jià)值進(jìn)行討論，并就檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中需要重視的問(wèn)題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè)；數(shù)字化；信息技術(shù)

1 關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的概述

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息成為社會(huì)發(fā)展所必須的數(shù)據(jù)資料，檔案建設(shè)與管理工作的開展對(duì)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織團(tuán)體乃至個(gè)人的生活都帶來(lái)深遠(yuǎn)的影響，是在發(fā)展過(guò)程中對(duì)每一項(xiàng)具有保存價(jià)值與意義信息的記錄和保存。檔案信息管理歷來(lái)十分重要。但同時(shí)由于記載信息量之大，內(nèi)容之繁雜，在浩如煙海的檔案信息中進(jìn)行保存和管理也成為一項(xiàng)相對(duì)困難的工作，在信息化迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，給檔案信息建設(shè)與管理工作帶來(lái)了巨大的革命浪潮。數(shù)字化檔案建設(shè)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息管理工作困難，信息資源雜亂的現(xiàn)象，大大減輕了檔案信息管理工作的壓力。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

在進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)和管理的過(guò)程中，由于受到現(xiàn)實(shí)經(jīng)濟(jì)條件、人力物力和財(cái)力等諸方面因素的限制，在數(shù)字化信息建設(shè)的過(guò)程中會(huì)遇到一定的瓶頸，在工作中會(huì)遇到一定的麻煩。那么在處理數(shù)字化檔案建設(shè)的工作過(guò)程中，需要嚴(yán)格根據(jù)一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，最大程度的提高檔案信息建設(shè)的效率和工作質(zhì)量，提高數(shù)字化管理的實(shí)用性。

首先，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循價(jià)值性原則，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化與整理的過(guò)程中分清輕重緩急以及檔案的價(jià)值，優(yōu)先選擇珍貴的檔案進(jìn)行數(shù)字化存貯，為珍貴的檔案信息提供可靠的檔案副本資料[1]。其次，遵循實(shí)用性的原則，在數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)利用率高、使用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化建檔，一方面可以存儲(chǔ)可靠的副本數(shù)據(jù)，另一方面數(shù)字化的檔案資料能夠更加方便信息的查詢和使用，為社會(huì)生產(chǎn)生活等各個(gè)方面帶來(lái)諸多便利之處[2]。再次，遵循開放性的原則，為實(shí)現(xiàn)檔案共享的工作目標(biāo)，在數(shù)字檔案建設(shè)的過(guò)程中優(yōu)先選擇開放的數(shù)據(jù)資料。最后，遵循特色的建檔原則，不同區(qū)域和領(lǐng)域的檔案資料都有不同的特點(diǎn)，在進(jìn)行數(shù)字化建檔的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮并保留自己的特色，最大程度的避免在建檔過(guò)程中存在重復(fù)的現(xiàn)象。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性與價(jià)值

3.1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案的數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，信息化時(shí)代的到來(lái)為我們的生活和工作方式帶來(lái)了極大的變革，也提供了諸多的便利之處，將信息技術(shù)應(yīng)用于我們的生活和工作之中，提高工作效率，降低工作難度。其次數(shù)字化檔案建設(shè)和管理是社會(huì)各界的強(qiáng)烈呼聲，為了提高社會(huì)各領(lǐng)域工作的效率、提高決策水平和速度，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)，對(duì)檔案建設(shè)工作提出更高要求的呼聲。因此，檔案建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然要求。

3.2 檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值

1）提高檔案管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案建設(shè)和管理工作是通過(guò)人工處理進(jìn)行的，建設(shè)與辦理的程序繁瑣復(fù)雜，工作任務(wù)量大、內(nèi)容繁多，不僅僅對(duì)工作人員帶來(lái)巨大的工作壓力，并且人工的檔案建設(shè)與管理工作，難以避免的在工作中存在一定的誤差和紕漏，建檔和管理工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)的失誤，很容易對(duì)后續(xù)的各項(xiàng)工作的開展帶來(lái)一定的麻煩。除此之外，在人工管理的過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力物力，占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，維護(hù)工作相對(duì)較復(fù)雜。通過(guò)數(shù)字化建檔的方式進(jìn)行后續(xù)的檔案管理工作，提高工作的準(zhǔn)確度，在對(duì)檔案資料進(jìn)行提取利用的過(guò)程中，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞的方式就可以在幾秒的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行快速的信息檢索工作，最大程度提高工作效率。并且數(shù)字化的形式進(jìn)行檔案建設(shè)惡化管理，能夠減少大量的人力物力資源的耗費(fèi)，降低檔案后期維護(hù)工作的經(jīng)費(fèi)投入和人力資源浪費(fèi)。

2）創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。傳統(tǒng)的檔案建設(shè)與管理模式一直采用粗放的方式，辦公人員數(shù)量和辦公所需的經(jīng)費(fèi)數(shù)目不斷提升，為檔案管理工作帶來(lái)了相對(duì)較大的經(jīng)濟(jì)成本。通過(guò)數(shù)字化管理方式，將減少不必要的資源的浪費(fèi)，同時(shí)提高工作效率，加快決策速率以及質(zhì)量，為社會(huì)企業(yè)和團(tuán)體帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益。

4 在數(shù)字化檔案建設(shè)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

4.1 做好檔案建設(shè)所需的費(fèi)用與價(jià)值權(quán)衡工作

在初步進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，需要大量的資金投入，面對(duì)的工作量相對(duì)較大、耗費(fèi)的資源較多，在這個(gè)過(guò)程中要重視對(duì)已有檔案的價(jià)值篩選工作，優(yōu)先促進(jìn)珍貴、實(shí)用性和利用頻率較高的數(shù)字檔案建立，避免建檔內(nèi)容的重復(fù)[3]。在建檔之前做好數(shù)字化處理的成本投入與后期數(shù)字化檔案管理維護(hù)的經(jīng)費(fèi)投入預(yù)算工作，將檔案的價(jià)值與其所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行對(duì)比，如果檔案信息所帶來(lái)的效益小于初始階段的資金投入，那么這一檔案的數(shù)字化建設(shè)就相對(duì)沒(méi)有太大的意義。

4.2 注重檔案建設(shè)和管理工作人員隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)建設(shè)

數(shù)字化檔案建設(shè)和管理工作是伴隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，其產(chǎn)生和應(yīng)用的時(shí)間相對(duì)較短，各機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)間相對(duì)較短，在管理人員問(wèn)題上可能存在缺乏專業(yè)人才的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案管理工作多歸于后勤管理工作部門，很多情況下是退休人員或者一人身兼多職，這種現(xiàn)象已經(jīng)不適用于如今的電子檔案建設(shè)與管理工作。需要重視精通電子信息技術(shù)、掌握精深檔案管理工作的人才從事該項(xiàng)工作。并且注重對(duì)人才對(duì)于的建設(shè)與培養(yǎng)工作，為數(shù)字化檔案建設(shè)工作提供有力的人才隊(duì)伍保障。

4.3 注重電子文件的收集整理工作

數(shù)字化檔案的主要信息來(lái)源是電子文件，傳統(tǒng)的檔案建設(shè)工作是通過(guò)紙質(zhì)文件目錄的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，在信息化時(shí)代下，為了提高檔案建設(shè)工作的可靠性，在有條件的地區(qū)實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文檔并存的雙軌制建檔方案。這就需要在平時(shí)做好電子文件信息的收集與整理工作，推進(jìn)檔案工作室的建設(shè)管理工作進(jìn)程。

5 總結(jié)

科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)如今的方案建設(shè)和管理工作帶來(lái)了巨大的改變，傳統(tǒng)的檔案建設(shè)工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐及要求，正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化建檔工作的重要價(jià)值，最大程度發(fā)揮數(shù)字化建檔對(duì)生產(chǎn)生活工作的積極促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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[2]楊金洲.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)新通信，2016（16）.

[3]朱琦.提高檔案管理效率的若干思考[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（05）.

作者簡(jiǎn)介

吳少君（1984-），男，漢族，廣東中山，本科，館員，檔案員，中山市南頭鎮(zhèn)檔案館，研究方向：檔案專業(yè)。