檔案管理信息化建設(shè)工作

張海玲

摘 要：本文以信息時(shí)代大背景下的影響，從檔案管理信息化建設(shè)的方法與檔案管理工作的優(yōu)化方向進(jìn)行了詳盡的闡述，在新時(shí)代的快速發(fā)展中可以推進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案管理；科學(xué)化

信息化高技術(shù)的應(yīng)用在社會(huì)生活中的各行各業(yè)中都的到了廣泛應(yīng)用與有效的成績(jī)，對(duì)快速推動(dòng)我國(guó)社會(huì)注意經(jīng)濟(jì)快速的建設(shè)和社會(huì)主義社會(huì)的快速發(fā)展發(fā)揮了很大的助推的影響，在信息化進(jìn)程的建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)信息的重要性逐步的顯現(xiàn)再我們面前，也逐漸被相關(guān)行業(yè)的主頁(yè)技術(shù)人員所重視，受各界人士的關(guān)注與研究。由于檔案有著他自身獨(dú)自的特點(diǎn)，他作為信息的載體與信息發(fā)展促進(jìn)傳播的重要依托，在相關(guān)的行業(yè)領(lǐng)域也得到了相對(duì)應(yīng)的重視，在該過(guò)程中，如何將信息化技術(shù)的發(fā)展作為載體，積極、科學(xué)的探索與發(fā)展檔案信息化建設(shè)，合理有效的構(gòu)建信息化的相應(yīng)的管理模式，成為信息管理行業(yè)的相關(guān)的技術(shù)人員的重點(diǎn)深究與關(guān)注的問(wèn)題。由此，相關(guān)的技術(shù)人員有必要結(jié)合檔案信息化的建設(shè)的發(fā)展方向與發(fā)展過(guò)程中的相應(yīng)的需求，對(duì)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容與技術(shù)進(jìn)行變革創(chuàng)新，融入新的推動(dòng)力與發(fā)展力，提升檔案管理相關(guān)工作的技術(shù)水平，為社會(huì)主義社會(huì)的經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展與建設(shè)提供最為有效的技術(shù)支持。

1 必要性

1.1 社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物

隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)也快速的發(fā)展與壯大，在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中，檔案管理工作在相應(yīng)的領(lǐng)域中的占有的比重也越來(lái)越大，使得檔案管理與現(xiàn)代技術(shù)水平的快速提升相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化發(fā)展的節(jié)奏與步伐，間接的對(duì)檔案相關(guān)文件在相關(guān)工作中的利用的便捷性得到了有效的保障?？v觀檔案管理的發(fā)展，在傳統(tǒng)的相關(guān)的檔案的管理的工作中，工作人員的疏漏的狀況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致了檔案信息的遺失。但隨著信息化技術(shù)的在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，檔案管理工作的質(zhì)量有了顯著的提升，最大程度上減少了檔案管理工作中相關(guān)管理人員的工作量與工作強(qiáng)度問(wèn)題，避免了檔案信息堆積，無(wú)法快速完成歸檔，造成信息遲滯的問(wèn)題，使檔案管理人員可以在相對(duì)輕快的工作內(nèi)容下，輕松的完成管理工作的相關(guān)內(nèi)容，提升了相關(guān)管理人員的幸福感，這對(duì)于檔案管理工作的效率提升起到了積極的推進(jìn)與加速作用。

1.2 發(fā)展的方向

今年來(lái)，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)體以及資源的應(yīng)用擴(kuò)大與大眾化程度不斷加深，更多的人們開(kāi)始享受到了互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的便捷性，與之而來(lái)的，人們也可以利用網(wǎng)絡(luò)的廣大的資源，更為便捷的查詢檔案的相關(guān)信息，這樣可以足不出戶，更為便利，與之發(fā)展的，檔案信息用戶也隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步快速的增長(zhǎng)，隨之，檔案管理工作的相關(guān)的內(nèi)容與范圍也逐漸的到了快速的擴(kuò)張。由于依托于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展而發(fā)展，收到了互聯(lián)網(wǎng)資源的影響，檔案管理的相關(guān)的內(nèi)容也隨著互聯(lián)網(wǎng)的擴(kuò)張發(fā)生了相應(yīng)的變化，檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)不斷增加，大量的信息涌入，很容易出現(xiàn)信息的準(zhǔn)確性問(wèn)題。這樣的情況，不僅降低了檔案相關(guān)信息的準(zhǔn)確性，也讓檔案信息的相關(guān)用戶對(duì)相應(yīng)的檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確率有了疑慮與懷疑，更有甚者出現(xiàn)了虛假的信息，使得檔案信息的發(fā)展得到了很大的阻礙，使檔案信息管理工作不能更好的朝著多元化與專業(yè)化的發(fā)展方向快速的發(fā)展。在日常生活中，相關(guān)用戶的意愿是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索出自己需求的相關(guān)信息，通過(guò)相關(guān)的信息進(jìn)一步獲取更多的信息。在大多數(shù)人的思維中認(rèn)為，在檔案的相關(guān)部門查詢到的自己需求的信息具有一定的遲滯性，往往都不愿意在相關(guān)部門中進(jìn)行查詢，這就要求相關(guān)的檔案信息管理部門在管理工作中不斷增加新技術(shù)的應(yīng)用與學(xué)習(xí)、掌握，實(shí)時(shí)對(duì)現(xiàn)有的檔案信息管理方面的發(fā)展有更好的把握，保證該類工作的與時(shí)俱進(jìn)，協(xié)同社會(huì)的發(fā)展速度發(fā)展自身。

近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度迅猛提升，更多的人們對(duì)檔案的管理有了更多的了解與認(rèn)識(shí)，對(duì)深層次的蘊(yùn)含也有了新的認(rèn)識(shí)。隨著社會(huì)生活中檔案信息使用人群不斷的擴(kuò)大與增多，使用人員的需求開(kāi)始有了多樣化的發(fā)展，發(fā)展趨勢(shì)也有了多樣化的趨勢(shì)，在該類工作的開(kāi)展中，針對(duì)不同類型的用戶，就需要應(yīng)用不同的管理方式，否則很容易造成用戶的不滿。檔案的相關(guān)資源的運(yùn)用需要管理工作的相關(guān)的人員從用戶的需求及用戶本身等多個(gè)方面著手，進(jìn)行更為深入的分析與應(yīng)對(duì)。在日程的檔案信息開(kāi)展相關(guān)的管理工作過(guò)程中，工作性質(zhì)的特殊性對(duì)檔案工作的相關(guān)的人員有了較為高的要求，在相關(guān)的聘用檔案管理工作人員的時(shí)候，一定需要請(qǐng)相關(guān)的專業(yè)的專家對(duì)將要從事管理的人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。就目前情況看來(lái)，企事業(yè)單位中的相關(guān)的檔案管理的職能部門中，高技術(shù)型管理人才缺乏。由于缺少專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)支持，現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中快速發(fā)展與應(yīng)用無(wú)法快速實(shí)施，使得工作變得更為復(fù)雜化。

2 建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 管理人員素質(zhì)

縱觀現(xiàn)階段檔案管理行業(yè)的現(xiàn)狀，相關(guān)的檔案管理部門缺乏相關(guān)的高尖技術(shù)人員，自身的管理方面的水平不高。在檔案管理工作信息化建設(shè)中，不僅要保證檔案管理人員有專業(yè)的管理方面的專業(yè)能力，還要對(duì)計(jì)算機(jī)方面相應(yīng)的技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)有一定的掌握。檔案管理工作人員的自身的素質(zhì)的水平，對(duì)整個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程產(chǎn)生很大的影響。

2.2 缺乏安全意識(shí)

檔案信息由于自身自由的特性，所以其他的信息資源從根本上有著一定的不同，在相應(yīng)的檔案信息有著非常機(jī)密性的文件，甚至有些還是絕密性的文件，因此，對(duì)檔案信息管理是一個(gè)異常重要的工作。在現(xiàn)代社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)不斷快速發(fā)展的大背景下，如果檔案管理沒(méi)有實(shí)時(shí)的監(jiān)管機(jī)制，很容易出現(xiàn)檔案信息的泄露與盜取。一旦相關(guān)的信息被非法分子獲取，很容易造成重要的信息丟失，會(huì)影響整個(gè)社會(huì)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域正常的發(fā)展，因此，強(qiáng)化檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)管理工作有著必要性去做。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

在現(xiàn)有的檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息的穩(wěn)定是最為重要的，由于自身的不同、特殊性，檔案信息內(nèi)容中很大部分是歷史留下的數(shù)據(jù)內(nèi)容，由于受諸多因素影響，導(dǎo)致檔案信息的相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)較差，檔案的自動(dòng)化沒(méi)有有效的統(tǒng)一，制約著信息化的快速發(fā)展。

3 檔案管理信息化建設(shè)舉措

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

為加快檔案管理信息化快速建設(shè)的步伐，需要相關(guān)的工作人員實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)的觀念，提升認(rèn)識(shí)，提供更好的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

強(qiáng)有力的制度的建設(shè)是正常運(yùn)作的基礎(chǔ)，所以要進(jìn)一步的明確管理的目的是為了快速提升檔案信息化建設(shè)的水平，可以進(jìn)一步的明確各職能部門的權(quán)責(zé)。

3.3 提升技術(shù)水平

要合理有效的應(yīng)用技術(shù)條件，快速推進(jìn)建設(shè)信息化系統(tǒng)，注重軟硬件的開(kāi)發(fā)與維護(hù)、提升，提升管理相關(guān)人員的技術(shù)能力和綜合素養(yǎng)，進(jìn)一步健全信息內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，合理的整合，為快速提供信息提供有效的保障。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，快速的提升檔案信息化管理方面的工作是必然的，這對(duì)于我國(guó)相關(guān)行業(yè)的快速發(fā)展有著助推的作用。檔案信息化建設(shè)工作的快速開(kāi)展，要從觀念轉(zhuǎn)變思想開(kāi)始做起，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，積極有效的大范圍應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)對(duì)大量的資源信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理，才能跟上社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，這對(duì)檔案行業(yè)的整體發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響與意義。

參考文獻(xiàn)

[1]甘旭坤.淺談檔案管理信息化問(wèn)題[C].新時(shí)期檔案工作論文集，2005.

[2]樊雨云.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理[C].檔案工作應(yīng)對(duì)入世挑戰(zhàn)學(xué)術(shù)研討會(huì)文集，2002.

[3]吳志萍.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].卷宗，2018（21）.