學校檔案管理工作之我見

陳永光

學校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育教學管理、教育科研、德育和學生學習等活動中形成的具有保存價值的材料，它能真實的反映學校在各個時期的工作和學生的學習情況。保存并利用好學校檔案，能提高學校教育管理和教師的教學水平，對學校工作中起著承前啟后的推動作用。

1 學校檔案管理工作的重要作用

1）學校檔案是學校的歷史發(fā)展的見證者。學校檔案包括行政、黨群、教育教學、學籍、基建、財務、歷史發(fā)展等方面的文字材料和聲像、影像、電子資料，記載著全校教職工的德、能、勤、績、廉，匯集著全校學生的最原始、最可靠的品德、學籍、學業(yè)成績信息。它真實地記錄了學校的發(fā)展歷程，保存、利用好學校檔案，對學校發(fā)展具有重要的推進作用。

2）學校檔案是學校的教育教學總結。學校檔案匯集了學校教職工的知識成果，是學校成長和奮斗的沉積，具有很大的開發(fā)利用價值。對學校檔案進行綜合分析，可以全面的掌握學校教育教學等方面的延革和演變情況，為新時期學校建設提供借鑒和依據(jù)，推動學校發(fā)展。

2 學校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1）傳統(tǒng)落后的觀念制約。雖然檔案對一個學校的發(fā)展起著重要的推動作用，然而長期以來，很多學校在實際工作中對檔案工作卻不夠重視，沒有認識到它在學校工作中的重要性和必要性，認為它們無足輕重，隨意放置，導致檔案搜集不全，檔案管理手段不高，檔案信息化建設發(fā)展滯后。

2）硬件、資金投入不足，設施不達標。學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發(fā)展留下真實的軌跡。但筆者通過了解，發(fā)現(xiàn)很多學校在檔案管理方面存在以下幾種普遍現(xiàn)象：（1）硬件不能滿足檔案的需要。按照國家檔案局對于檔案管理硬件方面的要求，檔案室、借閱室、檔案整理室必須分開，可很多學校由于種種原因三室合一，有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案容易缺失或遭受破壞。（2）資金投入不足，檔案管理信息化發(fā)展滯后。許多學校檔案管理沒有專用工作經費，檔案室缺少必要的消磁設備、空調、辦公電腦等，缺少信息化建設所需的基礎條件設備，缺少采集電子文檔、媒體資料、音視頻資料所需的設備，沒有購買安裝檔案編輯、裁剪、合成以及查閱、編排等方面的系統(tǒng)管理軟件等，檔案保管設備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。

3）檔案管理人員配備不足，檔案管理人員業(yè)務素質不高，檔案管理工作難度大。（1）檔案管理人員配備不足，人員變動快。大多學校對檔案管理不太重視，沒有設置檔案管理崗位，或有的學校僅安排1名辦公室老師兼任檔案管理員，或臨時配備的。這些老師平時既要忙教育教學，又要處理繁雜的事務，還要管理檔案，檔案管理精力不夠。大多學校領導對檔案管理人員在工作、生活上關心不夠，在評優(yōu)樹模、晉升職稱等方面沒有和一線教師相等的機會，導致檔案管理人員信心不足，造成檔案管理人員變動大、不太穩(wěn)定，新、舊檔案管理人員工作交接方面難免出現(xiàn)問題，影響檔案管理工作的連續(xù)和穩(wěn)定性。（2）檔案管理人員業(yè)務素質不高。大多學校的檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身，沒有經過檔案專業(yè)培訓就上崗。這些老師平時工作很忙，很多市縣也極少開展檔案業(yè)務培訓，檔案管理員去省檔案局參加檔案業(yè)務培訓的機會更少（98%以上的學校檔案管理員都沒參加過省級檔案培訓），無法獲取最新的檔案管理專業(yè)知識，導致檔案管理手段落后，嚴重制約學校檔案管理工作的發(fā)展。（3）整理檔案難度較大。按照檔案管理規(guī)范的要求，重要文件要及時歸檔，許多教育教學活動應該在活動結束后就要整理歸檔，可很多學校卻是一年后才整理檔案。整理時要做到分類準確，目錄清楚、裝訂整齊，而檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得檔案管理員在篩選、甄別檔案時頗感頭疼，檔案整理工作的難度加大。

4）檔案材料立卷不規(guī)范。檔案管理員缺少檔案管理專業(yè)知識，或僅憑別人傳授檔案整理經驗，使得檔案材料立卷不規(guī)范，主要表現(xiàn)在立卷目錄不統(tǒng)一，把檔案和資料區(qū)別不開，檔案材料或有破損，沒有及時修復，或不符合歸檔要求，不利于檔案的保存和開發(fā)利用。

3 加強學校檔案管理工作的對策

1）領導重視，建立檔案管理工作體系。筆者在前邊已經提到，檔案對學校發(fā)展起著承前啟后的推動作用，建議各學校高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，結合學校實際，建立一整套完善的《學校檔案管理工作規(guī)定》、《學校檔案室管理制度》、《學校檔案利用制度》、《學校檔案員管理職責》等制度，形成檔案管理體系。建立健全檔案收集、甄別歸檔、保管保密制度，規(guī)范檔案的查閱、借閱流程，確保檔案管理各項工作有條不紊開展。

2）加大學校檔案管理資金投入。硬軟件建設是提高檔案管理水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。檔案管理員要主動向主管領導匯報新形勢下上級部門對檔案管理的硬件要求和信息化建設要求，匯報當前檔案工作中存在的問題和實際困難，爭取資金投入。學校領導也要高度重視并支持檔案管理工作，合理預算并下?lián)軐Ｓ棉k公經費，努力改善檔案管理硬、軟件條件。學校要專門設立綜合檔案室，檔案室、借閱室、檔案整理室要分開，添購檔案管理設施設備，編檔管理，分類存放，做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3）加強檔案管理隊伍建設。（1）加強宣傳，增強全體教職工的檔案意識。學校應通過多種形式，通過教工例會、網(wǎng)絡等形式向全體教職工宣傳檔案工作的重要性，增強廣大教職工的檔案意識，促使全體教職工都重視并支持學校檔案管理工作。學校要適時在教職工中開展檔案知識培訓，講解檔案產生、整理和歸檔的方法，提高教職工的檔案搜集意識和能力。學校各科室、教研室（組）設兼職檔案員，開展檔案的收集、整理、歸檔，從組織上保證檔案工作的順利開展。（2）選拔好專職（或兼職）檔案管理員。有條件的學校要專門設置檔案管理崗位，選拔政治思想素質和職業(yè)道德修養(yǎng)高，責任心強、業(yè)務熟練的老師擔任專職（兼職）檔案管理員，從事檔案管理工作。學校領導要在工作、生活上對檔案管理人員多一些關心，讓他們在評優(yōu)樹模、晉升職稱等方面和一線教師擁有相等的機會，讓他們安心工作，保證檔案管理人員的相對穩(wěn)定。（3）提高檔案人員業(yè)務素質。一方面學校要積極和上級部門聯(lián)系，安排檔案管理人員外出參加檔案業(yè)務培訓，提高檔案專業(yè)理論水平；另一方面鼓勵檔案管理員積極參加網(wǎng)絡學習，獲取最新的檔案管理要求，運用現(xiàn)代化管理技術和先進技術設備，提高辦公自動化管理水平。

4）加強檔案整理歸檔工作。檔案工作是一項積累性工作，首先需要各部門檔案工作人員在日常工作中重視對本部門檔案的收集和整理，積累有記錄價值的檔案資料。其次是把好檔案的“入門關”。學校應按照新形勢下的歸檔內容、格式、標準、時限等要求，指導各部門檔案員按新要求整理檔案，確保形成的檔案整理規(guī)范，從檔案形成源頭上避免錯誤發(fā)生。三是重視檔案移交工作。各部門檔案管理員將重要檔案整理完畢之后，應及時移交給學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。綜合檔案室管理員在接收、整理檔案時，發(fā)現(xiàn)有缺少的檔案應及時向有關部門索要，避免時間太長而造成檔案缺失，確保檔案完備。

5）加強檔案管理信息化建設。隨著當今社會的進步和科技的飛速發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案工作發(fā)展的必然，學校要加快檔案管理信息化建設，利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使文書檔案和電子檔案同步。

6）提高檔案利用率。綜合檔案室應利用現(xiàn)代化管理手段將學校檔案信息及時提供給學校領導、各教研室（組）和有關部門，為廣大教職工提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，主動提供檔案利用服務，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現(xiàn)，推進學校教育教學工作的發(fā)展。