基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策

張運武

摘 要：檔案是一種人類可利用可收藏的信息資源，人類的許多實踐活動以多種形式都記錄在檔案中，從而可以將其作為參考，而基層檔案的管理水平是決定著檔案館能否充分利用檔案。文章主要研究了基層檔案管理工作中存在的問題，并對所出現(xiàn)的問題提出解決對策。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理；問題；解決對策

基層檔案管理工作主要有四個方面：1）收集檔案；2）整理檔案；3）檔案的歸檔查找；4）檔案的維護?；鶎訖n案管理主要由基層單位來完成，這就要求基層單位在管理檔案時科學合理，擁有強烈的責任心和管理意識，并且基層單位中應(yīng)該多多培養(yǎng)管理檔案的人才，從而提高管理檔案的能力。以下我們研究基層檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及解決對策。

1 基層檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.1 沒有專職工作人員進行檔案管理

基層單位的管理人員很多，但大部分的管理人員都是兼職人員，很少有專職檔案管理人員，而且現(xiàn)有的工作人員也存在著專業(yè)素質(zhì)差或者管理能力低下等現(xiàn)象，許多管理人員是從別的崗位調(diào)來的，這些調(diào)劑過來的人員本來就對檔案管理工作不熟悉，更別提什么分析檔案的水平了，在鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）以及村級單位這種情況更加明顯。如果把這些珍貴的材料交到這些人手里，怎么放心。由于此種狀況，專職管理檔案的工作不能長期勝任，因此，對于檔案管理工作不能深入展開。從而在基層檔案管理工作中有很多障礙，比如缺乏專職人才，管理人員沒有強大的管理意識。

1.2 檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善

在基層檔案的管理工作中，很多基層部門的檔案室基礎(chǔ)條件差，設(shè)施不完善，檔案柜多年未曾換過，陳舊簡陋，窗戶很少導(dǎo)致通風性能不好，防蟲設(shè)施破敗，防霉設(shè)施也不完善，沒有安全措施等。不僅如此，有些因為條件不允許，甚至沒有綜合檔案室，而是和其他辦公室融為一體，這樣不僅會使辦公受到影響，更加不利于檔案管理工作的進行。還有些管理室只是個虛名而已，相對于存放檔案，更多的是存放雜物，亂七八糟的東西堆滿檔案室。

1.3 沒有充分重視檔案

在現(xiàn)階段，就我國的情況而言，檔案管理最大的誤區(qū)就是有很多的基層單位沒有給予檔案管理工作足夠的重視，更加嚴重點可以說是直接忽視檔案管理工作。而出現(xiàn)這種情況的原因就是基層單位態(tài)度不端正，淺顯的認為管理檔案就是將混亂的檔案整理，并且按照順序擺放，而這些工作因為不需要太多的技術(shù)含量、比較固定、沒有統(tǒng)一的評價體系，許多人稍加培訓(xùn)就能勝任，，部分工作人員懶散，態(tài)度不端正甚至敷衍，沒有積極的工作心態(tài)，對管理工作漠視使得檔案管理工作的地位逐漸的在下降，如若這種不良風氣在公司蔓延并盛行將不利于我國基層單位檔案管理的健康發(fā)展，而且還會造成丟失檔案資料的嚴重情況。因此，為了有效避免此類情況的發(fā)生，一定要加大工作人員對檔案的重視。

1.4 檔案制度不健全

在管理檔案的過程中，對檔案的收集、保護、借閱等制度不夠完善。很多雖然已經(jīng)建立了一些管理制度，但是只是徒有形式而沒有內(nèi)容，檔案管理混亂，整理不及時。導(dǎo)致文件大量堆積，甚至有部分文件丟失。借閱檔案有借無還，沒有借閱記錄。

2 解決基層管理工作中出現(xiàn)的問題的對策

2.1 提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和工作效率

大多數(shù)進行檔案管理工作的人員不是專職人員，因此提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，從而提高檔案管理的效率也是一個有效的辦法。要深入開展基層檔案管理工作，首先就要做好檔案管理方案，對于方案中出現(xiàn)的漏洞要及時彌補改善。只有管理人員的素質(zhì)提高了，基層檔案管理工作效率的提高才有希望。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入

要想更好的進行基層檔案管理工作，則需要在檔案工作上投入，每年對檔案管理需要的經(jīng)費做出預(yù)算，主要對以下三方面給予保障，第一，對檔案室里的檔案進行維護，第二，對一些檔案的保護和搶救，第三，管理檔案的人員的身體健康狀況和檔案信息化建設(shè)?；鶎訂挝恍枰幦∩霞墕挝辉谪斦腿肆Ψ矫娴闹С郑愿痈叩臉藴?，更加嚴格的要求建設(shè)綜合檔案室，購買高質(zhì)量的檔案柜，完善采光和通風措施，不僅如此，還要找到有效方法進行防蟲防霉工作，防盜也要考慮到。若是更加有條件的單位可以購買電腦、監(jiān)視器、掃描儀、空調(diào)等設(shè)施，從而提高檔案管理信息化的水平，檔案的安全、完好也得到有效保障。

2.3 加大宣傳檔案管理的重要性的力度

我國在管理檔案時，大多數(shù)工作人員對檔案管理不夠重視，我們可以從以下兩個方面來改善這種情況，首先，大力宣傳檔案管理工作的重要性，并且監(jiān)督。我們可以采用多種方式進行宣傳，比如電視廣播、微信、微博、期刊雜志等，使得基層單位意識到檔案管理工作的重要性，從而減少檔案的丟失和損壞。其次，不僅要通過媒體進行宣傳，國家也可以發(fā)布行政文件來宣傳檔案管理的重要性，還要監(jiān)督基層單位檔案管理工作，從而使其真正理解到檔案管理的重要性。

2.4 加強基層檔案法制建設(shè)

檔案工作人員需要有強烈的思想觀念，依法管理國家檔案事務(wù)，依法維護檔案安全。1）貫徹《檔案法》，增強社會的檔案意識。2）加強檔案執(zhí)法力度，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。3）通過在實踐過程中遇到的問題來做出修改和完善。4）政府加強管理力度，確保檔案管理工作深入開展。

3 小結(jié)

基層檔案管理工作對我國各項事業(yè)的發(fā)展具有重要意義，因此，一定要搞好基層管理工作，對基層管理工作中出現(xiàn)的缺少專職人員、檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善、不夠充分重視檔案、檔案制度不健全等問題進行解決，必須提高檔案管理工作人員的素質(zhì)從而實現(xiàn)工作效率的提高，加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加大宣傳檔案管理的重要性的力度，使基層檔案管理工作能夠有序的進行。

參考文獻

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