企業(yè)檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法

劉婷

摘 要：立足新時期，檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的內容?；诖耍Y合企業(yè)發(fā)展實際，深入剖析企業(yè)檔案管理過程中存在的不足與問題，構建行之有效的應對策略，運用先進歸檔整理方法，切實提升企業(yè)檔案管理效率，為企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質的條件。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；問題；對策；歸檔整理；新方法

目前，整個社會經濟進入高速發(fā)展階段，企業(yè)作為社會經濟的關鍵組成，面臨更加激烈的競爭。為了尋求可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)內部管理工作不容忽視，而檔案管理是企業(yè)管理項目中不可或缺的組成部分。只有保證檔案管理工作的有序開展，才能維護企業(yè)信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性，為企業(yè)發(fā)展提供更加有力的信息支撐。為此，要以企業(yè)檔案管理實際為基礎，深入剖析管理中存在的問題，制定科學應對策略，采取先進歸檔方法，切實提升檔案管理水平，為企業(yè)經濟行為提供更加優(yōu)質的信息資源。

1 深入剖析企業(yè)檔案管理過程中存在的問題與不足

1.1 企業(yè)缺乏對檔案管理工作的深刻認識，檔案管理工作形式化嚴重

縱觀當前企業(yè)發(fā)展，檔案管理工作尚未得到足夠重視，傳統(tǒng)思想根深蒂固，思想上認識不到位，很難實現(xiàn)檔案管理水平的提高。面對行業(yè)競爭，企業(yè)更多關注的是經濟效益，忽視檔案管理工作的開展，尤其是嚴重落后于信息化發(fā)展趨勢，很難加快檔案管理信息化建設步伐，在根本上制約了其對檔案資源的有效利用。

1.2 檔案管理制度建設停滯不前，檔案管理工作無據(jù)可依

對于企業(yè)的發(fā)展，高效的管理制度是根本，也是保證企業(yè)各項工作有序開展的關鍵。盡管檔案管理機構出臺了相關法律法規(guī)，但是，制度建設工作尚未得到妥善落實，檔案管理制度建設停滯不前，很難為檔案管理人員提供有效指導，檔案管理效果受到影響。

1.3 檔案管理者專業(yè)能力不強，綜合素養(yǎng)亟待提升

隨著信息化建設的發(fā)展，檔案管理工作者綜合素質面臨考驗，其素質與能力成為影響管理效果的重要因素。立足當前，檔案管理者專業(yè)能力不強，缺乏專業(yè)培訓，整體素質落后于行業(yè)發(fā)展速度，與檔案需求不相適應，很難順應新形勢，無法滿足檔案管理工作的新要求，制約現(xiàn)代化檔案管理的順利開展。

1.4 檔案管理設備落后不前，先進設備嚴重不足

對于當前企業(yè)檔案管理工作，比較突出的問題是管理設備處于落后狀態(tài)，現(xiàn)代化設備嚴重不足，成為制約企業(yè)檔案管理信息化建設的主要因素。當前檔案管理領域，設備更新速度較慢，先進管理設備嚴重不足，很難達到檔案信息建設的標準。另外，企業(yè)重視文檔質量管理，忽視聲像等形式的檔案資料的存儲，傳統(tǒng)理念影響較深。檔案管理的高效性與可靠性很難實現(xiàn)，無法為企業(yè)提供更加全面與準確的信息資源，影響企業(yè)長遠發(fā)展。

2 如何全面提升企業(yè)檔案管理水平

2.1 積極轉變思想，全員范圍內增強對檔案管理的重視

首先，需要在全員范圍內增強對檔案管理的重視，合理加大資源投入，為企業(yè)檔案管理的順利開展創(chuàng)造條件。具體講，管理人員要重視轉變思維，增強對檔案管理工作的認識，切身感受到檔案工作的社會價值，明確新時期檔案管理的方向。另外，要加快部門建設，培養(yǎng)專業(yè)化人才，構建管理體系，強化檔案管理工作的全范圍普及。結合檔案管理信息化與現(xiàn)代化建設，制定科學高效的管理流程，在根本上保證企業(yè)檔案管理工作與時俱進，滲透創(chuàng)新。

2.2 加快企業(yè)檔案管理信息化建設，提升企業(yè)檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化水平

隨著信息技術影響力的不斷擴大，信息網絡技術得到大范圍普及，企業(yè)檔案管理工作也要積極引入，這也是保證企業(yè)檔案管理緊跟時代發(fā)展步伐的重要途徑。首先，企業(yè)要將檔案管理納入企業(yè)管理范疇，制定資金計劃，實現(xiàn)對檔案管理技術以及管理設備的引進與更新，構建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，為提升檔案管理規(guī)范性與準確性奠定堅實物質基礎。同時，營造優(yōu)質的檔案管理環(huán)境，創(chuàng)設充足的工作空間，防止因空間過小而影響工作效果，最終難以發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展決策的信息支撐作用。

2.3 以國家法律法規(guī)為基礎，制定符合自身發(fā)展的檔案管理機制

對于檔案管理工作，為了保證其順利開展，完善的檔案管理制度是關鍵，能夠有效發(fā)揮對檔案管理工作的制度性保障作用，強化管理效率的提升。為此，企業(yè)要加強檔案管理法律法規(guī)的學習，以企業(yè)發(fā)展為依托，構建針對性的檔案管理制度，不斷優(yōu)化與完善，保障其滿足國家及行業(yè)發(fā)展要求。

3 新時期企業(yè)檔案歸檔管理方法介紹

3.1 重視文件資料的甄別與鑒定，構建適合企業(yè)發(fā)展的歸檔范圍及期限

對于企業(yè)檔案管理部門，并不代表文件的“回收站”。也就是說，企業(yè)要結合相關法律法規(guī)，確定檔案歸檔范圍，對企業(yè)生產經營以及管理中的文件進行逐一甄別，判斷其歸檔價值，明確保存期限，目的是保證每一份檔案資料都能夠有效發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的實際指導意義。要將甄別鑒定工作落到實處，在工作中不斷完善。

3.2 將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，切實提升檔案歸檔與利用效率

為了推動企業(yè)檔案管理的順利開展，為檔案歸檔處理創(chuàng)造有利條件，要將檔案管理工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，提上領導議事日程，同時，與相關人員工作職責與績效考核相融合，在根本上形成有效的督辦機制。具體講，要實現(xiàn)檔案資源的集中管理，組建專門管理機構，依托系統(tǒng)化管理制度，將檔案管理納入管理制度范疇，與績效掛鉤，有效提升企業(yè)對檔案管理工作的重視，促使檔案歸檔、處理以及查詢利用效率都顯著提升。

3.3 構建企業(yè)檔案管理臺賬，做好統(tǒng)計工作

結合企業(yè)發(fā)展實際，構建檔案臺賬，主要包含庫藏情況、檔案設施設備情以及人員情況等，實現(xiàn)對檔案歸檔全過程的反映。依托檔案臺賬，能夠實現(xiàn)對檔案管理狀況真實而全面的了解，是檔案歸檔的流程體現(xiàn)，也是實現(xiàn)檔案了解與總結的重要手段，是提升檔案管理水平的途徑。另外，要對檔案進行分析，實現(xiàn)檔案管理工作的量化考核。從考察角度分析，需要關注檔案歸檔率以及利用率兩個方面。因此，要正視不足，對歸檔方法進行不斷完善，以實現(xiàn)檔案歸檔率與使用率的有效提升。

3.4 加快電子檔案發(fā)展，打造企業(yè)數(shù)字化檔案體系

隨著社會的不斷進步，信息技術飛速發(fā)展，檔案管理也要與時俱進，否則將難以適應新社會，工作效率無法提升。借助互聯(lián)網優(yōu)勢，能夠為檔案管理制定更加標準化與科學化的流程，維護檔案的完整性與規(guī)范性，切實提升歸檔效率。企業(yè)要積極建立電子檔案中心，構建科學檢索機制，依托網絡優(yōu)勢，提高檔案利用效率。

4 結束語

綜上，在新的發(fā)展階段，檔案管理工作受到整個社會的重視，企業(yè)檔案管理工作備受矚目。為此，對于新時期企業(yè)而言，要將檔案管理工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，正視當前檔案管理的不足與問題，分析原因，制定行之有效的發(fā)展策略，應用科學高效的歸檔處理方法，維護檔案資料的準確性與可靠性，為企業(yè)發(fā)展決策提供更加全面與有力的信息支撐，在根本上為企業(yè)實現(xiàn)長遠、可持續(xù)發(fā)展提供堅實的保證。

參考文獻

[1]李長威.新形勢下網絡環(huán)境中企業(yè)檔案信息組織與開發(fā)研究[J].機電兵船檔案，2018（06）：49-51.

[2]劉穎，趙文青.知識經濟時代背景下企業(yè)檔案管理策略的思考[J].才智，2018（32）：215.