淺論強(qiáng)化檔案管理的意義和措施

趙天英

摘 要：本文分析了強(qiáng)化檔案管理工作的重要意義和有效途徑，強(qiáng)調(diào)了只有依法依規(guī)治檔、科學(xué)合理利用才是規(guī)范檔案的必須遵循和目的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要意義；規(guī)范措施

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。很多人在認(rèn)識(shí)上存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。那么，為什么要強(qiáng)化管理，如何強(qiáng)化檔案，檔案管理的目的是什么，本文對(duì)此做了較深入的分析。

1 強(qiáng)化檔案管理，推進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

2 強(qiáng)化檔案管理，避免檔案工作弱化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

3 強(qiáng)化檔案管理，堅(jiān)持依法依規(guī)治檔

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢(shì)對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅(jiān)持走依法治檔的道路。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過(guò)二十多年的發(fā)展，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項(xiàng)制度要管理，項(xiàng)制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

4 強(qiáng)化檔案管理，充分利用現(xiàn)代科技

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認(rèn)為：只有正視這個(gè)挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識(shí)，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時(shí)再點(diǎn)查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準(zhǔn)確又不浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣，豐富的庫(kù)藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴(yán)密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責(zé)、設(shè)備管理等因素，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計(jì)。同時(shí)結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識(shí)別等新技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度。其中應(yīng)重點(diǎn)對(duì)最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置自動(dòng)啟動(dòng)的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實(shí)性鑒定時(shí)作為依據(jù)。

5 強(qiáng)化檔案管理，加強(qiáng)檔案利用

檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本規(guī)律和未來(lái)發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會(huì)重要的不可或缺的信息資源。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)的全面進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。