信息時(shí)代下關(guān)于如何做好檔案管理工作的探討

邱輪超

摘 要：21世紀(jì)是信息與科技的時(shí)代，基于信息科技的優(yōu)勢(shì)與便捷，為傳統(tǒng)工作模式的拓展和延伸提供了全新的發(fā)展活力。事業(yè)單位檔案管理工作是記錄和反應(yīng)事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的客觀資料，對(duì)于衡量和評(píng)估整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部工作協(xié)調(diào)性、成效性等具有重要的意義和作用。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)檔案管理的模式和過(guò)程必將迎來(lái)新的轉(zhuǎn)變，如何充分利用信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)和便捷為事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)成為了擺在每一個(gè)檔案管理工作者面前的一個(gè)新課題。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；傳統(tǒng)

新時(shí)期推動(dòng)檔案管理工作的信息化，是檔案管理事業(yè)在不斷發(fā)展中自我完善與創(chuàng)新的過(guò)程。檔案管理工作是對(duì)檔案資料記錄、加工、處理等，還需要承擔(dān)檔案資料的保存工作，可以說(shuō)檔案管理工作既簡(jiǎn)單也很復(fù)雜。通過(guò)引入信息化檔案管理的思維和模式，有利于事業(yè)單位檔案管理部門(mén)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作模式和思維，提高整個(gè)檔案管理部門(mén)的工作成效性。信息化檔案管理其特征主要包括：檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；檔案信息利用的共享化；檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。基于信息化管理模式下的檔案管理工作中，我們不但必須清晰的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的“短板”，而且要對(duì)信息化檔案管理工作的“弊端”保持清晰的認(rèn)識(shí)，合理的利用信息化檔案管理這把“雙刃劍”，確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠有效的開(kāi)展。

1 傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)度依賴(lài)人工，這無(wú)疑給檔案管理人員帶來(lái)了一定的工作壓力。隨著城市建設(shè)與國(guó)家開(kāi)發(fā)的進(jìn)一步深入，檔案文獻(xiàn)資料也成倍的增長(zhǎng)，面對(duì)復(fù)雜的檔案文獻(xiàn)資料管理，必將影響整個(gè)檔案管理部門(mén)的工作效率。

1.2 檔案文獻(xiàn)資料的保存

檔案資料的保存是檔案管理中的重點(diǎn)，如何切實(shí)的保障檔案資料的存儲(chǔ)，尤其是工程項(xiàng)目一線的檔案資料保存成為了傳統(tǒng)檔案管理工作的難點(diǎn)。

1.3 檔案管理信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)

檔案管理的信息化是當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要方向，然而在很多事業(yè)單位中相關(guān)的部門(mén)不重視檔案部門(mén)的信息化發(fā)展，有些單位依然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式和思維，信息化發(fā)展停滯不前。

2 信息時(shí)代下檔案管理工作的發(fā)展與思考

2.1 以信息化管理為核心，優(yōu)化檔案管理流程

信息化檔案管理的核心在于信息化，通過(guò)對(duì)檔案管理模式、流程、方法的信息化轉(zhuǎn)變，有利于進(jìn)一步提升整個(gè)檔案管理的效率。檔案資料不僅僅是錄入和保存，更重要的是發(fā)揮檔案資料的社會(huì)利用。在過(guò)去，調(diào)閱某些檔案資料往往需要人工進(jìn)行查詢(xún)，然后進(jìn)行相關(guān)的閱讀事宜。通過(guò)應(yīng)用信息化的管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)單位的聯(lián)動(dòng)模式，不受空間和地理位置的限制，利用手機(jī)或者電腦終端進(jìn)行檔案信息的檢索與申請(qǐng)調(diào)閱行為，進(jìn)一步提高整個(gè)檔案信息的流動(dòng)成效，服務(wù)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。

2.2 推動(dòng)檔案資料的電子化管理

電子化的檔案管理模式是信息化檔案管理的重要組成部分。電子化的檔案管理過(guò)程有利于增強(qiáng)檔案資料的可靠性與保存完整性。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，尤其是項(xiàng)目一線的檔案資料常常存在丟失或者損毀的風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)落實(shí)檔案資料的電子化過(guò)程，有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的一次錄入、系統(tǒng)保存，防止出現(xiàn)檔案資料在調(diào)閱、運(yùn)輸過(guò)程中丟失、損毀。比如筆者所在的地質(zhì)勘探部門(mén)，由于一線的勘探人員常常需要在很多偏僻的山區(qū)進(jìn)行作業(yè)，通過(guò)落實(shí)電子化的檔案管理模式，可以切實(shí)有效的保障一線勘探信息資料的妥善保存，并且可以讓單位實(shí)時(shí)的了解檔案資料的采集、錄入過(guò)程，有利于事業(yè)單位對(duì)勘探一線檔案工作進(jìn)行關(guān)注和管理。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)與再教育

此外，事業(yè)檔案檔案管理部門(mén)還應(yīng)該重視每一個(gè)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)和再教育，通過(guò)組織相關(guān)的講座、培訓(xùn)活動(dòng)，盡快提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。此外，對(duì)于每一個(gè)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，還可以利用信息時(shí)代豐富的互聯(lián)網(wǎng)在線教育資源，實(shí)時(shí)為自己“加油、充電”。

2.4 加強(qiáng)硬件與軟件的投入，保障檔案管理信息化的落實(shí)

兵馬未動(dòng)糧草先行，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，必須要進(jìn)行相關(guān)的資金投入和人力保障。為此事業(yè)單位應(yīng)該增加信息化管理的財(cái)政預(yù)算，升級(jí)相關(guān)的辦公設(shè)施和軟件配套，切實(shí)保障檔案管理信息化的穩(wěn)步推進(jìn)。第一，所有的硬件與軟件采購(gòu)工作，都必須從正規(guī)的科技企業(yè)、廠家完成，要求供貨商擁有國(guó)家的資格認(rèn)證，經(jīng)過(guò)ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證，所有硬件必須開(kāi)展是試用分析，確保無(wú)任何問(wèn)題后，進(jìn)行大批量采購(gòu)。第二，硬件與軟件的搭配方面，要求完全按照檔案管理的要求來(lái)落實(shí)。

3 信息時(shí)代下檔案管理工作的注意點(diǎn)

3.1 重視信息化系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案文獻(xiàn)資料的安全

21世紀(jì)是信息高速發(fā)展的時(shí)代，然而在信息科技快速發(fā)展的背后，系統(tǒng)安全也面臨著很大的考驗(yàn)。從熊貓燒香病毒，到后來(lái)的勒索病毒，每一次計(jì)算機(jī)信息病毒的爆發(fā)都對(duì)信息系統(tǒng)的安全提出了更高的要求。如曾經(jīng)的遍布全球的勒索病毒，就專(zhuān)門(mén)針對(duì)高校、事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，有的車(chē)管所系統(tǒng)被攻擊新車(chē)無(wú)法上牌、有的高校系統(tǒng)癱瘓等等，信息系統(tǒng)安全對(duì)每一個(gè)人都敲響了警鐘。事業(yè)單位的信息化檔案管理也面臨著一些挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位檔案管理部門(mén)要定期或者不定期的開(kāi)展相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)安全巡查，并且建立一些相關(guān)的維護(hù)與保障措施，確保檔案文獻(xiàn)資料的安全，及時(shí)的對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行“查漏補(bǔ)缺”。

3.2 建立健全相關(guān)的信息化管理制度

信息化檔案管理的發(fā)展必將對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作制度、規(guī)范帶來(lái)一定的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理制度和規(guī)范顯然已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代崗位管理的要求。因此，事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)應(yīng)該盡快建立健全相關(guān)的崗位管理制度與規(guī)范，補(bǔ)充和完善原來(lái)崗位制度與規(guī)范中的細(xì)則。比如就信息化檔案管理系統(tǒng)的安全密鑰進(jìn)行細(xì)致的管理細(xì)則保障，避免出現(xiàn)密鑰被不法分子掌握而出現(xiàn)的不良后果。媒體曾經(jīng)就某些政府部門(mén)對(duì)外信息化平臺(tái)賬號(hào)被不法分子掌握，利用政府的權(quán)威平臺(tái)發(fā)布非法信息，造成了不良的社會(huì)影響。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，全面推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化至關(guān)重要。作為每一個(gè)檔案管理工作人員，應(yīng)該充分的轉(zhuǎn)變自身的思維認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步激發(fā)自身的主觀能動(dòng)性，提升自身的信息化素養(yǎng)和能力，為事業(yè)單位檔案管理信息化的可持續(xù)性發(fā)展做出貢獻(xiàn)。與此同時(shí)，相關(guān)的事業(yè)單位還應(yīng)該做好相關(guān)崗位制度和操作規(guī)程的編制，進(jìn)一步以規(guī)章制度明確和規(guī)范信息化檔案管理工作的開(kāi)展。

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