大數(shù)據(jù)思維與醫(yī)院公文檔案信息化建設(shè)路徑

摘 要：信息科技時代，信息技術(shù)呈現(xiàn)出“幾何式”的發(fā)展速率，信息技術(shù)對各行各業(yè)的影響程度加深。醫(yī)院公文檔案中記載了醫(yī)院各項(xiàng)工作的基本情況和信息，是醫(yī)院擬定發(fā)展計(jì)劃的重要參考憑證。近幾年來，在國家大力發(fā)展醫(yī)療事業(yè)的背景下，公眾就醫(yī)量顯著增加，醫(yī)院公文信息資源隨之增加。因此，有必要利用最新的信息技術(shù)，借助信息技術(shù)工具來對醫(yī)院公文檔案資源進(jìn)行處理，提升公文檔案服務(wù)效能，防止醫(yī)院公文檔案管理工作的邊緣化。本文以檔案信息化建設(shè)為研究背景，就醫(yī)院公文檔案管理與服務(wù)展開闡述，希望能助益于醫(yī)院公文檔案管理實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；信息化；公文檔案；運(yùn)用

1 理論概括

醫(yī)院各縣工作中會產(chǎn)生大量的文件，部分文件在經(jīng)過人工篩選環(huán)節(jié)后，就組成了醫(yī)院公文檔案。醫(yī)院公文檔案意義巨大，其不僅是某一項(xiàng)工作的具體憑證，也是證明醫(yī)院工作人員履職成果的重要憑

證[1]。除此之外，醫(yī)院公文檔案還能夠幫助醫(yī)院進(jìn)行決策，提高醫(yī)院決策的科學(xué)性、合理性與針對性，確保醫(yī)院能夠可持續(xù)化發(fā)展。大數(shù)據(jù)思維則是一種數(shù)據(jù)管理思維，起初廣泛運(yùn)用與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域和電商領(lǐng)域。伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與升級，該項(xiàng)技術(shù)被運(yùn)用到檔案事業(yè)當(dāng)中，提高了檔案管理的安全性。大數(shù)據(jù)技術(shù)與醫(yī)院公文檔案管理的融合，符合時代發(fā)展趨勢與要求，對醫(yī)院公文檔案管理工作的推動作用明顯。

第一，醫(yī)院業(yè)務(wù)量的增多，勢必會導(dǎo)致各種公文信息和公文檔案的增多。醫(yī)院檔案管理人力、財(cái)力和物力是有限的。因此，很容易出現(xiàn)檔案管理需求、檔案服務(wù)需求與檔案管理資源相矛盾的狀況，為了解決這種狀況，則需要充分利用新型信息技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動公文檔案管理[2]。第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠與公文檔案管理工作的性質(zhì)相契合。醫(yī)院將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入到檔案管理中，能夠迅速的對檔案資源進(jìn)行篩選和檢索，優(yōu)化檔案服務(wù)與管理工作。第三，檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，未來檔案管理方式、檔案服務(wù)內(nèi)容甚至檔案管理人員都會發(fā)生一定的變化。在這種背景下，醫(yī)院必須緊跟時代潮流，提升醫(yī)院核心競爭力。綜上所述，醫(yī)院將大數(shù)據(jù)技術(shù)和其他信息技術(shù)融入到公文檔案工作中，既是醫(yī)院自身發(fā)展需要，也是適應(yīng)時代發(fā)展趨勢的要求。

2 主要面臨的問題

2.1 技術(shù)運(yùn)用問題

相較于國外，我國大數(shù)據(jù)技術(shù)起步較晚，其在醫(yī)院公文檔案領(lǐng)域的運(yùn)用仍停留在探索階段。部分醫(yī)院在運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)時不知道從何入手，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)技術(shù)始終難以融入到檔案信息化建設(shè)環(huán)節(jié)。首先，部分醫(yī)院沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)相應(yīng)的檔案服務(wù)平臺，其他部門在查閱、檢索和利用檔案時需要花費(fèi)較長的時間。其次，部分醫(yī)院沒有利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來加強(qiáng)對公文檔案的安全管理，檔案遺失和損毀事件時有發(fā)生。醫(yī)院公文檔案中包含著許多有價值的信息資源，一旦遭受損壞，勢必會間接影響到醫(yī)院的直接利益。最后，部分醫(yī)院信息技術(shù)綜合運(yùn)用能力不強(qiáng)，沒有將大數(shù)據(jù)技術(shù)與云儲存技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)和其他信息技術(shù)綜合起來進(jìn)行利用，檔案信息化建設(shè)始終停留在低水平、低效率和低服務(wù)的階段。

2.2 培訓(xùn)問題

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案領(lǐng)域運(yùn)用較晚，許多高校都并未開設(shè)相關(guān)的課程，導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)生活中大量缺乏既熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)，又知曉檔案管理的復(fù)合型人才。因此，大數(shù)據(jù)檔案管理人才的培養(yǎng)任務(wù)就落到了單位?，F(xiàn)階段，一方面，部分醫(yī)院沒有在人才培訓(xùn)體系中增設(shè)大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)容，檔案管理人員難以接受到較為系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)，更談不上對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。另一方面，部分醫(yī)院也沒有設(shè)立相關(guān)的人才交流機(jī)制，組織檔案管理人才到高校、其他檔案管理單位進(jìn)行交流，不利于檔案管理人才的長期發(fā)展。綜上所述，醫(yī)院培訓(xùn)機(jī)制問題會直接影響到醫(yī)院公文檔案信息化進(jìn)程，不利于醫(yī)院打造一支蘭臺鐵軍。

3 大數(shù)據(jù)思維與醫(yī)院公文檔案管理的融合策略

3.1 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用能力

首先，為了實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理和集成管理，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)通過高速掃描儀對紙質(zhì)公文檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將紙質(zhì)公文檔案轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的電子格式。醫(yī)院在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化后，可以將其統(tǒng)一錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，將其與電子檔案進(jìn)行集中管理。其次，為了實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院公文檔案的安全管理。醫(yī)院從事前防控和事后防控兩個層面入手，提升檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險能力。在事前防控層面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)利用數(shù)據(jù)加密和個人秘鑰技術(shù)來對公文檔案進(jìn)行安全化處理；在事后防控層面，醫(yī)院則應(yīng)當(dāng)設(shè)置一套應(yīng)急機(jī)制，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對公文檔案進(jìn)行備份。備份的方式有兩種，其一是將檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)壓縮后，再進(jìn)行硬盤備份，該種備份方式的優(yōu)點(diǎn)是快捷靈活，對醫(yī)院資金消耗較少，缺點(diǎn)則是需要不斷購置大容量的硬盤，不利于醫(yī)院公文檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。其二是云儲存端備份，該種備份方式的優(yōu)點(diǎn)是簡單快捷，能夠?qū)崿F(xiàn)公文檔案動態(tài)備份，缺點(diǎn)則是需要醫(yī)院購置相應(yīng)的云儲存端系統(tǒng)，對醫(yī)院資金消耗較高。醫(yī)院在發(fā)生檔案損毀和遺失事件后，可以迅速下載相關(guān)檔案，降低醫(yī)院損失。最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)綜合利用多種信息技術(shù)來開發(fā)公文檔案。醫(yī)院可以探索利用區(qū)塊鏈技術(shù)和云儲存技術(shù)，打造“一站式”公文檔案管理平臺和服務(wù)平臺。

3.2 優(yōu)化培訓(xùn)機(jī)制

首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)立足于本單位人資狀況，結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，制定一套切實(shí)可行的培訓(xùn)機(jī)制。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)豐富培訓(xùn)內(nèi)容，避免培訓(xùn)內(nèi)容單一化。醫(yī)院在豐富培訓(xùn)內(nèi)容時，應(yīng)當(dāng)提升大數(shù)據(jù)技術(shù)、其他信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在培訓(xùn)內(nèi)容中所占的比重，全面提升檔案管理人員信息技術(shù)運(yùn)用能力。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)舉辦相關(guān)的交流論壇和講座，豐富培訓(xùn)模式，為醫(yī)院檔案管理人員提供相應(yīng)的交流平臺和學(xué)習(xí)平臺。最后，為了做到與時俱進(jìn)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)分批次派遣工作人員到高校、檔案館或者其他檔案管理部門進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，借鑒他人的運(yùn)營模式和管理機(jī)制。

3.3 升級檔案服務(wù)

一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將云儲存技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行緊密結(jié)合，打造互聯(lián)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺。具體而言，醫(yī)院可以開發(fā)相關(guān)的APP應(yīng)用，將醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與APP相連，在APP上為檔案需求主體提供多樣化的檔案服務(wù)。另一方面，醫(yī)院可以與其他醫(yī)院、婦幼保健院、衛(wèi)生局等其他部門進(jìn)行合作，搭建“檔案云共享”機(jī)制，充分挖掘公文檔案的價值，實(shí)現(xiàn)公文檔案共享，節(jié)省醫(yī)院相關(guān)開支。總而言之，醫(yī)院檔案管理人員要樹立創(chuàng)新思維，將多種信息化技術(shù)融入到公文檔案管理工作當(dāng)中，充分考量檔案需求主體的使用感受，優(yōu)化檔案服務(wù)，彰顯公文檔案作用。

4 結(jié)束語

近幾年來，信息技術(shù)與醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的融合程度不斷加深，醫(yī)院辦公朝著自動化、智能化和人性化的方向發(fā)展，給社會公眾就醫(yī)帶來了許多便利。與此同時，醫(yī)院辦公自動化過程中產(chǎn)生了許多電子檔案資源，增加了醫(yī)院檔案管理難度和醫(yī)院檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。在這一背景下，醫(yī)院檔案管理人員必須樹立大數(shù)據(jù)思維，對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一化和集成化管理，減輕自身工作壓力，為單位節(jié)約檔案經(jīng)費(fèi)開支。未來伴隨區(qū)塊鏈技術(shù)與人工智能技術(shù)的愈發(fā)成熟，我國大數(shù)據(jù)檔案管理事業(yè)一定會向著新的方向發(fā)展。因此，醫(yī)院必須打牢公文檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，才能適應(yīng)時代發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]李晶.公文檔案信息化建設(shè)研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：

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[2]劉光鑫.醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2017（05）：66.

作者簡介

王昆，男，漢，山東德州，本科，畢業(yè)于濱州醫(yī)學(xué)院，初級檔案管理，研究方向：檔案管理。