淺論機(jī)關(guān)單位檔案管理與服務(wù)

陳小婷

摘 要：檔案管理工作是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。目前，檔案的服務(wù)范圍日益擴(kuò)大，服務(wù)內(nèi)容和形式更趨多樣化。如何有效滿足社會(huì)的檔案利用需求，成為一個(gè)重要的現(xiàn)實(shí)課題。本文立足檔案管理與服務(wù)工作實(shí)際，從檔案利用者需求出發(fā)，探索檔案管理的有效措施和途徑，試圖建立起完備的檔案檢索體系和完善的咨詢服務(wù)體系。

關(guān)鍵詞：利用者需求 檔案管理 檔案創(chuàng)新

1 利用者對(duì)檔案需求的共性特點(diǎn)

1）對(duì)查找信息的求全和求準(zhǔn)需求。利用者為了達(dá)到解決問(wèn)題的目的而查找相關(guān)檔案信息，需要盡可能掌握這一問(wèn)題的全部資料。同時(shí)，無(wú)論是出于查證還是參考的需要，利用者都希望所獲得的檔案信息最具有針對(duì)性，與利用目的最有相關(guān)性。

2）對(duì)利用速度的求快需求。檔案利用者為了能夠順利地解決問(wèn)題，總是希望盡早地獲得他們所需的檔案信息，這種在最短的時(shí)間內(nèi)查找到最全面、最準(zhǔn)確信息的時(shí)效性需求。

3）對(duì)檢索和咨詢的求助需求。對(duì)于一個(gè)綜合性檔案室而言，即使是檔案室的內(nèi)部工作人員也不可能完全掌握室藏檔案的全部信息。利用者通常是在信息不對(duì)稱的情況下來(lái)檔案室查找自己所需要的檔案材料。對(duì)于第一次來(lái)檔案室的利用者而言，可能他們連最基本的利用程序、利用規(guī)定都不清楚。因此，他們希望能夠在檔案室所提供的檢索工具以及在工作人員的協(xié)助下進(jìn)行檔案利用。

2 利用者對(duì)檔案需求的個(gè)性特點(diǎn)

目前，在檔案室利用檔案的主要有以下三種人群，即：以研究為主要目的的學(xué)者，以工作查考為主要目的機(jī)關(guān)工作人員，以及以個(gè)人查證為目的的普通市民。三者之間的檔案利用服務(wù)需求特點(diǎn)各有不同。

1）查找檔案材料的范圍不同。就檔案利用的目的而言，研究者主要是為了獲取可供研究使用的材料，希望通過(guò)更新穎、更豐富的材料開(kāi)展更深入的研究。所以檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值都可能在其中發(fā)揮作用。如果在無(wú)法獲得所需要的某種檔案材料的情況下，研究者可能轉(zhuǎn)而求取獲得其他檔案材料作為替代品。而工作查考者和個(gè)人查證者的主要目的是為了獲得解決某一問(wèn)題所需要的憑證，其中主要是檔案的憑證價(jià)值在發(fā)揮作用。所以他們所需要的檔案材料一般情況下沒(méi)有替代品。

2）查詢檔案的目標(biāo)明確性不同。從檔案利用的目標(biāo)情況來(lái)看，研究者對(duì)自己到底需要什么檔案材料沒(méi)有明確目標(biāo)。他們要依靠自己的職業(yè)技能和專業(yè)修養(yǎng)在實(shí)際工作中去判斷什么樣的檔案材料可以作為史料運(yùn)用到研究工作中去。而工作查考者和個(gè)人查證者只需要獲得某一特定檔案材料作為憑證，所以他們的檔案查找目標(biāo)十分明確。

3）檔案檢索工具的依賴性不同。有無(wú)明確的檔案查找目標(biāo)和能否提供精確的檔案案卷號(hào)含義有所不同。在三種利用人群中，史學(xué)研究者適應(yīng)和利用各種檢索工具的能力最強(qiáng)，工作查考者次之，個(gè)人查證者的能力最差。但是工作查考者一般會(huì)在機(jī)關(guān)檔案室預(yù)先了解檔案的具體狀況，甚至直接查找到所需要檔案的案卷號(hào)。個(gè)人查證者對(duì)于檔案如何管理和使用的具體原理基本不了解，完全要通過(guò)向檔案室工作人員的咨詢才能獲得所需要檔案的案卷號(hào)。

3 做好檔案利用服務(wù)的有效措施

1）建立檔案服務(wù)平臺(tái)。2006年，東莞市城市綜合管理局成立了綜合檔案室，根據(jù)東莞市檔案局的要求，嚴(yán)格制定了《東莞市城市管理局檔案綜合管理實(shí)施細(xì)則》，要求各科室在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將需要移交給檔案室保管的檔案材料有條理地整理，并統(tǒng)一移交到檔案室，由單位檔案室進(jìn)行統(tǒng)籌，為各科室提供完整和齊全的檔案查閱服務(wù)。

2）建立完善的檔案檢索體系。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，數(shù)字化檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)得到完善，利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入本檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢索，變被動(dòng)為主動(dòng)。東莞市城市綜合管理局檔案室編制了三種專題目錄及索引，在庫(kù)房懸掛了檔案箱柜索引圖，同時(shí)還應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行庫(kù)存文件的檢索。以計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)為主，以其他各種相關(guān)檢索工具為輔，基本建立了完備的檔案檢索體系，能滿足利用者的需求。

3）建立完善的咨詢服務(wù)體系。檔案檢索工具可以介紹檔案室之所有，但是卻不能了解利用者之所需。無(wú)論技術(shù)如何進(jìn)步，設(shè)備如何先進(jìn)，都無(wú)法替代人與人之間的語(yǔ)言交流。檔案工作人員可以解答利用者在利用檔案時(shí)所遇到的各類常規(guī)性問(wèn)題，如幫助初次來(lái)檔案室利用檔案的人員辦理查閱登記手續(xù)等等。

4）提供檔案原件利用服務(wù)。提供檔案原件利用服務(wù)，其主要的場(chǎng)所是檔案室的閱覽室。這是檔案工作為社會(huì)提供利用服務(wù)的主要窗口，也是外界與檔案室聯(lián)系工作的重要橋梁。提供原件利用服務(wù)，需要檔案工作人員及時(shí)向利用者順利完成查閱任務(wù)。東莞市城市綜合管理局檔案室工作人員根據(jù)實(shí)際情況，制定了《查（借）檔案、資料審批表》。利用者經(jīng)批準(zhǔn)后，可將相關(guān)檔案原件暫時(shí)帶出檔案室使用。

5）提供檔案綜合內(nèi)容編寫(xiě)書(shū)面資料利用服務(wù)。高質(zhì)量的編研成果，是為社會(huì)提供利用服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的重要材料。因此，檔案工作者應(yīng)把檔案室作為開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提供檔案信息服務(wù)的基地，在做好日常利于服務(wù)工作的同時(shí)，具備一個(gè)長(zhǎng)期開(kāi)發(fā)潛在的檔案信息資源的思想，在更高層次上開(kāi)發(fā)出適合社會(huì)需求的，具有指導(dǎo)和借鑒作用的信息資料提供給社會(huì)利用。

4 檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新機(jī)制

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案需求在內(nèi)容上越來(lái)越廣，在利用頻率上越來(lái)越快，在服務(wù)領(lǐng)域上越來(lái)越寬，在服務(wù)方式上越來(lái)越活。我們要順應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案需求不斷的增長(zhǎng)之勢(shì)，不斷的解放思想，更新觀念，改進(jìn)作風(fēng)，創(chuàng)新檔案工作的新領(lǐng)域、新機(jī)制、新方式、尋求檔案工作為社會(huì)各界服務(wù)的新增長(zhǎng)點(diǎn)。

1）理論的創(chuàng)新。檔案工作中一系列新情況、新問(wèn)題的出現(xiàn)也使檔案工作者的實(shí)踐日益豐富起來(lái)，檔案行政管理部門應(yīng)制定和完善電子文件全過(guò)程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。為了承擔(dān)將要面臨的指導(dǎo)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理任務(wù)，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，行使監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)電子文件歸檔及電子檔案管理的職權(quán)。

2）技術(shù)的創(chuàng)新。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類已進(jìn)入電子時(shí)代。在新的形勢(shì)下，檔案工作者要敢于、也要善于運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和手段，為檔案工作服務(wù)。尤其是電子技術(shù)的應(yīng)用，會(huì)使檔案信息化工作目的實(shí)現(xiàn)得最充分。

3）服務(wù)的創(chuàng)新。在服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)形式、服務(wù)手段上不斷突破原有模式，使檔案的信息價(jià)值得到及時(shí)有效的實(shí)現(xiàn)。要充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)效益，也要體現(xiàn)出檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益，把檔案工作做好、做活。重點(diǎn)加快檔案工作信息化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案行政管理，保管和開(kāi)發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

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