淺析如何提高辦公室檔案管理工作效率

王宇潔

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，人們越來越注重于信息的儲存。通過檔案梳理和記錄每個人不同方面的所有信息越來越有助于辦公室工作的有效開展。目前，辦公室檔案管理工作在實際工作中的作用越來越重要，但是對應(yīng)的管理工作效率卻一直沒有明顯提高，本文將就如何提高辦公室檔案管理工作效率做簡單的分析。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

1 提高辦公室檔案管理工作效率的意義

1.1 有利于推進企業(yè)發(fā)展

如今的辦公室檔案管理工作，已經(jīng)不再是幾張紙上的信息摘抄和記錄，社會信息化的發(fā)展對辦公室檔案管理工作提出了新要求。辦公室檔案管理工作必須在實施管理的過程中緊貼實際情況，明確每個部門工作中重難點，條理清晰并且快速的向其他部門展現(xiàn)管理效果。提高辦公室檔案管理工作效率有利于管理部門實時與其他部門對接，溝通該部門在工作時的問題，方便其他部門及時改正工作問題達到提升自身工作效率和質(zhì)量的效果。有效的管理檔案工作、通過辦公室檔案管理協(xié)調(diào)各部門，從而達成促進整個公司的發(fā)展目標。

1.2 有利于企業(yè)管理決策

提高辦公室檔案管理工作管理效率對于企業(yè)管理層做出重大決策提供了參考作用。管理層可以通過對公司檔案的查看以及自我評價了解各部門工作的實際開展情況和完成效果，而公平公正的檔案記錄正是管理層信任檔案、以檔案作為參考資料的原因，通過每個部門及每個人的檔案記錄管理層可以明確公司運轉(zhuǎn)現(xiàn)狀，而辦公室檔案管理效率越高則該企業(yè)的評價反饋機制越完善，在管理決策和企業(yè)制定下一步管理計劃方面起著至關(guān)重要的作用。

1.3 有利于促進員工個人發(fā)展

提高辦公室檔案管理工作效率首先對參與檔案管理的工作人員提出了業(yè)務(wù)能力要求，管理檔案人員需要加強和完善自身法律意識、職業(yè)道德和自身可信度，通過這種意識和實際工作實踐完成自我能力的提高。再次，提高辦公室檔案管理效率對其他員工也提出了新的要求，在企業(yè)高透明檔案管理機制中減少工作失誤、提高個人能力，從而促進個人發(fā)展。

2 辦公室檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1 管理人員素質(zhì)不高

目前國家和企業(yè)對于辦公室檔案管理越來越重視，但是相應(yīng)的檔案管理工作效率并沒有得到明顯提升，其原因主要是在參與檔案管理的工作人員自身能力素質(zhì)較低上。參與檔案管理的工作人員自身素質(zhì)直接影響管理工作的效率，但是目前大部分管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。在檔案的明細工作，例如檔案的分類和檔案管理結(jié)果的反饋上明顯出現(xiàn)能力不足，無法勝任的情況。在檔案分類時出現(xiàn)分類錯誤或者反饋評價出現(xiàn)錯誤都會直接影響到企業(yè)的發(fā)展，而檔案管理出現(xiàn)問題則會導(dǎo)致企業(yè)管理層無法獲取明確的企業(yè)工作信息，影響企業(yè)發(fā)展。另外，觀察目前企業(yè)檔案管理工作人員工作狀況后發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理工作人員缺乏管理檔案工作所必備的專業(yè)知識，并且在思想認識上忽視自身工作的重要性，從而影響檔案管理工作效率。

2.2 管理制度不健全

辦公室檔案管理工作的有序進行依賴于明確的管理體系，在實際管理工作中工作人員通過管理制度的章程和手續(xù)進行檔案的有效管理。但是，目前大部分檔案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手續(xù)含糊不清直接影響了檔案管理工作的進行，管理工作缺乏系統(tǒng)、理論的方法指導(dǎo)從而導(dǎo)致辦公室檔案管理效率低下。

2.3 檔案管理重視程度不夠

辦公室檔案管理工作效率低下除了受管理工作人員素質(zhì)低和管理制度不健全的影響外，還受管理層的不重視影響。大部分企業(yè)在工作開展和部門性質(zhì)劃分中將辦公室檔案管理工作視為辦公室人員在工作中的附屬品。進行檔案管理工作時，部分機密文件被當(dāng)做附屬品掌握在普通工作人員的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了不良影響。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對策

3.1 完善辦公室檔案管理制度以提高管理效率

辦公室檔案管理工作直接受檔案管理制度支配，因此提高辦公室檔案管理工作效率首先就需要建立健全完整的辦公室檔案管理制度。檔案管理工作制度依賴于管理層的制定，管理層需要對辦公室檔案管理工作引起重視。管理層需要成立專業(yè)的辦公室檔案管理部門用以管理各部門和所有工作人員的檔案；建立特殊檔案管理室并且明確規(guī)定除特殊情況外只允許檔案管理工作人員進入；處理特殊機密文件時需要特殊保存；將所有檔案類型分門別類方便后續(xù)查看管理。

3.2 增強檔案管理方面意識以提高管理效率

提高辦公室檔案管理工作效率需要從企業(yè)和管理人員入手，從根本認識上正確理解辦公室檔案管理工作的重要性，并在后續(xù)管理工作中投入努力。企業(yè)管理層需要通過加強自身關(guān)于檔案管理工作的認識從而對檔案管理部門和各管理工作人員提出要求，在建立健全完善的辦公室檔案管理基礎(chǔ)上不斷強化檔案管理方面的崗位責(zé)任制度。管理工作人員也需要提高自身對管理工作的認識、擺正工作態(tài)度、在實際行動中正視自身工作屬性，實現(xiàn)工作管理效率的提高。

3.3 提高檔案管理人員素質(zhì)以提高管理效率

辦公室檔案管理工作人員直接影響管理工作的開展，因此在管理工作人員提升自我意識、擺正工作態(tài)度的基礎(chǔ)上還需要通過系統(tǒng)的專業(yè)能力培訓(xùn)以加強管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)可以通過開展統(tǒng)一的培訓(xùn)對所有管理工作人員進行專業(yè)素養(yǎng)的普及以及工作具體內(nèi)容的教學(xué)，確保每位管理工作人員都有足夠的專業(yè)能力處理數(shù)量繁雜的檔案。在培訓(xùn)完成后對管理檔案工作人員進行監(jiān)測，并在日后管理檔案的過程中實時監(jiān)督，以激勵管理工作人員不斷提高自身能力，促進檔案管理工作效率的提高。

3.4 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高辦公室檔案管理效率

社會信息化的發(fā)展對辦公室檔案管理工作提出了新的要求，如今的辦公室檔案管理不能局限在紙質(zhì)檔案管理上，還需要引進信息技術(shù)，通過信息化的手段實現(xiàn)線上線下的雙重管理。實現(xiàn)線上辦公室檔案管理可以幫助管理部門從線上接受各部門以及工作人員的檔案，避免收集紙質(zhì)檔案時造成混亂以及解決紙質(zhì)檔案數(shù)量眾多難以處理的問題。在進行檔案管理中，合理分類和整理一直是管理工作的重點和難點，通過信息化管理檔案則能夠有效的解決這一問題，通過線上互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)進行數(shù)據(jù)分類更加準確、快速，直接的提高了管理的工作效率。但是在線上管理中同樣需要注意防盜和信息技術(shù)的維護以免數(shù)據(jù)丟失造成不良影響。

4 結(jié)語

辦公室檔案管理工作在企業(yè)管理和辦公室工作中發(fā)揮著重要作用，在管理辦公室檔案的過程中只有不斷提高管理的工作效率才能為企業(yè)和部門的良好發(fā)展助力，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)工作的有序進行和評價反饋機制的不斷完善。只有重視辦公室檔案管理，對促進企業(yè)的長遠發(fā)展至關(guān)重要。

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