檔案管理工作現(xiàn)狀及相關(guān)問(wèn)題解決建議

摘 要：作為社會(huì)主義文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)的重要組成部分，檔案管理工作的發(fā)展既是精神文明的重要部分，也是文化強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略的時(shí)代要求，提高檔案管理的科學(xué)化水平，其主要的內(nèi)涵在于以科學(xué)化的理論指導(dǎo)、不斷加強(qiáng)檔案工作時(shí)代化的建設(shè)，建立健全檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，利用現(xiàn)代科技不斷促進(jìn)檔案管路的效益和質(zhì)量。乘著新時(shí)期社會(huì)主義文化大發(fā)展的春風(fēng)，將檔案管理工作不斷推進(jìn)，檔案工作的發(fā)展水平不但影響決策的制定，也切實(shí)關(guān)系到人民群眾的切身利益。面對(duì)高速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)及各國(guó)不斷高科技化的檔案管理現(xiàn)狀，迫切需要提高我國(guó)檔案管理的科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；企事業(yè)單位；重視；發(fā)展；數(shù)字化

1 檔案管理現(xiàn)狀

從宏觀角度講，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。而對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案是指企事業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企事業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式（載體）的文件材料；是單位的重要資產(chǎn)和信息資源。單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理，都需要檔案工作的支撐和保障。維護(hù)單位的合法權(quán)益，提升單位自身素質(zhì)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒(méi)有企事業(yè)單位的檔案，單位的基礎(chǔ)就不牢靠，單位的經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展就會(huì)收到影響。建立健全單位檔案工作，對(duì)單位整體管理水平、維護(hù)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、保持健康發(fā)展具有重要意義。

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷快速發(fā)展，已經(jīng)逐漸朝著現(xiàn)代化、信息化趨勢(shì)發(fā)展，在這種形勢(shì)下，企事業(yè)單位越來(lái)越意識(shí)到檔案管理存在的重要性。但是當(dāng)前很多企事業(yè)單位在檔案管理工作方面，仍然存在很多弊端或者是問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資源在開(kāi)發(fā)以及實(shí)際利用過(guò)程中，很容易出現(xiàn)一些局限性，對(duì)于一些外來(lái)人員在查閱檔案信息時(shí)造成了很大的限制，導(dǎo)致資源不能夠?qū)崿F(xiàn)共享。另外，由于企事業(yè)檔案管理工作并沒(méi)有將相關(guān)制度落到實(shí)處，沒(méi)有起到其自身應(yīng)當(dāng)起的作用，導(dǎo)致很多檔案管理在實(shí)際保存過(guò)程中，很容易出現(xiàn)一些殘缺或者是破損的現(xiàn)象。這不僅對(duì)檔案保存工作的開(kāi)展造成了嚴(yán)重的影響，而且對(duì)檔案的整體利用率也造成了不可避免的影響。另外，在企事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，由于受到一些傳統(tǒng)管理理念或者是方式方法的影響，導(dǎo)致大部分的檔案信息都不能夠得到永久性的保存，基本上到了一定時(shí)期之后，就會(huì)被剔除。如果一直沿用傳統(tǒng)檔案管理的模式和方法來(lái)進(jìn)行管理的話，不僅會(huì)從根本上降低檔案的整體保存和利用效率，而且能夠使得檔案自身的壽命周期縮短。隨著使用需求的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使得人工檔案管理的費(fèi)工耗時(shí)、易損易錯(cuò)、效率低下等問(wèn)題浮出水面，檔案的生成方式已然數(shù)字化，那么檔案管理的數(shù)字化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 檔案管理工作的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視不足

檔案管理工作就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作本身不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，這兩大特性導(dǎo)致了單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案方面工作的不重視，甚至是忽視，疏于管理，沒(méi)有將檔案管理工作的作用完全發(fā)揮出來(lái)，也就無(wú)法起到促進(jìn)單位發(fā)展進(jìn)步的作用。最后，當(dāng)下我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作基本推行數(shù)字化管理，但是數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。

2.2 檔案管理制度不完善

雖然目前不少企事業(yè)單位有檔案管理制度，但仍存在檔案管理不規(guī)范，管理制度也不能?chē)?yán)格落實(shí)等現(xiàn)象，例如：在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、管理的時(shí)候沒(méi)有嚴(yán)格遵守管理制度，檔案分類(lèi)不明確，沒(méi)有將不同時(shí)間和不同工作性質(zhì)的檔案分開(kāi)保存、歸檔，而是將其放在一起統(tǒng)一管理，這樣后來(lái)者在查找檔案時(shí)就不能快速準(zhǔn)確地找到所需要的檔案。此外，還有的檔案管理者在存放檔案時(shí)，圖一時(shí)省事而沒(méi)有為其生成相應(yīng)的目錄，這就會(huì)給后期查閱檔案帶來(lái)更大的困難。

2.3 相關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息數(shù)字化了。

2.4 檔案管理環(huán)境較為陳舊落后

雖然現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)普及程度也較高，但是企事業(yè)單位檔案管理并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)完全的科學(xué)化和自動(dòng)化，有的單位仍然還在使用已經(jīng)淘汰的檔案管理軟件。部分單位依然使用人工管理的檔案管理模式，不能實(shí)現(xiàn)檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準(zhǔn)確性，影響單位檔案管理工作的發(fā)展，此外，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，也會(huì)導(dǎo)致管理模式落后，也就不能提供更加科學(xué)、合理的方式。

2.5 檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。

3 檔案管理建議

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，重視檔案管理工作

做好檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念。

1）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)真正重視起來(lái)，才能切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，才能進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、財(cái)力的扶持力度，才能為檔案管理管理提供有力的保障，才能完善檔案管理設(shè)施。

2）做好檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過(guò)各種途徑使單位全體人員認(rèn)識(shí)到檔案規(guī)范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個(gè)端正的態(tài)度進(jìn)行工作，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進(jìn)步。

3.2 健全檔案管理制度，規(guī)范化管理檔案

1）建立并完善單位檔案管理工作制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循，做到檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。各單位根據(jù)自身具體情況完善當(dāng)前檔案管理制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格落實(shí)，體現(xiàn)分類(lèi)存放人性化，調(diào)取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。

2）完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制。在日常生活中要對(duì)檔案管理者有一定的監(jiān)督，對(duì)存放檔案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)整理調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題，出現(xiàn)記錄出錯(cuò)或檔案損壞、缺失等情況，要對(duì)其進(jìn)行一定的批評(píng)教育，使其工作謹(jǐn)慎、管理規(guī)范，加強(qiáng)其保密意識(shí)。

3.3 提高相關(guān)人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)單位穩(wěn)步發(fā)展

提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作最重要的一個(gè)前提。

1）要加強(qiáng)檔案管理者專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)新型管理理念，新知識(shí)，新方法，新手段，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中去，不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)下發(fā)展需要。

2）注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，因?yàn)闄n案管理工作一般較為復(fù)雜煩瑣而且龐大，所以檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對(duì)工作執(zhí)著的熱情、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及一定奉獻(xiàn)精神。

3.4 創(chuàng)新檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，需要我們對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理工作效率。

創(chuàng)新檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代新興科技，將網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)引入檔案管理，通過(guò)學(xué)習(xí)，使用管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、查詢等工作，提高檔案管理水平和工作效率，推進(jìn)檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化、一體化的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[2]魏勇.淺議檔案管理與檔案信息化建設(shè)[J].中國(guó)化工貿(mào)易，2012.

作者簡(jiǎn)介

盧文超（1992-），女，天津市濱海新區(qū)人，本科，畢業(yè)于長(zhǎng)沙理工大學(xué)，助理級(jí)，研究方向：檔案管理。