新時(shí)期改制企業(yè)檔案管理模式的分析

馮佳麗

摘 要：社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、信息化進(jìn)程不斷加快，企業(yè)面臨的內(nèi)外部環(huán)境也發(fā)生了較大的變化，在技術(shù)環(huán)境的改變下檔案管理模式也發(fā)生改變。信息化為企業(yè)檔案管理提供了很大便利，也產(chǎn)生了新的操作模式。本篇文章基于企業(yè)處于新時(shí)期改制背景，探討當(dāng)前技術(shù)環(huán)境下的檔案管理模式，首先介紹企業(yè)檔案的特點(diǎn)和基本管理內(nèi)容，分析在檔案管理中存在的不足，最后提出新時(shí)期檔案管理模式構(gòu)建建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；改制；管理模式

企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生企業(yè)檔案，其內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間范圍內(nèi)的經(jīng)營(yíng)狀況，以及各業(yè)務(wù)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度。根據(jù)不同的管理方式，企業(yè)所呈現(xiàn)的檔案管理模式也有所差異，涉及人事、經(jīng)營(yíng)管理、銷售、開(kāi)發(fā)等部門，這些部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文件都需要記錄成檔案，確保各項(xiàng)管理內(nèi)容和策略有序?qū)嵤?，為公司業(yè)績(jī)考核和人事管理提供決策依據(jù)。

1 企業(yè)檔案的特點(diǎn)和基本管理內(nèi)容

檔案是企業(yè)保存本公司信息的重要形式，通過(guò)不同的載體將信息記錄下來(lái)，通過(guò)它管理者可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展史、重大事件和財(cái)務(wù)情況。在存儲(chǔ)方式上，有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子版形式。對(duì)于企業(yè)而言，檔案可以看作無(wú)形資產(chǎn)的一種，根據(jù)相關(guān)記載信息能夠幫助決策者理清企業(yè)發(fā)展的脈絡(luò)，和各業(yè)務(wù)項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，從而采取更有效的管理策略，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升。傳統(tǒng)的檔案記錄手段，采用紙質(zhì)文件的形式，通過(guò)手工記錄將企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的信息記錄下來(lái)，方便后期查詢需要。但在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息化代替了部分傳統(tǒng)檔案的作用，其數(shù)字化的存儲(chǔ)格式更方便使用者取用信息，同時(shí)電子版檔案更節(jié)省空間，受到環(huán)境變化的損害影響較小，查閱、取用檔案有很大便利。

檔案管理，主要是對(duì)記錄的檔案進(jìn)行整理、分類，方便使用者快速地定位所需文件，利用其記錄的信息輔助決策。因此常規(guī)檔案管理，包括對(duì)檔案的記錄和審批，嚴(yán)格遵循管理流程，保證查閱更快速、便捷。對(duì)于記錄的檔案文件進(jìn)行分類，對(duì)于無(wú)效、無(wú)益文件進(jìn)行銷毀，降低檔案管理成本。建立專門的檔案室，依據(jù)完善的檔案查詢流程與系統(tǒng)，在保證信息安全的前提下，為檔案使用者提供便利[1]。

2 當(dāng)前檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理制度不完善

在企業(yè)面臨改制的時(shí)期，傳統(tǒng)企業(yè)過(guò)于依賴傳統(tǒng)行政力量推動(dòng)管理工作，但在改制后，這種管理力量失去了約束，同時(shí)又沒(méi)有完善的制度約束，使得相關(guān)檔案管理工作難以實(shí)施。針對(duì)我國(guó)企業(yè)的檔案管理，國(guó)家也頒布了相關(guān)規(guī)定，如《技術(shù)檔案室工作暫行通則》、《國(guó)營(yíng)工業(yè)企業(yè)工作條例草案》等。但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)自主經(jīng)營(yíng)的條件下，缺乏行政力量的約束，加之管理層對(duì)于企業(yè)檔案管理工作不夠重視，使得檔案管理工作人員缺乏動(dòng)力。

2.2 檔案管理模式單一

改制后企業(yè)仍沿用著傳統(tǒng)檔案管理模式，沒(méi)有充分利用改制后更大管理自主權(quán)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變革。針對(duì)企業(yè)的性質(zhì)，沒(méi)有制定針對(duì)性的檔案管理方法，工作方式仍按照改制前的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)當(dāng)前信息化、多元化的環(huán)境。

2.3 缺乏資源共享和整合

在電子化檔案存儲(chǔ)的條件下，部分檔案管理人員仍保持著傳統(tǒng)的思維，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息共享和整合的重要性，缺乏對(duì)老員工的技術(shù)培訓(xùn)，不夠重視檔案人才的培養(yǎng)，使得工作人員工作積極性不高[2]。

3 企業(yè)改制后構(gòu)建新檔案管理模式的建議

3.1 完善檔案管理機(jī)制

首先是法制化建設(shè)，加大對(duì)《檔案法》的宣傳和學(xué)習(xí)力度，讓員工依法制檔的法律意識(shí)深入人心，從而在日常工作中自覺(jué)遵守法律，不逾越法律紅線，提高其守法的自覺(jué)性。明確指出檔案損毀、丟失的重要性，對(duì)于檔案管理犯錯(cuò)的主管或普通員工，都要依法予以處分，若是問(wèn)題比較嚴(yán)重還要追究相應(yīng)法律責(zé)任。制度化建設(shè)，制度是檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)支持，是指導(dǎo)檔案管理人員具體操作的重要依據(jù)。構(gòu)建檔案管理中心，應(yīng)堅(jiān)持科學(xué)性原則，制定一套更符合企業(yè)實(shí)際、可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度。內(nèi)容包含檔案日常收集、整理、保存、借閱等標(biāo)準(zhǔn)型流程，對(duì)于在上述過(guò)程中造成的檔案資料凌亂、信息缺失等情況，要制定相應(yīng)的解決措施。如規(guī)定借閱權(quán)限以及借閱方式，根據(jù)檔案的保密等級(jí)劃定權(quán)限，不得隨意修改、出借、出售檔案資料，在保證檔案安全前提下，提高檔案利用率。在檔案管理制度的基礎(chǔ)上，細(xì)分檔案管理各項(xiàng)操作的子制度，如《檔案資料接收制度》、《檔案庫(kù)房檢查制度》、《檔案保密制度》等。

由于企業(yè)產(chǎn)生大量的檔案文件，為了保證電子化進(jìn)程順利，需要構(gòu)建統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理納入ISO體系進(jìn)行規(guī)范化管理。如針對(duì)照片檔案，可以遵照GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范；針對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案，遵照GB/T11822-2000規(guī)范的要求。通過(guò)建立統(tǒng)一化的工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案按照特定要求保存、整理，提高檔案利用質(zhì)量。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

當(dāng)前企業(yè)檔案主要有電子和紙質(zhì)文件兩種模式，其中前一種具有原始記錄性，能夠最大程度保證檔案的安全性。但是對(duì)于非機(jī)密或過(guò)了保密期限的檔案，可以采用電子檔案存儲(chǔ)。隨著技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)管理層也越來(lái)越重視檔案管理，但是受限于檔案管理中心基礎(chǔ)設(shè)施不完善的情況，如沒(méi)有對(duì)檔案室設(shè)置防火、防地震等自然災(zāi)害的防護(hù)措施，以及沒(méi)有配備電子檔案必要的存儲(chǔ)設(shè)備[3]。

重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為了保證紙質(zhì)文件的良好保存環(huán)境，需要對(duì)庫(kù)房進(jìn)行改造，通過(guò)安裝溫濕度測(cè)控系統(tǒng)，同時(shí)設(shè)定相應(yīng)的數(shù)值，在發(fā)現(xiàn)溫濕度數(shù)值超出限定值，則安排工作人員進(jìn)行除濕、降溫處理，避免檔案受到損毀。

對(duì)于電子文件的基礎(chǔ)設(shè)施，主要考慮存儲(chǔ)設(shè)備的擴(kuò)充，以及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)格式的兼容性，確保舊的數(shù)據(jù)能夠有效轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)設(shè)備。為了提高檔案的共享效率，還需要為電子檔案構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)，確保使用者在借閱檔案的過(guò)程中，保證整個(gè)過(guò)程的安全性。針對(duì)電子檔案的特性，構(gòu)建相應(yīng)的信息服務(wù)體系，充分利用企業(yè)軟、硬件條件，提高檔案使用質(zhì)量。

3.3 檔案信息資源整合與共享

充分利用當(dāng)前信息技術(shù)條件，構(gòu)建數(shù)字化檔案平臺(tái)，為企業(yè)檔案管理提供多種形式、載體的內(nèi)容。利用檔案管理軟件，將數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合，按照記錄的時(shí)間和類型進(jìn)行分類，通過(guò)這樣的設(shè)置提高管理效率。對(duì)于檔案整合，要遵循統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)，要求電子檔案嚴(yán)格遵循相關(guān)管理規(guī)定，根據(jù)特定格式、分類原則，將電子檔案妥善安全保存，參考中介機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)其實(shí)際情況和環(huán)境背景進(jìn)行適當(dāng)修改。

為提高檔案的使用率，針對(duì)不同保密等級(jí)的檔案設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，然后根據(jù)不同員工的層次設(shè)置借閱權(quán)限。通過(guò)電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，員工憑賬號(hào)密碼登錄查詢相關(guān)資料。同時(shí)加強(qiáng)與兄弟企業(yè)、其他檔案中介結(jié)構(gòu)的聯(lián)系，構(gòu)建檔案資源共享機(jī)制，更好的實(shí)現(xiàn)改制檔案信息資源整合與共享的統(tǒng)一。

4 結(jié)論

綜合上述，在企業(yè)改制和大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理模式發(fā)生了變化，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，完善自身的檔案管理機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為紙質(zhì)文件、電子檔案保存提供更安全的硬件保障，加強(qiáng)企業(yè)與檔案中介機(jī)構(gòu)的合作，通過(guò)構(gòu)建的信息管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案整合與共享，為企業(yè)提供高質(zhì)檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]畢然.信息化環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的分析[J].農(nóng)家參謀，2018（17）：292.

[2]張曉琴.以經(jīng)濟(jì)效益為導(dǎo)向的企業(yè)檔案管理初探[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2018（16）：132-133.

[3]李沁玲.基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（10）：192-193.

作者簡(jiǎn)介

馮佳麗，女，山西臨縣人，大專，畢業(yè)于天津商業(yè)大學(xué)，初級(jí)檔案館員，研究方向：檔案管理。