提高醫(yī)院檔案管理工作之我見

莫藝娟

摘 要：建立健全檔案工作機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)重視與支持是搞好醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵；提升檔案管理人員素質(zhì)是提高醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：提高；醫(yī)院檔案管理；見解

在醫(yī)院管理體系中，檔案管理工作是不容忽視的，其主要記錄著醫(yī)院的各項工作，是確保醫(yī)院得以順利發(fā)展必不可少的資料載體，同時在醫(yī)院的學(xué)術(shù)研究、行政管理、法律糾紛和科技交流等方面發(fā)揮著比較重要的作用，因此對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)方法，力求醫(yī)院檔案管理朝著完整化、全面化、規(guī)范化的方向發(fā)展，確保醫(yī)療工作的順利進(jìn)行。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度上的差異，導(dǎo)致了檔案工作水平的差距。在一些領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱的單位，依然沒有將檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，使其滯后于其他工作的發(fā)展，對檔案工作所需的人、財、物不能局域保障，甚至連歸檔整理的時間都不能充分保證，導(dǎo)致檔案工作無法正常開展；有的醫(yī)院對檔案工作人員更換頻繁，且在政治上關(guān)心不夠；還有的醫(yī)院不按檔案法執(zhí)行，一些重要的業(yè)務(wù)檔案，只圖自己工作便利，不及時整理，歸檔、移交，這顯然不符合檔案集中統(tǒng)一管理要求，以至于檔案丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

2）某些醫(yī)院的檔案庫房不能滿足“八防”要求，更為嚴(yán)重的是，少數(shù)醫(yī)院綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜五花八門，比較凌亂。個別醫(yī)院綜合檔案室設(shè)防意識不強(qiáng)，管理制度松弛，極大地影響到檔案的安全。

3）在歸檔卷宗有很多文件材料不齊全，如有的缺少工作總結(jié)或工作計劃；有的公文只有原稿而缺少定稿，而有的卻只有定稿；有的文件只有主件沒有附件；有的文件只有請示沒有批復(fù)，或有批復(fù)沒有請示等等。

4）經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的醫(yī)院檔案人員對檔案法規(guī)學(xué)習(xí)不深，對基本業(yè)務(wù)知識和技能掌握不牢，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等不夠準(zhǔn)確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。更有的檔案人員因身兼數(shù)職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作；還有檔案員頻繁更換，造成業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。

2 提高醫(yī)院檔案管理工作的措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視與支持是搞好醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵

作為一個醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該經(jīng)常了解檔案工作情況，把醫(yī)院檔案工作放到應(yīng)有的位置，使檔案工作科學(xué)規(guī)范起來，為醫(yī)院存好史服好務(wù)。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要成為守法、執(zhí)法的表率。《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，檔案工作必須實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。作為一級領(lǐng)導(dǎo)必須牢固樹立法治觀念，統(tǒng)籌兼顧各項事業(yè)，把檔案工作列為領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，使檔案工作適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的要求。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要督促建立健全檔案工作機(jī)制。一是依照法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，配齊工作人員，制定出既全面、又有針對性、操作性的檔案工作制度，使檔案工作有人抓落實(shí)，有章可循，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，規(guī)范有序。二是把規(guī)章制度的執(zhí)行列入崗位責(zé)任制，作為考核、評比獎勵的依據(jù)，形成檔案管理規(guī)范化的長效機(jī)制。三是認(rèn)真研究檔案管理中出現(xiàn)的新的情況、新問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗，積極探尋檔案管理新方法，提高管理水平。第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要鼓勵檔案人員發(fā)揮好參謀助手作用。一是檔案人員要多向領(lǐng)導(dǎo)宣傳、匯報做好檔案工作與醫(yī)院建設(shè)工作相輔相成關(guān)系，啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的歷史責(zé)任感；二是多匯報檔案利用中為醫(yī)院服務(wù)的典型事例，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的地位、作用的認(rèn)識；三是適時匯報檔案工作長短期規(guī)劃和現(xiàn)實(shí)狀況，使領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作基本情況和實(shí)際問題有比較清晰的了解，思想上真正掛上號；四是結(jié)合檔案工作實(shí)際，不斷給領(lǐng)導(dǎo)提出加強(qiáng)檔案工作的有益建議，方便領(lǐng)導(dǎo)決策；五是讓檔案工作作出一定成績，有一定突破，有作為在領(lǐng)導(dǎo)心中才有位置，有位置領(lǐng)導(dǎo)自然就重視。

2.2 提升檔案管理人員素質(zhì)是提高醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)

醫(yī)院檔案工作人員的配備不同程度上受到編制定員的限制，往往只有一兩個人就要負(fù)責(zé)整個單位的檔案工作，并且可能還是兼職或返聘退休人員，對檔案業(yè)務(wù)知識缺乏系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)，沒有穩(wěn)固的檔案知識理論結(jié)構(gòu)和豐富的工作經(jīng)驗，尤其現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用知識匱乏，缺少適應(yīng)新時期檔案管理需求的專業(yè)復(fù)合型人才。檔案管理處于其他工作的末端，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)該重視檔案工作，檔案部門不應(yīng)是安排“閑人”的地方，檔案工作也不再僅僅是縫縫拆拆整理案卷的手工簡單工作，應(yīng)更加注重檔案干部隊伍的人才建設(shè)，要與現(xiàn)代社會信息化接軌，保持檔案干部隊伍的穩(wěn)定，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。首先要提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，增強(qiáng)其服務(wù)意識。良好的政治素質(zhì)是檔案工作者的內(nèi)在要求。檔案人員必須加強(qiáng)對黨的路線方針、政策和科學(xué)理論的學(xué)習(xí)，使業(yè)務(wù)工作始終保持正確的政治方向。要有高度的組織性、紀(jì)律性，遵守規(guī)章制度，愛崗敬業(yè)，具備良好的職業(yè)道德。要積極參與檔案管理和利用實(shí)踐活動，女里做好本職工作，全心全意為檔案利用者服務(wù)。其次要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其素質(zhì)和水平。培訓(xùn)內(nèi)容要與實(shí)際工作相結(jié)合，因需設(shè)計。要加大計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育。各級業(yè)務(wù)主管部門要廣泛開展多種形式的教育培訓(xùn)，增強(qiáng)靈活性、針對性與時效性。要加強(qiáng)檔案工作者和檔案管理部門之間的業(yè)務(wù)交流。通過交流，查找不足，吸收好的經(jīng)驗與做法。第三要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力 。在檔案工作中，要摒棄看攤守門、因循守舊、故步自封的傳統(tǒng)思想，只有轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，創(chuàng)新方式方法，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，才能適應(yīng)新形勢檔案事業(yè)發(fā)展的需要。例如，在如何更好地發(fā)揮檔案信息作用，為科學(xué)決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、存史資政、編史修志提供更好的服務(wù)，如何加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，電子文件如何歸檔、存儲和管理等方面都需要創(chuàng)新思維和能力的發(fā)揮。第四要推行檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度。建立完善的檔案教育培訓(xùn)機(jī)制，實(shí)行檔案職業(yè)資格認(rèn)證制度，使繼續(xù)教育由職后教育改為職前教育，先行培訓(xùn)，考試合格后再上崗。要想獲得職業(yè)資格，并向更高層次發(fā)展，檔案從業(yè)人員必須接受繼續(xù)教育培訓(xùn)，促使廣大檔案工作人員變被動接收為主動學(xué)習(xí)。從而從源頭上解決檔案人員綜合素質(zhì)不高、知識結(jié)構(gòu)不完善、服務(wù)水平較低等一系列問題。第五要建立績效考核評價機(jī)制。檔案部門要運(yùn)用績效考評機(jī)制建立檔案管理經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和目標(biāo)管理責(zé)任制。根據(jù)考核工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況實(shí)施獎罰，以此來激發(fā)檔案人員自覺學(xué)習(xí)與工作的熱情，從而促進(jìn)整個檔案隊伍素質(zhì)與工作水平的提高。

總之，醫(yī)院檔案工作的好壞離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案管理才會進(jìn)入良性循環(huán)的軌道。同時，檔案管理人員也應(yīng)不斷提高也去水平和自身素質(zhì)，只有這樣，才能把醫(yī)院檔案管理工作提高上去。

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