淺談旅游景區(qū)檔案管理

劉舫吾

摘 要：旅游景區(qū)檔案是景區(qū)旅游發(fā)展的真實(shí)記錄，是旅游業(yè)管理的基礎(chǔ)和重要手段，是衡量景區(qū)旅游發(fā)展及旅游管理水平的重要依據(jù)，是進(jìn)行旅游研究、分析旅游質(zhì)量、制定旅游決策的最基本、最直接的、最有效的參考資料，因而，旅游景區(qū)檔案管理工作是旅游常規(guī)管理的一個(gè)重要方面。

關(guān)鍵詞：旅游景區(qū)；檔案管理；提升

1 旅游景區(qū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 旅游景區(qū)檔案具有開放性

旅游事業(yè)是隨著歷史發(fā)展而產(chǎn)生的一種新興產(chǎn)業(yè)，它是具有經(jīng)濟(jì)性質(zhì)的特殊經(jīng)濟(jì)行業(yè)，這種行業(yè)的一切活動(dòng)根據(jù)特定的規(guī)律所形成的旅游檔案，則必然是其活動(dòng)本身的縮影，因此它不帶有濃厚的政治色彩，不帶有特殊的科技成分，完全可以對(duì)外開放。幾乎所有的旅游景區(qū)都會(huì)把關(guān)于景區(qū)的人文、自然的內(nèi)容及旅游設(shè)施、環(huán)境、交通等內(nèi)容以書籍、傳單、彩頁(yè)、網(wǎng)絡(luò)等傳播形式極力向社會(huì)各階層推銷，讓他們認(rèn)識(shí)并了解該風(fēng)景區(qū)的景色特點(diǎn)、風(fēng)土人情等，因此，旅游檔案本身必須是開放的，才能使旅游景區(qū)獲得收益。[1]

1.2 旅游景區(qū)檔案具有綜合性

旅游檔案具有綜合性這主要表現(xiàn)在其形成的范圍廣、種類多。旅游檔案作為一門專門檔案，在旅游事業(yè)發(fā)展的特定環(huán)境中記錄的范圍也極廣，涉及到經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和文化領(lǐng)域的方方面面。為了能讓旅客充分了解這些信息，必須是依靠一些文書、聲像及實(shí)物等旅游檔案來(lái)進(jìn)行展示。

1.3 旅游景區(qū)檔案的周期性

旅游景區(qū)開發(fā)一般是在自然風(fēng)光基礎(chǔ)上對(duì)自然景觀進(jìn)行改造和利用，既有天然部分的進(jìn)一步修飾，又有人工建造部分，同時(shí)涉及相關(guān)旅游基礎(chǔ)設(shè)施、配套服務(wù)工程等，景區(qū)從動(dòng)工建設(shè)到開園迎客的時(shí)間長(zhǎng)短，視其建造規(guī)模、投資大小等因素而定。建設(shè)改造周期改變，檔案周期也會(huì)相應(yīng)產(chǎn)生變化。

1.4 旅游景區(qū)檔案的指導(dǎo)利用性

一個(gè)旅游景區(qū)的建設(shè)，既要考慮它的現(xiàn)實(shí)性需要，還要考慮它的未來(lái)的拓展需要，要結(jié)合社會(huì)需求綜合考慮旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展，需要不斷更新或者添加新的項(xiàng)目和設(shè)施，不斷建設(shè)、創(chuàng)新，保持旅游景區(qū)活力，不斷提升旅游品質(zhì)。在這種旅游功能完善和提升的過(guò)程中對(duì)檔案資料的利用也是長(zhǎng)期的，換而言之，完善的檔案資料對(duì)景區(qū)建設(shè)和后期延續(xù)發(fā)展就具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

2 當(dāng)前旅游景區(qū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 旅游景區(qū)對(duì)檔案管理的重視度不夠

在景區(qū)發(fā)展過(guò)程中，管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，將檔案管理工作簡(jiǎn)單的定義為抄抄寫寫、定期檢查和長(zhǎng)期報(bào)保管信息資料的事務(wù)性工作，無(wú)法給旅游業(yè)的發(fā)展帶來(lái)較好的經(jīng)濟(jì)效益，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致當(dāng)下旅游景區(qū)的檔案管理工作無(wú)法適用于現(xiàn)代社會(huì)的管理需求。其次，旅游景區(qū)檔案管理力量薄弱。大多數(shù)旅游景區(qū)的檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管理要求以及檔案材料的收集、分類、裝訂等業(yè)務(wù)都不是很了解。[2]

2.2 旅游景區(qū)檔案利用率低

景區(qū)檔案不僅數(shù)量大，且種類繁雜。旅游景區(qū)不斷開發(fā)建設(shè)，檔案收集整理的數(shù)量與種類也在不斷更新，但大部分檔案卻并沒(méi)有得到充分利用。存在如此現(xiàn)象的原因有很多，如管理部門對(duì)景區(qū)檔案不重視，檔案建設(shè)不健全，所需要的內(nèi)容未能入檔；景區(qū)管理者未能意識(shí)到利用檔案對(duì)景點(diǎn)的文化歷史等內(nèi)涵進(jìn)行開發(fā)，可有效提高旅游景區(qū)的品質(zhì)和檔次。

2.3 旅游景區(qū)檔案信息化水平低

旅游景區(qū)檔案內(nèi)容多，涉及大量文字資料、圖片、影像資料，需要高度依賴計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段，而目前大多數(shù)旅游景區(qū)由于重視程度不夠，信息化工作能力有限，導(dǎo)致旅游景區(qū)檔案信息化水平低，對(duì)旅游景區(qū)檔案管理工作發(fā)展形成了極大制約。

3 旅游景區(qū)檔案管理質(zhì)量提升因素

3.1 切實(shí)提高檔案管理者的素質(zhì)

一是思想提高認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)旅游景區(qū)檔案管理工作的重要性，確保檔案的完整性及保密性，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。二是強(qiáng)化培訓(xùn)學(xué)習(xí)。從事檔案管理工作，不僅需要參加檔案管理相關(guān)知識(shí)專題培訓(xùn)，還應(yīng)參加相應(yīng)的檔案管理技能培訓(xùn)，通過(guò)檔案管理專業(yè)性學(xué)習(xí)，系統(tǒng)地了解檔案知識(shí)理論與檔案管理工作要領(lǐng)。三是強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)。要不斷學(xué)習(xí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，熟悉檔案管理流程，認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，不斷熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟及管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)，努力提高自身專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

3.2 切實(shí)加快檔案信息技術(shù)應(yīng)用

現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，不僅使檔案的存儲(chǔ)方式得以轉(zhuǎn)變，更是推動(dòng)了存儲(chǔ)手段得到多元化的發(fā)展。在檔案管理的方式中加入現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，智能化的檔案管理方式能夠進(jìn)一步規(guī)范檔案的分類、分級(jí)管理，減少了漏檔、錯(cuò)檔等情況的發(fā)生，也有利于更加及時(shí)、方便、智能的查詢檔案，同時(shí)也能實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息共享，給旅游企業(yè)提供更多的發(fā)展機(jī)遇和發(fā)展空間。[3]

3.3 建立和完善檔案管理制度

科學(xué)和規(guī)范的工作流程，完善的規(guī)章制度，明確的工作要求是做好景區(qū)檔案管理的前提和基礎(chǔ)；缺少科學(xué)完善的規(guī)章制度，任何工作都不可能開展好。因此，我們應(yīng)制定并完善針對(duì)檔案資料收集、整理、歸檔、利用的管理制度，同時(shí)將其真正納入到部門、人員的績(jī)效考核之中，做到細(xì)化流程、規(guī)范操作、定期考核、責(zé)任到人。由于景區(qū)旅游企業(yè)檔案種類較多，有文書檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、項(xiàng)目檔案，因此必須要建立健全檔案管理制度、檔案室管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案歸檔利用制度等。我們必須要進(jìn)一步完善旅游企業(yè)檔案建立、管理、利用相關(guān)的規(guī)章制度，檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，按照制度規(guī)范開展檔案管理工作，做好旅游景區(qū)各類檔案資料的收集、分類、歸檔、立卷等工作，才能對(duì)旅游景區(qū)的檔案資料利用、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和健康發(fā)展提供有力保障。[4]

3.4 進(jìn)一步豐富景區(qū)檔案內(nèi)容

旅游景區(qū)具有資源、文化獨(dú)特性，加之旅游景區(qū)高度依賴游客體驗(yàn)反饋，旅游景區(qū)檔案自然應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)景區(qū)特色，高度重視游客反饋，不斷提高服務(wù)水平。管理部門還可以從檔案中精選獨(dú)具特色的內(nèi)容，充分利用。例如，領(lǐng)導(dǎo)視察景區(qū)的照片、題詞、名人書畫等等。另外，在景區(qū)開發(fā)過(guò)程中，旅游檔案所記錄的關(guān)于景區(qū)建設(shè)發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)景區(qū)管理工作的指導(dǎo)指示等，都可以納入檔案進(jìn)行展示。

4 總結(jié)

在“一帶一路”倡議背景下，旅游產(chǎn)業(yè)將迎來(lái)更廣闊的發(fā)展機(jī)遇和空間，旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展壯大將是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要和要求。因此發(fā)展旅游業(yè)也將會(huì)有越來(lái)越多的企業(yè)參與，因而我們必須清醒的認(rèn)識(shí)到景區(qū)旅游產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)會(huì)越來(lái)越激烈，對(duì)旅游景區(qū)各項(xiàng)管理和服務(wù)質(zhì)量也越來(lái)越高，旅游景區(qū)必須要樹立現(xiàn)代化管理理念，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，努力做好旅游景區(qū)檔案管理與利用工作，推動(dòng)旅游景區(qū)檔案信息化建設(shè)和規(guī)范化管理上臺(tái)階，不斷促進(jìn)旅游景區(qū)檔案管理整體水平提升，確保景區(qū)旅游產(chǎn)業(yè)良性、健康、安全、科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]馬妮娜，鄭超.淺析旅游檔案的特點(diǎn)及開發(fā)利用措施[J].科協(xié)論壇（下半月），2013（3）：155-156.

[2]王麗靜.我國(guó)旅游景區(qū)檔案建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策分析[R].決策論壇——如何制定科學(xué)決策學(xué)術(shù)研討會(huì)，2015.

[3]朱立軍.現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案管理影響及其對(duì)策[J].管理論壇，2014.

[4]杜芳.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理與利用淺議[J].城建檔案，2015.