關(guān)于機(jī)械企業(yè)檔案管理工作探討

趙倩 楊慧 高文亭

摘 要：機(jī)械行業(yè)的檔案是一筆無(wú)形的財(cái)富，對(duì)于指導(dǎo)企業(yè)的工作和促進(jìn)企業(yè)技術(shù)的發(fā)展都發(fā)揮著積極的作用。然而在我國(guó)機(jī)械行業(yè)快速發(fā)展的過(guò)程中，有關(guān)企業(yè)并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作給予足夠重視，在檔案管理工作中存在一些問(wèn)題。本論通過(guò)分析機(jī)械企業(yè)檔案管理工作的重要性和存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相關(guān)完善途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)械企業(yè)；檔案編研

我國(guó)的煤炭工業(yè)的快速發(fā)展在很大程度上推動(dòng)了煤炭機(jī)械裝備的發(fā)展，煤炭機(jī)械裝備正朝著規(guī)?；?、專(zhuān)業(yè)化與國(guó)際化的方向發(fā)展。我國(guó)已成為名副其實(shí)的煤炭機(jī)械裝備研發(fā)、制作和使用大國(guó)，在國(guó)際上的影響力也在不斷在增強(qiáng)[1]。其中，兗礦集團(tuán)是一家以煤炭、煤化工、煤電鋁三條產(chǎn)業(yè)鏈為主導(dǎo)的國(guó)有特大型企業(yè)，具有強(qiáng)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力，特別是其專(zhuān)利厚煤層開(kāi)采和裝備技術(shù)已經(jīng)向國(guó)外煤炭生產(chǎn)商轉(zhuǎn)讓。兗礦集團(tuán)堅(jiān)持科技興企，推進(jìn)現(xiàn)代化管理改革，構(gòu)建全國(guó)乃至世界范圍內(nèi)的信息平臺(tái)[2]。

然而，我國(guó)機(jī)械行業(yè)企業(yè)對(duì)于機(jī)械檔案（包含文書(shū)檔案和科技檔案）的管理還是存在一些問(wèn)題，沒(méi)有完全做到規(guī)范有序地管理，導(dǎo)致有些檔案出現(xiàn)破爛、被丟棄或遺失的現(xiàn)象。機(jī)械行業(yè)的檔案是一筆無(wú)形的財(cái)富，我們?cè)诎l(fā)展經(jīng)濟(jì)和加強(qiáng)企業(yè)管理的同時(shí)，對(duì)檔案管理工作也應(yīng)予以高度重視。

1 機(jī)械企業(yè)檔案管理工作的重要性

1）檔案管理工作間有利于工作的正常開(kāi)展并影響工作質(zhì)量。機(jī)械企業(yè)的檔案在工作開(kāi)展中具有重要作用，在科技工作中編制出的一系列文件、資料和圖紙對(duì)可以對(duì)后續(xù)的工作提供溯源和參考的作用，對(duì)于工作中的問(wèn)題可以通過(guò)這些檔案資料找尋原因，對(duì)于新工作的開(kāi)展可以通過(guò)這些檔案資料進(jìn)行借鑒，如果若忽視了檔案管理工作，那么這些文件、資料和圖紙的作用就不能得到有效的發(fā)揮，不能充分利用起來(lái)指導(dǎo)工作，進(jìn)而影響了工作質(zhì)量。黨的“十八大”提出，檔案工作要“圍繞中心、服務(wù)大局”，“為黨管檔、為國(guó)守史”；我國(guó)《檔案法》也規(guī)定了“集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有權(quán)應(yīng)歸本企業(yè)所有”“企業(yè)有責(zé)任為國(guó)家和人民做好保管工作，這是法律賦予企業(yè)的責(zé)任”，因此做好檔案管理工作也是企業(yè)的責(zé)任所在。

2）檔案資料是筆寶貴財(cái)富和無(wú)形資產(chǎn)。我國(guó)機(jī)械行業(yè)從興起到發(fā)展至今，當(dāng)中的每項(xiàng)技術(shù)、每張圖紙、每份文件對(duì)我國(guó)機(jī)械行業(yè)的發(fā)展都是一筆寶貴財(cái)富。只有注重點(diǎn)滴的積累，才能匯聚成巨大的力量。檔案是最原始的信息資料，是沒(méi)經(jīng)過(guò)人為加工和修改的信息源，它所承載的信息具有充分的可靠性。機(jī)械企業(yè)的檔案資料真實(shí)完整地記錄了企業(yè)從建立、技術(shù)設(shè)備發(fā)展和能力業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程的原始資料。因此，機(jī)械行業(yè)的檔案管理要從認(rèn)真做好每一份技術(shù)、圖紙和文件的編制和管理做起，因?yàn)檫@些檔案將對(duì)今后的工作和技術(shù)的發(fā)展起到積極推動(dòng)作用，具有巨大的無(wú)形價(jià)值。而這些文件、資料及圖紙的不全面、破壞或者遺失，其造成的損失或許也是難以評(píng)估的。由此可以看出機(jī)械企業(yè)檔案管理的重要性。

2 機(jī)械企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作的制度不完善

我國(guó)檔案管理工作的管理制度是實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，然而在實(shí)際的工作中，許多機(jī)械企業(yè)的檔案管理工作機(jī)制并沒(méi)有真正落實(shí)，有部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠重視，甚至未把檔案管理納入企業(yè)的整體管理體系之中。有的單位沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，而交給其他機(jī)構(gòu)代管；有的單位雖然有對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是卻把檔案分配到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行管理，而沒(méi)有實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)門(mén)的管理。此外，還有許多企業(yè)對(duì)檔案管理制度、文件歸檔范圍、檔案分類(lèi)方法上都存在不完善的地方，檔案管理工作的制度不完善會(huì)影響到檔案資料的有效有序管理，并可能影響其他工作的開(kāi)展。

2.2 檔案管理設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

許多機(jī)械企業(yè)把大部分資金投入于生產(chǎn)和研發(fā)上，或者是企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和其他項(xiàng)目上，而對(duì)于檔案管理設(shè)施方面的投入?yún)s是很少甚至沒(méi)有投入。導(dǎo)致檔案管理工作設(shè)施簡(jiǎn)陋，更別說(shuō)新型信息化的檔案資料管理系統(tǒng)的運(yùn)用。

其次，大多數(shù)檔案管理人員由企業(yè)辦公人員兼顧，而沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行管理。這些兼職管理而非專(zhuān)業(yè)檔案管理人員沒(méi)受過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，缺乏實(shí)體檔案和信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)知識(shí)和技能，有的管理人員由于自身業(yè)務(wù)繁雜而疏于對(duì)檔案的管理。因此，檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，也不利于企業(yè)管理好檔案工作。

2.3 不注重檔案編研和二次開(kāi)發(fā)利用

檔案編研工作是為了滿(mǎn)足社會(huì)各方利用檔案的需要，編寫(xiě)參考資料，專(zhuān)門(mén)著述等。我國(guó)多數(shù)機(jī)械企業(yè)都沒(méi)有注重檔案的編研工作，忽視了對(duì)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)和利用，而檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)卻是檔案編研工作的重要內(nèi)容。當(dāng)前企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)的實(shí)際效果還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，通常只是利用庫(kù)藏檔案進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的材料匯集，而缺乏深層次開(kāi)發(fā)利用，實(shí)際利用價(jià)值的發(fā)揮還很有限，對(duì)企業(yè)工作的指導(dǎo)深度也不夠。隨著國(guó)企改革的深入發(fā)展，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)僅靠庫(kù)藏檔案的簡(jiǎn)單利用，而不注重檔案編研和二次開(kāi)發(fā)利用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展需求的[3]。

3 關(guān)于完善機(jī)械企業(yè)做好檔案管理工作的途徑

3.1 建立完善的檔案管理工作制度

機(jī)械企業(yè)要嚴(yán)格遵守“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的檔案管理原則和機(jī)制，將檔案管理工作納入到企業(yè)管理的工作內(nèi)容之中，重視對(duì)企業(yè)檔案資料的管理。檔案管理規(guī)章制度包括：立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求；檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施；檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求；檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)；檔案管理人員崗位責(zé)任制，規(guī)定檔案管理人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施等等。其次，需要對(duì)原有不完善的規(guī)章制度進(jìn)行修訂。機(jī)械企業(yè)要嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及機(jī)械行業(yè)的相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，制定符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度。

3.2 加強(qiáng)檔案管理設(shè)施投入，提高檔案管理人員素質(zhì)

機(jī)械行業(yè)企業(yè)要注意對(duì)企業(yè)管理經(jīng)費(fèi)投入的合理分配，應(yīng)該注重企業(yè)的檔案管理工作，加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，配備相關(guān)的設(shè)施和設(shè)備，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)在檔案管理中的運(yùn)用。其次，對(duì)于許多機(jī)械企業(yè)檔案管理工作由其他辦公室人員兼著做的情況，應(yīng)該適當(dāng)調(diào)整人員分工，增加專(zhuān)門(mén)從事檔案管理工作的專(zhuān)人員。并且在企業(yè)員工培訓(xùn)中也要注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案編研和二次開(kāi)發(fā)利用工作

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代中，企業(yè)檔案資源的編研和二次開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)挖掘潛能、提高效率和效益的源泉，有利于促進(jìn)企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的目標(biāo)，企業(yè)的檔案管理應(yīng)該由注重收集、保管向注重開(kāi)發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。尤其是最近幾年開(kāi)展的“檔案創(chuàng)效益”活動(dòng)，檔案管理的觀念和手段正朝著面向經(jīng)濟(jì)、多出效益的方向發(fā)展。因此，注重檔案編研工作和檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)和利用是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理的不可忽視環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益都有密切聯(lián)系[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]孫奎.煤炭機(jī)械裝備制造業(yè)發(fā)展態(tài)勢(shì)與主要任務(wù)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018（10）：111-112

[2]張莘.充礦集團(tuán)核心競(jìng)爭(zhēng)力內(nèi)涵及培育研究[J].山東師范大學(xué)碩士論文，2014.

[3]談春.論企業(yè)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)和利用效益[J].安徽冶金科技職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，23（4）：83-86.

作者簡(jiǎn)介

趙倩（1987-），女，從事檔案管理工作。