企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策探析

摘 要：文章闡述了企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的主要問題：傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作兼具“滯后性”與“盲目性”、原生電子文件未得到妥善收集或收集渠道不暢通、缺乏對網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集與捕獲、缺乏適用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、缺乏深度開發(fā)與利用等，針對這些問題，提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字檔案；檔案資源建設(shè)

所謂信息資源建設(shè)，就是人類對處于無序狀態(tài)的各種媒介信息進(jìn)行選擇、采集、組織和開發(fā)等活動(dòng)，使之形成可利用的信息資源體系的全過程。[1]數(shù)字檔案資源是指辦公自動(dòng)化條件下形成的電子文件歸檔后形成的數(shù)字檔案資源和檔案館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案資源。[2]對企業(yè)來說，開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，使館藏檔案資源突破時(shí)空限制，變“被動(dòng)提供”為“主動(dòng)挖掘”，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和共享，對滿足企業(yè)的信息利用需求、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和增強(qiáng)企業(yè)競爭力具有十分重要的意義。

1 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)存在的主要問題

1.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作兼具“滯后性”與“盲目性”

當(dāng)前，很多企業(yè)對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作存在兩種極端態(tài)度。一種認(rèn)為檔案數(shù)字化要投入高額的成本卻不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，是“不劃算”的，因此他們會(huì)把大部分資金投入到經(jīng)營生產(chǎn)、科技研發(fā)等領(lǐng)域，而不愿過多投入在檔案數(shù)字化上，這導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作存在“滯后性”；另一種雖然認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性，但缺少數(shù)字化的策略與目標(biāo)，片面追求數(shù)字化的速度與數(shù)量，導(dǎo)致檔案數(shù)字化工作存在“盲目性”。這兩種都不利于檔案數(shù)字化工作的開展，是不可取的。

1.2 原生電子文件未得到妥善收集或收集渠道不暢通

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，各種信息管理系統(tǒng)在企業(yè)廣泛應(yīng)用，隨之產(chǎn)生大量電子文件。這些分散在不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的原生電子文件具有很高的利用價(jià)值，是企業(yè)數(shù)字檔案資源的重要來源。然而，很多企業(yè)在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中忽視對實(shí)時(shí)形成的原生電子文件的收集與管理，造成了資源的大量流失。

1.3 缺乏對網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集與捕獲

隨著互聯(lián)網(wǎng)新媒體的發(fā)展，各單位紛紛建立企業(yè)微博、微信、APP等新媒體平臺(tái)，作為展示企業(yè)形象、宣傳企業(yè)品牌工程和服務(wù)客戶的重要手段。其中會(huì)產(chǎn)生大量有價(jià)值的文字、圖片和音視頻資料，這些資料對記錄企業(yè)發(fā)展、展示企業(yè)員工的精神風(fēng)貌具有重要的作用，但是卻往往被企業(yè)檔案部門所忽視而沒有進(jìn)行及時(shí)的采集與捕獲。

1.4 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏適用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

國家相關(guān)部門及檔案行業(yè)陸續(xù)出臺(tái)了一些國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，然而，這些標(biāo)準(zhǔn)往往形成于不同的年代，適用于不同性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，很多企業(yè)并不完全適用。并且，新舊標(biāo)準(zhǔn)、不同機(jī)構(gòu)頒布的標(biāo)準(zhǔn)混雜使用，導(dǎo)致相互之間不協(xié)調(diào)、不配套，同一項(xiàng)內(nèi)容，在不同的標(biāo)準(zhǔn)中有不同的規(guī)定，導(dǎo)致企業(yè)基層檔案人員無所適從。

1.5 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)缺乏深度開發(fā)與利用

目前，很多企業(yè)對數(shù)字檔案信息的利用仍以目錄檢索形式為主，無法根據(jù)利用權(quán)限查看全文數(shù)字信息，未真正發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價(jià)值；此外，企業(yè)檔案部門相較于情報(bào)部門、知識(shí)中心、信息中心等其他信息管理部門更偏向于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，導(dǎo)致對數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用程度不夠深，不能滿足企業(yè)人員的檔案利用需求。

2 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的對策探析

2.1 制定方案，穩(wěn)步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作

首先，檔案數(shù)字化應(yīng)秉持“利用優(yōu)先”原則，在數(shù)字化過程中，應(yīng)征求并重視各部門的意見，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，從企業(yè)全局出發(fā)，開展數(shù)字化工作。第二，檔案數(shù)字化要由近及遠(yuǎn)，向前推進(jìn)。企業(yè)利用率較高的檔案往往是企業(yè)近年來所形成的檔案，因此，應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化近年來所形成的檔案，再逐步向前推進(jìn)。第三，檔案數(shù)字化工作要重點(diǎn)關(guān)注反映企業(yè)發(fā)展變遷的珍貴歷史檔案。歷史檔案原件一般以脆弱的紙張為載體，以孤本居多，過度使用會(huì)損害檔案原件的質(zhì)量，甚至造成不可挽回的損失，因此，珍貴歷史檔案應(yīng)當(dāng)作為企業(yè)檔案數(shù)字化的重點(diǎn)。總之，開展檔案數(shù)字化工作要避免盲目、重復(fù)，而應(yīng)有重點(diǎn)、分批分期地進(jìn)行。

2.2 前端控制，打通電子文件的收集渠道

一方面，應(yīng)提前建立電子文件的歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔要求，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保電子文件歸檔能夠“有章可循”。另一方面，檔案部門應(yīng)參與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施，與電子文件形成部門、計(jì)算機(jī)信息管理部門共同規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位檔案管理，提前介入電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、歸檔等工作，打通電子文件的歸檔渠道。

2.3 擴(kuò)大范圍，確保數(shù)字檔案資源“應(yīng)收盡收”

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“檔案資源多樣化”的發(fā)展目標(biāo)，即依法管理檔案資源，各級(jí)國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善?？梢?，檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作需要而擴(kuò)大，不僅收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等類型的檔案，還應(yīng)從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度，將企業(yè)門戶網(wǎng)站、微博、微信、APP等新媒體平臺(tái)上有價(jià)值的信息進(jìn)行收集，不斷豐富和優(yōu)化館藏?cái)?shù)字檔案資源。

2.4 加強(qiáng)數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先，國家或地方在頒布一個(gè)新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，除了傳達(dá)到每個(gè)政府檔案機(jī)構(gòu)，還應(yīng)覆蓋到相關(guān)的企業(yè)檔案部門，并積極開展新標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫徹培訓(xùn)，鼓勵(lì)各企業(yè)參加；其次，在今后制定數(shù)字檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)多關(guān)注企業(yè)的需求，結(jié)合我國企業(yè)檔案工作的實(shí)際進(jìn)行制定，必要時(shí)，應(yīng)頒布專門針對企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以指導(dǎo)企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的開展。在企業(yè)層面，一方面應(yīng)積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國際、國內(nèi)有關(guān)數(shù)字檔案資源建設(shè)的新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范；另一方面，應(yīng)在遵守國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照先進(jìn)性、完整性和可調(diào)整性的原則，結(jié)合企業(yè)檔案工作實(shí)際和信息化管理水平，建立健全企業(yè)自身的數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)體系。

2.5 深化數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用

第一，建立數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫，并做好利用權(quán)限的配置工作。全文數(shù)字檔案信息對企業(yè)人員有著直接的利用價(jià)值，企業(yè)應(yīng)在檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作的基礎(chǔ)上，不斷完善檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。第二，積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，對數(shù)字檔案信息進(jìn)行描述、標(biāo)引，建立個(gè)性化標(biāo)簽，從而為用戶提供基于語義挖掘與理解的深度檢索條件，深度開發(fā)數(shù)字檔案信息資源；第三，開展數(shù)字檔案編研工作，編制滿足用戶需求的高質(zhì)量、多類型且易于呈現(xiàn)和傳播的檔案編研成果，建立數(shù)字檔案專題數(shù)據(jù)庫，全面、系統(tǒng)、多元化地向用戶展示檔案信息。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代，每個(gè)企業(yè)都擁有豐富的數(shù)字信息資源，它們像一粒粒珍珠分散于企業(yè)的每個(gè)角落。企業(yè)檔案部門的工作就是將它們拾起、串聯(lián)并展現(xiàn)它們的光芒。企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)、基礎(chǔ)的工作，我們應(yīng)著眼于現(xiàn)實(shí)，從戰(zhàn)略的高度自覺加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，充分發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)、各項(xiàng)管理和科學(xué)研究中的巨大潛能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]肖希明.信息資源建設(shè)的變革與發(fā)展[M].北京：國家圖書館出版社，2010：161-162.

[2]李明華.中國的數(shù)字檔案資源建設(shè)[J].中國檔案，2016（10）：14-15.

作者簡介

路江曼（1990-），女，河南安陽，武漢大學(xué)，檔案學(xué)，碩士，助理館員，研究方向：檔案信息化、檔案編研。