淺議紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

楊沫

摘 要：在當(dāng)今社會(huì)逐漸發(fā)展的現(xiàn)在，各種信息化軟件逐漸被開(kāi)發(fā)出來(lái)，信息變得更加快距離運(yùn)輸。在信息傳送的現(xiàn)代化社會(huì)中，基本是以兩種形式來(lái)進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)。一種是紙質(zhì)檔案管理，另一種是電子檔案管理。這兩種信息管理都可以真實(shí)的反映出信息的記錄。兩者都有自己獨(dú)自的優(yōu)勢(shì)，在當(dāng)前社會(huì)信息不斷發(fā)展的今天，更多的人會(huì)將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相融合來(lái)對(duì)信息進(jìn)行處理，從而為企業(yè)或者單位進(jìn)行相關(guān)的信息記錄。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；檔案管理；融合

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著中國(guó)的迅速發(fā)展，科研項(xiàng)目中的檔案整理工作也越來(lái)越多?？蒲许?xiàng)目，即開(kāi)展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)，這些活動(dòng)有著一個(gè)明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時(shí)間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實(shí)生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時(shí)代的需求，電子檔案在科研項(xiàng)目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡(jiǎn)便、省時(shí)、易攜帶等特點(diǎn)，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對(duì)待每一件事以及每一個(gè)事物，客觀面對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，并適當(dāng)對(duì)其加以利用。

1 紙質(zhì)檔案管理概況

1.1 檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求

紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來(lái)的發(fā)展成熟過(guò)程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。

1.2 紙質(zhì)檔案管理中的存儲(chǔ)和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡(jiǎn)單

紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來(lái)。在長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無(wú)論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

2 電子檔案管理概述

2.1 電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大

電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過(guò)程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲(chǔ)存載體量來(lái)計(jì)算，一個(gè)U盤的儲(chǔ)存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個(gè)U盤就可以存儲(chǔ)大約20480頁(yè)到1310720頁(yè)的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個(gè)打火機(jī)大小。

2.2 電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理

多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲(chǔ)存于同一個(gè)儲(chǔ)存載體上面。這樣的儲(chǔ)存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

3.1 紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲(chǔ)量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時(shí)代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無(wú)法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時(shí)代環(huán)境下都擁有了彼此無(wú)法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

3.2 紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法。通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：

1）針對(duì)已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。

2）建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機(jī)制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機(jī)制進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.3 實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化，由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開(kāi)發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用。因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任。

3.4 建立相互配合的檔案管理制度

由于電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實(shí)現(xiàn)兩者工作的有效結(jié)合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個(gè)管理工作能順利開(kāi)展。

在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲(chǔ)存上的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲(chǔ)存上保證業(yè)務(wù)的一致性。例如，對(duì)于關(guān)鍵的檔案信息，需要分別用紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，在對(duì)其進(jìn)行歸檔之后，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝，并輸出為紙質(zhì)檔案。對(duì)于一些不會(huì)變動(dòng)的檔案信息，可以用紙質(zhì)的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，包括單位人員任職資格、學(xué)歷證明等；而對(duì)于經(jīng)常變動(dòng)的信息，可以用電子檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，包括采購(gòu)信息、考察信息等，保證能實(shí)時(shí)更改信息內(nèi)容，并且所有更改都會(huì)有更改歷史，方便人們更好的開(kāi)展工作。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個(gè)計(jì)算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)都比較扎實(shí)的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語(yǔ)基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案室的工作質(zhì)量提高，檔案事業(yè)才能提高。新時(shí)期檔案事業(yè)只有適應(yīng)變革才能有所發(fā)展。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長(zhǎng)補(bǔ)短，長(zhǎng)期并存。紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。數(shù)字時(shí)代電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會(huì)發(fā)揮其巨大的作用。

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