對(duì)開發(fā)區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

唐國春

摘 要：檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，要針對(duì)開發(fā)區(qū)重視產(chǎn)業(yè)、民生的實(shí)際發(fā)展需要，大力接收反映開發(fā)區(qū)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、公用事業(yè)完善、社區(qū)平臺(tái)打造、社會(huì)保障健全、教育事業(yè)發(fā)展等方面的檔案挖掘。

關(guān)鍵詞：開發(fā)區(qū)；檔案；數(shù)字化建設(shè)

1 開發(fā)區(qū)概況

江蘇省句容經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)創(chuàng)建于1992年，1993年被省政府批準(zhǔn)為省級(jí)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)。從2003年以來開發(fā)區(qū)已累計(jì)引進(jìn)各類項(xiàng)目近300個(gè)，其中工業(yè)項(xiàng)目180個(gè)，總投資30億元，合同利用外資3.35億美元，實(shí)際利用外資近1.64億美元。一座以外向型經(jīng)濟(jì)為龍頭，高新科技為先導(dǎo)，工業(yè)經(jīng)濟(jì)為主體，二、三產(chǎn)業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的生態(tài)型開發(fā)區(qū)正蓬勃興起。經(jīng)過十幾年的發(fā)展，特別是自2007年市委市政府作出"舉全市之力建設(shè)開發(fā)區(qū)"以來，開發(fā)區(qū)發(fā)展突飛猛進(jìn)，已經(jīng)成為句容全市首要的招商引資和項(xiàng)目建設(shè)載體。成立以來，開發(fā)區(qū)管委會(huì)始終用科學(xué)的發(fā)展觀和方法論指導(dǎo)開發(fā)建設(shè)工作，遵循有利于加快培植光電子、汽車及零配件、生物醫(yī)藥、輕紡服裝等四大主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)的原則，不遺余力地打造"綠色科技開發(fā)區(qū)"這一優(yōu)質(zhì)品牌，一批科技含量高、產(chǎn)業(yè)特色明顯、環(huán)境影響小、帶動(dòng)效應(yīng)強(qiáng)的項(xiàng)目進(jìn)區(qū)落戶。目前，開發(fā)區(qū)黨工委下轄132個(gè)黨支部（總支），共有3190名黨員。2017年，開發(fā)區(qū)共完成財(cái)政收入19.42億元，一般預(yù)算收入12.5億元；實(shí)際到賬外資1.68億美元；固定資產(chǎn)投資121.3億元，其中規(guī)模以上工業(yè)增加值73億元，工業(yè)銷售收入120億元。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要意義

信息時(shí)代，數(shù)字檔案館是開發(fā)區(qū)數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進(jìn)而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者，對(duì)開發(fā)區(qū)的招商、發(fā)展、管理都有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

3 開發(fā)區(qū)檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀、問題

3.1 現(xiàn)狀

目前，民生檔案資源體系逐步建立起來。自國家檔案局提出“三個(gè)體系”（“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”）建設(shè)的要求后，開發(fā)區(qū)加大了對(duì)婚姻檔案、項(xiàng)目檔案、招商檔案、破產(chǎn)改制企業(yè)檔案等專門檔案的接收力度。為老百姓在維權(quán)、解決糾紛等方面提供了檔案憑證，日益成為百姓解決實(shí)際問題的“靠山”。因此說，民生檔案資源體系的建立，對(duì)新區(qū)發(fā)展、穩(wěn)定，保障民生、改善民生所發(fā)揮的積極作用日益凸現(xiàn)。

開發(fā)區(qū)檔案主要來源于下轄單位及黃梅街道辦及直屬單位等全宗群產(chǎn)生的黨政文書檔案。從近年來接收的整體情況來看，除開發(fā)區(qū)管委會(huì)辦公室及少數(shù)部門外，大多數(shù)單位檔案門類單一，紙質(zhì)檔案多，特殊載體檔案少。同時(shí)，近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)、新媒體的興起，開發(fā)區(qū)的聲像檔案完整度日趨提高，進(jìn)區(qū)知名企業(yè)相關(guān)圖片及視頻檔案、開發(fā)區(qū)招引宣傳片等資料等逐漸數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.2 問題

表現(xiàn)在：1）由于開發(fā)區(qū)城建檔案歸屬問題，檔案部門工作權(quán)限受限制，因而很難實(shí)現(xiàn)對(duì)區(qū)內(nèi)重大城建項(xiàng)目的有效監(jiān)管，導(dǎo)致城市建設(shè)檔案歸檔不全。2）檔案結(jié)構(gòu)失衡，在實(shí)際操作中，檔案的執(zhí)行力不夠。有些單位職能科室為方便工作，把業(yè)務(wù)檔案據(jù)為已有，不愿上交給檔案人員集中保管，長(zhǎng)此以往，造成業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案流失，失去了最具潛力價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案。

4 開發(fā)區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

4.1 提高全員檔案認(rèn)識(shí)

開發(fā)區(qū)檔案建設(shè)是檔案工作、開發(fā)區(qū)發(fā)展管理的立身之本。竭盡全力的收集和積累好豐富的檔案資源是檔案工作的首要任務(wù)。要牢固樹立開發(fā)區(qū)工作發(fā)展到哪里檔案工作就延伸到哪里的理念。把檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。

4.2 完善數(shù)字化文件歸檔制度

1）豐富館藏，加強(qiáng)對(duì)各種文檔的收集管理。通過接收、社會(huì)征集、購買、捐贈(zèng)等方式，大力征集富有地方特色、產(chǎn)業(yè)特色、城市發(fā)展、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等檔案，不斷增加館藏?cái)?shù)量，并加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔。數(shù)字化文件不斷增多，檔案管理部門要對(duì)文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求。2）確立重點(diǎn)，加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。要圍繞開發(fā)區(qū)開發(fā)與建設(shè)工作中心，確立征地拆遷、項(xiàng)目建設(shè)、招商引資、對(duì)外交往等檔案工作重點(diǎn)，形成鮮活、生動(dòng)的檔案格局。為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時(shí)滿足社會(huì)的廣泛需求，應(yīng)積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時(shí)上網(wǎng)傳輸，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對(duì)如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)發(fā)布，僅靠單個(gè)檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

4.3 注重抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

積極開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案資源管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案館與各部門、單位之間檔案數(shù)據(jù)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案資源共建共享。利用電子政務(wù)信息平臺(tái)，做好電子文件的接收、歸檔，積極探索接收電子檔案的方法和程序。

檔案數(shù)據(jù)庫的含義就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程，筆者認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等，當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4.4 加強(qiáng)對(duì)人員信息化技能的培養(yǎng)

切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。一方面，應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作；另一方面，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和管理水平；培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。加大信息化技能的學(xué)習(xí)，利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，促進(jìn)檔案資源由分散保管走向集中保管。

5 小結(jié)

檔案數(shù)字化建設(shè)不能一蹴而就，需要檔案工作者堅(jiān)持不懈的努力，提高責(zé)任意識(shí)，創(chuàng)新工作手段，抓住各類檔案形成的規(guī)律，根據(jù)本地區(qū)社會(huì)需求構(gòu)建門類齊全，結(jié)構(gòu)合理的檔案資源體系，從而為開發(fā)區(qū)健康發(fā)展、科學(xué)管理增添一臂之力。