論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變

郝曉旭

黑河海關(guān) 黑龍江黑河 164300

一、檔案管理工作狀況分析

在信息化建設(shè)以及電子機械發(fā)展的推動下，檔案管理工作也逐漸實現(xiàn)了電子化、現(xiàn)代化的發(fā)展，并且電子檔案在各個領(lǐng)域中運用的也越發(fā)的深入化、熟練化，切實的提升了檔案管理工作的質(zhì)量。而在電子類型檔案使用廣泛化、規(guī)范化同時，實體類型檔案文件的使用率卻在不降低。并且由于實體類型檔案信息在信息傳遞的時效性、快捷性方面存在不足，也難以實現(xiàn)電子信息類型檔檔案所具有信息共享、高效傳輸?shù)膬?yōu)勢，因此實體類型檔案被電子類型檔案取代的趨勢也越發(fā)的明顯。在進一步提升檔案管理工作質(zhì)量的階段中需要工作人員能掌握電子類型檔案管理的需要，制定科學的電子類型檔案管理方案，通過完成電子類型檔案信息管理模式的轉(zhuǎn)換，讓檔案管理工作的質(zhì)量獲得相應(yīng)提升。

二、工作內(nèi)容方面轉(zhuǎn)變分析

（一）檔案保存方面的轉(zhuǎn)變

由于過去檔案信息管理以紙質(zhì)媒介作為基礎(chǔ)，因此在開展檔案管理工作的時候也就需要占據(jù)大量的儲存空間，在紙質(zhì)類型檔案文件數(shù)量不斷增加之后也需要檔案儲存能有更大的空間，增加了紙質(zhì)類型檔案信息在儲存方面的成本以及操作難度。同時在使用紙質(zhì)類型檔案信息開展相應(yīng)管理工作的階段，還需要工作人員能重點做好紙質(zhì)文件的保護工作，避免紙質(zhì)類型檔案文件在儲存中出現(xiàn)蟲咬、老鼠嗑的情況，進一步增加了檔案文件在防護方面的難度。

而電子檔案就少了這些缺點，只要在計算機上存入檔案，輸入檢索就可查找。一個人就能完成過去多個人的工作，而且電子版因為要聯(lián)網(wǎng)還不容易更改，會使檔案更真實有效。電子檔案收集方便、保存也簡單，傳遞快捷，很容易調(diào)出所需檔案，滿足了人們獲取信息的要求。電子檔案管理只需要有臺電腦就行，不用考慮檔案庫房和檔案柜的設(shè)置，只要注重電腦的更新?lián)Q代以適合保存各種格式電子文檔的能力，儲存量足夠就可以了。與傳統(tǒng)檔案管理相比，由于計算機網(wǎng)絡(luò)有一定的不穩(wěn)定性和不安全性，有可能會造成信息丟失，需要檔案管理人員對電子文檔隨時備份，以備計算機一旦出現(xiàn)問題不會造成信息丟失。

（二）工作新內(nèi)容分析

電子檔案運用計算機來管理，要做設(shè)備故障安全防范工作，對所存數(shù)據(jù)進行異地備份，以防計算機硬件等系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，導致存儲數(shù)據(jù)的丟失。對用戶可以訪問的目錄等其他資源進行一定的限定，并且對能執(zhí)行的操作做限制；還要設(shè)置防火墻控制，用于防止網(wǎng)絡(luò)中的黑客攻擊；建立健全的電子檔案安全管理制度。制度約束可以提高相關(guān)工作人員的責任意識和安全意識，并細化管理規(guī)范和操作行為，或者建立相關(guān)的監(jiān)督崗位，專門負責檔案信息的安全。對于重要的檔案需要加密處理，禁止外部網(wǎng)絡(luò)訪問。電子檔案不能和外界的網(wǎng)絡(luò)、國際網(wǎng)絡(luò)等相連接，必須實行物理隔離，只能適用于局域網(wǎng)絡(luò)使用，以防檔案被泄密和被攻擊。運用訪問控制技術(shù)保證檔案信息不被非法訪問和非法使用。管理電子檔案要適時對計算機服務(wù)器和客戶端查毒和殺毒，防止病毒入侵。必須要確保檔案能夠得到妥善、安全的保存管理，避免檔案信息因為各種人為因素或者意外因素而出現(xiàn)損失。有效地防止黑客的攻擊，定期對網(wǎng)絡(luò)機器設(shè)備進行掃描。對檔案網(wǎng)絡(luò)的信息進行安全審計，采取措施對檔案信息、數(shù)據(jù)的來源設(shè)置跟蹤機制。

三、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析

隨著網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)的應(yīng)用，信息化的程度不斷提高，檔案管理工作的內(nèi)容和模式也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變。檔案管理工作只有跟上時代的步伐，及時改變思路，改變工作方式，提高工作效率才能充分發(fā)揮檔案的作用，為各行各業(yè)提供服務(wù)。

（一）建立健全新型檔案材料管理制度

新型檔案管理改變了過去紙質(zhì)檔案的模式，儲存方式發(fā)生了改變，管理也要發(fā)生改變。紙質(zhì)檔案可以要求人們不復制、不拍照或是不盜拿就可以，人們用眼睛就可以看得到，而電子檔案具有較高的安全性，可以根據(jù)檔案絕密的等級不同來確定適宜開放的人群。但是電子檔案要做好部分檔案材料的保密工作，制定明確的管理權(quán)限，不能隨意拷貝文件，防止檔案信息泄露出去。針對查閱服務(wù)制定嚴格的處罰制度，對未經(jīng)授權(quán)而向外界提供查閱服務(wù)的個人進行嚴厲的處罰。

（二）打破傳統(tǒng)管理的觀念

檔案管理內(nèi)容復雜，包括了政治、經(jīng)濟、文化歷史等的信息資源，是最豐富的信息資源，檔案管理就要做好這道信息屏障，既方便社會各界科學信息的查找，又要保證信息資源不被泄密，全面提高對檔案的有效的管理。電子檔案管理運用先進的科學技術(shù)，提高了工作效率，實現(xiàn)了檔案管理信息化、方便快捷地為社會各界服務(wù)。

檔案的數(shù)字化管理，要求檔案管理人員要不斷的更新知識，以適應(yīng)發(fā)展的需要。有關(guān)部門要注意引進多方面的專業(yè)人才，來充實檔案管理隊伍，增強專業(yè)知識，改變過去檔案管理人員只是保管的作用。