公路檔案的信息化建設有效管理的探討

楊晶晶

摘要：隨著科技的發(fā)展，公路檔案管理的信息化程度越來越高，其有助于保護檔案的完整性，有利于優(yōu)化公路檔案管理內(nèi)容，實行高效且便捷的工作方式，從而提升公路檔案管理效率，推動了公路企業(yè)的穩(wěn)健運營。本文從公路檔案管理信息化建設的重要性出發(fā)，分析了目前公路檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀，提出了公路檔案的信息化建設有效管理的對策，以便提高公路企業(yè)檔案管理水平。

關鍵詞：公路檔案 ? 信息化 ? 管理 ? 對策

隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)紛紛借助信息技術完成了轉型升級;其中公路檔案管理方式也在不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)的紙質化檔案管理的方式已經(jīng)不能適應高速發(fā)展的社會需求。公路單位借助科技的力量使得檔案管理的信息化水平越來越高，檔案的安全性更高，檔案管理人員的工作效率得以提升。但是在目前的公路檔案信息化建設中仍然存在一些問題，需要公路企業(yè)解決。

一、公路檔案管理信息化建設的重要性

在科技的推動下，我國的各行各業(yè)紛紛完成了轉型升級，實現(xiàn)了現(xiàn)代化發(fā)展，在日益激烈的市場競爭中，公路檔案管理也應該順應時代發(fā)展的趨勢，加快信息化建設，提高為社會服務的水平。無紙化辦公以及OA 辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)是成為很多企業(yè)選擇的新型辦公方式，這種便捷又高效的辦公模式，運用于公路檔案管理的過程中，利用信息技術將電子檔案傳輸?shù)诫娮游募希裙?jié)約了檔案的存儲空間，同時借助保密鎖以及權限功能，提高了檔案的保密性。同時公路企業(yè)可以根據(jù)自己企業(yè)發(fā)展的實際情況，開發(fā)出適合公路檔案管理的軟件，借助軟件的匯總與查詢功能，可以對檔案進行有效分類，方便查詢。

公路檔案信息化管理主要是對公路檔案中的文書檔案、財務檔案以及技術檔案等建立相應的數(shù)據(jù)庫，使得公路企業(yè)的檔案信息得以共享。通過對信息技術的合理利用，極大的彌補了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，對公路企業(yè)實現(xiàn)轉型升級具有重要的推動作用。

二、目前公路檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

（一）公路檔案管理制度不完善

制度是保證政策落實的基礎，公路檔案管理信息化建設必須要有完善的制度作為保障，這樣才能讓檔案管理人員做到有法可依。但是目前，部分公路企業(yè)檔案管理的信息化程度并不高，基礎業(yè)務能力不強，部分公路檔案管理的質量不高，此外，在不同時期以及不同類型的公路檔案難以實現(xiàn)相融。同時公路管理過程中缺乏明確的目標，有些公路檔案管理在信息化建設的過程中缺乏統(tǒng)一的標準以及流程，使得公路檔案信息化建設收到了極大的阻礙。雖然有些公路企業(yè)使用了信息化檔案管理方式，但是由于缺乏相應的制度保障，因此對傳統(tǒng)的模式依賴程度較大，并沒有實現(xiàn)完全的信息化。

（二）缺乏專業(yè)的信息化管理人員

公路檔案管理人員的專業(yè)水平以及職業(yè)道德素質會直接影響信息化建設的進程。檔案信息化建設需要有專業(yè)的檔案管理人員以及具備創(chuàng)新的思維，并在工作中及時探索與改進檔案管理形式，以便能夠在實踐中提升信息化水平。但是，目前有部分公路管理單位的檔案管理人員缺少專業(yè)知識，對信息化管理的認識不夠深刻，對信息化管理的利用程度不高。同時公路單位在引進人才時，沒有制定嚴格的審核計劃，往往是對檔案管理人員基礎知識的考查，對檔案管理人員的綜合素質沒有進行詳細的了解，因此，具備較強應變能力以及創(chuàng)新能力的檔案管理人員較少。

（三）公路檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理方式

由于公路單位的部門比較多，涉及的人員數(shù)量比較大，需要處理的檔案較為繁雜，因此公路檔案管理部門以及所屬的各分局之間都會存在相應的差別。在傳統(tǒng)的紙質化檔案管理過程中部分公路檔案管理部門已經(jīng)形成了不同的管理習慣，使得在信息化建設的過程中檔案的分類、整理以及標注方式都存在一定的差異性，這就使得公路檔案管理標準難以統(tǒng)一。此外，由于管理方式的差異性，加上部分公路檔案管理部門沒有根據(jù)自己部門的實際情況制定相應的檔案管理系統(tǒng)，因此在使用其他公路企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)時就會出現(xiàn)一定的難度，這不利于公路檔案管理的信息化建設。

三、公路檔案的信息化建設有效管理的對策

（一）建立健全信息化管理機制

公路檔案的信息化建設需要完善的制度以及規(guī)章進行管理，由于公路檔案涉及的信息量比較大，部分檔案的更新速度較快，因此在檔案的搜集以及真理方面具有一定的難度。這就需要公路檔案管理部門根據(jù)本單位的發(fā)展情況，制定出適合公路檔案信息化發(fā)展的管理體制，以便確保檔案信息化建設的規(guī)范化以及制度化。讓檔案管理人員做到有法可依，推進信息化建設的進程，提高檔案管理人員的工作效率。比如：檔案管理單位應該成立數(shù)字檔案館，對檔案進行數(shù)字化管理，以便能夠對已經(jīng)公開的公路檔案內(nèi)容實現(xiàn)共享，從而滿足社會對公路檔案的使用需求。同時檔案部門可以借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，搭建信息共享平臺，拓寬信息渠道，讓社會各界了解公路的建設以及發(fā)展，針對社會各界提出的意見，及時尋求解決方案，提升公路檔案管理信息化水平。此外，在信息化體制的建設過程中，管理層應該制定相關的崗位職責，明確檔案管理工作人員的工作責任，尤其是對特定檔案資料的安全性以及保密性方面，應該設定專門的管理人員，防止檔案丟失，確保檔案的安全。

（二）加強專業(yè)化、創(chuàng)新型檔案人才隊伍建設

人才是公路企業(yè)發(fā)展的推動力，創(chuàng)新型、專業(yè)型的人才隊伍能夠為企業(yè)的轉型升級注入活力，促進企業(yè)的現(xiàn)代化進程。因此，公路檔案信息化建設的過程中，應該加強人才隊伍建設，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，促進公路檔案管理信息化發(fā)展。人才隊伍的建設需要從兩方面進行：

首先，在人才引進上，公路主管部門應該制定明確的招聘計劃，在人才的選擇上不僅要考核應聘人員的專業(yè)知識，還應該對應聘人員的綜合素質進行測評，公路檔案管理要使實現(xiàn)信息化建設不僅需要專業(yè)能力強的人員，還需要具備一定的創(chuàng)新性以及探究性，這樣在檔案管理的過程中，就能夠得心應手，利用新技術開發(fā)檔案管理新途徑。

其次，對于公路檔案管理內(nèi)容的工作人員來講，公路主管部門應該定期組織信息化檔案管理培訓會議，讓檔案工作人員充分了解信息化檔案管理的重要性。同時讓檔案管理人員樹立無紙化辦公的理念，學習信息化檔案管理的技術技巧等。公路主管部門還應該聘請高校的專家以及教授等來單位指導工作，幫助檔案管理人員解決信息化建設過程中出現(xiàn)的具體問題，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容。此外，公路主管部門還可以派檔案管理人員到國內(nèi)外檔案管理信息化程度較高的企業(yè)學習先進的管理經(jīng)驗，并根據(jù)本單位的發(fā)展情況，制定出詳細的檔案信息化管理措施。

（三）建立標準化、統(tǒng)一化的管理方式，實現(xiàn)信息共享

公路檔案信息化建設需要完善的管理方式，從上到下都應該具有統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式，否則在信息化建設的過程中就會由于方式不一致或者工作模式不統(tǒng)一，而阻礙信息化進程。首先，公路主管部門應該建立信息化檔案管理的框架，然后各級檔案管理部門根據(jù)本單位的發(fā)展情況將檔案管理工作進行細化形成合適的信息化檔案管理系統(tǒng)。

目前，數(shù)字化改革已經(jīng)成為公路檔案管理信息化建設的基礎，除了要將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案以外，還要完善公路檔案信息庫，這樣就可以解決紙質檔案難保存，所占空間大，查詢不方便等問題。同時還可以有效滿足社會各界對公路建設信息的需求。但是，信息庫建立之后，需要檔案管理工作人員及時補充資料，根據(jù)公路的建設以及發(fā)展等相關動態(tài)，實時更新和完善資料庫，這樣就能信息庫中檔案的有效性以及全面性。公路檔案管理部門應該充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，建立資源信息共享系統(tǒng)，實現(xiàn)公路信息資源共享。比如：對于一些文書檔案，可以借助共享平臺進行公開，讓民眾有效了解我國公路建設的進程。對于一些可開放的技術檔案，也可以進行共享，從而突破公路建設中的技術難題。對于一些財務檔案也可以利用共享平臺進行公開，從而加強對公路建設過程中資金利用率的有效監(jiān)督。這樣就可以極大的拓寬信息來源，同時通過共享平臺，社會各界可以具體了解到公路工程建設方面的信息。通過對公路信息的查詢與監(jiān)督，提高了公路建設效率。

此外，公路檔案信息時電子政務管理中的重要信息來源，因此，公路檔案信息化發(fā)展的過程中應該有效的結合電子政務，充分發(fā)揮公路檔案的作用，統(tǒng)一規(guī)劃，加強對信息化檔案管理的領導，從而促進公路檔案信息化建設的穩(wěn)健運營。

三、結語

綜上所述，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，公路檔案工作面臨很大的挑戰(zhàn)與機遇，新形勢下，公路檔案管理部門應該加強信息化建設，提高公路檔案管理的信息化水平，提升檔案管理工作效率。檔案管理部門要從思想上重視檔案館信息化建設，建立健全信息化管理的體制機制。其次，加強專業(yè)化、創(chuàng)新型人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質。此外，公路檔案管理部門應該建立標準化、統(tǒng)一化的管理方式，實現(xiàn)信息共享，進一步提升信息的利用率，從而促進公路企業(yè)穩(wěn)健運營。

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（作者單位：甘肅省定西公路局）