牧場檔案管理措施探析

徐春玲

畜牧業(yè)的發(fā)展壯大，推動著牧場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，牧場各項工作得到規(guī)范發(fā)展，隨著牧場管理水平的提高，牧場檔案管理的重要性也彰顯出來，強(qiáng)化牧場檔案管理工作也提上了日程，本文從加強(qiáng)牧場檔案管理措施進(jìn)行研究分析，進(jìn)一步提高牧場的檔案管理水平，以促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)的和諧發(fā)展。

牧場檔案是牧場日常工作的真實寫照，是歷史性記載，是牧場管理工作的一部分，對總結(jié)牧場發(fā)展歷程有較好的資料作用，也對牧場未來管理有指導(dǎo)借鑒作用，做好檔案管理工作，是牧場健康持續(xù)發(fā)展的需要，也可以促進(jìn)牧場工作質(zhì)量和工作效率的提高，做好牧場檔案管理意義重大。如何做好檔案管理，強(qiáng)化措施分析，總結(jié)出一個科學(xué)合理的檔案管理辦法。

1 牧場檔案管理內(nèi)容

1.1日常業(yè)務(wù)報表的管理

牧場每月都會產(chǎn)生運(yùn)營月報表、預(yù)警與反饋表、超期牛日報、奶量周報以及生產(chǎn)日報、耳牌普查表和混群情況月報等報表，分別由生產(chǎn)部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理，并根據(jù)工作成績兌現(xiàn)相應(yīng)考核。

1.2信息系統(tǒng)的運(yùn)行參數(shù)的管理

按照牧場制度要求，按程序和權(quán)限使用牧場信息系統(tǒng)，并做好數(shù)據(jù)備份、硬件維護(hù)，軟件維護(hù)等工作。

1.3 檔案數(shù)據(jù)的管理

相關(guān)數(shù)據(jù)需專人負(fù)責(zé)，履行審核程序，并做好備案記錄。

1.4 相關(guān)文件、制度、人員變動手續(xù)等管理資料。

1.5 牧場養(yǎng)殖情況的管理

包括畜禽的品種、數(shù)量、繁殖記錄、標(biāo)識情況和畜禽來源以及進(jìn)出場日期;畜禽飼料、飼料添加劑和獸藥的來源、名稱、使用對象、時間和用量等有關(guān)情況;畜禽防疫情況，畜禽發(fā)病、診療、死亡和無害化處理情況;畜禽養(yǎng)殖代碼;農(nóng)業(yè)部規(guī)定的其他內(nèi)容。

2牧場檔案管理措施

2.1強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，梳理出檔案工作內(nèi)容，成立檔案管理機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案管理工作人員，使牧場檔案管理工作責(zé)任明確，有人抓，有人落實。若有的牧場人員比較緊張，不可能單設(shè)管理機(jī)構(gòu)，需要牧場工作人員兼職管理，這就要建立獎罰分明的管理制度，使勞動有付出，就要有獎勵，才能激發(fā)人的工作熱情。

2.2提高檔案管理的認(rèn)識高度

應(yīng)該說一個單位的文化實際上是一個領(lǐng)導(dǎo)的文化，這不是個人主義，而是在當(dāng)今中國的現(xiàn)狀，領(lǐng)導(dǎo)重視的工作，工作推行的就好，所以提高檔案管理的認(rèn)知程度，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭重視，重視不是口頭說說，而是納入到實際工作當(dāng)中。檔案管理措施落實到位，就要將檔案管理納入牧場發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列出經(jīng)費(fèi)計劃。提高檔案管理的重視程度，從領(lǐng)導(dǎo)到下屬都提高了認(rèn)識，在工作中就會主動地參與檔案管理，主動地做好檔案管理的各項工作。

2.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)規(guī)范管理

對檔案管理剛剛認(rèn)識的單位來說，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)是必要的，通過對檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，可以更規(guī)范的管理檔案。從檔案的收集到分類，歸整到編號，可以建立目錄，通過總分方式，便于檔案的查詢。認(rèn)真收集分類，考驗的是檔案管理人員的專業(yè)知識，將類別一致，工作內(nèi)容相似的資料統(tǒng)一到一起，只有具有檔案管理專業(yè)知識，就可以將資料完整規(guī)范的收集，清楚科學(xué)的分類，組卷合理有序，內(nèi)容豐富且精美，歸檔外表整齊規(guī)范還美觀。

2.4完善各項管理制度

檔案管理各個環(huán)節(jié)有標(biāo)準(zhǔn)、有要求，對檔案管理人員來說依章辦事就可以減少很多不必要的錯誤發(fā)生。檔案管理部門應(yīng)建立借閱登記薄、文書檔案移交登記薄，檔案室檢查記錄、檔案接收、移出登記和檔案數(shù)量統(tǒng)計臺帳等，完善檔案工作的一系列規(guī)章制度，明確責(zé)任，將工作內(nèi)容與檔案工作同步管理原則，誰管誰建檔，建立和完善文件材料的歸檔制度，明確工作流程，實行各部門涉及業(yè)務(wù)自行收集整理，按期統(tǒng)一移交檔案室進(jìn)行歸檔的辦法，由檔案室集中統(tǒng)一管理牧場在日常工作中所形成的全部檔案，采取多種措施保障檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，力求檔案做到各種檔案可以清晰反映檔案管理全流程，臺帳記錄清晰規(guī)范，工作流程實用有效果。

2.5完善設(shè)施做好規(guī)范管理

強(qiáng)化場所建設(shè)，更新硬件設(shè)施，檔案室配備門類齊全的檔案柜，對已存檔保管的文書檔案、會計檔案、照片檔案、建設(shè)用地檔案、土地詳查檔案等分門別類存放。對條件不具備的單位，檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施不全的單位，也要積極爭取行政支持，給予一定的經(jīng)濟(jì)支持，確保檔案單獨(dú)存放管理。在日常檔案管理中要做到“九防”，即防泄密，這是根據(jù)重要程度，注意檔案查閱權(quán)限問題;防火、防盜、防蟲、防鼠這是基礎(chǔ)環(huán)境管理問題;防潮、防塵、防光、防高溫，這即是管理技術(shù)要求，也是管理責(zé)任問題。不同問題不同性質(zhì)區(qū)別對待，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，有序化。

2.6信息檔案的管理要嚴(yán)格執(zhí)行工作程序

牧場信息檔案的管理由信息中心統(tǒng)一管理。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案的保管，牧場檔案涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)，即信息檔案，要加強(qiáng)保密管理。對原始單據(jù)管理及輸出報送都要由專人負(fù)責(zé)，每月整理，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，做好備案記錄。數(shù)據(jù)備份、軟硬件的維護(hù)都要執(zhí)行相關(guān)要求，確保信息檔案不遺失，不外傳。負(fù)責(zé)信息檔案的人員若調(diào)離本崗位，要做好崗位交接工作，必須有書面交接表，由單位領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交，審批簽字留檔。但對于牧場的核心檔案，應(yīng)盡量保持人員的穩(wěn)定，不得隨意調(diào)動。

總之，牧場檔案管理涉及著人事、行政、業(yè)務(wù)部門等多方面，在加強(qiáng)管理的同時，要嚴(yán)格按照檔案管理辦法，對各業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行登記造冊管理，落實好責(zé)任人，在工作中狠抓責(zé)任追究，將責(zé)任與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，提高管理人員的責(zé)任意識，要重效果，抓細(xì)節(jié)。

（作者單位：166263 黑龍江省綠色草原牧場）