來華留學(xué)生管理信息化建設(shè)的實(shí)踐

趙晴晴，戴俊霞，胡善貴，樊永剛，張侃敏，朱婷婷

(安徽工業(yè)大學(xué) 國(guó)際教育學(xué)院，安徽 馬鞍山 243002)

近年來，隨著我國(guó)綜合國(guó)力增強(qiáng)，高等教育國(guó)際化水平不斷提高，來華留學(xué)生規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。據(jù)教育部官網(wǎng)數(shù)據(jù)顯示，2017年，全球共有來自204個(gè)國(guó)家和地區(qū)的48.92萬名外國(guó)留學(xué)生在中國(guó)學(xué)習(xí)，遍及中國(guó)31個(gè)省市、935所高等院校，來中國(guó)留學(xué)人數(shù)增幅已持續(xù)兩年達(dá)10%以上[1]。安徽工業(yè)大學(xué)作為一所以工為主、科技部與安徽省聯(lián)動(dòng)支持建設(shè)的省屬重點(diǎn)高校，在國(guó)家和地方政府相關(guān)政策推動(dòng)下，已于2014年正式啟動(dòng)來華留學(xué)學(xué)歷生招生培養(yǎng)工作，并將留學(xué)生教育納入本?！笆濉币?guī)劃。2014年，安徽工業(yè)大學(xué)留學(xué)生人數(shù)僅為17人；2018年，留學(xué)生人數(shù)增加至380人，其中本科生占85%，生源國(guó)數(shù)量增加至46個(gè)。隨著我校留學(xué)生規(guī)模日益擴(kuò)大，以往采用的郵件接收學(xué)生申請(qǐng)、紙質(zhì)檔案和Office辦公軟件管理留學(xué)生信息等辦公模式已不能滿足日益繁重、復(fù)雜的留學(xué)生工作需要，如能創(chuàng)新一種更簡(jiǎn)單且高效的辦公模式來處理日常留學(xué)生教招生和管理工作，將更有利于留學(xué)生教育的管理和發(fā)展。因此，建設(shè)留學(xué)生工作信息化平臺(tái)就顯得尤為重要。

一、來華留學(xué)生信息化理論研究與實(shí)踐現(xiàn)狀

相比中國(guó)學(xué)生，來華留學(xué)生信息化管理和應(yīng)用起步較晚。隨著國(guó)際文化交流增強(qiáng)及來華留學(xué)教育事業(yè)的日益發(fā)展，關(guān)于留學(xué)生信息化管理的理論研究逐漸增多。金泉元等對(duì)來華留學(xué)生管理系統(tǒng)進(jìn)行了數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和技術(shù)分析[2]。李林澤分析了來華留學(xué)生與中國(guó)學(xué)生在信息化趨同管理過程的深度融合問題，闡述了影響來華留學(xué)生信息化水平提高的重點(diǎn)、難點(diǎn)之處[3]。朱萍和李?yuàn)弥竦柔槍?duì)來華留學(xué)生教育管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)，提出了信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)需求[4-5]。盧秀娟、周振環(huán)和程亮等證明了留學(xué)生教務(wù)信息化、檔案管理信息化的可行性及必要性，強(qiáng)調(diào)了留學(xué)生信息化理論研究的重要性[6-8]。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，越來越多的高校根據(jù)各校的實(shí)際需要開發(fā)來華留學(xué)生信息化管理平臺(tái)。目前，來華留學(xué)生信息管理平臺(tái)較少，主要有全國(guó)來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)、中國(guó)政府獎(jiǎng)學(xué)金管理系統(tǒng)，國(guó)家留學(xué)基金委、來華留學(xué)生管理云平臺(tái)，平安保險(xiǎn)公司等。此外，清華大學(xué)、北京理工大學(xué)、南昌大學(xué)和西南大學(xué)等部分高校結(jié)合自身特點(diǎn)及管理模式開發(fā)出適合本校的留學(xué)生管理系統(tǒng)。吉艷艷等在對(duì)湖北省31所來華留學(xué)生院校調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該省使用留學(xué)生管理系統(tǒng)的多為國(guó)際學(xué)生規(guī)模在500人以上的高校，近50%高校沒有適合自己的留學(xué)生管理系統(tǒng)，且不同高校系統(tǒng)之間存在對(duì)接性、兼容性差和重復(fù)建設(shè)等問題[9]。安徽工業(yè)大學(xué)作為以工科為主的高校，在留學(xué)生招生和管理工作上有自身特點(diǎn)，其他院校的系統(tǒng)匹配性差，無法直接“拿來”使用。因此，設(shè)計(jì)和開發(fā)符合本校特色的信息化管理系統(tǒng)對(duì)于做好本校的留學(xué)生工作更為重要和迫切。

二、我校來華留學(xué)生信息化管理特點(diǎn)

我校使用的教育部來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)，目前僅局限于向教育部上報(bào)本年度留學(xué)生信息，不能滿足我校留學(xué)生工作的需求。我校留學(xué)生工作有著自身特點(diǎn)，且傳統(tǒng)工作模式已難以適應(yīng)留學(xué)生教育的發(fā)展規(guī)模和速度，留學(xué)生招生管理、日常管理及教務(wù)管理的信息化建設(shè)的需求愈加迫切。

一是傳統(tǒng)招生宣傳模式無法滿足規(guī)?；猩枨?。面向全球招收全英文授課的學(xué)歷留學(xué)生，通過學(xué)校中英文網(wǎng)站及紙質(zhì)宣傳冊(cè)的宣傳模式不僅效果單一，并且存在國(guó)外學(xué)生無法打開校園網(wǎng)的弊端。其次，通過郵箱接收學(xué)生申請(qǐng)材料的招生方式不僅效率低下，而且極易出錯(cuò)。且不同學(xué)歷層次的申請(qǐng)人需要提交的材料要求不同，傳統(tǒng)的方式難以進(jìn)行準(zhǔn)確篩查及分類管理，極大地限制了留學(xué)生招生工作處理效率。

二是留學(xué)生信息采集量大、各部門可協(xié)調(diào)性差。留學(xué)生培養(yǎng)涉及新生注冊(cè)、簽證管理、住宿管理、教學(xué)教務(wù)管理等多個(gè)環(huán)節(jié)，與國(guó)內(nèi)學(xué)生相比，留學(xué)生信息管理有兩個(gè)特點(diǎn)。首先，留學(xué)生需要采集的信息種類更多，涉及學(xué)生的基本信息、入學(xué)信息、體檢、保險(xiǎn)、簽證、住宿、財(cái)務(wù)、出勤、成績(jī)、獎(jiǎng)懲、學(xué)籍狀態(tài)等多項(xiàng)內(nèi)容，僅姓名、護(hù)照號(hào)碼、學(xué)號(hào)、國(guó)籍、宗教等基本信息，學(xué)校管理部門需要統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目就達(dá)53項(xiàng)之多。其次，留學(xué)生信息管理及使用涉及到校內(nèi)校外多個(gè)部門，各部門的業(yè)務(wù)及使用的系統(tǒng)相互獨(dú)立，涉及到留學(xué)生信息的報(bào)送主要采取Office辦公軟件的形式進(jìn)行。在進(jìn)行數(shù)據(jù)采集及報(bào)送時(shí)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不同業(yè)務(wù)部門之前甚至出現(xiàn)多個(gè)版本，重復(fù)性工作多，導(dǎo)致協(xié)同工作難。以安徽工業(yè)大學(xué)為例，校外相關(guān)單位主要是轄區(qū)派出所、轄區(qū)公安局、省教育廳、省外事辦、相關(guān)大使館及其他相關(guān)單位。校內(nèi)相關(guān)部門主要有各具體培養(yǎng)單位(學(xué)院)、教務(wù)處、研究生院、財(cái)務(wù)處、后勤處、保衛(wèi)處。傳統(tǒng)的工作方式難以滿足現(xiàn)代化管理的需求，嚴(yán)重影響管理和服務(wù)效率。

三是以全英文授課的本科留學(xué)生為主，培養(yǎng)周期長(zhǎng)。我校學(xué)歷留學(xué)生全部單獨(dú)開班授課，學(xué)生培養(yǎng)方案及課程設(shè)置復(fù)雜。盡管我校本科留學(xué)生的教學(xué)計(jì)劃與課表安排已納入學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，但由于學(xué)校教務(wù)系統(tǒng)全部為中文界面，學(xué)生無法在系統(tǒng)中準(zhǔn)確及時(shí)地了解課程、考試、成績(jī)等有關(guān)信息，與教學(xué)教務(wù)相關(guān)的事務(wù)全部由教務(wù)管理人員翻譯為英文后再告知學(xué)生。這種方式不僅效率低下，而且工作量大，容易出錯(cuò)。同時(shí)，隨著在校人數(shù)的增多，教務(wù)人員使用Office辦公軟件處理儲(chǔ)存學(xué)歷生歷年的學(xué)業(yè)成績(jī)、修讀學(xué)分等信息檔案的方式工作量巨大，教務(wù)管理人員任務(wù)繁重。

三、我校留學(xué)生信息化管理平臺(tái)功能分析

留學(xué)生工作業(yè)務(wù)生命周期[3,10]包括留學(xué)生入學(xué)申請(qǐng)、在校學(xué)習(xí)至離校畢業(yè)等不同工作階段。受相關(guān)外事政策的約束，各高校在留學(xué)生管理上存在較大共性。但高等學(xué)校在留學(xué)生教育工作上又具有較大的自主權(quán)，各高校留學(xué)生的管理分工又有所差異。安徽工業(yè)大學(xué)來華留學(xué)生工作流程主要分為招生宣傳、網(wǎng)上報(bào)名、審核錄取、迎新注冊(cè)、在校生管理、教務(wù)管理、學(xué)籍管理、校友管理等環(huán)節(jié)。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，我校留學(xué)生信息化平臺(tái)建設(shè)包含兩套系統(tǒng)：留學(xué)生招生系統(tǒng)和留學(xué)生信息管理系統(tǒng)。這兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分開運(yùn)行，避免了一套系統(tǒng)數(shù)據(jù)量過大導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢的弊端，同時(shí)能根據(jù)服務(wù)對(duì)象針對(duì)性地設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)功能，界面展現(xiàn)更加友好。此外，留學(xué)生招生系統(tǒng)中預(yù)錄取的留學(xué)生數(shù)據(jù)信息可以一鍵導(dǎo)入管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)兩套系統(tǒng)信息互聯(lián)。

(一) 留學(xué)生招生系統(tǒng)

1.前端功能

安徽工業(yè)大學(xué)留學(xué)生招生系統(tǒng)的前端設(shè)計(jì)不僅局限于在線提交申請(qǐng)的功能，還加入了校園新聞、項(xiàng)目介紹、獎(jiǎng)學(xué)金政策查詢、校園景觀、FAQ等板塊。這些板塊面向?qū)W生賬戶全方位地展現(xiàn)學(xué)校品牌，成為了學(xué)校留學(xué)生招生宣傳的重要平臺(tái)。除此之外，為了方便學(xué)生申請(qǐng)，系統(tǒng)增加了引導(dǎo)欄、申請(qǐng)狀態(tài)跟蹤、在線答疑、快遞查詢、住宿，接機(jī)預(yù)訂等功能，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校宣傳、申請(qǐng)引導(dǎo)、狀態(tài)跟蹤及在線互動(dòng)等全流程的功能設(shè)置，成為學(xué)生了解學(xué)校、提交申請(qǐng)、接收錄取材料、實(shí)現(xiàn)入學(xué)報(bào)到全流程的可靠平臺(tái)。

2. 后臺(tái)功能

安徽工業(yè)大學(xué)留學(xué)生招生系統(tǒng)的后臺(tái)功能主要是管理員賬戶對(duì)學(xué)生的申請(qǐng)材料進(jìn)行在線評(píng)審、反饋評(píng)審結(jié)果以及自動(dòng)導(dǎo)出學(xué)生材料、生成錄取通知書和JW202表格等。這些功能極大方便了招生人員保存處理學(xué)生材料，另外還包括對(duì)學(xué)生、學(xué)院和管理員賬戶進(jìn)行用戶管理以及對(duì)校園新聞、FAQ、項(xiàng)目及獎(jiǎng)學(xué)金信息內(nèi)容進(jìn)行更新維護(hù)等。此外，本人根據(jù)本校的招生管理特點(diǎn)，又增加設(shè)計(jì)了三種輔助功能：(1)實(shí)現(xiàn)對(duì)同一護(hù)照號(hào)碼下的多個(gè)重復(fù)申請(qǐng)進(jìn)行提示，方便管理員對(duì)申請(qǐng)人的重復(fù)申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估。(2)增加數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)篩選及信息統(tǒng)計(jì)功能，方便對(duì)留學(xué)生的報(bào)名信息進(jìn)行分類管理。管理員可針對(duì)不同狀態(tài)下的申請(qǐng)(如：已提交、審核中、已完成、缺資料、已拒絕、已失效)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，服務(wù)招生審核過程。(3)一鍵設(shè)置學(xué)生學(xué)號(hào)，并將預(yù)錄取學(xué)生材料一鍵導(dǎo)入留學(xué)生管理系統(tǒng)，保證了信息和數(shù)據(jù)的連貫性。

(二)留學(xué)生信息管理系統(tǒng)

根據(jù)安徽工業(yè)大學(xué)來華留學(xué)生培養(yǎng)流程，留學(xué)生信息管理系統(tǒng)主要服務(wù)于留學(xué)生日常管理及留學(xué)生教學(xué)教務(wù)管理。結(jié)合本校留學(xué)生實(shí)際工作特點(diǎn)，該系統(tǒng)共設(shè)置迎新注冊(cè)、在校生信息管理、財(cái)務(wù)管理、教務(wù)管理、學(xué)籍管理以及其他功能六大模塊。

1．迎新注冊(cè)管理

新生報(bào)到時(shí)，通過迎新注冊(cè)模塊完成對(duì)其資格審查，相關(guān)費(fèi)用記錄統(tǒng)計(jì)，入學(xué)班級(jí)、宿舍分配等手續(xù)的辦理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)住宿登記表、居留許可登記表等表格的自動(dòng)生成。注冊(cè)完成的學(xué)生進(jìn)入在校生管理模塊，未完成迎新報(bào)到注冊(cè)的學(xué)生無法使用留學(xué)生信息管理系統(tǒng)。

2．在校生信息管理

在校留學(xué)生管理最終落實(shí)在對(duì)留學(xué)生信息的匯總管理，因此在校生信息管理模塊是本系統(tǒng)的根本。為了方便管理人員及時(shí)全面地了解留學(xué)生在校表現(xiàn)，該模塊集中顯示學(xué)生基本信息(個(gè)人基本信息、入學(xué)信息、教育背景、家庭信息、體檢、保險(xiǎn)、學(xué)籍狀態(tài)等)、簽證管理(護(hù)照號(hào)碼、護(hù)照有效期、居留許可證件信息)、住宿管理(住宿樓層、房間)、獎(jiǎng)懲管理(學(xué)生獲獎(jiǎng)和不良記錄)、勤工助學(xué)管理(崗位發(fā)布、學(xué)生報(bào)名、崗位調(diào)劑和歷年學(xué)生勤工助學(xué)記錄)5個(gè)部分內(nèi)容。同時(shí)，為提高信息報(bào)送的準(zhǔn)確性，降低管理人員工作量，該模塊還增加設(shè)計(jì)了一些輔助功能，如留學(xué)生護(hù)照、居留許可到期預(yù)警功能可提醒學(xué)生及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，避免發(fā)生因簽證過期導(dǎo)致的違法行為；學(xué)生住宿登記表、居留許可申請(qǐng)公函、學(xué)生成績(jī)單等多種格式文件的文檔導(dǎo)出打印功能。

3.財(cái)務(wù)管理

本模塊主要對(duì)學(xué)生歷年財(cái)務(wù)狀況，獎(jiǎng)學(xué)金信息、繳費(fèi)明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄，學(xué)生端可對(duì)個(gè)人財(cái)務(wù)明細(xì)進(jìn)行查詢。

4.教學(xué)教務(wù)管理

教學(xué)教務(wù)管理模塊設(shè)計(jì)開發(fā)了課程管理、考試管理、成績(jī)管理、重修/補(bǔ)考管理、請(qǐng)假管理和出勤管理六大功能，可實(shí)現(xiàn)課表錄入、網(wǎng)上請(qǐng)假、出勤情況跟蹤預(yù)警、考試信息管理及發(fā)布、成績(jī)統(tǒng)計(jì)及登載管理、成績(jī)模板導(dǎo)出打印、重修/補(bǔ)考集中管理、獎(jiǎng)學(xué)金自動(dòng)評(píng)比等功能。其中，課堂出勤情況跟蹤預(yù)警和獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)比功能是本模塊開發(fā)的亮點(diǎn)。課堂出勤跟蹤預(yù)警可對(duì)學(xué)生的課堂出勤狀態(tài)進(jìn)行有效提醒，有利于教師及管理員及時(shí)了解學(xué)生缺勤率并進(jìn)行有效干預(yù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生課堂教學(xué)的過程管理，提高教學(xué)效果。為增加 出勤率計(jì)算的精確性，出勤管理模塊還與請(qǐng)假模塊相關(guān)聯(lián)，自動(dòng)調(diào)整學(xué)生在該請(qǐng)假時(shí)段內(nèi)的課程出勤狀態(tài)并自動(dòng)計(jì)算出勤率和出勤分。獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)比功能關(guān)聯(lián)成績(jī)、重修/補(bǔ)考、獎(jiǎng)懲及財(cái)務(wù)管理模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)不同專業(yè)班級(jí)的學(xué)生綜合成績(jī)排名，并設(shè)置獎(jiǎng)學(xué)金類型及金額，大大減輕管理人員工作強(qiáng)度。教學(xué)教務(wù)管理模塊可供任課教師查看個(gè)人課表、班級(jí)學(xué)生信息，記錄學(xué)生出勤、平時(shí)成績(jī)、布置作業(yè)、錄入考試成績(jī)，及時(shí)了解班級(jí)內(nèi)異動(dòng)學(xué)生和重修學(xué)生的情況。學(xué)生端可以查看課表、成績(jī)、考試安排、重修/補(bǔ)考課程、出勤情況、預(yù)警提醒以及進(jìn)行網(wǎng)上請(qǐng)假和上傳作業(yè)等。

5.學(xué)籍管理

學(xué)籍管理模塊主要針對(duì)在校生異動(dòng)情況、畢業(yè)生信息以及校友信息進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)在校生異動(dòng)情況(如退學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、開除學(xué)籍、延長(zhǎng)學(xué)習(xí)時(shí)間、轉(zhuǎn)專業(yè)等情況)的查詢管理以及畢業(yè)生信息匯總，目前校友管理模塊為預(yù)留模塊。

6. 其他功能

其他功能主要包括用戶權(quán)限管理、通知公告、活動(dòng)發(fā)布和下載專區(qū)。其中，用戶權(quán)限管理分為后臺(tái)及前臺(tái)用戶，即管理員端、學(xué)生端、教師端，各端口采用角色控制的管理思想進(jìn)行權(quán)限分配且采用中英文兩種語言進(jìn)行切換[11]。

四、結(jié)語

留學(xué)生信息化管理是我國(guó)來華留學(xué)生管理的趨勢(shì)，也是評(píng)價(jià)一個(gè)高校來華留學(xué)生管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。我們從留學(xué)生工作業(yè)務(wù)生命周期出發(fā)，結(jié)合本校留學(xué)生工作特點(diǎn)和需求，充分利用現(xiàn)有信息化資源，開發(fā)出頁面友好、適合本校的來華留學(xué)生招生和管理系統(tǒng)，提高了留學(xué)生管理人員的工作效率，加強(qiáng)了各部門之間信息的高效對(duì)接與共享，促進(jìn)了我校留學(xué)生教育工作全面發(fā)展，為我校留學(xué)生的招生和管理工作提供了切實(shí)保障。