SDCA循環(huán)對(duì)維穩(wěn)醫(yī)院病案歸檔率管理的作用

郭媛波

摘要：目的? 運(yùn)用SDCA維穩(wěn)醫(yī)院病案歸檔率，實(shí)現(xiàn)三甲醫(yī)院評(píng)審要求及醫(yī)院科學(xué)管理。方法? 在運(yùn)用SDCA循環(huán)管理方法前，醫(yī)院病案歸檔時(shí)間存在延誤，嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)的情況。從2017年3月開(kāi)始實(shí)施SDCA管理方法，確定標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)，分析存在的問(wèn)題，制定計(jì)劃，實(shí)施、核查和改進(jìn)。結(jié)果? 實(shí)施半年后，病案3日歸檔率從44.13%躍升到92.84%，之后病案3日歸檔率都基本維持在90.00%以上，7個(gè)工作日病案歸檔率為100.00%。結(jié)論? SDCA循環(huán)是病案歸檔管理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化的有效工具。

關(guān)鍵詞：SDCA;醫(yī)院病案;歸檔率

中圖分類號(hào)：R197.323? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2019.02.005

文章編號(hào)：1006-1959（2019）02-0014-03

病案的需求范圍隨著社會(huì)的發(fā)展、法制的完善以及人們法律意識(shí)的增強(qiáng)進(jìn)一步擴(kuò)大，而病案若不能及時(shí)歸檔將影響病案的查閱、復(fù)印、醫(yī)療鑒定、統(tǒng)計(jì)等，甚至對(duì)醫(yī)療質(zhì)量管理和學(xué)科建設(shè)造成嚴(yán)重影響[1]。針對(duì)目前我院病歷歸檔時(shí)間存在延誤，嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)的情況，2017年我病案室采用SDCA循環(huán)管理方法，進(jìn)行病案歸檔管理的改進(jìn)工作。SDCA循環(huán)就是標(biāo)準(zhǔn)化維持，即“標(biāo)準(zhǔn)化、執(zhí)行、檢查、總結(jié)（調(diào)整）”模式，包括所有和改進(jìn)過(guò)程相關(guān)的流程的更新（標(biāo)準(zhǔn)化），并使其平衡運(yùn)動(dòng)，然后檢查過(guò)程，以確保其精確性，最后做出合理分析和調(diào)整使得過(guò)程能夠滿足愿望和要求?，F(xiàn)將SDCA循環(huán)改進(jìn)病案歸檔管理的情況報(bào)告如下。

1資料與方法

1.1一般資料? 收集2017年1月～2月南京市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院各科病案回收情況，共計(jì)2284份病案，其中3個(gè)工作日內(nèi)回歸病案室的病案數(shù)占45.14%，平均7個(gè)工作日內(nèi)回歸病案室的病案數(shù)占88.18%，嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)，個(gè)別科室3個(gè)工作日回歸病案室的病案數(shù)甚至為0。嚴(yán)重達(dá)不到江蘇省三級(jí)醫(yī)院病案管理要求，遂使用SDCA循環(huán)進(jìn)行改進(jìn)管理。

1.2方法

1.2.1確定標(biāo)準(zhǔn)（S）? 2016年版《江蘇省三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》要求：保持病案的可獲得性。C級(jí)要求，患者出院后，住院病歷7個(gè)工作日回歸病案科≥90%;B級(jí)要求，患者出院后，住院病歷3個(gè)工作日回歸病案科≥90%;A級(jí)要求，患者出院后，住院病歷2個(gè)工作日回歸病案科≥95%，在7個(gè)工作日內(nèi)回歸病案科100%。我院將病案在3個(gè)工作日回歸病案科≥90%，在7個(gè)工作日內(nèi)回歸病案科100%設(shè)為目標(biāo)。針對(duì)我院病案不能及時(shí)歸檔，病案回收人員追蹤調(diào)查，分析原因[2]見(jiàn)圖1。

1.2.2執(zhí)行（D）? 根據(jù)存在的問(wèn)題，逐一制定對(duì)策，加強(qiáng)管理：①加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)：通過(guò)院內(nèi)網(wǎng)、微信群、QQ群等方式進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，從安全性、法律性、管理性、服務(wù)性等多方面來(lái)強(qiáng)調(diào)病案及時(shí)回收的重要性及其意義，提高醫(yī)院對(duì)病案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)。②科室成立科主任、護(hù)士長(zhǎng)和科室二級(jí)質(zhì)控醫(yī)護(hù)人員的四人小組?；颊叱鲈汉螅绻t(yī)生、護(hù)士不及時(shí)整理病歷，科主任和護(hù)士長(zhǎng)負(fù)責(zé)連帶責(zé)任。③輔助科室一般報(bào)告必須當(dāng)天打印結(jié)果，病理報(bào)告不超過(guò)5個(gè)工作日，超過(guò)期限相關(guān)負(fù)責(zé)人追責(zé)。④病案室及時(shí)催收和反饋：病案室回收人員每個(gè)工作日上午9：00到各個(gè)病房回收出院病案，當(dāng)天回收當(dāng)天錄入，及時(shí)為各病區(qū)提供未回收的出院病歷清單;建立3日遲歸病案記錄本，對(duì)未及時(shí)收回的病案進(jìn)行催交，并責(zé)任到人，追責(zé)其原因。⑤病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時(shí)間數(shù)據(jù)，對(duì)各科室歸檔率進(jìn)行排名，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布。⑥獎(jiǎng)懲制度：嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院《獎(jiǎng)懲辦法》中病案管理規(guī)定：對(duì)于連續(xù)3個(gè)月出院病案100%按3個(gè)工作日內(nèi)歸檔的科室，獎(jiǎng)勵(lì)科室500元;不按時(shí)歸檔的病案每月醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)通報(bào)批評(píng)，逾期1天，每份病案扣責(zé)任人50元，逾期超過(guò)4個(gè)工作日的，每份扣100元。充分調(diào)動(dòng)科主任、醫(yī)護(hù)人員的積極性和責(zé)任性。⑦合理配置醫(yī)療衛(wèi)生資源，減輕醫(yī)護(hù)人員的工作量。

1.2.3檢查（C）? 日查：病案管理人員每工作日將未回收病案及時(shí)反饋給臨床醫(yī)生，科室質(zhì)控員及護(hù)士長(zhǎng)督促及檢查病歷的及時(shí)書(shū)寫(xiě)、整理工作。月查：2017年3月起，醫(yī)院開(kāi)始實(shí)施病案歸檔管理的新規(guī)定，病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時(shí)間數(shù)據(jù)，并對(duì)各科室歸檔率進(jìn)行排名。

1.2.4處理（A）? 每月將各科室病案歸檔率排名結(jié)果反饋至相關(guān)，并上報(bào)質(zhì)管辦，同時(shí)在OA網(wǎng)上公布;落實(shí)獎(jiǎng)懲制度;對(duì)不達(dá)標(biāo)的科室在下一月的SDCA循環(huán)管理活動(dòng)中重點(diǎn)關(guān)注。

2結(jié)果

2.1實(shí)施SDCA循環(huán)前后全院病案3個(gè)工作日和7個(gè)工作日的歸檔率變化情況? 在得到全院臨床醫(yī)護(hù)人員和各部門(mén)重視后，3個(gè)工作日內(nèi)歸檔率從3月份開(kāi)始逐漸上升，從6月份開(kāi)始每月3個(gè)工作日內(nèi)歸檔率達(dá)到90.00%，下半年除8月份和11月份，7個(gè)工作日內(nèi)歸檔率達(dá)到100.00%，究其原因，是因?yàn)閭€(gè)別病案因科主任或護(hù)士長(zhǎng)外出未能及時(shí)簽字。見(jiàn)表1。

2.2實(shí)施SDCA循環(huán)前后病案歸檔率變化情況? 通過(guò)10個(gè)月的努力，我院的病案歸檔率有了明顯變化。3月份～5月份，病案歸檔率有了明顯的上升，到了6月份，病案3日歸檔率從44.13%躍升到92.84%，之后下半年病案3日歸檔率都基本維持在90.00%以上，7個(gè)工作日病案歸檔率基本都達(dá)到100.00%，達(dá)到了江蘇省三甲醫(yī)院病案歸檔率的B級(jí)要求，以上見(jiàn)圖2。

3討論

3.1標(biāo)準(zhǔn)制定是SDCA循環(huán)的關(guān)鍵性步驟? 在實(shí)施了一系列政策后，我院病案歸檔率達(dá)到了確定的標(biāo)準(zhǔn)。確定標(biāo)準(zhǔn)，是維持治理現(xiàn)狀不下滑，是積累、沉淀經(jīng)驗(yàn)的最好方法。根據(jù)問(wèn)題，逐一制定對(duì)策，證明方法有效后，應(yīng)使之程序化、制度化，標(biāo)準(zhǔn)化，并且每一環(huán)節(jié)都能責(zé)任到人，是SDCA效果維持的關(guān)鍵[3，4]。2017年9月我院內(nèi)網(wǎng)上重申了病案回收專項(xiàng)管理規(guī)定：①院內(nèi)宣傳常態(tài)化：通過(guò)院內(nèi)網(wǎng)、微信群、QQ群等方式，從安全性、法律性、管理性、服務(wù)性等多方面來(lái)強(qiáng)調(diào)病案及時(shí)回收的重要性及其意義，提高醫(yī)院對(duì)病案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)。②每個(gè)科室成立科主任、護(hù)士長(zhǎng)和科室二級(jí)質(zhì)控醫(yī)護(hù)人員的四人小組，重視病歷的及時(shí)書(shū)寫(xiě)打印及整理。病人出院后，如果醫(yī)生、護(hù)士不及時(shí)整理病歷，科主任和護(hù)士長(zhǎng)負(fù)責(zé)連帶責(zé)任。③輔助科室一般報(bào)告必須當(dāng)天打印結(jié)果，病理報(bào)告不超過(guò)5個(gè)工作日，超過(guò)期限相關(guān)負(fù)責(zé)人追責(zé)。④病案室及時(shí)催收和反饋：病案室回收人員每個(gè)工作日上午9：00到各個(gè)病房回收出院病案，當(dāng)天回收當(dāng)天錄入，及時(shí)為各病區(qū)提供未回收的出院病歷清單;建立3日遲歸病案記錄本，對(duì)未及時(shí)收回的病案進(jìn)行催交，并追責(zé)其原因。⑤病案管理人員每月從醫(yī)院病案信息管理系統(tǒng)中導(dǎo)出出院病案歸檔時(shí)間數(shù)據(jù)，對(duì)各科室歸檔率進(jìn)行排名，并在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布。⑥獎(jiǎng)懲制度：將病案歸檔率跟科室績(jī)效掛鉤，充分調(diào)動(dòng)科主任、醫(yī)護(hù)人員的積極性和責(zé)任性。嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院《獎(jiǎng)懲辦法》中病案管理規(guī)定：病案應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)歸檔，不按時(shí)歸檔的病案，逾期1天，每份病案扣責(zé)任人50元，逾期超過(guò)4個(gè)工作日的，每份扣100元。

3.2改進(jìn)并發(fā)展新目標(biāo)? 任何一個(gè)工作流程或標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施初期都會(huì)呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)，各種影響因素會(huì)降低工作質(zhì)量，SDCA循環(huán)改進(jìn)是維持質(zhì)量成果的有效方法[4-6]。針對(duì)上一循環(huán)中存在的問(wèn)題，在下一循環(huán)中重點(diǎn)關(guān)注。比如雖每月全院平均3個(gè)工作日內(nèi)歸檔率達(dá)到90%，但個(gè)別科室不能達(dá)標(biāo)，將其科室病案未及時(shí)歸檔原因傳送給科主任、護(hù)士長(zhǎng)，協(xié)助加強(qiáng)科室管理;如果連續(xù)2個(gè)月不達(dá)標(biāo)，除了醫(yī)院網(wǎng)上公布批評(píng)，在經(jīng)濟(jì)上予以懲罰，還要求科主任拿出具體整改措施，簽訂承諾書(shū)。這樣使得從不關(guān)心病案歸檔情況的科主任、護(hù)士長(zhǎng)自覺(jué)成為本科室病案歸檔監(jiān)督員，從而是病案歸檔措施越來(lái)越優(yōu)化，病案歸檔率越來(lái)越高。

總之，SDCA循環(huán)使我院的病案歸檔率達(dá)到三級(jí)甲等醫(yī)院管理的B級(jí)要求以上，提高了臨床醫(yī)生的工作效率。SDCA循環(huán)是病案歸檔管理質(zhì)量實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化，制定標(biāo)準(zhǔn)→執(zhí)行→檢查→總結(jié)處理的步驟體現(xiàn)了質(zhì)量控制的系統(tǒng)連續(xù)性，是一項(xiàng)科學(xué)的工作程序，值得在病案管理中運(yùn)用。今后我院病案室繼續(xù)實(shí)施SDCA循環(huán)，不斷改進(jìn)，使病案歸檔率達(dá)到三級(jí)甲等醫(yī)院管理的A級(jí)要求。

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收稿日期：2018-9-6;修回日期：2018-9-16

編輯/張建婷