實(shí)踐中Word郵件合并功能的運(yùn)用

曹潤(rùn)萍

摘 要 在日常教學(xué)管理中，經(jīng)常涉及大量的信息數(shù)據(jù)，使得相關(guān)文字處理工作極為繁瑣。而Word本身作為一種強(qiáng)大的文字處理程序，其自帶的郵件合并功能，能夠有效幫助用戶靈活、迅速、輕松地完成文字處理工作，進(jìn)而達(dá)到提升工作成效的目的。在這一背景下，文章將通過(guò)從簡(jiǎn)單說(shuō)明Word中的郵件合并功能以及具體操作方法入手，結(jié)合筆者自身工作實(shí)際，嘗試對(duì)實(shí)踐中Word郵件合并功能的有效運(yùn)用進(jìn)行簡(jiǎn)要分析研究。

關(guān)鍵詞 Word；郵件合并；實(shí)際運(yùn)用

中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2019）229-0061-03

考慮到日常教學(xué)管理中經(jīng)常需要批量處理包括學(xué)生成績(jī)單、準(zhǔn)考證等在內(nèi)一系列格式相同內(nèi)容多樣的文檔。單純采用人工逐項(xiàng)錄入的方式顯然無(wú)法有效提高工作效率，同時(shí)也大大增加了工作人員的工作量。因此研究Word中的郵件合并功能并將其靈活運(yùn)用在日常教學(xué)管理工作中，對(duì)于人們正確認(rèn)識(shí)該項(xiàng)功能以及提升文字處理工作效率均具有積極作用。

1 Word中郵件合并功能及操作方法

1.1 功能釋義

Word本身屬于Office軟件中的一項(xiàng)文字處理程序，專門用于處理文字編輯、文字制作工作。而在Word當(dāng)中自帶一種郵件合并功能，該項(xiàng)功能本身屬于Word中的一種應(yīng)用程序，主要負(fù)責(zé)合并郵件文檔主體固定內(nèi)容當(dāng)中，所有關(guān)于這一固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)源[ 1 ]。通常包括Access、Excel數(shù)據(jù)表等，在完成合并操作后一次性生成全部所需郵件文檔。用戶在使用Word中的郵件合并功能時(shí)，還可以根據(jù)自身實(shí)際需要對(duì)郵件地址、名字等進(jìn)行自定義？設(shè)置。

1.2 操作方法

1.2.1 搜集處理素材

在使用Word中的郵件合并功能時(shí)，用戶首先需要搜集處理相關(guān)信息素材，為后續(xù)數(shù)據(jù)表建立奠定良好基礎(chǔ)。例如學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、性別等各種有價(jià)值的字段以及信息記錄，或是在郵件合并中需要使用的圖片。通過(guò)按照郵件合并要求對(duì)字段、圖片等進(jìn)行統(tǒng)一處理，以避免出現(xiàn)重名等情況而導(dǎo)致后續(xù)郵件合并錯(cuò)亂。

1.2.2 創(chuàng)建主文檔

當(dāng)完成相關(guān)信息素材的搜集與有效處理后，需要?jiǎng)?chuàng)建Word主文檔。所謂主文檔指的就是Word中內(nèi)容固定不變的部分，例如學(xué)校地址、?；铡⒖荚嚇?biāo)題等。通過(guò)創(chuàng)建主文檔一方面可以為工作人員插入字段、圖片等提供重要參考依據(jù)，另一方面也可以檢驗(yàn)眼下正在處理的文檔中能否有效使用Word中的郵件合并功能。

1.2.3 建立數(shù)據(jù)表

用戶需要立足自身實(shí)際情況對(duì)郵件合并中所需數(shù)據(jù)源（word文檔中變化的信息）進(jìn)行明確之后完成數(shù)據(jù)表的建立。在建立數(shù)據(jù)表的過(guò)程中除了使用Word之外，還可以視情況靈活使用Excel、Access或是專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件等。但需注意的是，在建立數(shù)據(jù)表時(shí)作為標(biāo)題行的數(shù)據(jù)表首行，不能存在無(wú)字段、重復(fù)或是含有各種非法字符，同時(shí)數(shù)據(jù)表中各字段均需有數(shù)據(jù)記錄與之相對(duì)應(yīng)，否則均會(huì)影響后續(xù)的郵件合并。

1.2.4 實(shí)現(xiàn)郵件合并

當(dāng)依次完成主文檔以及數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建之后，此時(shí)用戶只需運(yùn)用Word中的郵件合并工具欄，令主文檔和數(shù)據(jù)表之間建立起有效鏈接，隨后在主文檔指定位置插入數(shù)據(jù)表合并域。在選中所需合并數(shù)據(jù)記錄之后便可以借助Word中的郵件合并功能自動(dòng)完成文字與數(shù)據(jù)的有效合并。此后用戶可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)合并后的文檔進(jìn)行保存、打印等操作。

2 Word中郵件合并功能的實(shí)際應(yīng)用

2.1 學(xué)生照片管理

2.1.1 學(xué)生準(zhǔn)考證的制作

以本校學(xué)生參加期末考試為例。由于校內(nèi)學(xué)生人數(shù)眾多，使得學(xué)生信息以及學(xué)生照片數(shù)量巨大，因而為有效完成學(xué)生準(zhǔn)考證的快速制作，筆者選擇在此過(guò)程中使用Word中的郵件合并功能。即在Word表格當(dāng)中放入學(xué)生照片，而后利用其自帶的郵件合并功能快速、精準(zhǔn)地完成學(xué)生準(zhǔn)考證制作。首先，需要Word中創(chuàng)建一個(gè)含有學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、考試科目等信息的表格，并及時(shí)進(jìn)行保存，此時(shí)這一表格即為郵件合并中的源數(shù)據(jù)。表1展示的就是帶有學(xué)生圖片的信息表。

隨后在Word中重新建立一個(gè)表格用以制作準(zhǔn)考證的規(guī)范格式，其格式如表2所示。

在Word中完成準(zhǔn)考證格式表格的創(chuàng)建之后，直接選擇Word中郵件合并功能選項(xiàng)當(dāng)中的“選擇收件人”按鍵。此時(shí)會(huì)自動(dòng)彈出相應(yīng)功能列表，選中其中的“使用現(xiàn)有列表”按鍵，會(huì)繼續(xù)彈出相應(yīng)對(duì)話框。選中“選取數(shù)據(jù)源”這一對(duì)話框中的學(xué)生信息表文件即表1所示的帶有學(xué)生照片的學(xué)生信息表文件，再點(diǎn)擊打開(kāi)按鍵即可。隨后需要單擊鼠標(biāo)選中表內(nèi)姓名后方的空白框，此時(shí)點(diǎn)擊Word中郵件合并功能選項(xiàng)中的“插入合并域”按鍵，并在其自動(dòng)彈出的列表當(dāng)中選中“姓名”。按照上述方式將考試科目、考試地點(diǎn)、學(xué)生準(zhǔn)考證號(hào)等所有剩余合并域依次插入表格當(dāng)中。單擊鼠標(biāo)選中Word中“郵件/完成”組，并選擇其中的“完成并合并”按鍵，在其自動(dòng)彈出的列表中選中“編輯單個(gè)文件”，此時(shí)會(huì)自動(dòng)彈出“合并到新文檔”對(duì)話框。單擊鼠標(biāo)選中“全部”按鍵并點(diǎn)擊“確定”鍵。此時(shí)已經(jīng)基本完成學(xué)生準(zhǔn)考證的制作，通過(guò)將制作完畢的學(xué)生準(zhǔn)考證文件及時(shí)保存至表1當(dāng)中，對(duì)其重命名為郵件合并后的學(xué)生準(zhǔn)考證即可，后期制作的表2學(xué)生準(zhǔn)考證格式文件則無(wú)需保存。

2.1.2 Word表格中合成全部照片

在學(xué)生管理當(dāng)中，由于學(xué)生人數(shù)相對(duì)較多，因此為了能夠達(dá)到便于管理的目的，需要在學(xué)生管理工作中將全體學(xué)生照片統(tǒng)一集中在同一個(gè)Word表格中。由于每一位學(xué)生均只提供其單人照片文件，因此完全依靠工作人員手動(dòng)插入圖片不僅將會(huì)導(dǎo)致其工作負(fù)擔(dān)極重，同時(shí)還容易增加出現(xiàn)工作失誤的可能性。因此需要靈活使用Word中的郵件合并功能，根據(jù)圖片文件名在同一Word表格中迅速集中全體學(xué)生照片。首先，需要通過(guò)根據(jù)既有包含學(xué)生姓名、性別、準(zhǔn)考證號(hào)等各項(xiàng)相關(guān)信息的學(xué)生信息表，將其確定為此次郵件合并中的源數(shù)據(jù)。隨后需要利用Word中的表格進(jìn)行能夠有效顯示圖片表格的格式文件制作。表格形式如表3所示。

2.2 學(xué)生成績(jī)報(bào)告單

在制作學(xué)生成績(jī)報(bào)告單時(shí)，Word中的郵件合并功能同樣也發(fā)揮了巨大效用。在運(yùn)用該項(xiàng)功能對(duì)學(xué)生成績(jī)報(bào)告單進(jìn)行制作時(shí)，首先需要利用現(xiàn)有的學(xué)生期末考試成績(jī)表，在確定學(xué)生成績(jī)報(bào)告單格式之后，建立相應(yīng)的主文檔。此時(shí)通過(guò)選中“郵件”菜單中的“開(kāi)始郵件合并”按鍵，點(diǎn)擊其中的“信函”按鈕，在打開(kāi)“選擇收件人”菜單欄后，單擊“使用現(xiàn)有列表”，并選擇已經(jīng)創(chuàng)建完畢的學(xué)生期末考試成績(jī)表。而后將成績(jī)單中的域利用Word中的“插入合并域”功能進(jìn)行統(tǒng)一插入。此時(shí)所插入的成績(jī)單的域，均來(lái)自于與之有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)源。以插入“學(xué)號(hào)”域?yàn)槔谥魑臋n中“表格”單元后方的空白單元中單擊鼠標(biāo)，并按前文操作將對(duì)應(yīng)著學(xué)號(hào)表格單元的域插入其中，此時(shí)在這一表格中將會(huì)自動(dòng)生成《學(xué)號(hào)》字段。按照這一方式依次將姓名、語(yǔ)文、英語(yǔ)以及總分、排名等其他域插入到對(duì)應(yīng)表格單元中后，基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)成績(jī)單同數(shù)據(jù)源的有效域鏈接。選用Word中的“預(yù)覽結(jié)果”功能鍵，教職管理人員便可以對(duì)每一名學(xué)生的實(shí)際成績(jī)信息進(jìn)行預(yù)覽查詢。在確保學(xué)生成績(jī)信息真實(shí)無(wú)誤后，選中“完成并合并”按鍵，并在其自動(dòng)彈出的列表中選擇“合并到新聞檔”，再依次單擊“全部”與“確定”按鍵，便會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)含有所有學(xué)生成績(jī)單的新文檔。此時(shí)如果需要在同一頁(yè)面中顯示多位學(xué)生成績(jī)單，只需在“頁(yè)面布局”中的“頁(yè)面設(shè)置”功能欄中，選中“版式”，將“節(jié)的起始位置”設(shè)置成“接續(xù)本頁(yè)”。而后選擇“應(yīng)用于整篇文檔”，再單擊“確定”按鍵即可。另外，教職管理人員還可以運(yùn)用Word中的郵件合并功能，在確定學(xué)生家庭地址、郵編等數(shù)據(jù)源后，可以批量打印學(xué)生成績(jī)單及信奉完成學(xué)生期末成績(jī)單的郵寄？工作。

3 結(jié)論

通過(guò)本文的分析研究可知在學(xué)生成績(jī)單的制作、學(xué)生準(zhǔn)考證的制作等方面，運(yùn)用Word中的郵件合并功能，能夠有效簡(jiǎn)化工作流程、大大降低工作量并達(dá)到提高工作效率與準(zhǔn)確率的目的。因此在實(shí)際教學(xué)管理工作中，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況對(duì)Word中的郵件合并功能進(jìn)行靈活運(yùn)用，從而可以充分發(fā)揮該功能的強(qiáng)大效用，使其能夠更好地服務(wù)于自身本職工作。

參考文獻(xiàn)

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