淺談勘察設(shè)計(jì)企業(yè)信息化建設(shè)的策略

文杰興

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)面臨的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)中獲得生存和發(fā)展，必須采取一系列措施加強(qiáng)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升管理水平。其中一項(xiàng)重要的措施就是信息化建設(shè)。

一、信息化建設(shè)的意義

1.打破信息孤島

由于職能分工不同，企業(yè)管理需要的核心信息，如生產(chǎn)全過(guò)程信息、經(jīng)營(yíng)管理信息、財(cái)務(wù)信息、人力資源薪酬信息等分別存儲(chǔ)在不同部門(mén)的不同系統(tǒng)中，相互獨(dú)立，形成信息孤島。有的信息系統(tǒng)版本老舊、功能簡(jiǎn)單，有的信息甚至只保存在文檔中。信息化的建設(shè)，通過(guò)建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)或接口，可以打破這種信息孤島，使得信息在企業(yè)內(nèi)部得到傳遞和共享。

2.倒逼管理制度改革

信息化建設(shè)將使得企業(yè)的管理流程模式化、無(wú)紙化。業(yè)務(wù)信息經(jīng)過(guò)流程化處理后，將無(wú)法隨意更改。這就要求勘察設(shè)計(jì)企業(yè)對(duì)自身業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理分類(lèi)，對(duì)每一類(lèi)業(yè)務(wù)建立一套穩(wěn)定的、可程序化的流程。另外，信息化建設(shè)大大提升業(yè)務(wù)信息的處理能力，使企業(yè)能夠嘗試新的組織結(jié)構(gòu)，比如將組織結(jié)構(gòu)矩陣化、扁平化、甚至虛擬化等。

3.提升管理效率

勘察設(shè)計(jì)企業(yè)通過(guò)信息化建設(shè)，可以在底層數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立多種多樣的透視表，從多維度提供詳盡的管理信息，為企業(yè)的精細(xì)化管理提供決策依據(jù)。借助信息化系統(tǒng)，還可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、移動(dòng)辦公等，使管理人員可以隨時(shí)隨地辦公，提升管理效率。

二、信息化建設(shè)的陷阱

1.過(guò)分依賴信息化系統(tǒng)

信息化管理系統(tǒng)，無(wú)論做得多完美，其實(shí)質(zhì)都是“資源管理”，是一種“協(xié)同、計(jì)劃、執(zhí)行、記錄、分析、控制和改進(jìn)”的手段或者方法，歸根結(jié)底是一種輔助管理手段。正在探索轉(zhuǎn)型中的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，如果依賴信息化系統(tǒng)來(lái)解決公司面臨的管理上的核心問(wèn)題，不僅不能提高效率，反而會(huì)導(dǎo)致公司管理的混亂，拖累企業(yè)的健康發(fā)展。

2.追求一步到位

一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的管理系統(tǒng)，增加的是企業(yè)的長(zhǎng)期內(nèi)功，其價(jià)值是在使用過(guò)程中逐漸體現(xiàn)，日益積累的。當(dāng)今社會(huì)對(duì)信息化的宣傳給企業(yè)造成了一些假象，管理者容易認(rèn)為上了信息化系統(tǒng)就能“立竿見(jiàn)影”地為企業(yè)帶來(lái)“真金白銀”。尤其是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，行業(yè)中沒(méi)有成熟統(tǒng)一的管理模式，如果不梳理好業(yè)務(wù)、不分清主次、不規(guī)劃好路徑，一股腦地將所有業(yè)務(wù)一次性原樣照搬到信息化系統(tǒng)中，容易造成管理流程缺失或冗余。輕則需要對(duì)系統(tǒng)重新改造，重則整個(gè)系統(tǒng)被廢棄。

三、信息化建設(shè)的策略

1.完善企業(yè)管理基礎(chǔ)

（1）自上而下，高層主導(dǎo)，全員參與。信息化系統(tǒng)的建設(shè)，可以提供多維度的管理數(shù)據(jù)，為企業(yè)在選擇管理模式時(shí)提供了更多的選擇。因此高層管理者首先應(yīng)該明確管理思路，制定新的管理框架，以指導(dǎo)信息化建設(shè)的方向。企業(yè)管理體系的建設(shè)雖然由高層主導(dǎo)，但具體流程梳理涉及企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、各個(gè)崗位，需要每一個(gè)員工發(fā)揮自己的專(zhuān)長(zhǎng)，參與其中。高層管理者應(yīng)當(dāng)充分授權(quán)，調(diào)動(dòng)全局，提高員工的積極性，全員參與，集思廣益。

（2）內(nèi)部討論，相互協(xié)調(diào)。在新的管理框架的基礎(chǔ)上，各業(yè)務(wù)部門(mén)組織內(nèi)部討論，分析本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，清冗余、補(bǔ)缺失、優(yōu)價(jià)值。涉及部門(mén)之間交叉的業(yè)務(wù)，積極主動(dòng)對(duì)接，協(xié)商解決方案。無(wú)法協(xié)調(diào)的及時(shí)向上反饋，由上級(jí)裁定。

（3）借助外部專(zhuān)家。我國(guó)的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)大都從事業(yè)單位改制而來(lái)，行業(yè)內(nèi)沒(méi)有形成成熟穩(wěn)定的管理模式，且新的業(yè)務(wù)模式不斷涌現(xiàn)，比如以設(shè)計(jì)牽頭EPC 業(yè)務(wù)模式。企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有足夠的管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)解決業(yè)務(wù)管理過(guò)程中遇到的痛點(diǎn)。因此企業(yè)可以利用信息化建設(shè)的契機(jī)，向外部專(zhuān)家進(jìn)行咨詢，實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)。

2.信息化建設(shè)規(guī)劃

（1）系統(tǒng)的選擇。相當(dāng)多的工程建設(shè)企業(yè)的系統(tǒng)構(gòu)架或策劃比較粗獷，在淺層面上做大系統(tǒng)，無(wú)法滿足企業(yè)管理需求，或做一批小系統(tǒng)，信息孤島現(xiàn)象較為嚴(yán)重?？辈煸O(shè)計(jì)企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息系統(tǒng)的選擇進(jìn)行規(guī)劃，避免犯類(lèi)似工程建設(shè)企業(yè)的錯(cuò)誤。例如，經(jīng)營(yíng)管理、項(xiàng)目全過(guò)程管理等工程類(lèi)企業(yè)特有的業(yè)務(wù)可以單獨(dú)定制一個(gè)系統(tǒng)，財(cái)務(wù)核算、人力資源管理等傳統(tǒng)業(yè)務(wù)可以購(gòu)買(mǎi)成品系統(tǒng)等。兩個(gè)系統(tǒng)之間通過(guò)接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

（2）分清主次。信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，企業(yè)在規(guī)劃時(shí)應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。企業(yè)應(yīng)當(dāng)清晰識(shí)別出一個(gè)系統(tǒng)中的核心模塊，每個(gè)模塊中的核心流程。在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中優(yōu)先考慮核心模塊、核心流程。一方面能夠集中開(kāi)發(fā)資源，解決核心問(wèn)題。另一方面，從系統(tǒng)的整體性考慮，核心模塊、核心流程與其他模塊、流程聯(lián)系最為緊密，牽一發(fā)而動(dòng)全身，優(yōu)先建設(shè)核心模塊可以減少系統(tǒng)的改動(dòng)。但是，也需要考慮模塊間相互融合的問(wèn)題。

（3）預(yù)見(jiàn)性。企業(yè)的信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。在規(guī)劃時(shí)應(yīng)提前考慮系統(tǒng)的容量、反應(yīng)速度是否能夠支撐未來(lái)的業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)。新生業(yè)務(wù)模式下，系統(tǒng)是否預(yù)留端口，能否進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)以滿足新業(yè)務(wù)管理需求。例如，勘察設(shè)計(jì)行業(yè)中，以設(shè)計(jì)牽頭的EPC 業(yè)務(wù)規(guī)模逐漸增加，將涉及設(shè)備采購(gòu)、施工管理等新模塊。

3.信息系統(tǒng)實(shí)施

（1）系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)選擇恰當(dāng)?shù)能浖?yīng)商簽訂合同，合同應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理、開(kāi)發(fā)人員的資歷進(jìn)行約束，未經(jīng)甲方同意不得更換，確保軟件供應(yīng)商有能力完成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)過(guò)程中甲乙雙方應(yīng)抽調(diào)人員成立信息化小組，逐一確認(rèn)開(kāi)發(fā)需求，對(duì)于模棱兩可的需求及時(shí)溝通確認(rèn)。

（2）系統(tǒng)測(cè)試與操作人員培訓(xùn)。首先檢查各業(yè)務(wù)、各場(chǎng)景的完整性，勾稽關(guān)系的合理性以及信息孤島是否存在。其次檢查界面是否友好，操作使用是否方便，響應(yīng)速度是否可以接受。同時(shí)，編制系統(tǒng)操作手冊(cè)，培訓(xùn)操作人員。操作人員熟悉系統(tǒng)的過(guò)程也是對(duì)系統(tǒng)性能的一次檢驗(yàn)。

（3）系統(tǒng)切換。系統(tǒng)切換包括進(jìn)行基本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置，初始數(shù)據(jù)的錄入等多項(xiàng)工作。在系統(tǒng)正式交付使用之前，必須進(jìn)行一段時(shí)間的試運(yùn)行，以進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)及更正系統(tǒng)存在的問(wèn)題。在系統(tǒng)切換和交付使用的過(guò)程中，每項(xiàng)工作都有很多人員參加，而且會(huì)涉及到多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)。因此，該階段的組織管理工作非常重要，要做好系統(tǒng)切換計(jì)劃，控制工作的進(jìn)度，檢查工作的質(zhì)量，及時(shí)地做好各方面的協(xié)調(diào)。

（4）信息化人員權(quán)限的控制。在信息化系統(tǒng)實(shí)施以及運(yùn)行維護(hù)的過(guò)程中，信息化人員的權(quán)限是最大的。為了防止信息化人員權(quán)限過(guò)大而導(dǎo)致內(nèi)部控制失控，應(yīng)當(dāng)對(duì)系統(tǒng)的操作進(jìn)行日志監(jiān)控，保證每一步操作都在系統(tǒng)中留有痕跡。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化建設(shè)可以為企業(yè)帶來(lái)諸多好處，但是也存在諸多的陷阱。勘察設(shè)計(jì)企業(yè)只有掌握了信息化建設(shè)的策略，扎扎實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印地修煉好管理的內(nèi)功，建立一套與勘察設(shè)計(jì)企業(yè)管理模式相適應(yīng)的信息化系統(tǒng)，才能在愈來(lái)愈激烈的競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展。