中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題及對(duì)策研究

昆明七彩云南實(shí)業(yè)股份有限公司 李敏琦

持有貨幣資金是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基本條件，貨幣資金的管理一旦出現(xiàn)問題，對(duì)企業(yè)的生存、發(fā)展都會(huì)帶來嚴(yán)重的影響。良好的貨幣資金管理與控制，有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。因此，如何對(duì)貨幣資金實(shí)施有效的內(nèi)部控制，是中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的主要途徑之一。

1 中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制概述

按照2011年6月我國(guó)頒布的《中小企業(yè)劃分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定》，中小企業(yè)是指在中華人民共和國(guó)境內(nèi)依法設(shè)立的，人員規(guī)模、營(yíng)業(yè)額和資產(chǎn)總額相對(duì)較小的企業(yè)，包括中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè)。行業(yè)不同，其劃分標(biāo)準(zhǔn)有所差異。

貨幣資金是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中處于貨幣形態(tài)的資金，包括庫(kù)存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。事實(shí)上，企業(yè)的貨幣資金是處于不斷的流轉(zhuǎn)變化過程中，以資金的短期循環(huán)為例，現(xiàn)金用于購(gòu)買原材料，原材料經(jīng)過加工成為產(chǎn)成品，產(chǎn)成品出售后又變成現(xiàn)金，周而復(fù)始不斷循環(huán)。因此要用動(dòng)態(tài)的視角看待貨幣資金的內(nèi)部控制，包括基于貨幣資金本身的動(dòng)態(tài)變化視角，以及貨幣資金內(nèi)部控制體系的動(dòng)態(tài)變化視角把握貨幣資金內(nèi)部控制。

根據(jù)2017年6月財(cái)政部出臺(tái)了《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財(cái)會(huì)〔2017〕21號(hào))，中小企業(yè)內(nèi)部控制是指為了實(shí)現(xiàn)其控制目標(biāo)而由企業(yè)負(fù)責(zé)人和全體員工共同參與的，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的控制過程。中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制要素包括貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境、貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、貨幣資金日常管理、有關(guān)貨幣資金信息與溝通、貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

2 目前中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題

中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

2.1 貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境中存在的問題

資金的內(nèi)部控制環(huán)境是對(duì)企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的建立和實(shí)施有重大影響的因素的統(tǒng)稱?？刂骗h(huán)境的好壞直接決定了企業(yè)內(nèi)部控制能否實(shí)施以及實(shí)施的效果，影響貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境的因素主要有以下三個(gè)方面。

2.1.1 法人治理結(jié)構(gòu)

法人治理結(jié)構(gòu)又稱公司治理，是現(xiàn)代企業(yè)制度中最重要的組織架構(gòu)，是公司制度的核心。

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，法人治理結(jié)構(gòu)由股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)及經(jīng)理四個(gè)部分組成，通俗地說，就是企業(yè)的管理決策層，在一個(gè)企業(yè)中，管理決策者的知識(shí)文化程度、管理水平高低、法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、做事風(fēng)格等因素都決定了企業(yè)決策的合理性、正確性。

管理決策者是貨幣資金內(nèi)部控制中的重要決定性因素。目前，在一些中小企業(yè)中，管理者對(duì)內(nèi)部控制不重視，無(wú)法以身作則帶頭遵守內(nèi)部控制制度，還有一些中小企業(yè)由于企業(yè)規(guī)模和薪資水平問題，在人才儲(chǔ)備中不如大型優(yōu)質(zhì)企業(yè)有優(yōu)勢(shì)，常常出現(xiàn)家族式的管理模式，由“自己人”擔(dān)任管理者，管理者自身素質(zhì)無(wú)法滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要。但在企業(yè)的發(fā)展中，若管理決策者在以上幾方面的能力中有所欠缺，就有可能造成企業(yè)制定的戰(zhàn)略出現(xiàn)問題，如重大投、融資決策的失誤造成企業(yè)資金方面的困難。

目前在許多中小企業(yè)中，并沒有設(shè)立以董事會(huì)為主的內(nèi)部控制機(jī)制，或者雖然設(shè)立了董事會(huì)，但在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中，董事會(huì)并沒有能夠履行其相應(yīng)的職權(quán)和義務(wù)，無(wú)法約束經(jīng)營(yíng)者的行為。

2.1.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置及權(quán)限分配

在大部分中小企業(yè)中，由于企業(yè)規(guī)模較小，人員較少，常出現(xiàn)以下問題。

(1)崗位的劃分上面不細(xì)致，經(jīng)常出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，往往一個(gè)人就辦理了貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。如出納同時(shí)負(fù)責(zé)貨幣資金的收付、會(huì)計(jì)憑證的填寫及余額調(diào)節(jié)表的編制；銀行印鑒章全由一個(gè)人管理，在資金的支取上面失去控制。

(2)在貨幣資金業(yè)務(wù)上面沒有建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度。如銀行賬戶的開立、變更、注銷缺乏相應(yīng)的審批制度；日常資金收支缺乏相應(yīng)的制度管理，且出納人員一般都是老板的“自己人”，資金收支過于隨意，長(zhǎng)此以往出納人員利用制度及流程上的缺陷，發(fā)生資金舞弊案件。

2.2 貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的問題

中小企業(yè)公司決策一般都是老板說了算，員工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，且沒有專門負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的人員。迫于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力，老板或管理者為了尋求企業(yè)的快速發(fā)展，往往只重視經(jīng)營(yíng)管理，忽視風(fēng)險(xiǎn)控制。只要有項(xiàng)目，竭盡全力也要接下來，有時(shí)就會(huì)出現(xiàn)幾個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開展的情況，造成巨大的資金需求，導(dǎo)致資金緊張。為了緩解一時(shí)的資金壓力，就需要通過各種手段融資，通常就會(huì)出現(xiàn)貸款比例過高，還款壓力過大，造成很大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，一旦項(xiàng)目或者收款方面出現(xiàn)任何問題，企業(yè)就會(huì)陷入資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 貨幣資金日常管理中存在的問題

在貨幣資金日常管理中，中小企業(yè)存在的主要問題有以下幾點(diǎn)。

2.3.1 預(yù)算制度不科學(xué)

資金預(yù)算能夠提高資金的使用效率，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展提供保障。但在一些中小企業(yè)中，還未開始實(shí)行預(yù)算制度。雖然有的企業(yè)實(shí)行了預(yù)算制度，卻沒有受到重視，流于形式，資金的統(tǒng)籌和安排隨意性很大，完全不按照預(yù)算來，使貨幣資金時(shí)常短缺或過剩，導(dǎo)致資金使用效率低下；有的企業(yè)預(yù)算不按實(shí)際來，與實(shí)際情況偏差較大，考核指標(biāo)不科學(xué)，沒有發(fā)揮出預(yù)算在經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

2.3.2 不能定期輪崗

在很多企業(yè)中，沒有定期給員工輪崗，長(zhǎng)時(shí)間待在一個(gè)崗位上，對(duì)自己的工作較為熟練，的確是能提高工作效率，但也會(huì)帶來相應(yīng)的弊端。在一個(gè)崗位上待久了，員工容易產(chǎn)生懈怠，因麻痹大意而導(dǎo)致差錯(cuò)，甚至于對(duì)于一些個(gè)人素質(zhì)及道德水準(zhǔn)較低的員工，容易鉆企業(yè)管理的漏洞，走上職務(wù)犯罪的道路。

2.3.3 人員素質(zhì)不高

在大部分中小企業(yè)中，財(cái)務(wù)人員發(fā)揮的只是一個(gè)記賬功能。在企業(yè)發(fā)展的初期，很多老板只注重業(yè)務(wù)這種直接創(chuàng)造利潤(rùn)的部門，卻忽視了財(cái)務(wù)在企業(yè)生存發(fā)展中的重要性，認(rèn)為聘用的財(cái)務(wù)人員只要能做最基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)核算就可以，其中不乏安排“自己人”的情況，這樣就導(dǎo)致了財(cái)務(wù)人員專業(yè)水平低下，無(wú)法從財(cái)務(wù)的角度對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提出建設(shè)性建議，幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。

2.4 信息與溝通環(huán)節(jié)存在的問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息管理在企業(yè)中占據(jù)了重要的地位。但在一些中小企業(yè)中，往往存在內(nèi)部信息溝通不暢通、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)脫節(jié)的問題，信息化管理還相當(dāng)薄弱。

企業(yè)信息不暢通，會(huì)導(dǎo)致資金控制管理困難，若不能及時(shí)準(zhǔn)確地掌握企業(yè)的資金信息，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)難以作出科學(xué)、正確的決策。

2.5 貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制存在的問題

中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督存在的問題主要有以下幾點(diǎn)。

2.5.1 內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)淡薄

在很多中小企業(yè)中，管理者對(duì)內(nèi)部控制并不重視，有的企業(yè)還停留在簡(jiǎn)單的制定規(guī)章制度的階段，在實(shí)際工作中并沒有嚴(yán)格執(zhí)行，制度形同虛設(shè)，導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)部門認(rèn)為一切都應(yīng)該將經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)放在第一位，資金的收支流程影響了業(yè)務(wù)的推進(jìn)速度，制度制約了經(jīng)營(yíng)，雙方形成對(duì)立局面，使得企業(yè)的內(nèi)控很難繼續(xù)推進(jìn)發(fā)展。

2.5.2 監(jiān)督機(jī)構(gòu)不完善

中小企業(yè)受企業(yè)規(guī)模的制約以及經(jīng)營(yíng)成本的影響，大多是沒有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)崗位的，因此在制度的執(zhí)行上缺乏相應(yīng)的監(jiān)督與檢查，不容易發(fā)現(xiàn)貨幣資金日常管理中存在的問題和缺陷，在資金內(nèi)控制度和流程的完善、改進(jìn)方面就無(wú)法做到及時(shí)、有效。

3 完善貨幣資金內(nèi)部控制的措施

針對(duì)中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題，本文提出如下解決措施。

3.1 內(nèi)部控制環(huán)境的完善

首先，完善法人治理結(jié)構(gòu)。法人治理結(jié)構(gòu)關(guān)系到投資者、決策者、經(jīng)營(yíng)者、監(jiān)督者的基本權(quán)利和義務(wù)，各部分嚴(yán)格履行各自的權(quán)利義務(wù)，保證公司的各項(xiàng)重大決策更規(guī)范，監(jiān)督更有效，執(zhí)行更有力。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，管理者應(yīng)重視內(nèi)部控制，認(rèn)真組織和領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和執(zhí)行，以身作則，嚴(yán)格遵守內(nèi)部制度，在企業(yè)重大的投、融資決策上，嚴(yán)格把關(guān)。其次，明確內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)權(quán)限。在崗位的設(shè)置上，嚴(yán)格執(zhí)行不相容職務(wù)分離，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠互相監(jiān)督、互相牽制，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。不相容職務(wù)既可以在事前規(guī)避舞弊行為發(fā)生，也可以在事中糾正財(cái)務(wù)舞弊，是防范企業(yè)內(nèi)部舞弊的主要手段。

在貨幣資金的經(jīng)辦和管理上，嚴(yán)格做到以下幾點(diǎn)：(1)錢賬分管。出納除現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬外，不兼記總賬和債權(quán)債務(wù)等明細(xì)賬；另外，除出納外，其他人員均不得辦理貨幣資金收支業(yè)務(wù)。(2)庫(kù)存現(xiàn)金由專人定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)，由出納以外的人員到銀行領(lǐng)取銀行對(duì)賬單并及時(shí)核對(duì)、編制余額調(diào)節(jié)表。(3)銀行印鑒分開保管，一般由出納保管財(cái)務(wù)專用章，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或企業(yè)負(fù)責(zé)人保管法人私章。(4)一切付款均需得到恰當(dāng)批準(zhǔn)，即付款的經(jīng)辦人與審批人應(yīng)當(dāng)分離。

3.2 重視資金短缺風(fēng)險(xiǎn)

首先，加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)資金的管理，根據(jù)資金的可使用周期安排資金的使用情況，避免因資金占用與資金供應(yīng)在期限上搭配不當(dāng)而造成資金短缺風(fēng)險(xiǎn)。其次，拓展融資渠道，靈活運(yùn)用各種融資工具。隨著我國(guó)金融市場(chǎng)特別是資本市場(chǎng)的發(fā)展，企業(yè)融資渠道不斷拓寬，除了向銀行借款，還可以發(fā)行短期融資券、公司債、可轉(zhuǎn)債等，對(duì)于中小上市公司，還有增發(fā)、配股等再融資方式，還可以運(yùn)用地方政府支持的中小企業(yè)集合債等融資渠道。

3.3 完善日常管理制度

首先，推行全面預(yù)算。組成預(yù)算管理委員會(huì)，制定符合企業(yè)發(fā)展的預(yù)算制度和目標(biāo)，并跟蹤預(yù)算的執(zhí)行情況，通過預(yù)算對(duì)企業(yè)籌、融資及貨幣資金的使用進(jìn)行監(jiān)督，保證資金使用的合理性、安全性。其次，定期輪崗。定期輪崗能避免員工因長(zhǎng)期待在某一崗位產(chǎn)生麻痹從而導(dǎo)致的差錯(cuò)，也可以通過崗位輪換的機(jī)會(huì)，間接檢查該崗位的日常工作情況，對(duì)會(huì)產(chǎn)生問題的環(huán)節(jié)及時(shí)調(diào)整。實(shí)行崗位輪換制，還能培養(yǎng)員工的全面業(yè)務(wù)能力，挖掘員工潛力，為企業(yè)培養(yǎng)綜合型人才。最后，提高人員素質(zhì)。一是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德教育，加強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)及日常工作中對(duì)職業(yè)道德的履行，提高其自律性；二是加強(qiáng)員工對(duì)財(cái)經(jīng)法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)其法律意識(shí)，讓員工了解貨幣資金管理的重要性，避免產(chǎn)生職務(wù)犯罪，從而保證企業(yè)貨幣資金的安全性；三是督促財(cái)務(wù)人員不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)的會(huì)計(jì)制度、準(zhǔn)則和法律法規(guī)，尤其是相關(guān)的稅收法律制度，隨時(shí)都在更新變化中，通過學(xué)習(xí)不斷提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識(shí)水平。

3.4 優(yōu)化企業(yè)信息流通

在貨幣資金的日常管理中，可以依靠信息化技術(shù)，給企業(yè)貨幣資金的管理提供優(yōu)質(zhì)的信息環(huán)境，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)資金的實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高企業(yè)貨幣資金的使用效率。

3.5 完善貨幣資金內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

首先，提高內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)。要加強(qiáng)企業(yè)管理者的內(nèi)部監(jiān)督意識(shí)，才能在企業(yè)嚴(yán)格推行貨幣資金的內(nèi)控制度。

其次，設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)制。內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)的自我評(píng)價(jià)，通過風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和檢查，能有效核查企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)控制和資金管理體系中存在的漏洞，從而協(xié)助管理層監(jiān)督貨幣資金內(nèi)部控制的有效性，以保障貨幣資金安全。