淺談公司合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)及防范策略

山東萊鋼建設(shè)有限公司 于寧

在公司商業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中，公司合同作為重要的法律保障起著關(guān)鍵性作用，能夠有效地避免和預(yù)防在商業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中的法律風(fēng)險(xiǎn)和糾紛問(wèn)題，因此在當(dāng)前階段，對(duì)公司合同的管理加強(qiáng)重視是非常必要的。在本文的介紹中，主要是就當(dāng)前的形式對(duì)現(xiàn)有的合同管理經(jīng)常出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析和研究，探索怎樣有效地避免相關(guān)法律問(wèn)題的出現(xiàn)，確保公司商業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常開(kāi)展與高效運(yùn)行。

1 合同管理中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)

1.1 類型不同的合同存在的法律風(fēng)險(xiǎn)

在公司商業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中因涉及的范圍比較廣，因此在合同簽訂的過(guò)程中所涉及的類型也比較多，分類的不同時(shí)代所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題也不一樣。以下是針對(duì)不同類型的公司合同存在的法律問(wèn)題。

1.1.1 物資采購(gòu)

在現(xiàn)階段的物資合同中經(jīng)常存在著不合理和問(wèn)題不明確、不全面的問(wèn)題，比如說(shuō)在物資合同中物資設(shè)備的型號(hào)、商標(biāo)、規(guī)則、品種和等級(jí)等沒(méi)有具體明確的進(jìn)行標(biāo)記。或者是關(guān)于買賣雙方的名稱登記不全，個(gè)人的信息和證件的信息不一致等，又或是在合同中對(duì)于相關(guān)的價(jià)款和酬金沒(méi)有進(jìn)行具體的說(shuō)明，物資設(shè)備的產(chǎn)量質(zhì)量問(wèn)題沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分和介紹，一旦發(fā)生違約問(wèn)題，相關(guān)的責(zé)任不明確等[1]。

1.1.2 分包合同

在分包合同管理過(guò)程中也存在很多的法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題：第一是關(guān)于分包合同的簽訂問(wèn)題，有的存在不簽訂分包合同的現(xiàn)象，或是簽訂的分包合同不具備一定的法律效力；第二是關(guān)于分包、轉(zhuǎn)包的相關(guān)流程不合乎相關(guān)的法律規(guī)定，以及隨意的進(jìn)行多次分包，分包的單位不具備標(biāo)準(zhǔn)的資質(zhì)等；第三是在驗(yàn)收計(jì)價(jià)和結(jié)算的過(guò)程中，相應(yīng)的工作流程不規(guī)范，這些都會(huì)導(dǎo)致在施工的過(guò)程中，出現(xiàn)責(zé)任不明、企業(yè)款拖欠和工資拖欠的問(wèn)題，產(chǎn)生一定的法律風(fēng)險(xiǎn)[2]。

1.1.3 擔(dān)保合同

在公司合同當(dāng)中的擔(dān)保合同一旦發(fā)生相關(guān)的法律問(wèn)題，所涉及的金額就比較大，因此要加強(qiáng)對(duì)擔(dān)保合同的重視，避免出現(xiàn)問(wèn)題對(duì)項(xiàng)目企業(yè)施工產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。比如說(shuō)在擔(dān)保合同管理中出現(xiàn)合同本身不具有相關(guān)的法律效力問(wèn)題、實(shí)際擔(dān)保的金額和項(xiàng)目和簽訂擔(dān)保合同中的項(xiàng)目金額不相符、項(xiàng)目企業(yè)的項(xiàng)目部隨意的對(duì)外進(jìn)行擔(dān)保以及在合同簽訂的過(guò)程中雙方的責(zé)任沒(méi)有明確的進(jìn)行劃分等[3]。

1.1.4 勞動(dòng)合同

在合同管理過(guò)程中勞動(dòng)合同存在的法律風(fēng)險(xiǎn)主要是和作業(yè)人員之間的問(wèn)題，比如說(shuō)短期企業(yè)內(nèi)沒(méi)有簽訂相關(guān)的雇傭協(xié)議或者是說(shuō)協(xié)議的條款不規(guī)范、不合法；其次是在勞動(dòng)合同簽訂的過(guò)程中，存在相關(guān)的條款不合理的現(xiàn)象，雙方之間的責(zé)任和義務(wù)沒(méi)有明確的劃分，沒(méi)有將每一項(xiàng)條款進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明和解釋；最后是相關(guān)的勞動(dòng)合同的內(nèi)容不符合我國(guó)的勞動(dòng)法的相關(guān)規(guī)定等。

1.2 合同執(zhí)行的不同階段存在的法律風(fēng)險(xiǎn)

一般來(lái)說(shuō)，在合同管理的過(guò)程中主要分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是合同的簽訂，第二個(gè)階段是合同的執(zhí)行，第三個(gè)階段是合同的終止，在這三個(gè)階段執(zhí)行的過(guò)程中也存在一定的法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，給項(xiàng)目的施工產(chǎn)生了一定的影響。

1.2.1 第一階段：合同簽訂

在合同簽訂的過(guò)程中存在的問(wèn)題包括前期的準(zhǔn)備工作不充分造成在招標(biāo)的過(guò)程中對(duì)承建單位的資信狀況、資質(zhì)等級(jí)、經(jīng)營(yíng)范圍和相關(guān)的履約能力等方面的評(píng)估了解的不規(guī)范，審核的不到位。其次是關(guān)于合同中的內(nèi)容，相關(guān)的條款不規(guī)范和不全面在雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任方面沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分，對(duì)于基本的條款內(nèi)容不具備相關(guān)的法律效力或者是和相關(guān)的法律內(nèi)容不相符，造成了內(nèi)容不具有相關(guān)的法律效力。最后是在簽訂的過(guò)程中缺乏一定的公平公正性，存在暗箱操作和漏標(biāo)的問(wèn)題。

1.2.2 第二階段：合同履行

合同履行是建立在雙方共同對(duì)合同的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)執(zhí)行的基礎(chǔ)上，因此在這個(gè)過(guò)程中主要存在的問(wèn)題包括：第一，在履行的過(guò)程中，業(yè)主出現(xiàn)的違約情況而施工企業(yè)沒(méi)有做出及時(shí)的反應(yīng)造成的施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益受到一定的損害；第二是在履行合同的過(guò)程中，施工單位由于自身的原因?qū)儆趯?duì)合同的控制和制定，導(dǎo)致合同在執(zhí)行的過(guò)程中沒(méi)有落實(shí)到位，對(duì)同類的合同文件和資料沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)的保管，出現(xiàn)了在不經(jīng)債務(wù)人統(tǒng)一的情況下對(duì)債務(wù)進(jìn)行第三方的轉(zhuǎn)讓。

1.2.3 第三階段：合同終止

在現(xiàn)階段，有很大一部分的企業(yè)認(rèn)為合同管理的風(fēng)險(xiǎn)只存在于當(dāng)前的簽訂和履行階段，忽略了在合同終止之后的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的防范，為企業(yè)造成了一定的損失，因此也要加強(qiáng)在終止階段合同的管理。比如說(shuō)在這個(gè)過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)施工企業(yè)對(duì)合同資料和檔案沒(méi)有妥善的管理，對(duì)合同中相關(guān)義務(wù)的履行沒(méi)有執(zhí)行徹底等都會(huì)造成相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的發(fā)生。

2 合同管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題表現(xiàn)

通過(guò)分析公司合同管理存在的主要問(wèn)題，風(fēng)險(xiǎn)的主要部位存在于以下四個(gè)方面。

第一，合同簽約主體方面。主要表現(xiàn)為，合同承辦部門未留存對(duì)方主體資格、資信等基礎(chǔ)材料。第二，合同審核程序方面。通過(guò)抽查部分合同發(fā)現(xiàn)，合同簽署日期在法律審查流程結(jié)束之前，明顯存在合同倒簽的情況。第三，合同內(nèi)容不全面。主要表現(xiàn)為部分合同文本中存在空白條款，合同要素不齊全。第四，合同檔案管理不完善。主要表現(xiàn)為，檔案管理要求不統(tǒng)一，相關(guān)的資料不齊全，存在有的合同原件沒(méi)法查找的情況。

3 合同管理風(fēng)險(xiǎn)的控制關(guān)鍵點(diǎn)

合同管理風(fēng)險(xiǎn)把握關(guān)鍵點(diǎn)會(huì)收到事半功倍的效果具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

第一，設(shè)置合同管理崗位。負(fù)責(zé)專門的格式合同，并負(fù)責(zé)非格式合同的編號(hào)及資料的收集歸檔，實(shí)施合同經(jīng)辦人的全流程管理。第二，嚴(yán)格審核合同主體資格。合同主體資格的審核，主要從營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、授權(quán)資料、履約能力和商業(yè)性方面進(jìn)行審核。第三，注意合同條款的完備規(guī)范。形式上要注意是否有無(wú)空白的合同條款，是否有無(wú)任意涂改，簽章日期是否完整；在內(nèi)容上要注意主要條款是否明確，具體內(nèi)容是否具有可操作性。第四，合同的履行有全面細(xì)致。要注意保存好收集完整的資料，對(duì)補(bǔ)充、變更協(xié)議要固定并進(jìn)行及時(shí)儲(chǔ)存，注意購(gòu)銷合同中的貨物要做產(chǎn)品驗(yàn)收，同時(shí)注意傳真，電子郵件的恰當(dāng)使用，必要的合同要做好交底工作。

4 合同管理中法律風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)防范策略

4.1 構(gòu)建和完善合同管理機(jī)制

在項(xiàng)目公司合同簽訂之前，相關(guān)的項(xiàng)目企業(yè)和施工企業(yè)要對(duì)施工的項(xiàng)目進(jìn)行全面的考察和規(guī)劃，通過(guò)一定的掌握和了解對(duì)相關(guān)的公司合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審查，針對(duì)不規(guī)范、不合理的地方要明確進(jìn)行劃分和協(xié)商，對(duì)缺失的條款進(jìn)行詳細(xì)的補(bǔ)充說(shuō)明和完善，針對(duì)公司合同的內(nèi)容進(jìn)行審批和登記，對(duì)于整體流程要不斷的完善和規(guī)范，并以此構(gòu)建相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，才能更好地確保公司合同的法律效力。

4.2 提高雙方法律意識(shí)

無(wú)論是在簽訂和履行的過(guò)程中，建設(shè)單位和承建單位都要從自身出發(fā)，提高雙方的法律意識(shí)，針對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)和制定政策要進(jìn)行充分的了解和掌握，針對(duì)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行明確的劃分，才能有效地增強(qiáng)公司合同在內(nèi)容上面的合理性和科學(xué)性以及嚴(yán)密性，有效地減少在施工的過(guò)程中因?yàn)楹贤膯?wèn)題產(chǎn)生的各種糾紛，確保項(xiàng)目企業(yè)在施工的過(guò)程中正常有序順利的完成相關(guān)的施工建設(shè)。

4.3 推動(dòng)動(dòng)態(tài)化監(jiān)管機(jī)制的實(shí)施

在合同管理的過(guò)程中，監(jiān)督是確保合同能夠順利實(shí)施的重要保障工作，因此在施工的過(guò)程中，相關(guān)的企業(yè)和范圍要確保監(jiān)管工作的合理實(shí)施，針對(duì)施工建設(shè)的進(jìn)程按照合同的條款內(nèi)容進(jìn)行定期或是不定期的檢查和抽查，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行落實(shí)情況的審查，不斷的改進(jìn)和完善監(jiān)督管理機(jī)制，采取有效的措施督促雙方履行自身的義務(wù)和責(zé)任，確保合同的順利實(shí)施。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)合同糾紛應(yīng)急處理機(jī)制的構(gòu)建，一旦在施工的過(guò)程中發(fā)生相關(guān)的法律糾紛問(wèn)題，對(duì)其產(chǎn)生的原因、造成的損失以及產(chǎn)生的影響及時(shí)的進(jìn)行分析，采取有效的措施積極的處理方案，最大程度地降低法律風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司項(xiàng)目造成的影響。

4.4 提高相關(guān)人員的素質(zhì)水平

在合同管理的過(guò)程中，針對(duì)相關(guān)的管理人員要加強(qiáng)他們的職業(yè)培訓(xùn)，針對(duì)在內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和管理上面進(jìn)行充分的了解和認(rèn)識(shí)，不斷促進(jìn)業(yè)務(wù)技能水平的提升，提高對(duì)合同人員能力水平的要求，要求持證上崗，規(guī)范公司合同的管理人員。

4.5 嚴(yán)格合同管理操作規(guī)范

合同承辦部門代表公司對(duì)外簽訂各類合同，負(fù)責(zé)調(diào)查合同相對(duì)方的主體資格、資信，并收集相應(yīng)資料，嚴(yán)格按程序履行合同報(bào)送審批，跟蹤合同的履行，及時(shí)解決履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，按照合同管理制度規(guī)范管理合同檔案。

在簽訂合同時(shí)注意必須經(jīng)法務(wù)部門和審計(jì)部門審查同意后方可對(duì)外簽署，簽署合同前承包人應(yīng)再次核對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)及授權(quán)，注意簽合同時(shí)約定的生效條款，蓋章要注意施印部門，應(yīng)核實(shí)法務(wù)審計(jì)的審核意見(jiàn)，授權(quán)材料并確定簽訂日期后，方可施印。在合同的履行過(guò)程中，合同生效前不得履行，如特殊情況，報(bào)相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批合同生效后全面履行，經(jīng)辦人明確己方義務(wù)及時(shí)告知相關(guān)人員，履行中與對(duì)方的往來(lái)文書(shū)資料，履行中發(fā)生的情況應(yīng)及時(shí)處理或報(bào)告。在合同發(fā)生變更時(shí)，建議形成書(shū)面變更協(xié)議，注意簽署過(guò)程中發(fā)生變更情況。注意合同終止的相關(guān)事項(xiàng)，以及合同解除后的法律后果。合同的歸檔要注意，合同正本至少兩份，歸檔合同的材料要符合合同管理制度。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在公司合同管理過(guò)程中，要不斷提高雙方人員的法律意識(shí)，構(gòu)建和完善相關(guān)的合同管理制度機(jī)制，加強(qiáng)在施工過(guò)程中合同履行進(jìn)度的監(jiān)督，提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能有效地提高合同管理的工作質(zhì)量，有效避免相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的產(chǎn)生，確保項(xiàng)目施工的順利開(kāi)展。