運用信息技術(shù)提高醫(yī)院檔案信息資源共享水平

文·朱立香

隨著對檔案工作認識的深入、技術(shù)的發(fā)展和法規(guī)標準的完善，數(shù)字檔案離我們越來越近，這順應(yīng)了時代發(fā)展的潮流。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的形勢下，檔案數(shù)字化改革呼聲也越來越高，只有在產(chǎn)生、歸檔和管理等各個環(huán)節(jié)規(guī)范化的共同作用下，才可以配合其他的條件推進。目前電子文件存在著來源廣泛、業(yè)務(wù)伴生、三元合一、依賴系統(tǒng)以及形式多樣等問題，現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)功能已不能滿足各部門的多樣化需求。怎樣提高檔案信息資源的共享程度，高效率的幫助用戶解決問題就顯得極為迫切。通過醫(yī)院檔案管理工作實踐調(diào)研和日常工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)目前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，主要表現(xiàn)在檔案查閱流程復(fù)雜、速度緩慢、查閱難度高、查閱效率低及檔案信息管理系統(tǒng)功能模塊有限、權(quán)限設(shè)置清晰度不夠等，導(dǎo)致醫(yī)院檔案查詢不能精確高效，降低了工作效率。

一、利用質(zhì)量管理工具PDCA循環(huán)歸納

PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個階段，即計劃、執(zhí)行、檢查、處理。在質(zhì)量管理活動中，要求把各項工作做出計劃、實施計劃、檢查效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環(huán)去解決。本文主要是在初步確定影響醫(yī)院檔案管理工作的問題是醫(yī)院檔案信息資源共享效率低下的前提下，對其進行歸納分析，發(fā)現(xiàn)這些問題主要表現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息資源、系統(tǒng)內(nèi)部動能、檔案工作流程、檔案機構(gòu)、檔案安全、檔案工作制度六個方面（見圖一）。

二、影響醫(yī)院檔案信息資源共享效率的主要原因分析

（一）檔案信息資源

檔案信息資源是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是見證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的寶貴財富。目前醫(yī)院檔案信息資源主要包括文書檔案、實物檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等，檔案數(shù)量甚多。由于檔案信息來源廣泛，分類不到位的情況多見，并且檔案數(shù)字化程度有限，這一定程度上限制了檔案共享效率。另外，檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)、電子文件移交數(shù)據(jù)目錄以及檔案縮微目錄信息都是由多人進行錄制的，由于人和人的認識理解不同，錄入信息的標準會出現(xiàn)差異，也會阻礙檔案信息資源的共享。

（二）系統(tǒng)內(nèi)部動能

系統(tǒng)內(nèi)部動能是從檔案工作根源出發(fā)，借助外部技術(shù)條件改善檔案機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案管理能力。系統(tǒng)內(nèi)部動能主要表現(xiàn)在系統(tǒng)軟件接口的銜接、系統(tǒng)功能模塊的多樣性和系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置幾個方面。系統(tǒng)軟件接口是檔案科室內(nèi)部與外部的重要紐帶，可以幫助檔案管理者簡單便捷地將內(nèi)網(wǎng)文件（OA）進行在線歸檔，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提升檔案工作效率。系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置中用戶模式主要包括維護類用戶、查詢類用戶以及管理類用戶，用戶權(quán)限設(shè)置不清晰會導(dǎo)致檔案管理工作順序紊亂，用戶查閱檔案體驗感差，影響檔案服務(wù)質(zhì)量，從而降低檔案管理工作水平。

（三）檔案管理工作流程

檔案管理工作主要包括檔案接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務(wù)，這些環(huán)節(jié)是依據(jù)社會實踐需要而定制的。檔案利用服務(wù)是檔案價值實現(xiàn)的途徑；檔案借閱流程的順暢性和檔案檢索途徑的多樣性會提升用戶滿意度和體驗感；編輯研究會為用戶提供集中的、系統(tǒng)的的檔案資料，滿足用戶個性化的需要；檔案查閱結(jié)果的反饋意見可以用于研究檔案利用趨勢，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、緊密相連，其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都不利于檔案信息資源的共享。

（四）檔案機構(gòu)人員

檔案機構(gòu)的基礎(chǔ)建設(shè)設(shè)施、內(nèi)部可操控技術(shù)以及檔案管理人員是檔案管理工作開展的堅實保障。檔案基礎(chǔ)設(shè)施主要包括管理環(huán)境、標準規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案信息資源、資金籌措、人力資源等。信息技術(shù)作為進行檔案現(xiàn)代化管理的核心要務(wù)，由于技術(shù)要求高、資金投入高，一定程度上也會抑制檔案機構(gòu)信息資源共享水平。另外，具有高級信息素養(yǎng)的檔案管理者是檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的關(guān)鍵，而建設(shè)一支高層次復(fù)合型人才隊伍，使之具備檔案信息的評估能力、組織能力以及檔案真實性、完整性、安全性和可讀性的維護能力，以目前醫(yī)院的條件和實力非常困難，這也是醫(yī)院檔案信息資源共享的不利因素。

（五）檔案安全

影響檔案安全因素主要包括檔案物理安全、檔案信息安全以及檔案環(huán)境安全。檔案物理安全是實現(xiàn)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，一旦檔案出現(xiàn)丟失或損毀現(xiàn)象，會使信息共享淪為空中樓閣。檔案信息安全是保證檔案信息資源原始憑證價值的屏障，網(wǎng)絡(luò)層、數(shù)據(jù)層和應(yīng)用層若出現(xiàn)漏洞，會使檔案的真實性受到質(zhì)疑，影響人們對檔案的認可度。檔案環(huán)境安全主要包含軟硬件環(huán)境和系統(tǒng)應(yīng)用環(huán)境，沒有良好的檔案環(huán)境安全，檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行無法保證，也會影響檔案信息資源共享水平。

（六）檔案工作制度

檔案工作制度是開展檔案工作的風(fēng)向標，只有依據(jù)檔案法規(guī)政策修改完善適用于本醫(yī)院的檔案工作制度，才能保證檔案工作正常運行。檔案工作制度缺失，會造成檔案工作流程秩序紊亂，為檔案信息安全帶來風(fēng)險；檔案工作制度不規(guī)范，無法確保檔案信息資源的完整性、系統(tǒng)性、標準性，不能讓醫(yī)院所有的檔案信息資源都有跡可循，也不能最大限度地滿足用戶對檔案各種需要，自然也會阻礙檔案信息資源的共享。

三、解決問題的建議和措施

（一）加快信息化建設(shè)，完成檔案綜合管理系統(tǒng)與OA等相關(guān)系統(tǒng)的接入，深度挖掘檔案管理系統(tǒng)的其他功能，鞏固信息技術(shù)管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)成果。要根據(jù)維護類用戶、查詢類用戶以及管理類用戶對系統(tǒng)權(quán)限進行更新設(shè)置，充分發(fā)揮各類數(shù)據(jù)用戶的作用。通過利用檔案綜合管理系統(tǒng)與OA等其他系統(tǒng)的接入，更好地實現(xiàn)在線歸檔、實施歸檔、全流程系統(tǒng)管理以及檔案信息資源共享。要加強內(nèi)部工作流程控制，理順部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動單元及其之間的信息流關(guān)系，實現(xiàn)部門內(nèi)部檔案信息和工作流程信息的集成與共享，便以于部門領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)全面掌握檔案工作流程的情況和信息，如工作計劃、工作質(zhì)量、存在問題以及館藏狀況、檔案利用情況現(xiàn)狀等，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

（二）依據(jù)相關(guān)的法規(guī)標準，修訂醫(yī)院檔案管理工作制度，明確檔案的收集范圍、整理規(guī)范、保管措施、移交期限，簡化檔案利用手續(xù)，為檔案信息資源共享夯實基礎(chǔ)，促進醫(yī)院檔案工作可持續(xù)發(fā)展。另外，認真貫徹領(lǐng)會《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18891-2016）要義， 掌握電子文件管理的理論技術(shù)方法，加速推進檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級，為檔案信息資源共享提供物質(zhì)平臺和技術(shù)支撐。

（三）構(gòu)建三防三備安全保障體系。檔案安全是檔案管理工作的重要組成部分，保證檔案安全不僅僅是信息技術(shù)安全，還要從檔案安全管理制度、方法以及執(zhí)行力度幾個方面著手。要建立安全防范機制，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，保證檔案實現(xiàn)異地備份、容災(zāi)備份以及異體備份的存儲環(huán)境。要制定保障檔案信息安全的管理制度，從管理理念和增強工作人員安全意識方面，實現(xiàn)物防、技防和人防三位一體，保證檔案信息安全。

（四）頂層設(shè)計是一種充分體現(xiàn)全局性、發(fā)展性、長效性的總體管理思路。在成本投入有限的情況下，利用頂層設(shè)計方法，會對數(shù)字檔案室的有效建設(shè)與持續(xù)發(fā)展有保障作用。它可以對管理體制、功能模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組織變革等進行統(tǒng)籌規(guī)劃，確定數(shù)字檔案室建設(shè)的國家戰(zhàn)略和頂層框架，打破當前自上而下的基層推動模式，樹立整體觀念和全局意識，避免“檔案信息孤島”出現(xiàn)，避免低水平的重復(fù)建設(shè)，最大限度地提升人力、物力和財力的使用效率。