淺論城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的完善

連彥燕

摘 要：隨著社會保障體系的不斷優(yōu)化與完善，人們的生活質(zhì)量也在不斷提升，養(yǎng)老保險開始成為人們關(guān)注的焦點保障內(nèi)容之一。在全面建設(shè)和諧小康社會的今天，探究城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善化發(fā)展措施有著極為重要的現(xiàn)實意義。本文通過了解完善新時代背景下城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，分析工作過程中存在的問題，著重探究解決問題的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民 養(yǎng)老保險 業(yè)務(wù)檔案管理 完善措施

城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險會直接關(guān)系到大部分居民的切身利益，養(yǎng)老保險制度還能解決部分生活困難居民的生存問題。重視城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提升，能有效促進養(yǎng)老保險機制的正常運行，也能為社會保障體系的建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)，維護人民群眾的切身利益。在當(dāng)下信息化社會環(huán)境之中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的管理需求，因此，只有不斷促進其管理工作的信息化建設(shè)，拉動其工作方式，緊跟時代的腳步不斷發(fā)展，才能真正保障養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量與效率的不斷提升。

一、完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

自改革開放之后，我國經(jīng)濟水平隨著開放程度不斷提升，人們的生活質(zhì)量也在不斷提升。因此，各個地區(qū)也開始逐步重視城鄉(xiāng)居民工作，不斷完善檔案管理工作，以期能夠為當(dāng)?shù)氐纳鐣Ｕ瞎ぷ鲙戆l(fā)展與進步的推動力。根據(jù)檔案的內(nèi)容可以了解參保群體養(yǎng)老保險工作賬戶的變化，能夠為其未來的工作提供更為完善的工作信息，能有效保障其關(guān)鍵功能。因此，本地區(qū)必須重視養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，打破傳統(tǒng)管理理念帶來的桎梏，使其能夠真正符合現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求。一個地區(qū)的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作水平會直接影響到這個地區(qū)相關(guān)機構(gòu)的辦事能力，還會直接體現(xiàn)社會保險經(jīng)辦部門的資源配置情況。因此，從宏觀的角度對該問題進行分析，促進養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、法制化、合理化，能有效促進經(jīng)辦機構(gòu)的工作效率、工作質(zhì)量、核心競爭力不斷提升。尤其是在當(dāng)下信息化社會環(huán)境之中，促進養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的調(diào)整與優(yōu)化，能使其更好地順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，對社會的和諧穩(wěn)定與維護人民切身利益具有極為重要的現(xiàn)實意義。

二、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理過程中存在的問題

（一）重視了參保率，怱視了檔案管理工作

作為一項惠民工程，各個地區(qū)的政府部門會將參保情況記入到績效考評的范圍之內(nèi)。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保主體在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府極為重視該項政策的落實，重視城鄉(xiāng)居民的參保率，但怱視了養(yǎng)老保險檔案的收集、歸檔，導(dǎo)致參保材料未能及時收集整理，歸檔不規(guī)范。此外，作為養(yǎng)老保險參保工作的最基層的村組一級，各村組代辦人員對養(yǎng)老檔案的重視程度也將直接影響參保檔案的完整性和可利用性。在使用紙質(zhì)檔案進行記錄過程中，部分村鎮(zhèn)儲存檔案的手段較為簡單，會直接使用紙箱進行存放，未能完成防潮、防蟲等防護措施，導(dǎo)致檔案存放過程中可能受到損害，無法準(zhǔn)確了解上面記錄的信息。部分農(nóng)村人群知識文化水平較低，只能由村鎮(zhèn)的工作人員幫忙完成檔案的書寫，完成過程中可能存在信息錯誤、信息疏漏等問題。

（二）工作機制不健全，檔案管理不規(guī)范

奇臺縣2009年啟動新型農(nóng)村養(yǎng)老保險，2010年啟動城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老保險，2015年兩個險種合并為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險，截至目前，每年有5萬余參保群眾。由于養(yǎng)老保險制度的變革，機構(gòu)的合并，在檔案移交、接管中，縣級層面養(yǎng)老保險檔案收集不全，整理不規(guī)范。部分養(yǎng)老檔案在儲藏過程中可能會出現(xiàn)遺失、混亂情況，還有部分養(yǎng)老檔案上記錄的信息內(nèi)容較為混亂，存在不足，導(dǎo)致整個檔案無法有效發(fā)揮作用，無法提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)與信息。而各鄉(xiāng)鎮(zhèn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保檔案如參保協(xié)議等未規(guī)范管理，無專人管理，檔案丟失、破損問題普遍存在。2016年起，該縣社會保險費征繳實行全程電子化代扣后，城鄉(xiāng)居民票據(jù)檔案被協(xié)議檔案所替代，但檔案不規(guī)范管理的問題仍舊存在。

（三）信息傳遞環(huán)節(jié)多，檔案管理責(zé)任不明確

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理實際工作過程中，尤其是在收集相關(guān)信息時涉及的中間環(huán)節(jié)較多，從參加養(yǎng)老保險的人民群眾→村委會/居委會→鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老專干→奇臺縣社會保險管理局，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能影響到后續(xù)的檔案收集工作質(zhì)量，也會影響到整理的具體內(nèi)容。工作人員在進行工作過程中，由于自身的專業(yè)素質(zhì)較低，無法滿足城市居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作實際需求，再加上相關(guān)部門對于工作流程的設(shè)置不夠完善，導(dǎo)致整個檔案管理責(zé)任不夠明確，工作人員無法清晰了解自己需要完成的內(nèi)容，嚴(yán)重拖累整個檔案管理工作的效率與質(zhì)量。除此之外，業(yè)務(wù)部門內(nèi)部硬件設(shè)施建設(shè)存在缺陷，也會嚴(yán)重影響整個工作信息的傳遞，導(dǎo)致檔案管理工作存在缺陷。

三、完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的具體措施

（一）提高工作重視程度

城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作是我國社會保障制度中包含的工作內(nèi)容之一，能有效促進社會的和諧與發(fā)展。作為一項政策性、專業(yè)性的工作內(nèi)容，經(jīng)辦機構(gòu)管理的檔案內(nèi)容是參保人參加保險項目、享受養(yǎng)老保險待遇的重要憑證內(nèi)容。養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量與水平會直接影響到參與保險工作人群能夠享受的相關(guān)優(yōu)惠政策，與人民群眾的切身利益息息相關(guān)，也會對人們參與養(yǎng)老保險的積極性產(chǎn)生影響。因此，各級政府和相關(guān)部門在確保參保率的同時，必須要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，自上至下地提高工作重視程度，不斷提升工作人員的責(zé)任感與使命感。建立有效的工作機制，明確各個環(huán)節(jié)檔案管理的重點，明確責(zé)任，才能確保檔案的完整性、規(guī)范性，才能從根本上提升檔案管理的工作質(zhì)量與效率。

（二）實現(xiàn)檔案信息化管理

目前，我縣的養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的管理仍選擇手工操作的方式完成，在后期檔案查詢過程中會耗費較多的時間與精力，在統(tǒng)計數(shù)據(jù)的過程中也會較為困難，甚至?xí)霈F(xiàn)不準(zhǔn)確的情況。因此，檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用迫在眉睫，充分發(fā)揮現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段的作用促進養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量不斷提升，逐步實現(xiàn)檔案管理信息資源的共享與整合，使養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作更為便捷。利用科技的力量確保每一個參保單位、參保個人都能夠利用信息平臺查詢相關(guān)檔案信息，在群眾的監(jiān)督下不斷提升工作質(zhì)量，為社會保障體系的建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。

（三）加大檔案管理財政投入

各級社保經(jīng)辦機構(gòu)需要積極向縣政府相關(guān)部門申請檔案管理的運作資金，而縣政府也需要將該工作中涉及的經(jīng)費支出納入財政預(yù)算之中，保證擁有足夠的經(jīng)費投入到養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作之中。這些經(jīng)費一方面需要為各社保經(jīng)辦機構(gòu)購置檔案管理需要的硬件設(shè)備;另一方面則是為提高工作人員的工作效率，使其工作積極性得到不斷提升。例如，為檔案管理工作安裝除濕機、密集柜、電腦、滅火器、檔案盒等安全設(shè)備以及信息化硬件設(shè)備，能夠在完成檔案管理工作過程中保證防潮、防蟲、防塵、防火等。

（四）提高工作人員綜合素質(zhì)

應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作實際情況定期對從事檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，邀請專業(yè)人士參與到培訓(xùn)過程中。同時，還應(yīng)當(dāng)重視與其他縣的檔案管理工作交流，使檔案管理工作人員之間能互相交流工作心得與工作經(jīng)驗，全面提升工作人員的管理水平，學(xué)會取長補短、查漏補缺。目前，奇臺縣社會保險管理局會及時組織檔案管理人員到州級跟班，按時參加州、縣級舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機會提升檔案管理工作人員的政策水平與業(yè)務(wù)能力。

（五）健全檔案管理機制

奇臺縣社會保險管理局參與養(yǎng)老保險的居民數(shù)量較多，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量較大，工作的環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，要實現(xiàn)科學(xué)歸檔充滿困難。在歸檔過程中，必須建立從村→鄉(xiāng)、鎮(zhèn)→縣的三級檔案收集平臺，明確各級經(jīng)辦機構(gòu)及部門需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，促進各層次的完善化發(fā)展，保證有足夠的工作人員參與到此項工作之中。在今后的工作中，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)重視城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保檔案管理工作，增強養(yǎng)老專干的責(zé)任意識，負(fù)責(zé)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、分類與歸檔。同時，要增強各個村委會的檔案管理意識，及時收集相關(guān)檔案，確保檔案的完整性。

（六）發(fā)揮多元化繳費方式作用

稅費改革后，奇臺縣社會保險城鄉(xiāng)養(yǎng)老的征繳全部由本地區(qū)的稅務(wù)部門負(fù)責(zé)。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，稅務(wù)部門開始積極將信息技術(shù)應(yīng)用在繳費上，實行了多元化的征繳方式，常見的方式有電子化代扣、手機APP、pos機等，為民眾提供更為便捷的繳費方式，能有效解決民眾繳費不便的情況。在多元化的征收模式下，社會保險管理局需要及時根據(jù)后臺記錄的信息內(nèi)容對繳費人群以及辦理養(yǎng)老保險人群進行辨別，并及時將信息轉(zhuǎn)達到更多各轄區(qū)的管理工作人員手上，使其能及時上門完成信息登記，保證信息的準(zhǔn)確性與及時性，為日后參保檔案的查詢提供最基礎(chǔ)、最精準(zhǔn)的資料。

四、結(jié)語

隨著參保人數(shù)不斷增多，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作也成為當(dāng)下影響?zhàn)B老保險事業(yè)發(fā)展的重要因素。本文對本地區(qū)的養(yǎng)老保險檔案管理工作情況進行詳細(xì)分析之后，發(fā)現(xiàn)其中仍存在如下問題：重視參保人員數(shù)量，忽視檔案管理工作;工作機制不健全，檔案管理不規(guī)范;信息傳遞環(huán)節(jié)多，檔案管理責(zé)任不明確。若想有效解決上述問題，全面提升本地區(qū)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量，本地區(qū)檔案管理部門必須提高工作重視程度，結(jié)合信息化技術(shù)，加大檔案管理財政投入，提高工作人員綜合素質(zhì)，健全檔案管理機制。只有這樣，才能充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，為本地區(qū)養(yǎng)老保險信息化管理奠定堅實基礎(chǔ)，有利于提高檔案管理信息化水平，為養(yǎng)老保險事業(yè)的進步與發(fā)展帶來強大的促進力，更好地落實為人民服務(wù)政策。

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