淺談流程管理如何推動中小企業(yè)銷售內控風險管理

【摘 要】 企業(yè)的銷售業(yè)務是企業(yè)利潤的主要來源，關乎著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著市場競爭的加劇，對企業(yè)銷售業(yè)務的風險管理提出了更高的要求。中小企業(yè)普遍存在對內部控制風險認識不足的情況。而要加強企業(yè)銷售業(yè)務內部控制風險管理，必須對銷售業(yè)務流程進行分析，結合存在的內控風險進行流程優(yōu)化，從而減少銷售業(yè)務內部控制風險，減少企業(yè)的隱患。

【關鍵詞】 銷售業(yè)務 流程 內控風險

一、流程管理與內部控制理念

流程管理是企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中一個不可缺少的模塊，它是用來定義和控制數(shù)據(jù)操作規(guī)程的基本過程，主要管理當用戶對數(shù)據(jù)進行操作規(guī)程時人與人之間或活動與活動之間的數(shù)據(jù)流向，以及在一個項目的生命周期內跟蹤所有事務和數(shù)據(jù)的活動。

《內部控制應用指引——銷售業(yè)務》涵蓋了銷售了收款兩個業(yè)務，強調關注環(huán)節(jié)過程中風險的重要性。銷售和收款的具體環(huán)節(jié)可以分為：制定銷售計劃、客戶信用管理、訂單處理、簽訂合同、組織裝運發(fā)票、銷售開票和收款、退貨等環(huán)節(jié)。

二、中小企業(yè)銷售業(yè)務內控存在的主要問題

企業(yè)的銷售業(yè)務是企業(yè)利潤的主要來源，企業(yè)對銷售業(yè)務的管理分析能力將直接影響企業(yè)的生存發(fā)展。在很多中小企業(yè)中，有的管理人員對銷售業(yè)務的流程的描述不清晰，更難以達到認識到企業(yè)在銷售管理中的內部控制風險，對企業(yè)的發(fā)展埋下了極大的隱患。

一般而言，銷售業(yè)務內控主要存在銷售管理風險、信用管理與收款風險、銷售過程舞弊風險、客戶服務風險。通過對銷售流程的梳理，加強對銷售流程的管理，從而逐步發(fā)現(xiàn)其中存在的內部控制風險。

三、銷售流程內控分析

（一）銷售流程分析

銷售業(yè)務可分為銷售發(fā)票管理、收款管理、客戶信用管理、壞賬管理。主要的業(yè)務流程包括從制定銷售計劃到應收賬款的管理。由營銷部制定銷售計劃，其余部門依據(jù)銷售計劃進行相應的采購生產，財務部進行銷售資金的管理。具體的業(yè)務流程見圖1。

（二）銷售業(yè)務主要內部控制分析

（1）制定銷售計劃。營銷部門根據(jù)上年銷售情況和市場需求制定銷售計劃，并將相應的銷售任務分配給銷售團隊。

（2）客戶信用調查和接收訂單。由公司制定銷售政策，銷售人員根據(jù)相關政策對客戶信用條件進行初審，對于符合條件的現(xiàn)銷業(yè)務，直接進行交易。對于賒銷業(yè)務，由銷售人員審查信用條件，當賒銷額超過一定數(shù)額，由公司領導審批。

（3）確認銷售。財務部接到發(fā)貨通知單后入賬。接到退貨單進行相應賬務處理。財務人員根據(jù)客戶的以往信用資料和銷售人員的反饋進行應收賬款管理。

（三）內部控制風險分析

通過對銷售業(yè)務流程和相應的內部控制的梳理，可以發(fā)現(xiàn)銷售業(yè)務內部控制的主要風險點在制定銷售計劃、客戶信用管理以及應收賬款管理環(huán)節(jié)。在制定銷售計劃環(huán)節(jié)，通常，中小企業(yè)的銷售人員對市場需求的洞察能力不強，缺乏對市場的整體分析能力，容易通過以往的銷售情況制定計劃，難以適應市場的變化，可能造成企業(yè)的存活堆積或者錯過發(fā)展機會。在客戶信用管理環(huán)節(jié)，中小企業(yè)如果沒有及時的制定和更新客戶賒銷政策，銷售人員為了銷售馬虎應對客戶背景調查，會給企業(yè)帶來極大的壞賬損失風險。同時，在應收賬款管理環(huán)節(jié)，如果銷售人員懈怠于催收賬款、財務人員在銷售入賬環(huán)節(jié)審核不嚴或者未對應收賬款及時進行賬齡分析，同樣會給企業(yè)帶來極大的壞賬損失風險和資金周轉不暢風險。

四、銷售流程優(yōu)化對內部控制的影響

（一）流程優(yōu)化減少內控風險的思路

通過對銷售業(yè)務流程主要風險的分析，明確流程優(yōu)化的目標是加強內控，降低業(yè)務風險。內控主要風險是制定銷售計劃、應收賬款和客戶信用管理風險。通過對銷售計劃制定、應收賬款和客戶信用管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，來減少上述的內部控制風險。

（二）流程優(yōu)化的具體內容

首先，結合各方面渠道收集的信息，充分利用信息管理系統(tǒng)對客戶的信用信息及時進行全面收集、分析。其次對于有條件的企業(yè)，單獨或者從不同部門調配人成立客戶信用管理部門，加強對客戶背景調查的重視程度，通過規(guī)范化的管理，對客戶信息實行全流程管理。如圖2所示，銷售前充分調查客戶信息，形成客戶檔案信息流。銷售時嚴格按照公司政策進行賒銷，特別注意賒銷額度和期限的嚴格控制。相關人員審核后進行發(fā)貨處理形成物流信息，并根據(jù)客戶簽收情況確認收入以及跟進后續(xù)應收賬款管理。銷售后，及時收集客戶回款情況，并根據(jù)客戶回款情況決定是否對客戶信用進行重新評定。

例如前期的信用管理，在制定客戶信用管理政策時，可以將客戶信用等級分為N個等級，對不同等級的客戶區(qū)別資信管理，以便實施更符合實際情況的信用政策，從而減少惡性應收賬款，增加良性應收賬款。將信用政策應用于銷售訂單和合同管理，如圖3所示，將銷售部門反饋的客戶信息流用于對客戶信用情況的分析，通過信用部門審核，再根據(jù)客戶需求生成銷售訂單，并對訂單信息進行歸檔保存。

在人員管理方面，一方面，企業(yè)需加強對銷售人員的激勵、監(jiān)督和培訓。建立銷售人員誠信激勵機制，比如定時和不定時對客戶背景資料進行抽查，結合應收賬款回款情況和壞賬損失情況，評價銷售人員對客戶信用評價的質量，根據(jù)獎懲政策進一步加強銷售業(yè)務信息流、資金流的管理。定時進行市場信息收集和分析能力培訓，增強銷售人員的市場洞察和分析能力，從而有助于銷售人員制定更加合理的銷售計劃。另一方面，財務人員應加強對公司銷售業(yè)務流程的熟悉程度，以便及時對銷售業(yè)務的資金流進行處理，能根據(jù)客戶信用分析給客戶信用管理提出有用的建議和通過銷售業(yè)務財務數(shù)據(jù)分析和非財務數(shù)據(jù)分析，助力銷售部門制定銷售計劃。

【參考文獻】

【1】 李秀芬.價值管理、流程再造與績效改進[M]北京經(jīng)濟管理出版社，2012

【2】 方少華.業(yè)務流程方法工具與案例[M]，北京清華大學出版社，2008

作者簡介：黃蘭（1993—），女，漢族，四川南充，研究生在讀，單位：重慶理工大學，研究方向：內部控制與財務管理