地市級檔案部門創(chuàng)建國家級數(shù)字檔案館實踐分析

李 霞 馮 佳/嘉興市檔案館

1 營造開展工作良好氛圍

一是形成全員參與的內(nèi)部工作環(huán)境。數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、硬件建設(shè)、軟件系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計、紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及建立檔案目錄和專題檔案數(shù)據(jù)庫五大方面，因此開展數(shù)字檔案館建設(shè)、迎接系統(tǒng)測試需要整體規(guī)劃各項工作，并確保工作齊頭并進。2015年，嘉興市檔案局將創(chuàng)建國家級數(shù)字檔案館列為當年度檔案重點項目工作專案。根據(jù)要求，市檔案局技術(shù)管理處承擔了國家級數(shù)字檔案館創(chuàng)建工作的主要工作。但是創(chuàng)建工作綜合性比較強，還需要基建處、辦公室（財務(wù)處）、登記備份中心、保管利用處、監(jiān)督指導處等多個處室配合，為此市檔案局領(lǐng)導班子召集相關(guān)處室負責人召開工作會議，明確各處室工作職責，要求各處室將責任落實到人，形成齊抓共管、全員參與的工作氛圍。

二是形成高效協(xié)同的外部工作環(huán)境。嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)項目于2007年正式立項，總投資682.3萬元人民幣。市數(shù)字檔案館建設(shè)先后列入《嘉興市國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十一個五年規(guī)劃綱要》《嘉興市國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十二個五年規(guī)劃綱要》《嘉興市電子政務(wù)“十一五”建設(shè)規(guī)劃》《“數(shù)字嘉興”建設(shè)規(guī)劃綱要（2005—2007年）》《嘉興市“智慧城市”發(fā)展規(guī)劃（2011—2015年）》《中共嘉興市委關(guān)于全面深化改革再創(chuàng)體制機制新優(yōu)勢的實施意見》。市檔案局被列為全市信息化工作領(lǐng)導小組新成員。全市各部門（單位）數(shù)字檔案室建設(shè)同步跟進、協(xié)同開展，呈現(xiàn)多方參建、共同提升的良好發(fā)展態(tài)勢。

2 打造綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)（平臺）

先后完成檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、集中式檔案室管理系統(tǒng)、共享利用平臺、民生檔案利用平臺、局辦公自動化系統(tǒng)、檔案史志網(wǎng)站和“掌上檔案”微信公眾服務(wù)平臺等系統(tǒng)（平臺）建設(shè)，在全市層面搭建滿足數(shù)字檔案資源管理利用的軟硬件支撐系統(tǒng)。

一是堅持拓面提質(zhì)、廣納并蓄。按照“統(tǒng)一建設(shè)、集中管理、館室一體”的一體化建設(shè)思路進行檔案綜合業(yè)務(wù)管理平臺建設(shè)和推廣，打破館室分割、文檔分離、存用異地、標準不一的分散建設(shè)格局。運用檔案館業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，全面替代傳統(tǒng)的檔案管理方式，將館藏檔案全文和機讀目錄數(shù)據(jù)全部成功匹配后載入系統(tǒng)，實現(xiàn)在線應(yīng)用，無紙化查檔利用大大提高了查全率、查準率，提高了工作效能。目前集中式檔案室管理系統(tǒng)已在104家部門實現(xiàn)應(yīng)用，做到歸檔數(shù)據(jù)隨時入庫、在線移交、集中存儲、實時監(jiān)管，目前系統(tǒng)全文數(shù)據(jù)總量已達55萬件、780GB。積極介入黨委政府協(xié)同辦公系統(tǒng)籌建工作，制定文檔一體化標準，2015年9月印發(fā)《嘉興市市級機關(guān)電子公文歸檔暫行管理辦法》；完成市委辦、市府辦等5個部門辦公自動化系統(tǒng)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)向集中式檔案室管理系統(tǒng)的在線對接交接，加快推進電子公文在線歸檔應(yīng)用試點工作，目前電子公文攜元數(shù)據(jù)一并導入館藏資源庫管理的試點工作已取得成功。

二是堅持開發(fā)利用、共建共享。第一，建成“跨館查檔、異地出證”民生檔案利用平臺，平臺具有縱向到底和上下貫通、高效便捷的特點，縱向到底即全市上下聯(lián)動查檔，實現(xiàn)“一窗受理、全市通辦、即時出證”。2013年在全市范圍內(nèi)共設(shè)置查檔點1173個，涵蓋市（縣）8個檔案館、72個鎮(zhèn)（街道）、1093個村（社區(qū)）所有對外服務(wù)窗口，服務(wù)點利用平臺極大方便了群眾查檔用檔，查檔群眾只需10分鐘左右就能拿到蓋有電子印章和服務(wù)點公章的檔案證明材料，因此服務(wù)點被群眾譽為“百姓家門口的檔案館”。第二，建立館室聯(lián)動查檔出證服務(wù)體系。2014年完成“橫向到邊”的館室聯(lián)動查檔出證平臺、跨部門涉民檔案數(shù)據(jù)（含業(yè)務(wù)系統(tǒng)）查檔出證平臺的開發(fā)，積極開展館（室）藏檔案、部門業(yè)務(wù)檔案利用窗口前置、利用時限前移、利用廣度拓展工作，真正發(fā)揮各級檔案部門集群效用，為當下經(jīng)濟社會發(fā)展供給檔案咨詢和服務(wù)。先行4個試點部門的運行工作有序推進。現(xiàn)已與市級10個涉民部門簽訂了館室藏檔案資源共享利用協(xié)議，將所屬涉民部門的室藏民生檔案及對目前未進館的保存在各涉民部門的民生檔案信息資源整合進民生檔案利用平臺。第三，創(chuàng)建嘉興“掌上檔案”APP。利用館藏檔案編輯可讀性強的推文，做到每天推送，傳播檔案文化正能量；開辦“掌上曬寶”“檔案講堂”“學說家鄉(xiāng)話”等欄目，并提供預(yù)約查檔等服務(wù)；還聯(lián)合各縣（市、區(qū)）檔案局推出“手機查檔”服務(wù)。這是在“橫向到邊，縱向到底”的民生檔案利用平臺服務(wù)基礎(chǔ)上的升級版服務(wù)業(yè)務(wù)?！笆謾C查檔”服務(wù)的最大特點就是查檔申請發(fā)起、閱檔全過程全部能在實名制登記下的手機終端完成，沒有時間和地域的限制，這樣就使每部手機都成為“檔案宣傳窗口”“檔案利用服務(wù)終端”。

3 加強數(shù)字檔案資源建設(shè)

建立館室存量轉(zhuǎn)化“雙推進”責任制并制發(fā)完成時間表，到2014年市檔案館館藏檔案和列入進館序列的部門檔案室存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率達100%；堅持館室檔案資源再開發(fā)，到2015年全市建成20類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫，共計信息336.5萬條。

一是完成館室檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，館藏存量檔案全部高標準、高質(zhì)量完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換。市檔案館館藏檔案（紙質(zhì)、照片、聲像、特載）數(shù)字化轉(zhuǎn)換率已達100%，數(shù)據(jù)容量2.5TB，其中館藏實體檔案（紙質(zhì)）全文影像700萬頁、電子目錄200萬條，數(shù)字照片3.267萬張、音視頻數(shù)據(jù)443.12小時。列入進館序列的部門檔案室存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換率已達100%，涉民和通過驗收的重點項目檔案數(shù)字化率已達100%。全市各進館單位的檔案通過應(yīng)用集中式數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，形成歸檔機讀目錄56.57萬條、全文數(shù)據(jù)566萬頁。

二是豐富館室檔案資源建設(shè)內(nèi)容。推進檔案“雙保全”建設(shè)，在持續(xù)抓好黨委政府各部門新增歸檔數(shù)據(jù)納入工作的同時，把涉民部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、數(shù)字化后的民間檔案數(shù)據(jù)、登記備份數(shù)據(jù)并入數(shù)字檔案館（室）數(shù)據(jù)資源總庫。出臺《民生檔案資源建設(shè)2013—2015規(guī)劃》，進一步加大民生檔案征集力度，全市各級檔案館先后建立了婚姻、知青、精簡、職工、學籍、勞模、公證、建房、工商登記檔案等20類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。豐富民生檔案利用服務(wù)內(nèi)容，從2013年僅提供婚姻、知青、精簡及二輪土地承包等4類檔案利用服務(wù)，到2014年還提供勞模、再生育審批、移民、收養(yǎng)、村民建房、計生獎勵扶持、學籍、病殘兒童鑒定類檔案利用服務(wù)，共計12類，到2015年增加到20類，這些檔案都與民生密切相關(guān)。及時公布開放檔案，鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）可以通過民生檔案利用平臺實時查詢開放檔案和政府公開信息。

4 落實檔案信息安全工作相關(guān)要求

一是制定安全管理規(guī)章制度。2013年以市委、市政府及“兩辦”名義下發(fā)《關(guān)于在全市推進民生檔案遠程利用服務(wù)工作的意見》、出臺《嘉興市民生檔案利用平臺系統(tǒng)安全管理制度》等七項制度，印制工作手冊，規(guī)范受理與出證程序，確保檔案絕對安全。2015年8月編制印發(fā)了《嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)管理制度匯編》，包括機房管理、設(shè)備管理、安全管理、人員管理、數(shù)據(jù)資源管理、應(yīng)急預(yù)案、數(shù)字化加工等方面的內(nèi)容，重點明確了重要設(shè)施設(shè)備的操作辦法。經(jīng)常在業(yè)務(wù)學習會上組織全局（館）干部職工學習《制度匯編》并對相關(guān)章節(jié)展開討論，要求干部職工按制度辦理、按規(guī)則履職，并切實把制度執(zhí)行情況記錄在案。由于集中式數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)服務(wù)市級各部門，存在用戶較多、數(shù)據(jù)加載安全性要求高的狀況，制定開戶申請審核制和數(shù)據(jù)加載責任制，實現(xiàn)責任可追溯，嚴防檔案信息泄漏。二是運用安全管理技術(shù)手段。實施數(shù)字檔案信息安全管理“雙固化”，2014年開展館藏存量數(shù)字化成果涉密數(shù)據(jù)篩查分揀分存和涉密數(shù)據(jù)批量篩查軟件開發(fā)項目，實現(xiàn)全文影像和機讀目錄數(shù)據(jù)的分密篩查。2015年初啟動檔案信息系統(tǒng)安全等級保護工作，開展檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)二級等級保護測評，及時整改26項內(nèi)容，并把在目前條件下不能整改的內(nèi)容匯總起來，制定長期整改方案。

嘉興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步早，沒有較多的相關(guān)標準和經(jīng)驗可以遵循和借鑒，且受各方面的條件限制，因此在系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)方面和實際應(yīng)用中，與新建的數(shù)字檔案館存在一定差距。近年來，市檔案局搶抓服務(wù)“最多跑一次”改革的時機，采取多項行之有效的舉措：正式啟用市級機關(guān)電子公文歸檔管理應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)歸檔數(shù)據(jù)在線流轉(zhuǎn)、自動歸集、規(guī)范管理，基本實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在館室間實時無縫聯(lián)接，為大數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用管理提供了“嘉興樣本”；積極建設(shè)市公共數(shù)據(jù)和電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺暨數(shù)字檔案館二期項目，爭取在大數(shù)據(jù)時代更好地履行數(shù)字檔案資源安全管理職責，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”更好地發(fā)揮數(shù)字檔案資源應(yīng)有的經(jīng)濟效益和社會效益。