新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

賀文娟

【摘要】新醫(yī)改全面實施期間，醫(yī)院檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)。為全面提升醫(yī)院整體管理水平，需依據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的實際情況，提出改進措施。本文就新醫(yī)改背景下醫(yī)院當(dāng)管理改進方法進行闡述。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;改進方法

【中圖分類號】R715【文獻標(biāo)志碼】A【文章編號】1005-0019（2019）02-234-01

0引言

作為醫(yī)院管理的一項重要內(nèi)容，檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，同時也為醫(yī)療科學(xué)研究提供重要信息?？梢哉f，檔案是醫(yī)院的寶貴財富?，F(xiàn)代化進程推動了醫(yī)院的發(fā)展，與過去相比醫(yī)療事業(yè)進步顯著，且檔案管理工作也發(fā)生明顯變化。為滿足現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展需要，醫(yī)院檔案管理需加強管理意識，實行創(chuàng)新管理，并整合優(yōu)化資源，更規(guī)范的管理醫(yī)院檔案。

1新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案管理在新醫(yī)改的影響下，會對整個醫(yī)院運營產(chǎn)生作用。醫(yī)院行政管理與學(xué)術(shù)研究、法律糾紛等相關(guān)工作都需要醫(yī)院檔案提供數(shù)據(jù)支持。從某些方面上來說，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量會對醫(yī)院發(fā)展水平構(gòu)成決定性作用[1]。但是，我國大部分醫(yī)院在檔案管理中均存在著不同程度的問題，對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生阻礙性的作用。新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理存在疏漏，必然會對醫(yī)院其他管理工作產(chǎn)生影響。因此，借助新醫(yī)改的浪潮，通過結(jié)合新醫(yī)改的要求，加強對醫(yī)院檔案的管理，才可促進醫(yī)院更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

2新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題

即使已經(jīng)有不少醫(yī)院充分認(rèn)識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要影響，但在實際管理檔案的過程中仍存在著較多的問題。系統(tǒng)分析可發(fā)現(xiàn)，檔案管理存在的問題主要體現(xiàn)這么幾點。

2.1缺少現(xiàn)代管理設(shè)施

現(xiàn)代化的管理設(shè)備是提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的必備條件。而當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中，在資源配置相對緊張的情況下，大部分的自愿與硬件設(shè)備都投入到醫(yī)療領(lǐng)域，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備的投入非常少。這一問題可以說是大部分醫(yī)院共同面對的，如檔案管理室破舊，管理設(shè)備欠缺、管理技術(shù)尚未更新等。諸如此類問題持續(xù)嚴(yán)重，對醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率均產(chǎn)生不良影響，且還會對醫(yī)院現(xiàn)代化管理與發(fā)展構(gòu)成阻礙作用。

2.2管理模式尚未更新

關(guān)于檔案管理，大部分醫(yī)院仍存在較多不合理與不規(guī)范的現(xiàn)象，特別是管理的過程中，管理形式不集中，如人事部門負(fù)責(zé)管理人事檔案，患者就診期間的檔案則由檔案室負(fù)責(zé)，科顏氏主要管理醫(yī)學(xué)科研方面的檔案，其他科室則管理本科室設(shè)備相關(guān)的檔案[2]。這種檔案管理形式非常分散，不能夠統(tǒng)一管理，很容易出現(xiàn)檔案收集不全的現(xiàn)象，對醫(yī)院整個檔案管理產(chǎn)生影響，降低檔案管理的效率影響檔案的應(yīng)有價值與在醫(yī)院中的作用。

2.3缺乏完善的檔案管理機制

經(jīng)驗型管理是大部分醫(yī)院在管理檔案時采取的方法，可以說是檔案管理人員根據(jù)自己的想法管理檔案工作?？上攵?，此種檔案管理的工作模式缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性與規(guī)范性，且實際操作中很容易出現(xiàn)失誤與違規(guī)的現(xiàn)象，由此影響檔案管理工作的順利展開。與此同時，不少醫(yī)院對檔案管理并沒有明確的規(guī)定，造成工作人員閱讀檔案時出現(xiàn)信息斷層的現(xiàn)象。另外，醫(yī)院關(guān)于檔案管理的工作并沒有明確的制度和流程，使得檔案管理工作人員收集檔案時不能實施有效跟蹤，不能及時更新檔案，導(dǎo)致實際工作出現(xiàn)較多的錯誤。在此種工作背景下，醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與效率大大降低。

3新醫(yī)改背景下醫(yī)院當(dāng)管理的改進方法

醫(yī)院檔案管理工作，對醫(yī)院整體運營具有非常重要的作用。但在實際操作的過程中，往往忽視檔案管理，導(dǎo)致出現(xiàn)較多的問題。對此，就需要在新醫(yī)改的背景下，采取有效方法加以改進。

3.1加大管理設(shè)備投入

新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理要想在質(zhì)量與效率方面獲得雙贏，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，而這就需要醫(yī)院高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理的設(shè)備投入[3]。如，可為檔案管理室配備能夠防潮與干燥的庫房。跟隨現(xiàn)代化發(fā)展的腳步配備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，以便檔案管理能夠順利實施，常見的有復(fù)印機、智能掃描儀等。檔案管理資料信息輸入方式，可改變傳統(tǒng)的人工輸入模式，采用現(xiàn)代化掃描儀，掃描錄入檔案，全面提高檔案資料的準(zhǔn)確程度與完整性。分析檔案信息資料的時候，可以使用ERP管理信息技術(shù)，這樣才能夠確保各個部門共享檔案資料，且還能夠為醫(yī)院的科研活動與醫(yī)療服務(wù)提供豐富的參考信息數(shù)據(jù)。管理檔案信息時，醫(yī)院可應(yīng)用自動化系統(tǒng)與科室檔案軟件，自動分類檔案資料，實現(xiàn)統(tǒng)一管理檔案資料。

3.2創(chuàng)新檔案管理模式

醫(yī)院檔案種類和數(shù)量非常多，如采用傳統(tǒng)管理模式，必然會對檔案管理的工作效率構(gòu)成影響。因此，工作人員需應(yīng)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備與手段，創(chuàng)新管理模式。如檔案管理工作人員可使用大容量存儲技術(shù)與超文本技術(shù)管理檔案，將檔案資料制備成電子文檔格式，以便管理人員可隨時查閱檔案資料，以便檔案管理工作的價值與作用充分體現(xiàn)出來。新醫(yī)改背景下，醫(yī)院全體員工應(yīng)高度重視檔案管理，了解檔案管理的重要性與價值，以便醫(yī)院全體員工配合檔案信息采集與整理。醫(yī)院發(fā)展期間，檔案管理工作并非單純的管理和保管檔案資料，還應(yīng)依據(jù)醫(yī)院的實際情況轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，采用新的管理模式與技術(shù)，滿足新醫(yī)改發(fā)展的需要。如為確保檔案的安全性與保密性，檔案管理中可運用秘鑰技術(shù)與防火墻技術(shù)。而這也就是檔案管理理念創(chuàng)新的具體體現(xiàn)。

3.3完善檔案管理機制

為確保醫(yī)院檔案管理工作順利展開，醫(yī)院就需要不斷完善檔案管理制度，根據(jù)醫(yī)院運營的實際情況，科學(xué)完善檔案管理制度。后勤檔案管理與醫(yī)院檔案管理是大部分醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。可以說，醫(yī)院檔案管理就是收集、整理、儲存檔案資料。后勤檔案管理的重點是維護、更新、利用檔案資料[4]。針對此，醫(yī)院便可合理分工后勤檔案管理與醫(yī)院檔案管理工作人員，確定具體的工作職責(zé)，以提高檔案管理的針對性與合理性。與此同時，檔案管理人員實踐中還應(yīng)與各個部門溝通交流，隨后收集和處理檔案資料，以提高檔案資料的真實性與完整性。檔案管理工作人員定期維護檔案室，就可促使檔案室保持清潔。當(dāng)然，還需做好防火與防盜工作，以提高檔案信息的安全性。

4結(jié)語

可以說，新醫(yī)改下的醫(yī)院檔案管理非常重要。檔案管理工作的效率與質(zhì)量對醫(yī)院整體運營產(chǎn)生一定影響。醫(yī)院檔案資料記錄現(xiàn)今醫(yī)院運行狀態(tài)的同時，還能夠促進醫(yī)院建設(shè)，具有非常大的經(jīng)濟價值。因此，醫(yī)院應(yīng)注意加強現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入，創(chuàng)新管理模式，完善管理機制，以提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與效率。

參考文獻

[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學(xué)刊，2016，13（5）：20-21.

[2]張翠紅.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方式之研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，13（7）：765.

[3]董立華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].科技資訊，2017，12（33）：106-106.

[4]谷雪媛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法[J].中國管理信息化，2017，20（12）：154-155.