論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)

王曉鷗

（長春工業(yè)大學(xué)，吉林 長春 130000）

近些年來，隨著國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)信息技術(shù)也在不斷進(jìn)步和發(fā)展。當(dāng)前，在社會(huì)上的眾多領(lǐng)域和角落均在廣泛的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)，可以說，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)了千家萬戶，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全球化的普及。在互聯(lián)網(wǎng)迅速普及和發(fā)展的前提和背景下，高校在檔案管理方面也逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化和信息化，所有學(xué)生的檔案都已經(jīng)從紙質(zhì)化逐步過渡到了電子化檔案。目前，高校的檔案管理個(gè)性化信息服務(wù)功能也在逐漸運(yùn)用開來，通過結(jié)合不同的用戶需求來運(yùn)用不同的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方法，提供不同的信息資源來實(shí)現(xiàn)用戶的信息需求。高校的檔案館個(gè)性化信息服務(wù)不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，而是必須經(jīng)過不斷實(shí)踐、分析和總結(jié)，逐步探索出符合高校自身發(fā)展的個(gè)性化信息服務(wù)模式，推動(dòng)高校檔案管理工作更加高效、有序的進(jìn)行。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)的重要意義

傳統(tǒng)檔案管理都是紙質(zhì)化，管理流程不僅繁瑣，工作量還比較大。現(xiàn)如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展速度和發(fā)展水平也在不斷提高。高校的檔案管理也越發(fā)信息化和智能化?，F(xiàn)在高校的檔案不僅有紙質(zhì)檔案，同時(shí)也會(huì)有電子檔案，這樣能夠大大的提升高校檔案管理的效率和水平，促進(jìn)高校更加高效、可持續(xù)發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)能夠大大的提升高校檔案管理的質(zhì)量，并能夠做好檔案管理的保密工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和智能化。此外，在互聯(lián)網(wǎng)科技不斷發(fā)展的環(huán)境和背景下，高校檔案館開展個(gè)性化信息服務(wù)，能夠?qū)⒈Ｃ苄院軓?qiáng)的檔案進(jìn)行更加科學(xué)、合理的管理，同時(shí)也能夠更好的優(yōu)化檔案使用途徑，規(guī)范檔案的管理流程，塑造舒適的檔案館環(huán)境，為檔案信息使用者提供更加人性化的服務(wù)和管理，從而促進(jìn)高校檔案管理工作更加高效的進(jìn)行，促進(jìn)整個(gè)高校能夠更加健康、可持續(xù)發(fā)展。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

由于高校的檔案都具有一定的保密性，檔案管理人員的管理觀念和方法存在局限，制約了高校檔案管理效率和質(zhì)量的提升。高校檔案館的管理人員必須要認(rèn)清這一管理現(xiàn)狀，并詳細(xì)的了解和掌握個(gè)性化信息服務(wù)的概念及內(nèi)涵，從而開展更加科學(xué)、有效的個(gè)性化信息服務(wù)工作。

（一）檔案管理觀念守舊，服務(wù)不周

眾所周知，檔案都具有一定的保密性。因而高校的檔案也是如此，保密性也非常強(qiáng)。正是因?yàn)闄n案的保密性，高校的檔案管理人員對(duì)于檔案管理的觀念非常守舊，過分重視對(duì)檔案的管理，而對(duì)于查詢和咨詢的檔案使用者服務(wù)并不周到，服務(wù)態(tài)度并不好，這使得高校的檔案管理工作水平得不到更好的提升。

（二）高校檔案管理人員的信息化水平和專業(yè)能力不足

當(dāng)前，很多高校在進(jìn)行檔案管理方面，即使運(yùn)用了計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是也并沒有充分的將信息化作用和價(jià)值發(fā)揮出來。與此同時(shí)，很多高校的檔案管理人員的都是一些兼職的行政人員，他們很多對(duì)于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的并不熟練，不能夠有效的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的信息化服務(wù)。此外，高校的檔案管理人員對(duì)于檔案管理的內(nèi)容和流程并不熟悉，不能夠有效的運(yùn)用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)全面的檔案管理，促進(jìn)檔案管理更加流程化和標(biāo)準(zhǔn)化，提升高校檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）高校檔案管理流程并不規(guī)范

近些年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多高校的檔案管理方面已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化和智能化。但是在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行高校的檔案館管理工作時(shí)，高校缺乏比較完善的檔案管理流程，高校對(duì)于檔案館的管理工作也沒有予以足夠的重視，沒有合理、科學(xué)的規(guī)范高校的檔案管理流程，這不利于高校檔案館的管理工作正常、有序的開展，也不利于高校整體運(yùn)營效果和質(zhì)量的提高。

（四）檔案管理制度不健全

很多高校在檔案管理方面缺乏健全的制度和流程，一些檔案的管理與歸類比較雜亂，檔案使用人員對(duì)于所需的檔案資料尋找起來比較困難，很難快速的得到自己想要的信息，浪費(fèi)了很多的時(shí)間、人力和物力。與此同時(shí)，很多高校在檔案管理制度建設(shè)中，并沒有將個(gè)性化信息服務(wù)融合到現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制中，缺乏對(duì)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，沒有更好地實(shí)現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù)的功能。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)方略探究

高校的檔案館是存放重要檔案的基地和場(chǎng)所，且所有檔案都具有不同程度的保密性。而隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在高校中的運(yùn)用范圍也越來越廣泛。傳統(tǒng)而檔案管理模式多是以紙質(zhì)化為主，在管理上存在很多的局限和難度，查找起來會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)高校檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)，能夠有效的提升高校檔案館的工作效率和服務(wù)水平，能夠?yàn)槊總€(gè)檔案使用者提供更好的服務(wù)。

（一）高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)管理觀念的創(chuàng)新

高校為了能夠更好的提升檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)，檔案館的管理人員必須要?jiǎng)?chuàng)新人性化的管理觀念，將片面的檔案館價(jià)值取向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，逐步重視服務(wù)理念的創(chuàng)新，鼓勵(lì)和引導(dǎo)檔案館管理人員要親切、熱情的服務(wù)好每一位檔案使用者，包括學(xué)生在內(nèi)。師生之間以及檔案館管理人員與學(xué)生之間的地位是平等的，如果學(xué)生想對(duì)自己的學(xué)籍信息進(jìn)行了解，那么高校的檔案館管理人員必須要對(duì)學(xué)生們進(jìn)行熱情的服務(wù)和指導(dǎo)。與此同時(shí)，高校檔案館管理人員必須要做好檔案館環(huán)境的優(yōu)化工作，并充分的運(yùn)用信息化技術(shù)來做好檔案管理服務(wù)。

（二）提高高校檔案館管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案館的管理人員必須要不斷完善和提升自身的管理能力和專業(yè)素質(zhì)。而高校檔案館在個(gè)性化信息服務(wù)時(shí)，首先要提升檔案館管理人員的服務(wù)意識(shí)、技術(shù)水平、素質(zhì)能力以及管理水平等。同時(shí)高校要設(shè)置單獨(dú)的檔案管理崗位，明確好檔案管理職責(zé)，職權(quán)分工要清晰明確，并做好檔案管理人員的定期培訓(xùn)工作，將個(gè)性化信息服務(wù)的內(nèi)容全面性的培訓(xùn)給檔案館管理人員，使得檔案館管理人員能夠具備全面的個(gè)性化信息服務(wù)意識(shí)，提升個(gè)性化信息服務(wù)能力，使得高校檔案館管理人員更好的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來做好檔案管理服務(wù)，提高檔案館個(gè)性化信息服務(wù)的質(zhì)量和效果。

（三）規(guī)范高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)的整個(gè)流程

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案館要想更好的實(shí)現(xiàn)個(gè)性化信息服務(wù)，就要充分的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，全面的監(jiān)督和管理檔案館中的所有檔案，從入檔開始一直到檔案的永久封存，在這整個(gè)過程中實(shí)現(xiàn)全面的管理。這就要求高校檔案館的管理人員要具備專業(yè)的信息化技術(shù)，并能夠熟練地掌握和運(yùn)用信息化技術(shù)來規(guī)范檔案館的管理流程，進(jìn)而為檔案使用者提供更加幼稚的個(gè)性化信息服務(wù)，能夠更加快捷、高效的將檔案使用者所需的信息迅速的調(diào)出來，將最全面、最優(yōu)質(zhì)的結(jié)果給到檔案使用者，從而大大的節(jié)約了檔案使用者的時(shí)間，還能夠讓檔案使用人員獲得更加舒心的服務(wù)，贏得了良好的口碑和信譽(yù)，促進(jìn)高校檔案館管理工作效率和質(zhì)量的有效提升。

（四）統(tǒng)一規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館個(gè)性化信息服務(wù)工作

對(duì)于高校檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)工作，高校要將負(fù)責(zé)檔案的采集、接受與整理等工作進(jìn)行信息化管理，建立比較全面的電子目錄，這樣在尋找檔案時(shí)更好的實(shí)現(xiàn)查找的目標(biāo)，使得高校檔案?jìng)€(gè)性化信息服務(wù)工作更好地開展。

（五）重視培養(yǎng)管理人員的服務(wù)意識(shí)和能力

高校必須要全面的重視檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)工作，培養(yǎng)檔案館管理人員的專業(yè)服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力，結(jié)合檔案信息使用者的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求來整合和運(yùn)用各種個(gè)性化信息資源，將最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給檔案使用人員。與此同時(shí)，在檔案館個(gè)性化信息服務(wù)的前提和背景下，高校的檔案管理人員要重視自身服務(wù)意識(shí)和能力的提高，要主動(dòng)樹立良好的服務(wù)理念，積極的做好任何人的檔案?jìng)€(gè)性化信息服務(wù)工作，這樣才能夠?yàn)楦咝n案館個(gè)性化信息服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

（六）健全和完善高校檔案館管理制度

高校為了能夠更好的實(shí)現(xiàn)檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)功能，高校必須要健全和完善檔案館的管理制度，充分的認(rèn)知高校檔案館管理的現(xiàn)狀，并結(jié)合高校目前檔案館管理的現(xiàn)實(shí)情況來更好地調(diào)整個(gè)性化信息服務(wù)工作，為檔案館的信息化管理工作提供良好的制度保障。與此同時(shí)，高校在建全和完善檔案管理制度時(shí)，要堅(jiān)持適時(shí)性原則和統(tǒng)一性原則，規(guī)范檔案館的信息化管理工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和方式，將檔案館的管理內(nèi)容與互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)充分的融合起來，從而制定出一套更加切實(shí)可行的檔案館管理機(jī)制，推動(dòng)高校檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)質(zhì)量和水平的有提升。

高校必須要健全和完善檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)制度，并定期開展專業(yè)化培訓(xùn)工作，不斷培訓(xùn)檔案館的管理人員，提升他們的工作能力和信息化技術(shù)的運(yùn)用能力，使得個(gè)性化信息服務(wù)更好的得到落實(shí)。與此同時(shí)，高校的檔案館管理人員自身也要重視管理理念與方式的改革和創(chuàng)新，重視“以人為本”的服務(wù)理念，既要保證檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性和保密性，同時(shí)也要做好檔案信息使用人員的保護(hù)工作，提高了檔案信息資源的利用率，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案館個(gè)性化信息服務(wù)效率的有效提高。