淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

李艷芳

（陜西省延安體育運動學(xué)校，陜西延安716000）

檔案管理是行政工作的重要部分，在新時代條件下，為了更好開展行政事業(yè)單位工作，必須緊跟時代，根據(jù)工作環(huán)境和條件的變化，加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度。當(dāng)今時代，開展人事檔案工作必須堅持貫徹中國特色社會主義思想，將黨的十九大精神予以落實，堅定不移地走黨的組織路線，確?！陡刹咳耸聶n案工作條例》的全面實施。只有進一步規(guī)范干部人事檔案工作，才能全面提升該項工作的整體質(zhì)量，進而為廣大干部人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，建設(shè)出新的偉大工程。

為更好開展行政事業(yè)的各項工作，必須高度重視檔案管理這項內(nèi)容，采用新的管理手段。這樣既可以提高管理效率與質(zhì)量，還能有效解決各項問題，改變當(dāng)前的尷尬局面。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

目前，我國經(jīng)濟社會走上了穩(wěn)定的發(fā)展道路，市場經(jīng)濟也加快了發(fā)展步伐，因此，行政事業(yè)單位必須明確自身的發(fā)展方向，遵從行業(yè)基本的要求，加大對檔案管理工作的關(guān)注力度。為確保檔案管理工作能夠順利落實，創(chuàng)造出更多效益，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)有條不紊的開展檔案管理工作。同時，將它看作組成整體工作的一部分。檔案管理涉及大部分工作，必須緊跟信息化時代的發(fā)展步伐，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。單位要取得進步，必須協(xié)調(diào)好多種工作，任何一個環(huán)節(jié)存在紕漏，整個單位都會受到影響。因此，各環(huán)節(jié)必須保持友好協(xié)作關(guān)系，對工作流程進行綜合分析，提出合理可行的方案，確保相關(guān)工作能夠進展得更快更好?，F(xiàn)階段，檔案管理正處在改革、創(chuàng)新階段，落腳點必須穩(wěn)定，相關(guān)人員應(yīng)收集各類信息，全面落實檔案整理工作。可綜合分析檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，與時代發(fā)展保持相同步伐，對各大企業(yè)進行有效評估，進而更好發(fā)展企事業(yè)單位。只有保證檔案管理工作的科學(xué)合理性，為企業(yè)提供可靠的保障，不斷提高其發(fā)展水平，才能使行政事業(yè)單位的工作更上一層樓。

二、現(xiàn)今行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）行政事業(yè)單位對檔案管理重要性的認識有待提升

行政工作負責(zé)人，必須對檔案管理工作有全面的了解，對這項工作的重要性有充分的認識。然而事實上這個環(huán)節(jié)最為薄弱。有的負責(zé)人不清楚行政事業(yè)單位開展檔案管理的必要性，認為它只是一項附屬功能，即使檔案管理工作開展得不順利，自己的政治業(yè)績也不會受到影響，這種觀念也影響了其他人員。此外，檔案管理需承擔(dān)繁重的工作任務(wù)，整個工作過程極其繁瑣，人們從工作中無法獲得快樂，因此從事檔案管理工作的人員往往會產(chǎn)生厭煩情緒。綜觀各種因素，可以看到，相當(dāng)一部分行政事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到員工，對檔案管理工作認識不到位，重視程度嚴重欠缺，這就導(dǎo)致檔案管理工作不能充分開展，發(fā)揮不了其應(yīng)有的作用。

（二）行政事業(yè)單位檔案管理的管理辦法陳舊

有的行政事業(yè)單位所采用的檔案管理模式太過陳舊，導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展。行政事業(yè)單位如果不重視檔案管理工作，將很難推出新的檔案管理辦法?，F(xiàn)如今，檔案管理主要采用的是收集、分類、歸檔、保存等管理辦法。分類原則不夠清晰，再加上保存的檔案信息缺乏完整性，很多檔案信息不能及時找到。有的檔案長時間得不到開封，紙張出現(xiàn)泛黃老舊，字跡也變得不清晰。

（三）行政事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)比較薄弱

大部分檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較為薄弱，很少經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不是很了解檔案管理，不具備扎實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，此問題一直困擾著行政事業(yè)單位的檔案管理工作。有的工作人員不是很熟悉業(yè)務(wù)辦理流程，因此無法快速辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。此外，行政事業(yè)單位沒有對檔案管理業(yè)務(wù)進行明確分類，需要辦理檔案業(yè)務(wù)的人經(jīng)常找不到具體的詢問部門，各單位經(jīng)常推脫責(zé)任。種種現(xiàn)象表明，檔案管理工作想要得到全面開展，行政事業(yè)單位需將其當(dāng)作一項重點工作，負責(zé)管理檔案的人員必須提高自身的綜合素質(zhì)。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

根據(jù)行政事業(yè)檔案管理工作中存在的問題，應(yīng)對此項工作進行積極地推進和創(chuàng)新，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（一）注重檔案管理的創(chuàng)新思路拓展

行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提供準確、有效的檔案管理信息，采用現(xiàn)代化管理手段，便于檔案更好地進行管理。當(dāng)今時代主要以信息化為主，只有不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)模式，實現(xiàn)資源共享，信息檔案才能變得更加安全。與此同時，網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)充分發(fā)揮其共享優(yōu)勢，使檔案管理提高其穩(wěn)定性。從事于檔案管理工作的相關(guān)人員，應(yīng)重點保護好電子檔案，使檔案管理具備一定的時效性。

（二）逐步的改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

傳統(tǒng)檔案管理針對的是照片、錄音，以及紙質(zhì)資料等，收集這些資料采用的是人工方式。這樣加大了檔案管理人員的工作量，而且管理工作也相當(dāng)繁瑣。外界因素容易對傳統(tǒng)檔案管理造成影響，導(dǎo)致檔案管理部門不能及時提煉所儲存的資料，而且也會浪費大量的資源，使得這些資料得不到合理利用，這樣不利于檔案管理工作的開展。時代在不斷向前發(fā)展，多媒體技術(shù)也隨之出現(xiàn)，尤其光盤刻錄的誕生，使得檔案管理工作充滿了活力。因此，檔案管理部門應(yīng)明確今后的發(fā)展方向，使傳統(tǒng)檔案管理發(fā)生轉(zhuǎn)變，由原先的實體管理逐漸轉(zhuǎn)變成信息管理模式。行政事業(yè)單位應(yīng)提高信息化技術(shù)的利用率，采用信息化方式對檔案資料進行加工，有效整合各種檔案資料，促使檔案資料更快實現(xiàn)數(shù)字化處理，杜絕資料被浪費的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，檔案資料只有得到信息化管理，才能提供更加全面的檔案資料服務(wù)，社會經(jīng)濟才能取得穩(wěn)步發(fā)展，進而為廣大社會群體造福。

（三）穩(wěn)步的構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)

信息化時代對檔案管理工作帶來了極大的影響，因此行政事業(yè)單位應(yīng)加快信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建步伐。首先，必須逐步優(yōu)化檔案管理流程并采取相應(yīng)的改進措施，確保檔案管理能夠滿足實質(zhì)性需求。行政事業(yè)單位需引進更先進的信息化軟件，開展文件管理工作時，需充分利用這些軟件的價值。其次，必須健全當(dāng)前的檔案管理制度，以便更好開展檔案管理工作。電子檔案在運用過程中，必須保證電子檔案足夠安全。進入信息化時代的今天，檔案管理工作的效率得到了提升，但依舊需要面對較多的危險因素，只有不斷完善當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)，有效防范黑客對計算機造成攻擊，同時防止病毒的侵入，同時嚴格保護好電子檔案信息。此外，社會群體更多關(guān)注的電子檔案是否真實，由于電子文檔并不具備完整的元數(shù)據(jù)，這點體現(xiàn)在生成到存檔的整個過程。對于行政事業(yè)單位來說，必須加大電子檔案的管理，政府單位可制定相應(yīng)的法律條文，以便更好保護電子檔案。

（四）進一步實現(xiàn)檔案管理的安全化

當(dāng)前的信息化背景下，必須提高檔案管理人員的信息安全素質(zhì)。行政事業(yè)單位開展檔案管理工作期間，應(yīng)當(dāng)重點培養(yǎng)信息安全素質(zhì)。檔案管理這項工作比較特殊，且其提出了嚴格要求，只有嚴格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，重視信息化建設(shè)，才能使檔案管理更快實現(xiàn)創(chuàng)新。隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理工作也呈現(xiàn)出多元化的模式，這對行政事業(yè)單位來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。因此，從事于檔案管理的工作人員，必須站在長遠發(fā)展的角度來思考問題，樹立較強的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識，確這樣才能顯現(xiàn)出檔案管理的有效性。工作人員應(yīng)當(dāng)緊跟時代的發(fā)展步伐，加快服務(wù)觀念的更新速度，不斷拓展新的服務(wù)領(lǐng)域，有效改革服務(wù)方式，快速發(fā)展經(jīng)濟，確保社會取得全面發(fā)展。

（五）加大資金投入，研究或引進創(chuàng)新型檔案管理設(shè)備

檔案管理必須加大創(chuàng)新力度，投入大量的資金，引進國外的檔案管理設(shè)備，促使檔案事業(yè)單位走向更好的明天。這就需要國家加大對資金的投入力度，努力研發(fā)檔案管理設(shè)備。例如，可以研發(fā)出能夠記憶檔案信息的設(shè)備，且該設(shè)備能夠分類檔案信息，還可進行定位檔案信息。如此一來，無論何時需要檔案信息，只需進行遠程操作便可獲取這些檔案信息，一旦這類設(shè)備研制成功，將節(jié)省許多人力物力，便于檔案管理工作的更好開展。當(dāng)然，采用自動化的檔案管理設(shè)備，能夠使檔案管理更快實現(xiàn)信息化。我國可通過借鑒其他國家的先進管理理念，擴大檔案管理設(shè)備的應(yīng)用領(lǐng)域，不斷提高檔案管理效率，促使檔案管理更快實現(xiàn)自動化。

行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中，必須有效落實創(chuàng)新思路，確保各項工作能夠有效運行，這樣工作效率才能得到提高，促使整體工作的更快完成。行政事業(yè)單位應(yīng)不斷改進檔案管理內(nèi)容，站在不同的角度來思考問題，只有檔案管理工作變得更加可靠，才能使檔案管理水平得到提升，這也是新時代的發(fā)展需要。希望通過本文的闡述，能夠為為我國的行政工作人員減輕負擔(dān)，幫助行政事業(yè)單位更好開展檔案管理工作，真正實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，使我國的行政事業(yè)單位走向明天的輝煌。