獨(dú)立學(xué)院基建檔案規(guī)范化管理研究

王艷芹

【摘要】當(dāng)前民辦教育啟動(dòng)分類(lèi)管理，為獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展帶了新機(jī)遇，也提出了新要求。面對(duì)新形勢(shì)，獨(dú)立學(xué)院迫切需要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范管理，改善辦學(xué)條件。通過(guò)分析獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理的現(xiàn)狀，建立科學(xué)的基建檔案管理體系，規(guī)范基建檔案建設(shè)流程，對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作以及獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展、評(píng)估意義重大。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院;基建檔案;規(guī)范化管理

獨(dú)立學(xué)院是我國(guó)高等教育改革發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的新型辦學(xué)模式，是高等教育的重要組成部分，在應(yīng)用型人才培養(yǎng)、辦學(xué)體制機(jī)制創(chuàng)新、高等教育大眾化及教育改革深化等方面做出了積極貢獻(xiàn)。獨(dú)立學(xué)院所產(chǎn)生的基建檔案，是學(xué)?；ɑ顒?dòng)的最真實(shí)原始的記錄，是獨(dú)立學(xué)院發(fā)展過(guò)程中寶貴的資源。經(jīng)過(guò)20余年的快速發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目不斷實(shí)施，基建材料的收集歸檔工作需要進(jìn)一步規(guī)范管理。

一、獨(dú)立學(xué)院基建檔案的主要內(nèi)容及特點(diǎn)

獨(dú)立學(xué)院的基建檔案有著高?；n案的共性，是以單項(xiàng)基建工程為主體，每一個(gè)單項(xiàng)工程都可以分為前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工結(jié)算、竣工驗(yàn)收、使用維護(hù)等階段。所形成的檔案數(shù)量龐大，檔案內(nèi)容所包括的方面也極其廣泛，環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、空調(diào)、通訊、消防等都屬于基建檔案收集的范圍。

獨(dú)立學(xué)院基建檔案具有一般高?；n案的專(zhuān)業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、周期長(zhǎng)等特點(diǎn)[1]，同時(shí)還具有與母體高?；n案的交叉性。獨(dú)立學(xué)院建設(shè)初期的檔案多保留在母體學(xué)校，經(jīng)過(guò)20余年的發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院的很多基礎(chǔ)建筑都經(jīng)過(guò)了改建、擴(kuò)建、維修，基建檔案的歸檔與母體學(xué)校呈現(xiàn)不同時(shí)期的交叉性，這種交叉屬性直接影響到基建檔案的成套與完整性。

二、獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視基建檔案材料的收集，但尚未完全獨(dú)立

獨(dú)立學(xué)院的基建檔案工作始于獨(dú)立學(xué)院成立初期，由于歷史原因，在初期時(shí)基建檔案工作依賴(lài)于母體的檔案管理體系，沒(méi)有形成獨(dú)立的管理模式和體系。目前，面對(duì)民辦教育的各類(lèi)驗(yàn)收與評(píng)估，雖然各獨(dú)立學(xué)院積極進(jìn)行基建檔案材料的收集整理，但由于歷史原因，檔案保存內(nèi)容與母體學(xué)校仍有很多交叉，基建項(xiàng)目的檔案材料缺乏完整性和連續(xù)性。

（二）基建檔案管理意識(shí)強(qiáng)化，但制度不完善

基建檔案是獨(dú)立學(xué)院檔案管理的業(yè)務(wù)檔案之一，與學(xué)生檔案、科研檔案、人事檔案相比，基建檔案的受重視程度不足?；n案在收集、整理、歸檔各環(huán)節(jié)的配合和管理上尚未形成系統(tǒng)的管理體系，在制度上依賴(lài)于母體檔案管理制度，但又不能完全適用，導(dǎo)致獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理分散，完整性不足，電子檔案材料的收集與保管不到位。

同時(shí)，由于基建行業(yè)的特點(diǎn)，如施工時(shí)間長(zhǎng)，涉及人員多，施工環(huán)節(jié)多，沒(méi)有統(tǒng)一的管理模式和完善的檔案建設(shè)制度，檔案交接過(guò)程中不及時(shí)，監(jiān)督不到位等問(wèn)題[2]，為檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加了不少困難。

（三）缺少資金投入和專(zhuān)職人員配備，限制了管理水平的提高

獨(dú)立學(xué)院受辦學(xué)資金的限制，用于檔案建設(shè)的資金相對(duì)較少，專(zhuān)業(yè)設(shè)備配置不到位，制約了獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作水平，主要表現(xiàn)在：沒(méi)有獨(dú)立的檔案館，基建檔案存放在不同的經(jīng)手部門(mén)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中管理;硬件設(shè)施設(shè)備落后，信息化管理水平不高，查詢利用效率較低，紙質(zhì)材料有不同程度的損壞。

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接決定了檔案管理工作的水平。目前，獨(dú)立學(xué)院的基建檔案管理人員多是兼職工作人員，從專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)、檔案意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行衡量，還存在很多的不足[3]。加之學(xué)校對(duì)基建檔案管理人員的繼續(xù)教育與培養(yǎng)、考核與激勵(lì)等措施不到位，導(dǎo)致基建檔案管理人員不受重視，工作積極性得不到激勵(lì)，崗位流動(dòng)性大，基建檔案材料收集的連續(xù)性、完整性得不到保證。

（四）大數(shù)據(jù)背景下，信息化程度明顯落后

目前，獨(dú)立學(xué)院的信息化建設(shè)遠(yuǎn)不能滿足對(duì)檔案工作的信息化管理。在大數(shù)據(jù)背景下，現(xiàn)代的高校檔案管理已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，獨(dú)立學(xué)院基建檔案的信息化進(jìn)程由于人力、財(cái)力等方面的影響，目前還停留在紙質(zhì)檔案的管理層面，遠(yuǎn)未達(dá)到信息化的要求。隨著獨(dú)立學(xué)院建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，各獨(dú)立學(xué)院雖然意識(shí)到基建檔案信息化管理的制約，但由于檔案管理場(chǎng)館以及軟硬件檔案設(shè)備的限制，信息化建設(shè)還將會(huì)有一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)程。

三、構(gòu)建獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理體系

當(dāng)前，高等教育實(shí)施分類(lèi)規(guī)劃、分類(lèi)發(fā)展，民辦教育啟動(dòng)分類(lèi)管理，這為獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇，同時(shí)提出了新的要求。面對(duì)新形勢(shì)、新要求，獨(dú)立學(xué)院迫切需要進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范管理，改善辦學(xué)條件?；n案的規(guī)范化管理是保證校園基本辦學(xué)設(shè)施，改善辦學(xué)條件的重要環(huán)節(jié)。完整的檔案管理體系包括制度、組織、培訓(xùn)、評(píng)價(jià)和整理利用等內(nèi)容。構(gòu)建獨(dú)立學(xué)院基建管理體系應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手。

（一）積極響應(yīng)高等教育實(shí)施分類(lèi)規(guī)劃要求，進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案制度建設(shè)

教育部與國(guó)家檔案局發(fā)布第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，為高校和獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作提供了重要依據(jù)和指導(dǎo)。獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理應(yīng)根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)特色，制定出科學(xué)完善的管理制度，包括基建檔案收集、交接、利用和銷(xiāo)毀制度等，從制度上實(shí)現(xiàn)基建檔案管理的規(guī)范化和有效性。在檔案材料的交接過(guò)程中，除基建相關(guān)部門(mén)外，學(xué)校檔案主管部門(mén)還應(yīng)要求學(xué)校其他與基建檔案相關(guān)的部門(mén)加強(qiáng)基建材料的收集和整理，明確責(zé)任人和職責(zé)分工。

同時(shí)，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案工作監(jiān)督管理制度，用制度進(jìn)行檔案工作活動(dòng)的約束，確保所有基建項(xiàng)目檔案材料的收集在合理、合規(guī)、合法的前提下進(jìn)行。將基建檔案納入學(xué)校檔案管理工作的重要部分，對(duì)基建檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范化管理是民辦教育實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

（二）科學(xué)配置基建檔案管理人員，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

獨(dú)立學(xué)院的檔案工作者多是兼職崗位，由于基建檔案復(fù)雜的專(zhuān)業(yè)性，兼職檔案人員很難充分理解并恰當(dāng)進(jìn)行分類(lèi)整理編研。因此，對(duì)兼職檔案工作者進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力是確保基建檔案規(guī)范、科學(xué)管理的前提。

通過(guò)加強(qiáng)檔案管理意識(shí)培養(yǎng)，讓檔案工作者達(dá)成檔案管理是校園文化內(nèi)涵建設(shè)，是學(xué)校人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)的共識(shí)[4]?？梢酝ㄟ^(guò)加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳，檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等途徑，促使專(zhuān)兼職檔案工作人員不忘初心，本著“對(duì)歷史事實(shí)負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)教育服務(wù)、替未來(lái)發(fā)展著想”的宗旨，共同做好基建項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)工作。

（三）加快基建檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和利用

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的收集和利用將檔案管理的意義推向了新高度[5]。獨(dú)立學(xué)院的基建檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，充分利用大數(shù)據(jù)和人工智能帶來(lái)的科技優(yōu)勢(shì)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)基建檔案進(jìn)行收集、整理、歸納、搜索、查閱、利用，減少紙質(zhì)材料的重復(fù)查詢。

獨(dú)立學(xué)院在加快基建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，可以充分發(fā)揮學(xué)校的應(yīng)用性學(xué)科專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，或通過(guò)校企合作等多種途徑，進(jìn)行適合自己學(xué)校特色的檔案信息化建設(shè)的開(kāi)發(fā)和利用，同時(shí)加大對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)備的資金投入，滿足檔案管理的基本需求，在軟硬件設(shè)備上給予保障。

（四）建立科學(xué)的評(píng)價(jià)與考核機(jī)制，推動(dòng)檔案工作隊(duì)伍成長(zhǎng)

科學(xué)的評(píng)價(jià)和考核機(jī)制可更好地衡量和檢驗(yàn)獨(dú)立學(xué)院基建檔案管理成果，是獨(dú)立學(xué)院基建檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)從以下幾個(gè)方面建立科學(xué)的評(píng)價(jià)與考核機(jī)制，不斷推動(dòng)檔案工作隊(duì)伍成長(zhǎng)。

首先，引進(jìn)檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，從工作量、崗位任務(wù)完成情況、工作態(tài)度、工作能力等方面進(jìn)行總結(jié)，重點(diǎn)考核工作態(tài)度、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、崗位職責(zé)情況等，根據(jù)不同環(huán)節(jié)基建材料的收集、整理、歸檔等設(shè)計(jì)基建檔案考核評(píng)價(jià)的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，為基建檔案的科學(xué)管理提供依據(jù)。

其次，優(yōu)化基建檔案專(zhuān)兼職隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，在聘任制為主的前提下引進(jìn)有專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)的基建檔案人員加入檔案管理隊(duì)伍，從檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、政治覺(jué)悟、檔案意識(shí)等方面對(duì)專(zhuān)兼職檔案工作人員進(jìn)行全面的考核與評(píng)價(jià)，建設(shè)長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

再次，為基建檔案管理人員提供良好的個(gè)人發(fā)展空間，設(shè)立基建檔案評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)機(jī)制，采取激勵(lì)措施，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，定期組織檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)研討，讓檔案管理人員不斷提升檔案業(yè)務(wù)管理水平和自身素養(yǎng)，從而增強(qiáng)專(zhuān)兼職基建檔案工作人員的責(zé)任感、認(rèn)同感和歸屬感。

四、結(jié)束語(yǔ)

完整系統(tǒng)的基建檔案材料對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作以及獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展、評(píng)估意義重大。當(dāng)前，獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在民辦教育分類(lèi)管理的關(guān)鍵時(shí)期，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)從制度、人員、軟硬件條件等方面建立科學(xué)的基建檔案管理體系，規(guī)范基建檔案建設(shè)流程，提高檔案管理工作人員的檔案素養(yǎng)，加快基建檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為學(xué)校規(guī)范化管理驗(yàn)收提供保障。.

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