高校資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè)研究

陳曉瑜

摘 要：GDGM職業(yè)技術(shù)學(xué)院作為全國一流高職院校建設(shè)單位，隨著近年來“外延發(fā)展與內(nèi)涵提升”雙措并舉的進(jìn)程逐步實(shí)現(xiàn)，其資產(chǎn)規(guī)模也在同步高速擴(kuò)大，對(duì)適應(yīng)當(dāng)前資產(chǎn)管理中新問題、新變動(dòng)的信息化平臺(tái)的需求也變得格外迫切。以此為前提，本文從順應(yīng)GDGM學(xué)院當(dāng)前資產(chǎn)管理目標(biāo)、需求解析、功能模塊建設(shè)、日常管理與實(shí)現(xiàn)等角度出發(fā)，對(duì)資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè)的實(shí)務(wù)進(jìn)行分析研究。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);高校資產(chǎn)管理;管理系統(tǒng)

基金項(xiàng)目：本論文受“廣東省一流高職院校建設(shè)計(jì)劃”項(xiàng)目資助;廣東工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院基金項(xiàng)目資助（項(xiàng)目編號(hào)：2016-S-07）

1. GDGM職業(yè)技術(shù)學(xué)院資產(chǎn)管理情況

1.1 資產(chǎn)情況現(xiàn)狀簡介

GDGM職業(yè)技術(shù)學(xué)院校址在廣州市，是廣東省全日制示范性高等職業(yè)院校，由白云和天河兩校區(qū)組成，占地面積總計(jì)1038畝，截止至2018年10月，固定資產(chǎn)總值為62966.03萬元（還在持續(xù)增長）其在校生規(guī)模已達(dá)1.5萬人，成教規(guī)模9000人。近年來隨著“外延發(fā)展與內(nèi)涵提升”雙措并舉的進(jìn)程逐一實(shí)現(xiàn)，其資產(chǎn)規(guī)模呈逐年穩(wěn)步增長態(tài)勢(shì)，一些資產(chǎn)管理問題也逐漸顯現(xiàn)出來，如：多頭資產(chǎn)、權(quán)責(zé)不明、管理程序重復(fù)、環(huán)節(jié)缺失等，隨著資產(chǎn)基數(shù)的增加這些問題越發(fā)顯著。因此GDGM學(xué)院對(duì)資產(chǎn)管理工作的有效梳理、優(yōu)化以及對(duì)資產(chǎn)管理同步的信息化建設(shè)需求已經(jīng)迫在眉睫。

1.2資產(chǎn)管理面臨壓力

當(dāng)前GDGM學(xué)院資產(chǎn)管理面臨的壓力主要可歸納為以下四點(diǎn)：

其一，缺乏規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y產(chǎn)管理體系與信息化建設(shè)的融合，學(xué)院資產(chǎn)的閑置、丟失、浪費(fèi)等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

其二，資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中的物、賬統(tǒng)一有待完善，由于學(xué)院校區(qū)龐大、部門繁多，因此資產(chǎn)管理中的同步、共享環(huán)節(jié)存在瑕疵，存在某些有賬無物或有物無賬的情況。

其三，資產(chǎn)管理軟件功能性與實(shí)際需求的不匹配，隨著GDGM學(xué)院資產(chǎn)形式的逐漸復(fù)雜，其資產(chǎn)管理功能的需求性也隨之改變，因此對(duì)于軟件功能或版本的時(shí)時(shí)升級(jí)，也是做好資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要步驟，但在日常資產(chǎn)管理工作中這一環(huán)節(jié)經(jīng)常被忽視。

1.3資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè)的必要性

如上1.1和1.2節(jié)所述無論從科技角度出發(fā)還是從統(tǒng)計(jì)管理角度出發(fā)，資產(chǎn)管理信息化建設(shè)必須保證其前沿性，同時(shí)從日常的實(shí)用角度考慮其建設(shè)重點(diǎn)還包括：深層挖掘和簡化操作兩個(gè)關(guān)鍵詞。而管理者與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)動(dòng)始終是信息化平臺(tái)建設(shè)的主題，對(duì)于在這個(gè)建設(shè)過程中所包含的所有需求，如：數(shù)據(jù)信息處理、管理控制、決策輔助等，都需要與資產(chǎn)管理的實(shí)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)匹配，如：資產(chǎn)報(bào)廢周期、資產(chǎn)實(shí)物全程跟蹤、資產(chǎn)使用信息等，要求這些信息化數(shù)據(jù)都是真實(shí)、動(dòng)態(tài)記錄的，只有這樣才能保證資產(chǎn)管理的準(zhǔn)確性與高效性。在這個(gè)前提下，GDGM學(xué)院與SQ信息技術(shù)公司合作，開發(fā)了GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)。

2. GDGM職業(yè)技術(shù)學(xué)院資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè)目標(biāo)的明確

高校的資產(chǎn)管理信息化平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)通?？煞譃殚L期目標(biāo)和短期目標(biāo)兩方面來明確，對(duì)于GDGM學(xué)院來說其長期目標(biāo)可規(guī)劃為三點(diǎn)：第一，按國家高校信息化建設(shè)規(guī)范要求，整合資產(chǎn)信息化數(shù)據(jù)庫資源，實(shí)現(xiàn)上報(bào)教育主管部門數(shù)據(jù)的同步、真實(shí)、準(zhǔn)確;第二，為未來發(fā)展過程中資產(chǎn)管理信息技術(shù)的更新與功能升級(jí)做好前提建設(shè)，保證可拓展的空間;第三，在前文簡介中曾提到， GDGM學(xué)院由多校區(qū)組成，其資產(chǎn)管理存在相當(dāng)程度的復(fù)雜性和多樣性，實(shí)用傳統(tǒng)的客戶端式資產(chǎn)管理軟件存在一定困難，因此，GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)重要目標(biāo)，就是利用互聯(lián)網(wǎng)資源與管理權(quán)限設(shè)計(jì)的有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)多區(qū)域資產(chǎn)信息化管理，大幅度提升管理實(shí)務(wù)的靈活性。而GDGM學(xué)院的短期目標(biāo)規(guī)劃則可歸納為兩點(diǎn)：其一，增強(qiáng)校內(nèi)資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的管控效率，大幅度提升校內(nèi)資產(chǎn)的使用率;其二，通過系統(tǒng)、規(guī)范的資產(chǎn)信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各種需求的資產(chǎn)指標(biāo)的直觀統(tǒng)計(jì)。以上歸納的各長、短期建設(shè)目標(biāo)，明確了GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)為：針對(duì)GDGM學(xué)院資產(chǎn)管理的具體情況，在平臺(tái)的構(gòu)建中融合了資產(chǎn)管理的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理技術(shù)，建立一種適用于當(dāng)前高校資產(chǎn)管理的系統(tǒng)模型，并具備充足的后續(xù)信息化拓展建設(shè)空間。

3. GDGM學(xué)院資產(chǎn)管理信息化系統(tǒng)的需求解析

3.1 基礎(chǔ)需求

為更有效的提升GDGM學(xué)院內(nèi)的資產(chǎn)管理效率，GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)需求從四方面入手，分別為：其一，安全需求，保證錄入數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)避免數(shù)據(jù)的丟失，同時(shí)保證對(duì)信息安全的抵御能力，避免由惡意攻擊造成的資產(chǎn)信息泄露;其二，操作功能的優(yōu)化，讓管理員可以簡單、全面的實(shí)現(xiàn)各種資產(chǎn)管理操作需求，達(dá)到其實(shí)用目的，并周期性的進(jìn)行操作日志備份，讓各管理環(huán)節(jié)有跡可查;第三，更好的兼容性需求，由于前文提到的GDGM學(xué)院內(nèi)多環(huán)境下的資產(chǎn)管理需求，因此要保證該信息化系統(tǒng)與各操作系統(tǒng)的兼容性，盡量由于操作系統(tǒng)不兼容導(dǎo)致的信息丟失、鎖死或無法操作;第四，由于GDGM學(xué)院資產(chǎn)水平的持續(xù)發(fā)展，要保證系統(tǒng)足夠廣闊的升級(jí)空間，如：與新增數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一、新設(shè)置功能模塊的可能性、智能手機(jī)平臺(tái)進(jìn)行操作的可能性等。

3.2功能性需求

GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化系統(tǒng)的功能性需求的設(shè)計(jì)是與GDGM學(xué)院內(nèi)資產(chǎn)管理的實(shí)用情況出發(fā)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分塊設(shè)計(jì)然后統(tǒng)一管理的模式進(jìn)行的，簡潔、高效而不煩冗，其具體功能模塊需求如下圖3-1所示：

如上圖3-1中所涉及的10項(xiàng)功能性需求模塊的每一項(xiàng)還要與拓展功能相銜接，如：系統(tǒng)管理（包含日志管理、參數(shù)設(shè)定、資料管理、數(shù)據(jù)信息發(fā)布等）、報(bào)表功能模塊（錄入、查詢、導(dǎo)出）、超級(jí)功能模塊（單位樹/部門樹的調(diào)整、計(jì)劃制定）等。在與管理員的登錄權(quán)限相匹配的范圍內(nèi)，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中查詢的資產(chǎn)信息、相應(yīng)資產(chǎn)編號(hào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、明細(xì)賬目等直接用辦公軟件（通常是Excel格式）的格式下載或打印。其中一些主要功能性模塊將在下文做具體分析。

3.3 管理需求

為緩解前文1.2節(jié)所歸納出的學(xué)院資產(chǎn)管理壓力該信息系統(tǒng)的管理需求可歸納為如下三點(diǎn)：首先，對(duì)于文本、數(shù)據(jù)穩(wěn)當(dāng)?shù)募嫒萃卣?，如?cái)務(wù)部門的季度/年度報(bào)表，政務(wù)發(fā)放的各種文件，進(jìn)行與官方要求的格式統(tǒng)一，避免由于格式轉(zhuǎn)換帶來的附加工作量或是內(nèi)容信息轉(zhuǎn)換偏差;其次，通過對(duì)統(tǒng)計(jì)分析軟件的集成提升對(duì)信息數(shù)據(jù)的分析能力;最后，簡化管理操作，縮短資產(chǎn)核對(duì)錄入周期，提升錄入信息與資產(chǎn)實(shí)物的契合度。

4.主要功能性模塊分析

在第3節(jié)中圖3-1所示的各功能模塊中，一些功能是在日常資產(chǎn)管理信息化建設(shè)尤為重要的，其中包括：

4.1通用操作模塊

在此功能模塊中涉及所有權(quán)限用戶對(duì)于此信息化平臺(tái)資產(chǎn)管理的最基礎(chǔ)功能操作，其中包括：身份登錄、系統(tǒng)導(dǎo)航、通用操作（其中包括：基礎(chǔ)操作、查詢、列舉、導(dǎo)出、幫助服務(wù)、附件上傳等）。其中每種涉及資產(chǎn)信息化變更的操作都需要經(jīng)過提交審核步驟，在審核通過后才會(huì)在系統(tǒng)的共享資料界面中出現(xiàn)，如果審核過程中出現(xiàn)某些阻礙審核通過的觸發(fā)條件，則會(huì)保存所提交的審核信息，并將未通過原因反饋給提交用戶，為進(jìn)階修改提供備份。例如：某資產(chǎn)管理員用戶登錄后，對(duì)某一資產(chǎn)情況進(jìn)行錄入，其系統(tǒng)管理流程如下圖4-1所示：

4.2資產(chǎn)管理功能模塊

在GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化系統(tǒng)中最主要的功能模塊是資產(chǎn)管理功能模塊，其中將相關(guān)功能按所屬類型分為五大類，即：財(cái)務(wù)賬模塊、實(shí)物管理模塊、房屋管理模塊、處置管理模塊和產(chǎn)權(quán)管理模塊。在這五大模塊中每一項(xiàng)中又根據(jù)實(shí)際信息化建設(shè)需求細(xì)分為若干功能小項(xiàng)（由于細(xì)項(xiàng)過多在此不一一列舉），其中比較有代表性的功能小項(xiàng)有，財(cái)務(wù)賬模塊中的變動(dòng)入賬、處置銷賬、資產(chǎn)折舊入賬功能;實(shí)物管理模塊中的資產(chǎn)分配、資產(chǎn)維修功能;處置管理模塊中的報(bào)廢到期資產(chǎn)查詢功能等，這些功能都是為GDGM學(xué)院的資產(chǎn)管理信息化量身定做的，其功能的操控性和實(shí)際需求的匹配度極高，并且復(fù)合GDGM學(xué)院內(nèi)部資產(chǎn)管理層階權(quán)限結(jié)構(gòu)，即高階資產(chǎn)管理員的介入會(huì)讓資產(chǎn)管理流程更簡潔。例如，當(dāng)普通權(quán)限管理員進(jìn)行財(cái)務(wù)賬模塊中的變動(dòng)入賬時(shí)，其系統(tǒng)管理流程如下圖4-2所示：

5.管理模塊層階權(quán)限的建設(shè)

GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化系統(tǒng)根據(jù)GDGM學(xué)院的資產(chǎn)管理層階結(jié)構(gòu)采取六級(jí)管理功能權(quán)限制度，其中系統(tǒng)功能性管理員層階最高，但其不涉及資產(chǎn)管理實(shí)務(wù)，僅有最高對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部問題進(jìn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等后臺(tái)管理權(quán)限;其余五級(jí)進(jìn)行校內(nèi)資產(chǎn)管理實(shí)務(wù)的權(quán)限等級(jí)，其基礎(chǔ)功能向下兼容，自高至低依次為：一級(jí)資產(chǎn)主管，具有最高級(jí)別的資產(chǎn)（變動(dòng)）審核權(quán)，以及部分系統(tǒng)后臺(tái)管理功能，如設(shè)置用戶權(quán)限等級(jí)（所有以下級(jí)別）等;二級(jí)資產(chǎn)管理權(quán)限，具備資產(chǎn)變動(dòng)初審權(quán)限，系統(tǒng)后臺(tái)維護(hù)權(quán)限，設(shè)置用戶權(quán)限等級(jí)（不包含一級(jí)資產(chǎn)主管）;資產(chǎn)審核權(quán)限，該權(quán)限通常由財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人持有，具有財(cái)務(wù)審核權(quán)和所屬智能范圍內(nèi)的資產(chǎn)情況查詢權(quán);普通權(quán)限，對(duì)具備身份認(rèn)證資格用戶發(fā)放的權(quán)限，具有基本登錄系統(tǒng)資格，資產(chǎn)信息變更資格（需審核），基礎(chǔ)查詢資格（公開資產(chǎn)信息），資產(chǎn)信息錄入等;最低級(jí)權(quán)限為公共權(quán)限，不具備系統(tǒng)登錄資格，只能進(jìn)行公開資產(chǎn)信息的查詢和打印權(quán)限。

結(jié)束語：

GDGM6.0資產(chǎn)綜合管理信息化平臺(tái)建設(shè)從實(shí)踐角度出發(fā)以GDGM學(xué)院內(nèi)資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)共享以及官方報(bào)備信息同步化為根本建設(shè)目的，滿足當(dāng)前與未來持續(xù)發(fā)展的信息化需求，具備物賬匹配度高、管理效率突出、系統(tǒng)安全等級(jí)高、存儲(chǔ)空間大等特點(diǎn)，相信其一定會(huì)為GDGM學(xué)院未來的資產(chǎn)信息化管理實(shí)務(wù)做出與其投入相匹配的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣科慶.高校固定資產(chǎn)管理制度體系之構(gòu)建[J/OL].財(cái)會(huì)月刊，2018（19）：79-84[2018-11-05].https：//doi.org/10.19641/j.cnki.42-1290/f.2018.19.013.

[2]趙文平.關(guān)于多校區(qū)高校的資產(chǎn)綜合化管理分析[J].現(xiàn)代營銷（經(jīng)營版），2018（10）：219.

[3]李蕾. H高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制優(yōu)化研究[D].西安石油大學(xué)，2018.

[4]賈鳴華. 基于JavaEE的電子類資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].南京大學(xué)，2018.