大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作的思考

陶紅

摘要：對我國當(dāng)下的社會發(fā)展形勢進行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)我國已經(jīng)初步進入了信息化的發(fā)展時代，并且隨著網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息化建設(shè)的水平，也相對以往之前有著長足的發(fā)展。對檔案管理工作進行深入的分析，可以發(fā)現(xiàn)在新的形勢下對具體工作的要求也越來越高，在這樣的發(fā)展形勢下，如何調(diào)整信息化的整體調(diào)控方式，進而把控檔案管理工作的實際工作效率，成為了時下企業(yè)檔案管理工作的重點，文章就以此為方向?qū)ο嚓P(guān)問題展開討論。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；企業(yè)檔案管理工作；思考

引言

檔案作為一門管理性質(zhì)的專業(yè)，其管理工作已經(jīng)在向高度知識化、高度集約化以及高技術(shù)化方面轉(zhuǎn)變，檔案管理需要具有綜合性素質(zhì)和管理能力的復(fù)合型人才，才能提升在檔案服務(wù)方面的層次性。檔案隊伍建設(shè)事關(guān)檔案工作全局，打造一支業(yè)務(wù)精湛的專業(yè)化隊伍，是我們做好檔案工作、適應(yīng)檔案工作發(fā)展新形勢的關(guān)鍵。

1 企業(yè)檔案管理工作的作用

1.1 有利于提高檔案管理工作的效率

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)的管理思想比較陳舊，并且企業(yè)沒有嚴格審核檔案管理，導(dǎo)致檔案管理工作中不僅會消耗大量的時間，同時也會導(dǎo)致檔案管理的效率低下。在信息化的時代背景下，利用信息化技術(shù)對檔案工作進行管理，有利于提高檔案管理工作的效率。真實可靠的檔案在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中具有重要作用，是企業(yè)建設(shè)的重要參考，在檔案管理中加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高工作效率，為檔案管理人員進行檔案真實性和準(zhǔn)確性的查證工作提供時間，促進檔案的優(yōu)化，保障檔案的真實可靠。同時，利用信息化技術(shù)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案在企業(yè)中被閱讀和使用的人數(shù)，為檔案管理工作提供了便利性。

1.2 有利于企業(yè)檔案的保存

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，硬件管理能力不足，紙質(zhì)檔案是主要是保存形式，這種紙質(zhì)檔案的保存是有年限的，一旦過了保存的時間，就可能需要重新整理檔案和保存檔案，甚至?xí)绊憴n案的完整性。利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能夠有效避免這些問題，延長檔案管理的壽命，為人們查找檔案管理工作提供便利，即使在進行檔案的閱讀之后也不會檔案造成損傷，有效保障了檔案管理工作的質(zhì)量。除此之外，利用信息化技術(shù)中的加密技術(shù)，還能夠提高檔案管理工作的安全性，為檔案的安全提供技術(shù)支撐。

2企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開放以來我國經(jīng)濟發(fā)展突飛猛進，在市場經(jīng)濟條件下，檔案管理對企業(yè)具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業(yè)在激烈市場經(jīng)濟中的競爭力。我國企業(yè)檔案管理水平發(fā)展參差不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：國有企業(yè)檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎(chǔ)，在一定程度上參照了國家機關(guān)事業(yè)單位的管理方式，一般能得到檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)，而民企大多數(shù)處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經(jīng)達到了企業(yè)檔案管理的領(lǐng)先水平；國企在主動性、體制、創(chuàng)新方面還亟待提高。各行業(yè)發(fā)展水平參差不齊，建筑行業(yè)普遍比生產(chǎn)制造業(yè)要好，生產(chǎn)制造企業(yè)檔案意識薄弱，決策者普遍沒有意識到檔案的重要性，沒有認識到檔案利用的好處，就不能驅(qū)動做好檔案管理，而建筑企業(yè)由于國家層面在檔案歸檔方面進行了法制性規(guī)范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業(yè)比中小型企業(yè)做的好，往往越是大型企業(yè)，檔案管理的水平越能體現(xiàn)出一個企業(yè)的管理水平，企業(yè)越大，行為越復(fù)雜，產(chǎn)生的文件越多，檔案管理的重要性就體現(xiàn)的越明顯，而小型企業(yè)往往重視的是市場和生產(chǎn)，檔案工作還未引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視。而小部分成功的民營企業(yè)檔案管理也能達到領(lǐng)先水平，這與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注不無關(guān)系。

3 大數(shù)據(jù)背景下加強企業(yè)檔案管理的策略

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案供給側(cè)意識

企業(yè)檔案工作既是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、服務(wù)等工作的結(jié)束，又是企業(yè)開展這些工作的起點，企業(yè)應(yīng)該樹立檔案供給側(cè)意識。要把企業(yè)檔案工作做好，僅僅是檔案管理人員具備檔案意識是遠遠不夠的，企業(yè)每一位員工都應(yīng)該具備檔案意識，把企業(yè)檔案工作放到企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)中去。檔案產(chǎn)生部門應(yīng)該樹立歸檔意識，將有保存利用價值的檔案隨時收集、妥善保管并及時歸檔，確保檔案的完整；檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)該樹立服務(wù)意識，將收集的檔案按照企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)制度進行整理、分類、編目，以便為利用人員提供高效的服務(wù)；檔案管理人員需要對保管的檔案資料進行信息化加工，大力開展檔案編研工作，開發(fā)檔案專題數(shù)據(jù)等，滿足業(yè)務(wù)部門更高層次的需求；檔案管理人員還需要提高服務(wù)技能，深入學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)思維，加強對信息技術(shù)的應(yīng)用熟練度，從而將檔案的服務(wù)功能更好地發(fā)揮出來。

3.2 制定完善的檔案管理體系

就目前而言，大多數(shù)國有企業(yè)在構(gòu)建檔案管理制度的時候未制定明確的目標(biāo)，經(jīng)常出現(xiàn)摸著石頭過河的現(xiàn)象，對此筆者認為，在新時期，國有企業(yè)需要從全局角度出發(fā)，將國內(nèi)外優(yōu)秀的經(jīng)驗融入其中，嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)進行，如果沒有按照標(biāo)準(zhǔn)，那么則會導(dǎo)致制度呈現(xiàn)出混亂性，也無法發(fā)揮出檔案管理的作用，對提高國有企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益造成制約。此外，在借鑒他人經(jīng)驗的時候，要按照實際的發(fā)展情況，比如對資源進行分類整理、實現(xiàn)檔案管理的日常維護等，所以在當(dāng)前信息化背景下，要想真正實現(xiàn)檔案管理的有效性，那么首要任務(wù)便是要針對性的構(gòu)建與完善檔案管理體系。

3.3 提高檔案管理人員的素養(yǎng)

現(xiàn)如今，眾多高校已經(jīng)紛紛開展了檔案管理專業(yè)，且國有企業(yè)在發(fā)展進程中對檔案管理也加以重視，人才需求量越來越大，從性質(zhì)上分析，檔案管理屬于服務(wù)性較強的工作，尤其在近幾年信息化時代的來臨下，對從事這一方面的工作人員更是提出了更高的要求，比如檔案管理人員不僅會熟練使用網(wǎng)絡(luò)，可還要跟隨時代發(fā)展的要求具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠在海量的信息資料中查找有用的信息，且可做好分類與整合，當(dāng)然，未避免被時代所拋棄，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)，具有高瞻遠矚的目光，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。當(dāng)然，國有企業(yè)要根據(jù)現(xiàn)狀對員工進行培訓(xùn)與教育，在潛移默化中提高其綜合水平。

3.4 做好企業(yè)檔案的統(tǒng)計工作

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案臺賬，包括庫藏情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結(jié)檔案工作的依據(jù)，是提高檔案工作質(zhì)量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時也要做好對企業(yè)檔案的統(tǒng)計分析，統(tǒng)計分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據(jù)，起著推動檔案工作發(fā)展的重要作用?？疾鞕n案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個方面，檔案工作者要從這兩個方面認識自己的不足，改進工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。

4 結(jié)語

檔案隊伍建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，決非“一蹴而就”的簡單過程，是隊伍的思想理念、業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合技能的高度統(tǒng)一，涉及政策環(huán)境、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、績效考核、文化建設(shè)等方方面面，只有實現(xiàn)檔案隊伍建設(shè)的制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，才能充分體現(xiàn)檔案工作專業(yè)化的價值。

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