事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

王傲聰

摘 要：目前在知識經(jīng)濟時代下，部分存檔管制仍舊存在著許多問題，很大程度上影響著我國經(jīng)濟的穩(wěn)健發(fā)展以及存檔管制的健康發(fā)展。因此，對事業(yè)單位存檔管制工作中存在的問題進行研究和探討，針對實際問題提出針對性的解決辦法，提高新形勢下事業(yè)單位存檔管制工作的質(zhì)量，并為事業(yè)單位的發(fā)展提供更多的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；管理；問題；對策

存檔管制在當今我國市場環(huán)境競爭日趨激烈、經(jīng)濟發(fā)展快速增長的情況下，為事業(yè)單位的進步和發(fā)展起到極其重要的作用，為提供可靠、真實的數(shù)據(jù)提供依據(jù)和參考，也為以后的發(fā)展方向提供方向。1985年開始，改革的不斷深化在事業(yè)單位中發(fā)展迅速，特別是事業(yè)單位建立現(xiàn)代管理體制后，事業(yè)單位的管理效能和效率有了明顯的提高。存檔管制是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分。直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展，對促進我國國有經(jīng)濟的發(fā)展具有十分重要的意義。

1 存檔管制的重要性

想要使得文件管理更加有效合理，那么存檔管制是必不可少的。合理有有效的存檔管制方式方法使搜索檔案的時間減少，也在不斷降低著相關(guān)工作人員的工作強度。雖然存檔管制是一種歷史材料的記錄方式，卻可以輔助事業(yè)單位在未來的發(fā)展中做出正確的選擇。

事業(yè)單位中的管理、發(fā)展等方向，為事業(yè)單位檔案的管理提供了資料，記錄了事業(yè)單位發(fā)展的整個過程，目前錄音、錄像和圖片等多種記錄形式的出現(xiàn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄方式注入了新鮮血液。為提稿行政管理的實際操作性和科學管理性，存檔管制起到了舉足輕重的作用。在事業(yè)單位發(fā)展中，為保證事業(yè)單位財務(wù)的穩(wěn)定，在制定經(jīng)濟財務(wù)風險管理的方案時，事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展檔案文書和涉及會計檔案的資料管理就必不可少；事業(yè)單位文化在不斷更新進步中，為提升事業(yè)單位的競爭力和凝聚力，檔案的材料管理為經(jīng)營管理者提煉著凝聚事業(yè)單位的思想和精神；當法律問題出現(xiàn)在事業(yè)單位中時，為遏制法律糾紛的出現(xiàn)，檔案的材料管理又可以作為依據(jù)出現(xiàn)在法庭上。那么，事業(yè)單位想要長遠、良好、穩(wěn)定的健康發(fā)展就必須通過完善的事業(yè)單位存檔管制來實現(xiàn)。

2 當前事業(yè)單位存檔管制的問題

2.1 存檔管制制度的不健全

檔案與事業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展密切相關(guān)。經(jīng)濟效益和社會效益的提高很難從存檔管制的工作中體現(xiàn)出來，因此在很多情況下導致了事業(yè)單位存檔管制的日常工作放在了事業(yè)單位工作的邊緣，管理混亂現(xiàn)象更為突出。不完善的存檔管制制度，使得許多事業(yè)單位在調(diào)整和保存存檔的同時，重視資金方面存檔的尋找和調(diào)整，忽略掉黨政機關(guān)文件、管理體制、科學方面存檔的尋找和儲存。這樣廣泛的存檔管制制度不能讓事業(yè)單位管理人充分明白事業(yè)單位運營行動中的前情內(nèi)容，難以透過對存檔地思考來改革事業(yè)單位的治理和運行方法。此外一些事業(yè)單位缺少對當前存檔地歸一化管理系統(tǒng)。各部分依照自己地方法管治存檔，存檔管制和儲存的整體性和嚴謹性無法做到保證。盡管部分功能責任部將自己的存檔移交給了事業(yè)單位的存檔管制責任部，但由于存檔管制制度不全面，管理人員隨意將這些檔案交給了單位。由于存檔管制體制的不完善，導致事業(yè)單位存檔管制缺乏系統(tǒng)性和科學性，未能實現(xiàn)檔案的有效共享，使得檔案的歷史參考功能難以發(fā)揮。

2.2 存檔管制人員綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位的存檔管制工作人員的整體素養(yǎng)是管制制度推行質(zhì)量的核心。由于經(jīng)濟效益的變化不由存檔管制工作人員直接體現(xiàn)，因此存檔管制人員的成就長期以來沒有得到領(lǐng)導和員工的認可，這直接降低了存檔管制人員提高整體素養(yǎng)和管制制度推行質(zhì)量的積極心。同時，我國事業(yè)單位的存檔管制人員中有特別多一部分未經(jīng)專業(yè)職業(yè)培訓，缺少具體從業(yè)經(jīng)驗，從其他辦公室轉(zhuǎn)職，這不光是很難推進存檔管制方法的改革和建設(shè)，也無法按照標準程序完成存檔管制工作，從而全面拉低了存檔管制人員的全面素養(yǎng)，極大地阻礙了事業(yè)單位存檔管制工作質(zhì)量的提高。

2.3 存檔管制意識薄弱

中國大多數(shù)事業(yè)單位更加注意提高經(jīng)濟效果，但忽略了對存檔管制的監(jiān)督，也不能了解到存檔管制在事業(yè)單位運行中的重要作用。存檔管制是一項復雜而系統(tǒng)的工作，具有任務(wù)量大、消息覆蓋面廣泛地明顯特點。特別是在尋找、處理和轉(zhuǎn)移存檔時，更需要事業(yè)單位各職能部門和員工的密切合作。由于金錢效益的變化不由存檔管制工作人員直觀體現(xiàn)，大部分的事業(yè)單位制度考核主要集中在業(yè)績成果的考核，從而致使存檔管制的管理意識越來越薄弱，很大程度上難以發(fā)揮出存檔管制在事業(yè)單位運行中地積極作用。

2.4 檔案保管設(shè)施簡陋

存檔是事業(yè)單位成長和運營的歷史證據(jù)。由于目前事業(yè)單位沒有看重存檔管制工作，對存檔管制軟硬件設(shè)施的資金投入較小，導致存檔管制的硬件和軟件設(shè)備無法跟上時代的部分。主要特征為倉庫年久破損，檔案儲藏柜、電子裝備和消息管制系統(tǒng)不能及時更新。在一個漫長而復雜的環(huán)境中，簡單的檔案儲存設(shè)施很容易導致文件損壞和丟失的現(xiàn)象，檔案的安全性和完整性難以保證。它制約了存檔管制質(zhì)量的提高，對事業(yè)單位的存檔管制工作產(chǎn)生了負面影響。

3 事業(yè)單位存檔管制工作的有效措施

3.1 創(chuàng)新存檔管制培訓機制，強化業(yè)務(wù)能力

隨著事業(yè)單位存檔管制數(shù)字化程度的提高，事業(yè)單位存檔管制人員的專業(yè)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也有待提高。各單位應(yīng)根據(jù)自身情況建立合理的培訓機制，培訓專業(yè)存檔管制人員，以適應(yīng)廣大員工的需要，主要實施網(wǎng)絡(luò)培訓，對現(xiàn)場培訓的方式進行補充，在對經(jīng)理的基本知識培訓水平上，為了增強員工的學習激情，公司可以開展“專業(yè)技能競賽”的活動，給予優(yōu)勝者一定的物質(zhì)獎勵。還可以將競爭結(jié)果與當年的月份或季度聯(lián)系起來，使他們能夠不斷提高技能，更好地為存檔管制作出貢獻。

3.2 完善事業(yè)單位存檔管制的信息化

在未來存檔管制發(fā)展的趨勢是信息的集成。要想使存檔管制的效果越來越好信息化就必不可少，這樣才能使效率越來越高。為解決歸檔文件和整體操作過程中的反復情況，可以定期整理和歸檔文件，及時整理文件管理信息系統(tǒng)中生成的新數(shù)據(jù)。此外，電子檔案的實現(xiàn)也節(jié)省了搜索所需的時間，提高了文件管理的效率，降低了文件損壞的概率，降低了文件管理的成本，實現(xiàn)了單位內(nèi)檔案的資源共享。在這方面，我們可以建立健全的信息集成系統(tǒng)應(yīng)用，加強硬件、軟件平臺、云計算或大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)的建設(shè)，完善事業(yè)單位的存檔管制。為更好地實現(xiàn)檔案信息的作用，參照高校數(shù)字圖書館的建設(shè)和管理，事業(yè)單位還可以創(chuàng)建單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提高網(wǎng)絡(luò)信息檢索功能，建立員工實時在線服務(wù)功能。解決員工隨時查詢和查詢檔案的問題，提高檔案利用率，提高事業(yè)單位存檔管制的工作水平。

4 結(jié)束語

在知識經(jīng)濟時代，各種檔案可以被視為事業(yè)單位的一種財富，事業(yè)單位必須給予足夠的重視。他們應(yīng)該通過做好存檔管制工作來收集、整理、保存和使用財富，從而發(fā)揮更大的價值作用，促進自身更好、更長期和穩(wěn)定的發(fā)展。

參考文獻

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