煤炭企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀和對策

王虹

摘 要：煤炭企業(yè)的檔案管理模式正以檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網絡化，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。因此，加強現(xiàn)代檔案信息化建設和管理的研究對煤炭企業(yè)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：數(shù)字化；信息化；管理系統(tǒng)

一、網絡環(huán)境下檔案信息化建設的內涵

與傳統(tǒng)的紙質載體檔案管理相比，信息化檔案中電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多、關聯(lián)度高等特點，因此，網絡環(huán)境下檔案信息化建設和管理對檔案工作人員提出了更高的要求。結合電子檔案管理的特點，檔案信息化建設主要是指企業(yè)依靠科學的思想和組織管理方法，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業(yè)的文體、檔案等信息進行發(fā)掘 、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數(shù)字化、網絡化，實現(xiàn)資源共享，提高企業(yè)檔案信息的利用效率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務。

二、煤炭企業(yè)發(fā)展檔案信息化建設的現(xiàn)實意義

（一）檔案管理信息化建設能夠有效解決煤炭企業(yè)檔案管理長期存在的諸多問題

長期以來困擾著煤炭企業(yè)檔案工作的一些因素，如企業(yè)檔案的及時收集歸檔，企業(yè)檔案各級管理部門的業(yè)務協(xié)調、企業(yè)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作的開展、企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務培訓等工作，都可以在一個有組織的企業(yè)檔案信息網絡中得到解決和改善。

（二）企業(yè)檔案信息化可將煤炭企業(yè)各級檔案業(yè)務部門納入到管理系統(tǒng)中

在許多大中型企業(yè)中，在相應的管理層次，分別設有不同形式的企業(yè)檔案管理部門，例如，在集團公司等設有檔案處（檔案館）等檔案管理部門，又在礦、廠、處設立相應的檔案科、檔案室或專（兼）職檔案管理員等。通過組織企業(yè)檔案信息化網絡，可以對下一級的企業(yè)檔案管理進行有效的業(yè)務指導和行政監(jiān)督。煤炭企業(yè)檔案管理信息化網絡的主要成員應當容納企業(yè)檔案的主管領導和主管部門、企業(yè)各級檔案管理部門和企業(yè)中直接參與企業(yè)檔案管理活動的各級相關職能部門。

（三）企業(yè)檔案信息化促進煤炭企業(yè)信息的交流，提高檔案管理部門的服務職能

檔案管理信息化網絡，形成信息動力，使煤炭企業(yè)走出封閉與被動，開展橫向和縱向聯(lián)合。與圖書、情報、資料等信息相互補充，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，聯(lián)合開發(fā)信息資源。與社會建立聯(lián)通窗口，加強聯(lián)系，宣傳并實現(xiàn)快速傳遞。同時，可以開創(chuàng)檔案管理信息化服務市場，了解潛在的服務要求，吸引利用流量，進行社會調研，拓展檔案管理的社會功能和服務職能。

三、加強煤炭企業(yè)檔案信息化建設和管理的對策研究

（一）強化現(xiàn)代化的檔案管理意識，積極推動煤炭企業(yè)網絡化歸檔工作

一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形、圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題號、責任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件的原文等基本情況錄入計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫。二是建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網絡系統(tǒng)直接填入，再按要求進行調整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。三是檔案管理部門應定期組織會議，普及檔案信息化的檔案意識，讓企業(yè)各部門了解信息化檔案的重要性，便于配合。同時煤炭企業(yè)的網絡化辦公為網絡化歸檔提供了良好的平臺，只要充分利用好自動化辦公這一平臺，檔案管理的網絡化歸檔就不難實現(xiàn)。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導下，根據(jù)自己的權限范圍將所在部門產生的需要歸檔的文件備注上處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案館移交一份立卷清單即可。檔案館只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入影響數(shù)字化管理的瓶頸問題就可以得到很好地解決。

（二）建立健全煤炭企業(yè)檔案信息化工作制度和標準規(guī)范體系

檔案信息化建設一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問題，這些“交規(guī)”就是我們所要構建和遵循的關于檔案信息化建設的標準和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于企業(yè)檔案信息化的標準規(guī)范體系。

（三）將檔案管理信息化工作目標和日?；顒蛹{入煤炭企業(yè)檔案整體工作規(guī)劃中

煤炭企業(yè)檔案工作一定要把檔案工作人員對網絡的業(yè)務培訓、工作考核納入企業(yè)檔案工作人員的整體管理中，這是目前煤炭企業(yè)檔案工作中最易疏忽的方面。同時還應注意將檔案管理信息化網絡與煤礦技術資料（包括圖紙和標準化資料）信息網絡相區(qū)別，企業(yè)技術資料信息網絡是為了服務企業(yè)的技術管理、協(xié)調企業(yè)技術、工藝的部門圖紙、標準化資料管理的一種工作組織，兩者在職能、工作范圍、管理形式等方面都有所不同。

（四）煤炭企業(yè)檔案管理信息化網絡的各成員單位

檔案管理信息化網絡的成員單位應當是企業(yè)內和企業(yè)檔案的形成、管理、利用密切聯(lián)系的單位，主要包括那些每年或間隔一個階段就要形成歸檔文件并且數(shù)量較大、形成一個或多個企業(yè)檔案大類的單位。組織企業(yè)檔案信息網絡，就是為了能夠更好地體現(xiàn)對企業(yè)檔案的統(tǒng)一領導、分級管理，使得檔案管理能形成一個有機的整體。

（五）不斷提升煤炭企業(yè)檔案管理的服務職能

一是運用信息化手段對檔案進行編研，加強檔案資源數(shù)字化建設。二是對各項榮譽（獎牌、獎狀）采用數(shù)碼相機進行數(shù)字化采集。將其進行刻錄為光盤長期保存，利用計算機編制檢索目錄提供利用，使可以公開的檔案信息資源實現(xiàn)了真正的共享。三是創(chuàng)新檔案編研體裁，進行檔案信息深加工。切實加強煤炭企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極探索企業(yè)檔案信息服務模式，更好地為企業(yè)服務。

總之，煤炭企業(yè)檔案工作的信息化建設，要結合企業(yè)網絡化辦公水平的提升而逐步完善和提高，為企業(yè)的安全生產、經營管理等提供真實可靠的、可以借鑒的資料，積極推動企業(yè)的又好又快發(fā)展。

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