檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題研究

程丹

摘 要：近年來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理融入了新的元素，包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等，為檔案信息化奠定了基礎(chǔ)，也帶來了促進(jìn)作用。但是，從另一個(gè)角度分析，其中存在安全問題。為從本質(zhì)上提高檔案信息化管理的有效性，本文著重分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢，并對安全問題展開討論與分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；優(yōu)勢；安全

檔案信息化管理是社會不斷進(jìn)步所帶動(dòng)的趨勢，是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，主要表現(xiàn)在將傳統(tǒng)檔案的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾砟Ｊ?，無論是信息的輸出還是管理轉(zhuǎn)移都具有重大推動(dòng)性。然而，在檔案信息化管理過程中卻存在許多安全隱患，需對其加以研究，并針對性地提出解決對策。

1、檔案信息化管理的優(yōu)勢

回顧傳統(tǒng)檔案管理過程，無論是信息的輸入還是查詢等多以紙質(zhì)作為載體，新時(shí)代信息化的有效融入打破了傳統(tǒng)檔案管理的模式，使得歸檔方式多樣化，檔案種類也更豐富了。除了實(shí)物可以作為檔案歸檔，一些電子化的數(shù)據(jù)，如視頻、音頻等也可納入歸檔范圍，提高了檔案的準(zhǔn)確性與有效性。

1.1 提升檔案信息利用率

傳統(tǒng)檔案管理方式中，檔案信息多數(shù)被記錄在紙質(zhì)載體上，如果需要借閱或者利用，大多數(shù)情況下離不開復(fù)印，如此一來，不僅操作復(fù)雜，工作效率也不高。在社會的不斷發(fā)展下，無紙化辦公被大力倡導(dǎo)，信息化的應(yīng)用能夠有效解決紙質(zhì)記載的局限，突破信息傳遞的速度，而且減少儲存空間的壓力，大大提升了檔案信息的整體利用率。

1.2 提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案檢索方式多以查閱紙質(zhì)目錄為主，檢索效率低，人工投入大，在檢索的數(shù)據(jù)量較大，翻閱的材料較多的時(shí)候，就需要多名檔案人員逐一查看，而且還不能很好地避免失誤現(xiàn)象。采用檔案信息化管理可有效解決這方面的不足，在檔案被數(shù)字化處理之后，檔案管理人員只需要檢索關(guān)鍵詞或者時(shí)間節(jié)點(diǎn)等相關(guān)信息便可以查到所需的內(nèi)容，不僅提高了查詢效率，也降低了誤差率，提升工作質(zhì)量。

1.3 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)

對實(shí)體檔案進(jìn)行物理管理是傳統(tǒng)檔案管理的一種表現(xiàn)形式，借閱的常用方式就是親自到檔案儲存地點(diǎn)申請查閱、借用，這種方式對異地有借閱需求的人帶來了難題。在科學(xué)不斷進(jìn)步的今天，越來越多的檔案已被數(shù)字化處理，檔案信息的傳遞可以突破空間的約束，對于可被公開的檔案，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下便可實(shí)行遠(yuǎn)程檢索，并且還可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息的空間轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進(jìn)行復(fù)制，下載或者打印，為更多不便到現(xiàn)場借閱的人們提供了便捷的服務(wù)，更大程度地實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于社會的基本價(jià)值。

2、檔案信息化管理所存在的安全問題

檔案信息化管理需要借助計(jì)算機(jī)作為管理的主要工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展卻影響著計(jì)算機(jī)這種管理工具的應(yīng)用。檔案信息化管理過程中最大的威脅就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對計(jì)算機(jī)內(nèi)儲存信息的沖擊，這種沖擊將引發(fā)信息安全問題。筆者經(jīng)過歸納，將所存在的安全問題概述如下：

2.1 無法明確電子檔案的真實(shí)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，以文書檔案為例，查看實(shí)物便可直觀地看到文件當(dāng)中的簽名、蓋章等情況，雖然實(shí)物查看的流程相對繁瑣，但從嚴(yán)格上分析，其檔案信息的真實(shí)性可靠程度高，而經(jīng)過檔案信息化管理的文件，借閱者從電腦屏幕進(jìn)行查看，就無法辨別文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。從另外一個(gè)角度分析，電子檔案可進(jìn)行復(fù)制和修改，一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對計(jì)算機(jī)中的檔案信息進(jìn)行竊取和不法利用，這樣一來無法從本質(zhì)上保障檔案信息的準(zhǔn)確性和合法性，這一系列的安全問題會對檔案信息化管理造成制約與影響。

2.2 保存中存在安全問題

對檔案進(jìn)行保存是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案保存時(shí)間更長，而且不用擔(dān)心蟲咬，光照等問題的影響。但不可否認(rèn)的是檔案信息保存過程中同樣存在特殊情況，比如因?yàn)闄n案管理人員自身原因?qū)е聶n案沒有保存，或者因?yàn)橛?jì)算機(jī)死機(jī)、遭受電腦病毒等因素，也會導(dǎo)致電子檔案保存受到影響，因此，需要做好保存工作，多方面分析與研究，采取相應(yīng)的措施加以處理與解決。

3、檔案信息化管理問題的解決對策

為從根本上發(fā)揮出信息化的作用與價(jià)值，需要對其問題展開討論，并針對性地提出可行性建議與對策，最終真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的效率與質(zhì)量。

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理過程中檔案管理人員的專業(yè)程度對檔案管理效果起著關(guān)鍵性的作用，其中因?yàn)闄n案管理人員自身因素所導(dǎo)致的各類安全問題層出不窮，這需要被引起重視，改善人為因素所導(dǎo)致的各類現(xiàn)象。筆者認(rèn)為檔案管理人員需要針對檔案信息進(jìn)行保密性的學(xué)習(xí)，了解法律法規(guī)，并且還需要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)樹立憂患意識，對國家所更新的規(guī)章制度進(jìn)行了解，并做好防止檔案信息被竊取的措施，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的可行性。除此之外，新時(shí)期的檔案管理人員還需要明確當(dāng)前管理工作中所存在的安全問題，樹立保密意識，在日常工作中嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，減少不安全因素所帶來的影響。同時(shí)，根據(jù)情況，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育，其培訓(xùn)內(nèi)容不僅在于提高檔案管理人員的專業(yè)技能與水平，還需要將檔案信息的安全憂患意識深入每位檔案管理人員的心中，及時(shí)對曾經(jīng)出現(xiàn)的安全問題進(jìn)行分析，得出解決措施，避免日后的管理中問題再現(xiàn)。從不斷的學(xué)習(xí)與實(shí)踐當(dāng)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案信息化管理的可靠性。

3.2 構(gòu)建檔案信息安全保障體系

要想真正提高檔案信息化管理的安全性，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，也是保證其安全性的關(guān)鍵所在。不管是原始檔案還是被數(shù)字化處理的檔案均需要得到規(guī)章制度的保護(hù)，這樣才能從本質(zhì)上保障檔案信息化管理的可行性。第一是積極貫徹落實(shí)檔案信息化管理制度，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，明確各項(xiàng)責(zé)任，并將責(zé)任精確到個(gè)人，這樣在發(fā)生問題的時(shí)候可以減少互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生；第二是要做好計(jì)算機(jī)的日常管理工作，比如殺毒工作，要選擇正版的殺毒軟件，避免計(jì)算機(jī)的運(yùn)行受到影響；第三是要優(yōu)化檔案信息化管理的工作流程，招聘優(yōu)秀的人才做好程序的管理，提高其安全性；第四是需要在做好電子檔案管理工作的同是也要注重紙質(zhì)檔案管理，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，電子檔案無法全面取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的自身優(yōu)勢依然存在，因此不能忽視這方面的管理，要做到兩手抓。

3.3 在技術(shù)層面上做好安全工作

第一是需要對使用權(quán)限加以驗(yàn)證，這樣可以降低不法分子竊取信息的現(xiàn)象；第二是要對檔案采取加密處理，即便不法分子盜取了檔案信息，也無法打開；第三是要對檔案文件采取禁止編輯設(shè)置，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案更易被修改，禁止編輯功能，只開放查詢與查看功能，這樣不僅可以提高檔案信息的安全性，并且也能夠提高其可靠性；第四是要做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督與控制的工作，外部網(wǎng)絡(luò)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之間需要進(jìn)行有效的隔離，要對檔案信息的輸入以及輸出加以監(jiān)控，并做好記錄保存，保證其安全性；第五是可以應(yīng)用簽署技術(shù)，主要包括兩種，分別是手寫式與電子證書式等，前者是指管理人員在輸入板上簽名，并通過技術(shù)轉(zhuǎn)化的方式保存，后者則是對文件的管理者采取加密處理，在使用文件的時(shí)候需要按照解密算法進(jìn)行解密，通過將管理過程進(jìn)行留痕與特殊處理，也能提高檔案信息化管理的可靠性。

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